Salah satu keterampilan yang paling menuntut adalah keterampilan komunikasi tertulis. Ini adalah keterampilan yang diperlukan yang membutuhkan penggunaan simbol tulisan yang efektif yang mencakup penggunaan huruf, abjad, tanda baca, spasi, dan sebagainya. Artikel ini memuat kelebihan komunikasi tertulis dan juga kerugian komunikasi tertulis.
Proses menulis merupakan proses yang digunakan untuk menyampaikan informasi dan berkomunikasi. Komunikasi tertulis dapat dikirim melalui email, surat, teks, pesan online, surat kabar, memo, laporan, jurnal, dan sebagainya. Agar komunikasi menjadi efektif melalui tulisan, tulisan seperti itu harus ringkas.
Selain itu, komunikasi tertulis adalah bentuk komunikasi yang banyak digunakan oleh berbagai organisasi dan individu. Namun, efektivitas pesan tertulis tergantung pada pilihan kata dan kekompakan isinya.
Daftar Isi
Apa itu komunikasi tertulis?
Komunikasi tertulis secara sederhana berarti transfer atau pertukaran informasi melalui pesan tertulis. Ini adalah bentuk komunikasi paling umum yang digunakan oleh berbagai bisnis, profesional, dan individu untuk menyampaikan informasi.
Komunikasi adalah bagian yang sangat penting yang dibutuhkan setiap bisnis untuk beroperasi secara efektif, di mana komunikasi tertulis memainkan peran besar.
Komunikasi tertulis dapat dilakukan secara manual dengan menulis di atas kertas atau secara elektronik dengan menyusun dan mengirim pesan melalui perangkat elektronik.
Jenis-jenis komunikasi tertulis
Di bawah ini adalah berbagai jenis komunikasi tertulis:
- Pesan teks
- Surat
- Memo
- Proposal
- panduan
- Koran
- Buletin
- Brosur
- Faks
- Kuesioner
- Posting blog dan sebagainya.
Selain itu, komunikasi tertulis mensyaratkan konteks penulisan yang rinci, akurat, jelas, dan tepat.
Selain itu, ada keuntungan dan kerugian dari komunikasi tertulis.
Keuntungan Komunikasi Tertulis
Di bawah ini adalah 15 keuntungan dari komunikasi tertulis:
1) Mengirim pesan
Komunikasi tertulis merupakan bentuk penyampaian pesan yang ideal, terutama pesan yang memerlukan referensi. Apalagi, berbagai perusahaan dan profesional lebih suka mengirim atau mendokumentasikan pesan, proposal, dan informasi dalam bentuk tertulis.
2) Referensi Masa Depan
Komunikasi tertulis dapat disimpan untuk referensi di masa mendatang. Sebagian besar informasi tertulis dapat diteruskan secara berulang. Ini adalah keuntungan utama dari komunikasi tertulis.
3) Cocok untuk informasi statistik
Hal ini merupakan keuntungan dari komunikasi tertulis yang membantu dalam menyampaikan informasi statistik dalam bentuk bagan, diagram, atau gambar.
Tanpa komunikasi tertulis, informasi dalam bentuk ini mungkin sulit untuk disampaikan secara lisan.
4) Gunakan untuk dokumentasi hukum
Akhirnya, setiap dokumen dalam bentuk tertulis. Dokumentasi adalah menyampaikan informasi, mengkomunikasikan, menjelaskan, atau menginstruksikan suatu prosedur. Surat-surat hukum selalu ditulis dan ditandatangani sebagai bukti atau referensi.
5) Mudah dikirim ke banyak orang sekaligus
Komunikasi tertulis dapat dikirim ke orang yang berbeda pada saat yang sama untuk mengurangi stres mengetik banyak pesan—misalnya mengirim SMS massal, pesan siaran, dan sebagainya.
6) Tidak memerlukan pertemuan fisik
Dengan mengirimkan pesan dalam bentuk tertulis, Anda tidak memerlukan pertemuan fisik. Setiap informasi dapat dikomunikasikan dan dikirim sebagai teks atau pesan tertulis.
7) Pendelegasian Wewenang yang Berkelanjutan
Ini sangat penting dalam bisnis besar di mana pendelegasian tanggung jawab sangat penting.
