L'une des compétences les plus exigeantes est compétence en communication écrite. Il s'agit d'une compétence nécessaire qui nécessite une utilisation efficace des symboles d'écriture, notamment l'utilisation de lettres, d'alphabets, de signes de ponctuation, d'espaces, etc. Cet article contient les avantages de la communication écrite ainsi que les inconvénients de la communication écrite.
Le processus d'écriture est un processus utilisé pour transmettre des informations et communiquer. La communication écrite peut être envoyée par e-mails, lettres, SMS, messages en ligne, journaux, mémos, rapports, revues, etc. Pour que la communication soit efficace par écrit, celui-ci doit être concis.
De plus, la communication écrite est une forme de communication largement utilisée par diverses organisations et individus. Cependant, l'efficacité d'un message écrit dépend du choix des mots et de la cohérence du contenu.
Table des matières
Qu'est-ce que la communication écrite ?
La communication écrite signifie simplement le transfert ou l'échange d'informations par le biais d'un message écrit. Il s'agit de la forme de communication la plus courante utilisée par diverses entreprises, professionnels et particuliers pour relayer des informations.
La communication est un élément crucial dont chaque entreprise a besoin pour fonctionner efficacement, dont la communication écrite joue un grand rôle.
La communication écrite peut se faire manuellement en écrivant sur papier ou électroniquement en composant et en envoyant des messages via un appareil électronique.
Types de communication écrite
Vous trouverez ci-dessous différents types de communication écrite:
- Message texte
- Emails
- Courrier
- Note
- Devis
- Manuelle
- Journaux
- bulletin
- Brochure
- Télécopieurs
- Questionnaires
- Articles de blog et ainsi de suite.
De plus, la communication écrite exige que le contexte de cet écrit soit détaillé, précis, clair et approprié.
De plus, la communication écrite présente des avantages et des inconvénients.
Avantages de la communication écrite
Voici 15 avantages de la communication écrite :
1) Envoi de messages
La communication écrite est une forme idéale d'envoi de messages, en particulier les messages qui nécessitent des références. De plus, diverses entreprises et professionnels préfèrent envoyer ou documenter des messages, des propositions et des informations sous forme écrite.
2) Référence future
La communication écrite peut être conservée pour référence future. La plupart des informations écrites peuvent être transmises de manière répétitive. C'est un avantage majeur de la communication écrite.
3) Convient aux informations statistiques
C'est un avantage de la communication écrite qui aide à transmettre des informations statistiques sous forme de graphiques, de diagrammes ou d'images.
Sans communication écrite, les informations sous cette forme pourraient être difficiles à transmettre oralement.
4) Utilisation pour la documentation juridique
Finalement, chaque document est sous forme écrite. La documentation consiste à transmettre des informations, à communiquer, à expliquer ou à instruire une procédure. Les actes juridiques sont toujours écrits et signés afin de servir de preuve ou de référence.
5) Facile à envoyer à plusieurs personnes à la fois
La communication écrite peut être envoyée à différentes personnes en même temps afin de réduire le stress lié à la saisie de nombreux messages, par exemple l'envoi de SMS en masse, la diffusion de messages, etc.
6) Ne nécessite pas de rencontre physique
En envoyant des messages sous forme écrite, vous n'avez pas besoin d'une rencontre physique. Chaque information peut être communiquée et transmise sous forme de texte ou de message écrit.
7) Délégation de pouvoirs durable
Ceci est particulièrement crucial dans les grandes entreprises où la délégation de responsabilités est essentielle.
Plutôt que de discuter constamment et continuellement des tâches avec les nouveaux travailleurs, un document écrit comprenant les tâches attendues peut être fourni au nouveau personnel pour examen et référence fréquente.
8) Fournit une preuve
Un document écrit peut être utilisé pour fournir une preuve ou une preuve en cas de besoin. En cas de litige ou de désaccord, un document écrit ou une déclaration peut être utilisé pour communiquer la preuve.
9) Largement acceptable
La communication écrite est un moyen de communication largement accepté, surtout lorsqu'elle est à des fins formelles.
10) Facilement compréhensible
Il est très facile pour quiconque de comprendre des informations écrites, surtout lorsqu'elles sont concises et claires.
11) Méthode de communication alternative
La communication écrite peut être utilisée comme méthode de communication alternative lorsqu'il peut être difficile de communiquer oralement.
13) Communication efficace
En raison de l'utilisation généralisée de la communication écrite, une communication efficace est réalisable. Cependant, il faut que le contexte soit clair et droit au but.
14) Facilement accessible
La boîte de conserve écrite est la seule forme de communication accessible quelle que soit l'heure ou la période d'utilisation. Vous pouvez facilement accéder à des informations qui ont été envoyées il y a longtemps à condition qu'elles aient été écrites et conservées.
15) Facile à modifier
La communication écrite peut être éditée, rédigée et modifiée avant de l'envoyer aux personnes ou au destinataire.
Inconvénients de la communication écrite
Voici 15 inconvénients de la communication écrite :
1) Retard dans l'obtention des réponses
L'un des principaux inconvénients de la communication écrite est le retard que vous aurez probablement à recevoir une réponse, en particulier par rapport à la communication orale.
