Una delle abilità più esigenti è capacità di comunicazione scritta. È un'abilità necessaria che richiede un uso efficace dei simboli di scrittura che include l'uso di lettere, alfabeti, segni di punteggiatura, spazi e così via. Questo articolo contiene i vantaggi della comunicazione scritta e gli svantaggi della comunicazione scritta.
Il processo di scrittura è un processo utilizzato per trasmettere informazioni e comunicare. La comunicazione scritta può essere inviata tramite e-mail, lettere, testi, messaggi online, giornali, promemoria, rapporti, diari e così via. Affinché la comunicazione sia efficace attraverso la scrittura, tale scrittura dovrebbe essere concisa.
Inoltre, la comunicazione scritta è una forma di comunicazione ampiamente utilizzata da varie organizzazioni e individui. Tuttavia, l'efficacia di un messaggio scritto dipende dalla scelta delle parole e dalla coesione del contenuto.
Sommario
Che cos'è la comunicazione scritta?
La comunicazione scritta significa semplicemente il trasferimento o lo scambio di informazioni attraverso un messaggio scritto. Questa è la forma di comunicazione più comune utilizzata da varie aziende, professionisti e individui per trasmettere informazioni.
La comunicazione è una parte molto cruciale di cui ogni azienda ha bisogno per operare in modo efficace, di cui la comunicazione scritta gioca un ruolo importante.
La comunicazione scritta può essere effettuata manualmente scrivendo su carta o elettronicamente componendo e inviando messaggi tramite un dispositivo elettronico.
Tipi di comunicazione scritta
Di seguito sono riportati vari tipi di comunicazione scritta:
- Messaggio testuale
- Emails
- Lettera
- Promemoria
- proposte
- Manuale
- Quotidiani
- bollettino
- brochure
- Fax
- Questionari
- Post di blog e così via.
Inoltre, la comunicazione scritta richiede che il contesto della scrittura sia dettagliato, accurato, chiaro e appropriato.
Inoltre, ci sono vantaggi e svantaggi della comunicazione scritta.
Vantaggi della comunicazione scritta
Di seguito sono riportati 15 vantaggi della comunicazione scritta:
1) Invio di messaggi
La comunicazione scritta è una forma ideale per inviare messaggi, in particolare messaggi che richiedono riferimenti. Inoltre, diverse aziende e professionisti preferiscono inviare o documentare messaggi, proposte e informazioni in forma scritta.
2) Riferimento futuro
La comunicazione scritta può essere conservata per riferimento futuro. La maggior parte delle informazioni scritte può essere trasmessa ripetutamente. Questo è un grande vantaggio della comunicazione scritta.
3) Adatto per informazioni statistiche
Questo è un vantaggio della comunicazione scritta che aiuta a trasmettere informazioni statistiche sotto forma di grafici, diagrammi o immagini.
Senza comunicazione scritta, le informazioni in questa forma potrebbero essere difficili da trasmettere oralmente.
4) Utilizzare per la documentazione legale
Alla fine, ogni documento è in forma scritta. La documentazione consiste nel trasmettere informazioni, comunicare, spiegare o istruire una procedura. I documenti legali sono sempre scritti e firmati per fungere da prova o riferimento.
5) Facile da inviare a molte persone alla volta
La comunicazione scritta può essere inviata a persone diverse contemporaneamente per ridurre lo stress della digitazione di numerosi messaggi, ad esempio l'invio di SMS in blocco, messaggi broadcast e così via.
6) Non richiede un incontro fisico
Inviando messaggi in forma scritta, non è necessario un incontro fisico. Ogni informazione può essere comunicata e inviata come testo o messaggio scritto.
7) Delega duratura di Autorità
Ciò è particolarmente cruciale nelle grandi imprese in cui è essenziale delegare le responsabilità.
Invece di discutere costantemente e continuamente i compiti con i nuovi lavoratori, è possibile fornire al nuovo personale un documento scritto che includa i compiti previsti per la revisione e la consultazione frequente.
8) Fornisce la prova
Un documento scritto può essere utilizzato per fornire prove o prove quando necessario. In caso di controversia o disaccordo, è possibile utilizzare un documento scritto o una dichiarazione per comunicare la prova.
9) Ampiamente accettabile
La comunicazione scritta è un mezzo di comunicazione ampiamente accettato soprattutto quando è per scopi formali.
10) Facilmente comprensibile
È molto facile per chiunque comprendere le informazioni scritte soprattutto quando sono concise e chiare.
11) Metodo di comunicazione alternativo
La comunicazione scritta può essere utilizzata come metodo di comunicazione alternativo quando può essere difficile comunicare oralmente.
13) Comunicazione efficace
Grazie all'uso diffuso della comunicazione scritta, è possibile una comunicazione efficace. Tuttavia, richiede che il contesto sia chiaro e diretto al punto.
14) Facilmente accessibile
La lattina scritta è l'unica forma di comunicazione a cui è possibile accedere indipendentemente dall'ora o dal periodo in cui è stata utilizzata. È possibile accedere facilmente alle informazioni inviate molto tempo fa, a condizione che siano state scritte e conservate.
15) Facile da modificare
La comunicazione scritta può essere modificata, redatta e modificata prima di inviarla a persone o al destinatario.
Svantaggi della comunicazione scritta
Di seguito sono riportati 15 svantaggi della comunicazione scritta:
1) Ritardo nell'ottenere risposte
Uno dei principali svantaggi della comunicazione scritta è il ritardo che probabilmente otterrai nel ricevere una risposta, soprattutto se confrontato con la comunicazione orale.
