Una de las habilidades más exigentes es habilidad de comunicación escrita. Es una habilidad necesaria que requiere el uso efectivo de símbolos de escritura que incluye el uso de letras, alfabetos, signos de puntuación, espacios, etc. Este artículo contiene las ventajas de la comunicación escrita, así como las desventajas de la comunicación escrita.
El proceso de escritura es un proceso utilizado para pasar información y comunicarse. La comunicación escrita se puede enviar a través de correos electrónicos, cartas, mensajes de texto, mensajes en línea, periódicos, memorandos, informes, diarios, etc. Para que la comunicación sea efectiva a través de la escritura, dicha escritura debe ser concisa.
Además, la comunicación escrita es una forma de comunicación ampliamente utilizada por diversas organizaciones e individuos. Sin embargo, la efectividad de un mensaje escrito depende de la elección de las palabras y la cohesión del contenido.
Índice del contenido
¿Qué es la comunicación escrita?
La comunicación escrita simplemente significa la transferencia o intercambio de información a través de un mensaje escrito. Esta es la forma más común de comunicación utilizada por varias empresas, profesionales e individuos para transmitir información.
La comunicación es una parte muy importante que toda empresa necesita para operar de manera efectiva, de la cual la comunicación escrita juega un papel importante.
La comunicación escrita se puede realizar manualmente escribiendo en papel o electrónicamente redactando y enviando mensajes a través de un dispositivo electrónico.
Tipos de comunicación escrita.
A continuación se presentan varios tipos de comunicación escrita.:
- Mensaje de texto
- Emails
- Carta
- Memorándum
- Propuestas
- Manual
- Los periódicos
- Boletín
- Folleto
- Faxes
- Cuestionarios
- Publicaciones en blogs, etc.
Además, la comunicación escrita requiere que el contexto de la escritura sea detallado, preciso, claro y apropiado.
Además, hay ventajas y desventajas de la comunicación escrita.
Ventajas de la comunicación escrita
A continuación se presentan 15 ventajas de la comunicación escrita:
1) Envío de mensajes
La comunicación escrita es una forma ideal de enviar mensajes, especialmente mensajes que requieren referencias. Además, diversas empresas y profesionales prefieren enviar o documentar mensajes, propuestas e información por escrito.
2) Referencia futura
La comunicación escrita se puede conservar para referencia futura. La mayor parte de la información escrita se puede transmitir de forma repetitiva. Esta es una gran ventaja de la comunicación escrita.
3) Adecuado para información estadística
Esta es una ventaja de la comunicación escrita que ayuda a transmitir información estadística en forma de gráficos, diagramas o imágenes.
Sin comunicación escrita, la información en este formulario puede ser difícil de transmitir oralmente.
4) Uso para documentación legal
Eventualmente, cada documento está en forma escrita. La documentación es pasar información, comunicar, explicar o instruir un procedimiento. Los documentos legales siempre se escriben y firman para que sirvan como prueba o referencia.
5) Fácil de enviar a muchas personas a la vez
La comunicación escrita se puede enviar a diferentes personas al mismo tiempo para reducir el estrés de escribir numerosos mensajes, por ejemplo, enviar SMS masivos, mensajes de difusión, etc.
6) No requiere reunión física
Al enviar mensajes en forma escrita, no necesita una reunión física. Cada pieza de información se puede comunicar y enviar como un mensaje de texto o escrito.
7) Delegación duradera de autoridades
Esto es especialmente crucial en las grandes empresas donde la delegación de responsabilidades es esencial.
En lugar de discutir constante y continuamente las tareas con los nuevos trabajadores, se puede proporcionar al nuevo personal un documento escrito que incluya las funciones esperadas para su revisión y referencia frecuente.
8) Proporciona prueba
Se puede usar un documento escrito para proporcionar prueba o evidencia cuando sea necesario. En los casos en que exista una disputa o desacuerdo, se puede utilizar un documento o declaración por escrito para comunicar la prueba.
9) Ampliamente aceptable
La comunicación escrita es un medio de comunicación ampliamente aceptado, especialmente cuando tiene fines formales.
10) Fácil de entender
Es muy fácil para cualquier persona entender la información escrita, especialmente cuando es concisa y clara.
11) Método de comunicación alternativo
La comunicación escrita se puede utilizar como un método alternativo de comunicación cuando puede ser difícil comunicarse oralmente.
13) Comunicación eficaz
Debido al uso generalizado de la comunicación escrita, se puede lograr una comunicación efectiva. Sin embargo, requiere que el contexto sea claro y directo al grano.
14) Fácilmente accesible
La lata escrita es la única forma de comunicación a la que se puede acceder independientemente del momento o período en que se haya utilizado. Puede acceder fácilmente a la información que se envió hace mucho tiempo, siempre que se haya escrito y guardado.
15) Fácil de modificar
La comunicación escrita se puede editar, redactar y modificar antes de enviarla a las personas o al receptor.
Desventajas de la comunicación escrita.