Daripada terus-menerus dan terus-menerus mendiskusikan tugas dengan pekerja baru, dokumen tertulis termasuk tugas yang diharapkan dapat diberikan kepada staf baru untuk ditinjau dan sering dirujuk.
8) Memberikan bukti
Dokumen tertulis dapat digunakan untuk memberikan bukti atau bukti bila diperlukan. Dalam kasus di mana ada perselisihan atau ketidaksepakatan, dokumen atau pernyataan tertulis dapat digunakan untuk mengkomunikasikan bukti.
9) Dapat Diterima Secara Luas
Komunikasi tertulis adalah alat komunikasi yang diterima secara luas terutama jika untuk tujuan formal.
10) Mudah dipahami
Sangat mudah bagi siapa saja untuk memahami informasi tertulis terutama jika ringkas dan jelas.
11) Metode komunikasi alternatif
Komunikasi tertulis dapat digunakan sebagai metode komunikasi alternatif ketika mungkin sulit untuk berkomunikasi secara lisan.
13) Komunikasi yang efektif
Karena meluasnya penggunaan komunikasi tertulis, komunikasi yang efektif dapat dicapai. Namun, konteksnya harus jelas dan langsung ke intinya.
14) Mudah diakses
Kaleng tertulis adalah satu-satunya bentuk komunikasi yang dapat diakses terlepas dari waktu atau periode penggunaannya. Anda dapat dengan mudah mendapatkan akses ke informasi yang dikirim sejak lama asalkan ditulis dan disimpan.
15) Mudah dimodifikasi
Komunikasi tertulis dapat diedit, disusun, dan dimodifikasi sebelum dikirim ke orang atau ke penerima.
Kekurangan komunikasi tertulis
Di bawah ini adalah 15 kerugian dari komunikasi tertulis:
1) Keterlambatan dalam mendapatkan tanggapan
Salah satu kelemahan utama dari komunikasi tertulis adalah keterlambatan yang mungkin Anda dapatkan dalam menerima tanggapan, terutama jika dibandingkan dengan komunikasi lisan.
Faktor umum ini dapat menyebabkan hambatan komunikasi, terutama ketika tanggapan mendesak dari penerima diperlukan.
2) Luangkan lebih banyak waktu untuk membangun
Tantangan utama yang dihadapi dalam komunikasi tertulis adalah konsumsi waktu dalam menyusun pesan-pesan ini. Mengetik atau menulis pesan, mengirim serta menunggu penerima untuk merespon adalah faktor yang membatasi atau mempengaruhi komunikasi.
3) Tidak efektif untuk keadaan darurat
Komunikasi tertulis bukanlah bentuk komunikasi yang efektif dalam keadaan darurat. Ini karena mendapatkan tanggapan yang mendesak mungkin tidak mungkin dilakukan.
4) Mahal
Komunikasi tertulis cukup mahal dibandingkan dengan berkomunikasi secara lisan. Dalam hal ini, membutuhkan bahan yang mungkin memerlukan biaya besar. misalnya mendapatkan komputer, pena, atau kertas, tergantung kasusnya.
5) Kalimat kompleks
Komunikasi tertulis mungkin melibatkan serangkaian kalimat kompleks yang menyulitkan penerima untuk memahami maksud atau tujuan pesan.
Selain itu, ini adalah kelemahan utama dari komunikasi tertulis.
6) Keterlambatan dalam mendapatkan persetujuan
Mendapatkan persetujuan untuk proyek tertulis atau terdokumentasi mungkin membutuhkan waktu lebih lama. Tantangan ini terutama dihadapi oleh perusahaan, partisi bisnis, mahasiswa, dan sebagainya.
7) Tidak cocok untuk buta huruf
Ini adalah faktor penting dalam komunikasi. Agar komunikasi berjalan efektif tanpa hambatan, diharapkan dapat diakses oleh semua orang.
Namun, komunikasi tertulis tidak dapat diakses oleh semua orang, terutama mereka yang tidak dapat membaca apa yang dikomunikasikan kepada mereka melalui tulisan.
8) Tidak ada komunikasi langsung
Komunikasi dengan orang terkadang memerlukan interaksi tatap muka. Namun, ini tidak mungkin dilakukan dengan komunikasi tertulis.
