Jedna od najzahtjevnijih vještina je vještina pismene komunikacije. To je neophodna vještina koja zahtijeva efikasnu upotrebu simbola pisanja što uključuje upotrebu slova, abecede, interpunkcijskih znakova, razmaka i tako dalje. Ovaj članak sadrži prednosti pisane komunikacije kao i nedostatke pismene komunikacije.
Proces pisanja je proces koji se koristi za prenošenje informacija i komunikaciju. Pisana komunikacija se može slati putem e-pošte, pisama, tekstova, online poruka, novina, dopisa, izvještaja, časopisa itd. Da bi komunikacija bila efikasna kroz pisanje, takvo pisanje treba biti sažeto.
Osim toga, pisana komunikacija je široko korišten oblik komunikacije od strane raznih organizacija i pojedinaca. Međutim, efikasnost pisane poruke zavisi od izbora reči i kohezivnosti sadržaja.
Sadržaj
Šta je pisana komunikacija?
Pisana komunikacija jednostavno znači prijenos ili razmjenu informacija putem pisane poruke. Ovo je najčešći oblik komunikacije koji koriste različita preduzeća, profesionalci i pojedinci za prenošenje informacija.
Komunikacija je vrlo bitan dio koji je svakom preduzeću potreban da bi uspješno poslovao, a pisana komunikacija igra veliku ulogu.
Pisana komunikacija se može obaviti ručno pisanjem na papiru ili elektronskim sastavljanjem i slanjem poruka putem elektroničkog uređaja.
Vrste pismene komunikacije
Ispod su različite vrste pismene komunikacije:
- Tekstualna poruka
- Emails
- pismo
- Memo
- Prijedlozi
- priručnik
- Novine
- Bilten
- brošura
- Faksovi
- upitnici
- Blog postovi i tako dalje.
Osim toga, pisana komunikacija zahtijeva da kontekst tog pisanja bude detaljan, tačan, jasan i prikladan.
Štaviše, postoje prednosti i nedostaci pismene komunikacije.
Prednosti pisane komunikacije
Ispod je 15 prednosti pisane komunikacije:
1) Slanje poruka
Pisana komunikacija je idealan oblik slanja poruka, posebno poruka koje zahtijevaju reference. Štaviše, razne kompanije i profesionalci radije šalju ili dokumentuju poruke, prijedloge i informacije u pisanoj formi.
2) Buduća referenca
Pisana komunikacija se može sačuvati za buduću upotrebu. Većina pisanih informacija može se prenositi uzastopno. Ovo je glavna prednost pismene komunikacije.
3) Pogodno za statističke informacije
Ovo je prednost pismene komunikacije koja pomaže u prenošenju statističkih informacija u obliku grafikona, dijagrama ili slika.
Bez pismene komunikacije, informacije u ovom obliku bi mogle biti teško prenijeti usmeno.
4) Koristiti za pravnu dokumentaciju
Na kraju, svaki dokument je u pisanoj formi. Dokumentacija je prenošenje informacija, komuniciranje, objašnjavanje ili upućivanje procedure. Pravni papiri se uvijek zapisuju i potpisuju kako bi poslužili kao dokaz ili referenca.
5) Lako se šalje velikom broju ljudi u isto vrijeme
Pisana komunikacija se može slati različitim ljudima u isto vrijeme kako bi se smanjio stres pri kucanju brojnih poruka—npr. slanje masovnih SMS-ova, emitiranih poruka itd.
6) Ne zahteva fizički sastanak
Slanjem poruka u pisanoj formi nije vam potreban fizički sastanak. Svaka informacija može se prenijeti i poslati kao tekstualna ili pisana poruka.
7) Trajno delegiranje ovlašćenja
Ovo je posebno važno u velikim preduzećima gdje je delegiranje odgovornosti ključno.
Umjesto stalnog i kontinuiranog razgovora o zadacima s novim radnicima, pisani dokument koji uključuje očekivane dužnosti može se dati novom osoblju na pregled i čestu referencu.
8) Pruža dokaz
Pisani dokument se može koristiti kao dokaz ili dokaz kada je to potrebno. U slučajevima kada postoji spor ili neslaganje, pisani dokument ili izjava može se koristiti za saopštavanje dokaza.
9) Široko prihvatljivo
Pisana komunikacija je široko prihvaćeno sredstvo komunikacije, posebno kada je u formalne svrhe.
10) Lako razumljivo
Svima je vrlo lako razumjeti pisane informacije, posebno kada su sažete i jasne.
11) Alternativni način komunikacije
Pisana komunikacija se može koristiti kao alternativni način komunikacije kada je usmeno komunicirati teško.
13) Efikasna komunikacija
Zbog široke upotrebe pisane komunikacije, efikasna komunikacija je moguća. Međutim, to zahtijeva da kontekst bude jasan i direktan u stvar.
14) Lako dostupan
Pisana limenka je jedini oblik komunikacije kojem se može pristupiti bez obzira na vrijeme ili period u kojem je korištena. Lako možete pristupiti informacijama koje su davno poslane pod uslovom da su napisane i sačuvane.
15) Lako se modificira
Pisana komunikacija se može uređivati, izraditi i modificirati prije slanja ljudima ili primaocu.
Nedostaci pismene komunikacije
Ispod je 15 nedostataka pismene komunikacije:
1) Kašnjenje u dobijanju odgovora
Jedan od glavnih nedostataka pismene komunikacije je kašnjenje koje ćete vjerovatno dobiti u primanju odgovora, posebno u poređenju s usmenom komunikacijom.