A continuación se presentan 15 desventajas de la comunicación escrita:
1) Retraso en obtener respuestas
Una de las principales desventajas de la comunicación escrita es la demora que probablemente tendrá al recibir una respuesta, especialmente en comparación con la comunicación oral.
Este factor común podría generar barreras de comunicación, especialmente cuando se necesita una respuesta urgente del receptor.
2) Tomar más tiempo para construir
El principal desafío al que se enfrenta la comunicación escrita es el consumo de tiempo en la redacción de estos mensajes. Escribir o escribir mensajes, enviar así como esperar a que el receptor responda son factores que limitan o afectan la comunicación.
3) No efectivo para una emergencia
La comunicación escrita no es una forma efectiva de comunicación en casos de emergencia. Esto se debe a que es posible que no sea factible obtener una respuesta urgente.
4) caro
La comunicación escrita es bastante cara en comparación con la comunicación oral. En este caso, requiere materiales que pueden tener un costo enorme. por ejemplo, obtener una computadora, bolígrafo o papel, según sea el caso.
5) Oración compleja
La comunicación escrita puede incluir una serie de oraciones complejas que dificultan que el receptor comprenda la intención o el propósito del mensaje.
Además, esta es una gran desventaja de la comunicación escrita.
6) Retraso en obtener la aprobación
Obtener la aprobación de un proyecto escrito o documentado puede llevar más tiempo. Este desafío lo enfrentan principalmente las empresas, los separadores de empresas, los estudiantes, etc.
7) No apto para analfabetos
Este es un factor importante en la comunicación. Para que la comunicación sea efectiva sin barreras, se espera que sea accesible para todos.
Sin embargo, la comunicación escrita no es accesible para todos, especialmente para aquellos que no pueden leer lo que se les comunica por escrito.
8) Sin comunicación directa
La comunicación con las personas a veces puede requerir una interacción cara a cara. Sin embargo, esto no es posible con la comunicación escrita.
9) Requiere habilidades de escritura
Generalmente, la escritura requiere que tengas buenas habilidades de escritura. Sin embargo, esto es una desventaja con la comunicación escrita; sin buenas habilidades de escritura, nadie puede comunicarse con éxito.
Comunicar no puede ser efectivo si no hay flexibilidad. Por otra parte, para que la comunicación entre el emisor y el receptor sea efectiva, se espera que sea flexible. por ejemplo, un documento escrito no se puede cambiar fácilmente y no es posible una respuesta rápida.
11) Información inflada
La información escrita puede estar inflada o ser incorrecta; se necesita tiempo para determinar si lo que está escrito es genuino o no. Ejemplos de información que se puede inflar son currículos, cartas de presentación, etc.
Sin embargo, un currículum y una carta de presentación inflados o falsos pueden hacer que los empleados no obtengan un trabajo si se identifica que sus currículums son falsos.
12) Demora en corregir una información errónea
Debido al hecho de que la comunicación escrita carece de comunicación cara a cara, los errores o la información errónea pueden demorar más en corregirse, incluso si se identifican de inmediato.
13) Sin secreto
No hay secreto con la comunicación escrita; está expuesto a cualquiera a quien le concierne. Además, existe un alto riesgo de fuga de información, lo cual es una gran desventaja de tener una comunicación por escrito.
14) Generalmente formales
La comunicación escrita generalmente suena formal y es difícil adoptar una postura para transmitir alguna información. Un ejemplo es una comunicación que involucra sentimientos y emociones; por lo general, se comunica mejor cara a cara.
15) Mala interpretación de la información
Existe una alta probabilidad de mala interpretación o malentendido de la información escrita, especialmente cuando el comunicador no puede expresar fácil y claramente su mensaje.
Preguntas frecuentes sobre las ventajas y desventajas de la comunicación escrita
1) ¿Por qué es muy recomendable la comunicación escrita?
La comunicación escrita es muy recomendable porque es más precisa y se puede utilizar para mantener registros de referencias.
2) ¿Cómo se puede mejorar la comunicación escrita?
Bueno, hay varios pasos a seguir para mejorar la comunicación escrita: esto incluye: Averigüe qué quiere lograr con el mensaje, anote sus ideas, manténgalo tan simple como pueda entender, lea y edite, elimine oraciones con muchas palabras para Haz que tu mensaje sea claro y conciso, pídele ayuda a un amigo o léelo en voz alta.
3) ¿Es la comunicación escrita más ventajosa para comunicar un mensaje estadístico?
Sí, la comunicación escrita es más ventajosa para detallar mensajes estadísticos que la comunicación oral.
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Conclusión
Los métodos modernos de comunicación textual han avanzado, lo que facilita el envío de mensajes utilizando instrumentos digitales.
Además, cualquier empleador valora las habilidades de comunicación escrita buenas y efectivas. Cada empresa, organización e individuo se ha diversificado en el uso de la comunicación escrita.
Ahora puede ver que la comunicación escrita es una forma importante de comunicación.
Desarrollar esta habilidad es un atributo clave para el empleo. De acuerdo con la comunidad NACE, más del 75% de los empleadores aceptan a un candidato con buenas habilidades de comunicación escrita.