Questo fattore comune potrebbe portare a barriere di comunicazione, soprattutto quando è necessaria una risposta urgente da parte del destinatario.
2) Prenditi più tempo per costruire
La principale sfida affrontata nella comunicazione scritta è il consumo di tempo nella composizione di questi messaggi. La digitazione o la scrittura di messaggi, l'invio e l'attesa della risposta del destinatario sono fattori che limitano o influenzano la comunicazione.
3) Non efficace per un'emergenza
La comunicazione scritta non è una forma efficace di comunicazione in casi di emergenza. Questo perché ottenere una risposta urgente potrebbe non essere fattibile.
4) Costoso
La comunicazione scritta è piuttosto costosa rispetto alla comunicazione orale. In questo caso, richiede materiali che possono comportare un costo enorme. ad esempio, procurarsi un computer, una penna o un foglio, a seconda dei casi.
5) Frase complessa
La comunicazione scritta può comportare una serie di frasi complesse che rendono difficile per il destinatario comprendere l'intento o lo scopo del messaggio.
Inoltre, questo è uno dei principali svantaggi della comunicazione scritta.
6) Ritardo nell'ottenere l'approvazione
Ottenere l'approvazione per un progetto scritto o documentato può richiedere più tempo. Questa sfida è affrontata principalmente da aziende, partizioni aziendali, studenti e così via.
7) Inadatto agli analfabeti
Questo è un fattore importante nella comunicazione. Affinché la comunicazione sia efficace senza barriere, ci si aspetta che sia accessibile a tutti.
Tuttavia, la comunicazione scritta non è accessibile a tutti, soprattutto a coloro che non sanno leggere ciò che viene loro comunicato attraverso la scrittura.
8) Nessuna comunicazione diretta
La comunicazione con le persone a volte può richiedere un'interazione faccia a faccia. Tuttavia, questo non è possibile con la comunicazione scritta.
9) Richiede capacità di scrittura
In generale, la scrittura richiede buone capacità di scrittura. Tuttavia, questo è uno svantaggio con la comunicazione scritta; senza buone capacità di scrittura, nessuno può comunicare con successo.
La comunicazione non può essere efficace se non ci sono flessibili. In altri, affinché la comunicazione tra mittente e destinatario sia efficace, ci si aspetta che sia flessibile. es. un documento scritto non può essere modificato facilmente e una risposta tempestiva non è possibile.
11) Informazioni gonfiate
Le informazioni scritte possono essere gonfiate o errate; ci vuole tempo per determinare se ciò che è scritto è autentico o meno. Esempi di informazioni che possono essere gonfiate sono curriculum, lettere di presentazione e così via.
Tuttavia, un curriculum e una lettera di presentazione gonfiati o falsi possono comportare che i dipendenti non ottengano un lavoro se i loro curriculum vengono identificati come falsi.
12) Ritardo nella correzione di una disinformazione
A causa del fatto che la comunicazione scritta manca di comunicazione faccia a faccia, errori o disinformazione possono richiedere più tempo per essere corretti anche se vengono identificati immediatamente.
13) Nessuna segretezza
Non c'è segretezza con la comunicazione scritta; è esposto a chiunque sia interessato. Inoltre, c'è un alto rischio di fuga di informazioni che è uno dei principali svantaggi della comunicazione scritta.
14) Di solito formale
La comunicazione scritta di solito suona formale e difficile da assumere per trasmettere alcune informazioni. Un esempio è una comunicazione che coinvolge sentimenti ed emozioni; di solito è meglio comunicare faccia a faccia.
15) Errata interpretazione delle informazioni
C'è un'alta probabilità di interpretazione errata o incomprensione delle informazioni scritte, soprattutto quando il comunicatore non può esprimere facilmente e chiaramente il proprio messaggio.
Domande frequenti sui vantaggi e gli svantaggi della comunicazione scritta
1) Perché la comunicazione scritta è altamente raccomandata?
La comunicazione scritta è altamente raccomandata perché è più precisa e può essere utilizzata per conservare i record per i riferimenti.
2) Come si può migliorare la comunicazione scritta?
Bene, ci sono vari passaggi da compiere per migliorare la comunicazione scritta: questo includeva: Scopri cosa vuoi ottenere con il messaggio, annota le tue idee, mantienilo semplice come puoi capire leggi e modifica, rimuovi frasi prolisse per rendi il tuo messaggio chiaro e conciso, chiedi a un amico di aiutarti o leggilo ad alta voce per lui/lei
3) La comunicazione scritta è più vantaggiosa nella comunicazione di un messaggio statistico.
Sì, la comunicazione scritta è più vantaggiosa per dettagliare i messaggi statistici rispetto alla comunicazione orale.
raccomandazioni
- Top 10 Importanza della scrittura di saggi
- Guida per studenti online MBA
- La 10 principale importanza delle abilità di scrittura
- Grafico dei punteggi GMAT 2022: tutto da sapere e consigli di facile utilizzo
- Come scrivere un documento di ricerca senza plagio
Conclusione
I moderni metodi di comunicazione testuale sono avanzati, rendendo più facile inviare messaggi utilizzando strumenti digitali.
Inoltre, qualsiasi datore di lavoro apprezza le capacità di comunicazione scritta buone ed efficaci. Ogni azienda, organizzazione e individuo si è diversificato nell'uso della comunicazione scritta.
Ora puoi vedere che la comunicazione scritta è una forma importante di comunicazione.
Lo sviluppo di questa abilità è un attributo chiave per l'occupazione. Secondo il Comunità NACE, oltre il 75% dei datori di lavoro accetta un candidato con capacità comunicative ben scritte.