Ovaj zajednički faktor može dovesti do komunikacijskih barijera, posebno kada je potreban hitan odgovor od primaoca.
2) Odvojite više vremena za izgradnju
Najveći izazov sa kojim se susreće u pisanoj komunikaciji je utrošak vremena na sastavljanje ovih poruka. Upisivanje ili pisanje poruka, slanje kao i čekanje da primalac odgovori su faktori koji ograničavaju ili utiču na komunikaciju.
3) Nije efikasan u hitnim slučajevima
Pismena komunikacija nije efikasan oblik komunikacije u hitnim slučajevima. To je zato što dobijanje hitnog odgovora možda neće biti izvodljivo.
4) Skupo
Pismena komunikacija je prilično skupa u poređenju sa usmenom komunikacijom. U ovom slučaju, to zahtijeva materijale koji mogu izazvati velike troškove. npr. dobijanje kompjutera, olovke ili papira, zavisno od slučaja.
5) Složena rečenica
Pisana komunikacija može uključivati niz složenih rečenica koje primaocu otežavaju razumijevanje namjere ili svrhe poruke.
Štaviše, ovo je veliki nedostatak pismene komunikacije.
6) Kašnjenje u dobijanju odobrenja
Dobijanje odobrenja za pisani ili dokumentovani projekat može potrajati duže. Sa ovim izazovom se uglavnom suočavaju kompanije, poslovni subjekti, studenti i tako dalje.
7) Neprikladan za nepismene
Ovo je važan faktor u komunikaciji. Da bi komunikacija bila efikasna bez ikakvih prepreka, očekuje se da bude dostupna svima.
Međutim, pisana komunikacija nije dostupna svima, posebno onima koji ne mogu pročitati ono što im se saopštava pismenim putem.
8) Nema direktne komunikacije
Komunikacija s ljudima ponekad može zahtijevati interakciju licem u lice. Međutim, to nije moguće uz pismenu komunikaciju.
9) Zahtijeva vještine pisanja
Općenito, pisanje zahtijeva da imate dobre vještine pisanja. Međutim, ovo je nedostatak pismene komunikacije; bez dobrih vještina pisanja, niko ne može uspješno komunicirati.
Komunikacija ne može biti efikasna ako nema fleksibilnosti. S druge strane, da bi komunikacija između pošiljaoca i primaoca bila efikasna, očekuje se da bude fleksibilna. npr. pisani dokument se ne može lako promijeniti i brz odgovor nije moguć.
11) Naduvane informacije
Pisane informacije mogu biti prenapuhane ili netačne; potrebno je vrijeme da se utvrdi da li je ono što je napisano istinito ili ne. Primjeri informacija koje se mogu naduvati su biografije, propratna pisma i tako dalje.
Međutim, naduvani ili lažni životopis i propratno pismo mogu dovesti do toga da zaposleni ne dobiju posao ako se utvrdi da su njihovi životopisi lažni.
12) Kašnjenje u ispravljanju dezinformacija
Zbog činjenice da pismenoj komunikaciji nedostaje komunikacija licem u lice, greške ili dezinformacije mogu potrajati duže da se isprave čak i ako se odmah identifikuju.
13) Bez tajnosti
Kod pismene komunikacije nema tajnosti; izloženo je svakome s kim se tiče. Štaviše, postoji veliki rizik od curenja informacija što je glavni nedostatak pismene komunikacije.
14) Obično formalno
Pisana komunikacija obično zvuči formalno i teško je postaviti stav kako bi se prenijele neke informacije. Primjer je komunikacija koja uključuje osjećaje i emocije; obično se najbolje komunicira licem.
15) Pogrešno tumačenje informacija
Velika je mogućnost pogrešnog tumačenja ili nerazumijevanja pisanih informacija, posebno kada komunikator ne može lako i jasno izraziti svoju poruku.
Često postavljana pitanja o prednostima i nedostacima pisane komunikacije
1) Zašto se pisana komunikacija jako preporučuje?
Pisana komunikacija je jako preporučljiva jer je preciznija i može se koristiti za vođenje evidencije za reference.
2) Kako se može poboljšati pismena komunikacija?
Pa, postoje različiti koraci koje treba poduzeti kako biste poboljšali pisanu komunikaciju: ovo uključuje: saznajte što želite postići s porukom, zabilježite svoje ideje, neka bude što jednostavnija koliko možete razumjeti čitajte i uređujte, uklonite višeslojne rečenice neka vaša poruka bude jasna i koncizna, zamolite prijatelja da pomogne ili mu je/joj pročitajte naglas
3) Da li je pismena komunikacija povoljnija u prenošenju statističke poruke.
Da, pismena komunikacija je korisnija u detaljnom opisivanju statističkih poruka nego usmenoj.
preporuke
- Top 10 važnosti pisanja eseja
- MBA Online Student's Guide
- Top 10 važnosti vještina pisanja
- Grafikon GMAT rezultata 2022: Sve što treba znati i savjeti za jednostavnu upotrebu
- Kako napisati istraživački rad bez plagijata
zaključak
Moderne tekstualne metode komunikacije su napredovale, olakšavajući slanje poruka korištenjem digitalnih instrumenata.
Štaviše, svaki poslodavac cijeni dobre i efikasne vještine pismene komunikacije. Svaka kompanija, organizacija i pojedinac diverzificirali su se u korištenje pisane komunikacije.
Sada možete vidjeti da je pismena komunikacija važan oblik komunikacije.
Razvijanje ove vještine je ključni atribut za zapošljavanje. Prema NACE zajednica, preko 75% poslodavaca prihvata kandidata sa dobro napisanim komunikacijskim vještinama.