9) Ini membutuhkan keterampilan menulis
Umumnya, menulis menuntut Anda memiliki keterampilan menulis yang baik. Namun, ini adalah kerugian dengan komunikasi tertulis; tanpa keterampilan menulis yang baik, tidak ada yang bisa berkomunikasi dengan sukses.
Berkomunikasi tidak akan efektif jika tidak fleksibel. Selain itu, agar komunikasi antara pengirim dan penerima dapat efektif, diharapkan dapat bersifat fleksibel. misalnya dokumen tertulis tidak dapat dengan mudah diubah dan tanggapan yang cepat tidak mungkin dilakukan.
11) Informasi yang meningkat
Informasi tertulis dapat dibesar-besarkan atau tidak benar; perlu waktu untuk menentukan apakah yang tertulis itu asli atau tidak. Contoh informasi yang dapat digembungkan adalah resume, surat lamaran, dan sebagainya.
Namun, resume dan surat lamaran yang dibesar-besarkan atau palsu dapat mengakibatkan karyawan tidak mendapatkan pekerjaan jika resume mereka diketahui palsu.
12) Keterlambatan dalam mengoreksi informasi yang salah
Karena kenyataan bahwa komunikasi tertulis tidak memiliki komunikasi tatap muka, kesalahan atau kesalahan informasi mungkin memerlukan waktu lebih lama untuk diperbaiki bahkan jika kesalahan tersebut diidentifikasi dengan segera.
13) Tidak ada kerahasiaan
Tidak ada kerahasiaan dengan komunikasi tertulis; itu terkena siapa saja yang bersangkutan dengan. Selain itu, ada risiko tinggi kebocoran informasi yang merupakan kelemahan utama komunikasi tertulis.
14) Biasanya formal
Komunikasi tertulis biasanya terdengar formal dan sulit untuk membuat postur untuk menyampaikan beberapa informasi. Contohnya adalah komunikasi yang melibatkan perasaan dan emosi; biasanya paling baik dikomunikasikan dengan wajah-wajah.
15) Kesalahpahaman informasi
Ada kemungkinan besar terjadinya salah tafsir atau salah paham terhadap informasi tertulis, terutama ketika komunikator tidak dapat dengan mudah dan jelas mengungkapkan pesannya.
Pertanyaan yang sering diajukan tentang keuntungan dan kerugian dari komunikasi tertulis
1) Mengapa komunikasi tertulis sangat dianjurkan?
Komunikasi tertulis sangat dianjurkan karena lebih tepat dan dapat digunakan untuk menyimpan catatan untuk referensi.
2) Bagaimana komunikasi tertulis dapat ditingkatkan?
Nah, ada berbagai langkah yang harus diambil untuk meningkatkan komunikasi tertulis: ini termasuk: Cari tahu apa yang ingin Anda capai dengan pesan, tuliskan ide-ide Anda, buat sesederhana yang Anda bisa pahami, baca dan edit, hapus kalimat bertele-tele untuk buat pesan Anda jelas dan ringkas, minta bantuan teman atau bacakan dengan keras untuknya
3) Apakah komunikasi tertulis lebih menguntungkan dalam mengkomunikasikan pesan statistik.
Ya, komunikasi tertulis lebih menguntungkan dalam merinci pesan statistik daripada berkomunikasi secara lisan.
Rekomendasi
- 10 Pentingnya Menulis Esai
- Panduan Mahasiswa Online MBA
- Top 10 Pentingnya Keterampilan Menulis
- Bagan Skor GMAT 2022: Semua yang Harus Diketahui & Tip Penggunaan Mudah
- Bagaimana cara menulis karya ilmiah tanpa plagiarisme?
Kesimpulan
Metode komunikasi tekstual modern telah maju, sehingga lebih mudah untuk mengirim pesan menggunakan instrumen digital.
Selain itu, setiap pemberi kerja menghargai keterampilan komunikasi tertulis yang baik dan efektif. Setiap perusahaan, organisasi, dan individu telah melakukan diversifikasi menggunakan komunikasi tertulis.
Anda sekarang dapat melihat bahwa komunikasi tertulis adalah bentuk komunikasi yang penting.
Mengembangkan keterampilan ini adalah atribut kunci untuk pekerjaan. Menurut komunitas NACE, lebih dari 75% pemberi kerja menerima pelamar dengan keterampilan komunikasi yang ditulis dengan baik.
