واحدة من أكثر المهارات تطلبًا هي مهارة الاتصال الكتابي. إنها مهارة ضرورية تتطلب الاستخدام الفعال لرموز الكتابة التي تتضمن استخدام الحروف والحروف الهجائية وعلامات الترقيم والمسافات وما إلى ذلك. تحتوي هذه المقالة على مزايا الاتصال الكتابي بالإضافة إلى عيوب الاتصال الكتابي.
عملية الكتابة هي عملية تستخدم لتمرير المعلومات والتواصل. يمكن إرسال الاتصالات الكتابية من خلال رسائل البريد الإلكتروني والرسائل والنصوص والرسائل عبر الإنترنت والصحف والمذكرات والتقارير والمجلات وما إلى ذلك. لكي يكون الاتصال فعالاً من خلال الكتابة ، يجب أن تكون هذه الكتابة موجزة.
بالإضافة إلى ذلك ، الاتصال الكتابي هو شكل من أشكال الاتصال المستخدمة على نطاق واسع من قبل مختلف المنظمات والأفراد. ومع ذلك ، فإن فعالية الرسالة المكتوبة تعتمد على اختيار الكلمات وتماسك المحتوى.
جدول المحتويات
ما هو الاتصال الكتابي؟
الاتصال الكتابي يعني ببساطة نقل المعلومات أو تبادلها من خلال رسالة مكتوبة. هذا هو الشكل الأكثر شيوعًا للاتصال الذي تستخدمه العديد من الشركات والمهنيين والأفراد لنقل المعلومات.
يعد الاتصال جزءًا مهمًا للغاية يحتاجه كل عمل لكي يعمل بفعالية ، ويلعب الاتصال الكتابي دورًا كبيرًا فيه.
يمكن إجراء الاتصال الكتابي يدويًا عن طريق الكتابة على الورق أو إلكترونيًا عن طريق إنشاء الرسائل وإرسالها عبر جهاز إلكتروني.
أنواع الاتصال الكتابي
فيما يلي أنواع مختلفة من الاتصالات الكتابية:
- رسالة نصية
- رسائل البريد الإلكتروني
- OMG
- مذكرة
- اقتراحات
- كتيب
- الصحف
- نشرة
- النشرة
- الفاكسات
- الاستبيانات
- بلوق وظائف وهلم جرا.
بالإضافة إلى ذلك ، يتطلب الاتصال الكتابي أن يكون سياق الكتابة مفصلاً ودقيقًا وواضحًا ومناسبًا.
علاوة على ذلك ، هناك مزايا وعيوب للاتصال الكتابي.
مزايا الاتصال الكتابي
فيما يلي 15 ميزة للاتصال الكتابي:
1) إرسال الرسائل
الاتصال الكتابي هو شكل مثالي لإرسال الرسائل ، وخاصة الرسائل التي تتطلب مراجع. علاوة على ذلك ، تفضل العديد من الشركات والمهنيين إرسال أو توثيق الرسائل والمقترحات والمعلومات في شكل مكتوب.
2) المرجع في المستقبل
يمكن الاحتفاظ بالاتصالات الكتابية للرجوع إليها في المستقبل. يمكن تمرير معظم المعلومات المكتوبة بشكل متكرر. هذه ميزة رئيسية للتواصل الكتابي.
3) مناسبة للمعلومات الإحصائية
هذه ميزة للاتصال الكتابي تساعد في نقل المعلومات الإحصائية في شكل مخططات أو رسوم بيانية أو صور.
بدون اتصال مكتوب ، قد يكون من الصعب تمرير المعلومات في هذا النموذج شفهيًا.
4) استخدام الوثائق القانونية
في النهاية ، كل وثيقة في شكل مكتوب. التوثيق هو تمرير المعلومات أو التواصل أو الشرح أو توجيه الإجراء. يتم دائمًا تدوين الأوراق القانونية وتوقيعها لتكون بمثابة دليل أو مرجع.
5) سهولة الإرسال إلى العديد من الأشخاص في وقت واحد
يمكن إرسال الاتصالات الكتابية عبر أشخاص مختلفين في نفس الوقت لتقليل الضغط على العديد من الرسائل - على سبيل المثال ، إرسال رسائل نصية مجمعة ، ورسائل بث ، وما إلى ذلك.
6) لا يتطلب لقاء جسديا
بإرسال الرسائل في شكل مكتوب ، لا تحتاج إلى اجتماع فعلي. يمكن توصيل كل معلومة وإرسالها كنص أو رسالة مكتوبة.
7) تفويض دائم للصلاحيات
هذا أمر بالغ الأهمية بشكل خاص في الأعمال التجارية الكبيرة حيث يكون تفويض المسؤوليات أمرًا ضروريًا.