Ce facteur commun pourrait entraîner des obstacles à la communication, en particulier lorsqu'une réponse urgente du destinataire est nécessaire.
2) Prendre plus de temps pour construire
Le défi majeur rencontré dans la communication écrite est la consommation de temps dans la composition de ces messages. Taper ou écrire des messages, envoyer ainsi qu'attendre que le destinataire réponde sont des facteurs qui limitent ou affectent la communication.
3) Pas efficace en cas d'urgence
La communication écrite n'est pas une forme efficace de communication en cas d'urgence. En effet, obtenir une réponse urgente peut ne pas être possible.
4) Cher
La communication écrite est assez coûteuse par rapport à la communication orale. Dans ce cas, cela nécessite des matériaux qui peuvent engendrer un coût énorme. par exemple obtenir un ordinateur, un stylo ou du papier, selon le cas.
5) Phrase complexe
La communication écrite peut impliquer une série de phrases complexes qui rendent difficile pour le destinataire de comprendre l'intention ou le but du message.
De plus, c'est un inconvénient majeur de la communication écrite.
6) Retard dans l'obtention de l'approbation
Obtenir l'approbation d'un projet écrit ou documenté peut prendre plus de temps. Ce défi concerne principalement les entreprises, les cloisonneurs d'entreprises, les étudiants, etc.
7) Inadapté aux analphabètes
C'est un facteur important dans la communication. Pour que la communication soit efficace sans aucune barrière, il faut qu'elle soit accessible à tous.
Cependant, la communication écrite n'est pas accessible à tous, en particulier à ceux qui ne savent pas lire ce qui leur est communiqué par écrit.
8) Aucune communication directe
La communication avec les gens peut parfois nécessiter une interaction face à face. Cependant, cela n'est pas possible avec la communication écrite.
9) Cela nécessite des compétences en écriture
En règle générale, l'écriture nécessite que vous ayez de bonnes compétences en rédaction. Cependant, c'est un inconvénient avec la communication écrite; sans de bonnes compétences en écriture, personne ne peut communiquer avec succès.
Communiquer ne peut être efficace s'il n'y a pas de souplesse. En d'autres termes, pour que la communication entre l'expéditeur et le destinataire soit efficace, on s'attend à ce qu'elle soit flexible. par exemple, un document écrit ne peut pas être facilement modifié et une réponse rapide n'est pas possible.
11) Informations gonflées
Les informations écrites peuvent être gonflées ou incorrectes ; il faut du temps pour déterminer si ce qui est écrit est authentique ou non. Des exemples d'informations pouvant être gonflées sont les CV, les lettres de motivation, etc.
Cependant, un CV et une lettre de motivation gonflés ou faux peuvent empêcher les employés d'obtenir un emploi si leur CV est identifié comme étant faux.
12) Retard dans la correction d'une désinformation
En raison du fait que la communication écrite manque de communication face à face, les erreurs ou la désinformation peuvent prendre plus de temps à être corrigées même si elles sont identifiées immédiatement.
13) Pas de secret
Il n'y a pas de secret avec la communication écrite; il est exposé à toute personne qui le concerne. De plus, il existe un risque élevé de fuite d'informations qui est un inconvénient majeur d'avoir une communication écrite.
14) Habituellement formel
La communication écrite semble généralement formelle et difficile à adopter pour transmettre certaines informations. Un exemple est une communication qui implique des sentiments et des émotions ; c'est généralement face à face que l'on communique le mieux.
15) Mauvaise interprétation des informations
Il y a un risque élevé d'interprétation erronée ou d'incompréhension des informations écrites, en particulier lorsque le communicateur ne peut pas exprimer facilement et clairement son message.
Foire aux questions sur les avantages et les inconvénients de la communication écrite
1) Pourquoi la communication écrite est-elle fortement recommandée ?
La communication écrite est fortement recommandée car elle est plus précise et peut être utilisée pour conserver des enregistrements de références.
2) Comment améliorer la communication écrite ?
Eh bien, il y a différentes étapes à suivre pour améliorer la communication écrite : cela inclut : Découvrez ce que vous voulez accomplir avec le message, notez vos idées, gardez-le aussi simple que possible, lisez et modifiez, supprimez les phrases verbeuses pour faites en sorte que votre message soit clair et concis, demandez à un ami de vous aider ou lisez-le à haute voix
3) La communication écrite est-elle plus avantageuse pour communiquer un message statistique.
Oui, la communication écrite est plus avantageuse pour détailler les messages statistiques que la communication orale.
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Conclusion
Les méthodes modernes de communication textuelle ont évolué, facilitant l'envoi de messages à l'aide d'instruments numériques.
De plus, tout employeur valorise de bonnes et efficaces compétences en communication écrite. Chaque entreprise, organisation et individu s'est diversifié dans l'utilisation de la communication écrite.
Vous pouvez maintenant voir que la communication écrite est une forme importante de communication.
Le développement de cette compétence est un attribut clé pour l'emploi. Selon le Communauté NACE, plus de 75 % des employeurs acceptent un candidat ayant de bonnes compétences en communication écrite.