بدلاً من مناقشة المهام بشكل مستمر ومستمر مع العمال الجدد ، يمكن تقديم مستند مكتوب يتضمن المهام المتوقعة للموظفين الجدد لمراجعتها والرجوع إليها بشكل متكرر.
8) يقدم دليلا
يمكن استخدام وثيقة مكتوبة لتقديم إثبات أو دليل عند الحاجة. في الحالات التي يوجد فيها نزاع أو خلاف ، يمكن استخدام مستند أو بيان مكتوب لإبلاغ الدليل.
9) مقبول على نطاق واسع
الاتصال الكتابي هو وسيلة اتصال مقبولة إلى حد كبير خاصة عندما يكون لأغراض رسمية.
10) يسهل فهمها
من السهل جدًا على أي شخص فهم المعلومات المكتوبة خاصةً عندما تكون موجزة وواضحة.
11) طريقة الاتصال البديلة
يمكن استخدام الاتصال الكتابي كطريقة بديلة للاتصال عندما يكون من الصعب التواصل شفهيًا.
13) التواصل الفعال
بسبب الاستخدام الواسع للاتصال المكتوب ، يمكن تحقيق الاتصال الفعال. ومع ذلك ، فإنه يتطلب أن يكون السياق واضحًا ومباشرًا.
14) يسهل الوصول إليه
العلبة المكتوبة هي الشكل الوحيد للاتصال الذي يمكن الوصول إليه بغض النظر عن الوقت أو الفترة التي تم استخدامه فيها. يمكنك بسهولة الوصول إلى المعلومات التي تم إرسالها منذ فترة طويلة بشرط أن تكون قد كتبت وحفظت.
15) سهل التعديل
يمكن تحرير الاتصالات الكتابية وصياغتها وتعديلها قبل إرسالها إلى الأشخاص أو إلى المتلقي.
مساوئ الاتصال الكتابي
فيما يلي 15 عيبًا في الاتصال الكتابي:
1) التأخير في الحصول على الردود
أحد العيوب الرئيسية للتواصل الكتابي هو التأخير الذي من المحتمل أن تحصل عليه في تلقي رد ، خاصة عند مقارنته بالاتصال الشفوي.
يمكن أن يؤدي هذا العامل المشترك إلى حواجز الاتصال ، خاصة عند الحاجة إلى استجابة عاجلة من المتلقي.
2) يستغرق المزيد من الوقت للبناء
التحدي الرئيسي الذي يواجه في الاتصال الكتابي هو استهلاك الوقت في تأليف هذه الرسائل. تعد كتابة الرسائل أو كتابتها ، والإرسال وكذلك انتظار استجابة المتلقي من العوامل التي تحد من الاتصال أو تؤثر عليه.
3) ليست فعالة في حالات الطوارئ
الاتصال الكتابي ليس شكلاً فعالاً من أشكال الاتصال في حالات الطوارئ. هذا لأن الحصول على استجابة عاجلة قد لا يكون ممكناً.
4) باهظة الثمن
الاتصال الكتابي مكلف للغاية مقارنة بالتواصل الشفهي. في هذه الحالة ، يتطلب الأمر مواد قد تحمل تكلفة باهظة. على سبيل المثال ، الحصول على جهاز كمبيوتر أو قلم أو ورقة ، حسب الحالة.
5) الجملة المعقدة
قد يتضمن الاتصال الكتابي سلسلة من الجمل المعقدة التي تجعل من الصعب على المتلقي فهم هدف الرسالة أو الغرض منها.
علاوة على ذلك ، يعد هذا عيبًا رئيسيًا في الاتصال الكتابي.
6) التأخر في الحصول على الموافقة
قد يستغرق الحصول على الموافقة لمشروع مكتوب أو موثق وقتًا أطول. يواجه هذا التحدي بشكل أساسي الشركات وقواطع الأعمال والطلاب وما إلى ذلك.
7) غير مناسب للأميين
هذا عامل مهم في التواصل. لكي تكون الاتصالات فعالة دون أي حواجز ، من المتوقع أن تكون في متناول الجميع.
ومع ذلك ، فإن التواصل الكتابي ليس في متناول الجميع ، وخاصة أولئك الذين لا يستطيعون قراءة ما يتم توصيله إليهم من خلال الكتابة.
8) لا يوجد اتصال مباشر
قد يتطلب التواصل مع الناس أحيانًا تفاعل وجهاً لوجه. ومع ذلك ، هذا غير ممكن مع التواصل الكتابي.
9) يتطلب مهارات الكتابة
بشكل عام ، تتطلب الكتابة أن يكون لديك مهارات كتابة جيدة. ومع ذلك ، يعد هذا عيبًا في الاتصال الكتابي ؛ بدون مهارات الكتابة الجيدة ، لا أحد يستطيع التواصل بنجاح.
لا يمكن أن يكون التواصل فعالاً إذا لم تكن هناك مرونة. في حالات أخرى لكي يكون الاتصال بين المرسل والمستقبل فعالاً ، من المتوقع أن يكون مرناً. على سبيل المثال ، لا يمكن تغيير مستند مكتوب بسهولة ولا يمكن الرد السريع.
11) تضخم المعلومات
يمكن أن تكون المعلومات المكتوبة مضخمة أو غير صحيحة ؛ يستغرق الأمر وقتًا لتحديد ما إذا كان ما هو مكتوب حقيقي أم لا. من أمثلة المعلومات التي يمكن تضخيمها السير الذاتية وخطابات الغلاف وما إلى ذلك.
ومع ذلك ، يمكن أن تؤدي السيرة الذاتية وخطاب التغطية المتضخم أو الخاطئ إلى عدم حصول الموظفين على وظيفة إذا تم تحديد سيرهم الذاتية على أنها خاطئة.
12) التأخر في تصحيح المعلومات الخاطئة
نظرًا لحقيقة أن الاتصال الكتابي يفتقر إلى التواصل الوجهي ، فقد تستغرق الأخطاء أو المعلومات المضللة وقتًا أطول حتى يتم تصحيحها حتى لو تم التعرف عليها على الفور.
13) لا تكتم
لا توجد سرية في الاتصال الكتابي ؛ يتعرض لمن يهمه الأمر. علاوة على ذلك ، هناك خطر كبير من تسرب المعلومات وهو عيب رئيسي في وجود اتصال مكتوب.
14) عادة ما تكون رسمية
عادة ما يبدو الاتصال الكتابي رسميًا ويصعب اتخاذ الموقف من أجل نقل بعض المعلومات. مثال على ذلك هو الاتصال الذي يتضمن المشاعر والعواطف ؛ عادة ما يكون وجهًا أفضل من حيث التواصل.
15) سوء تفسير المعلومات
هناك احتمال كبير لسوء تفسير المعلومات المكتوبة أو سوء فهمها ، خاصةً عندما لا يتمكن المتصل من التعبير عن رسالته بسهولة ووضوح.
الأسئلة المتداولة حول مزايا وعيوب الاتصال الكتابي
1) لماذا يوصى بشدة بالاتصال الكتابي؟
يوصى بشدة بالاتصال الكتابي لأنه أكثر دقة ويمكن استخدامه للاحتفاظ بسجلات للمراجع.
2) كيف يمكن تحسين الاتصال الكتابي؟
حسنًا ، هناك العديد من الخطوات التي يجب اتخاذها من أجل تحسين الاتصال الكتابي: وهذا يشمل: اكتشف ما تريد تحقيقه من خلال الرسالة ، وقم بتدوين أفكارك ، واجعلها بسيطة بقدر ما يمكنك فهم القراءة والتحرير ، وإزالة الجمل الكلامية إلى اجعل رسالتك واضحة وموجزة ، واطلب من صديق مساعدتك أو قراءتها بصوت عالٍ له / لها
3) هل الاتصال الكتابي أكثر فائدة في توصيل رسالة إحصائية.
نعم ، التواصل الكتابي أكثر فائدة في تفصيل الرسائل الإحصائية من التواصل الشفهي.
توصيات
- أهم 10 أهمية لكتابة المقال
- دليل الطالب MBA عبر الإنترنت
- أهم 10 أهمية لمهارات الكتابة
- مخطط نقاط اختبار GMAT لعام 2022: الكل يجب معرفته ونصائح سهلة الاستخدام
- كيف تكتب ورقة بحثية بدون انتحال
وفي الختام
تقدمت طرق الاتصال النصية الحديثة ، مما يسهل إرسال الرسائل باستخدام الأدوات الرقمية.
علاوة على ذلك ، يقدر أي صاحب عمل مهارات الاتصال الكتابي الجيدة والفعالة. تنوعت كل شركة ومنظمة وفرد في استخدام الاتصالات الكتابية.
يمكنك الآن أن ترى أن الاتصال الكتابي هو شكل مهم من أشكال الاتصال.
تطوير هذه المهارة هو سمة أساسية للتوظيف. بحسب ال مجتمع NACE، يقبل أكثر من 75٪ من أرباب العمل مقدم الطلب بمهارات اتصال مكتوبة جيدًا.