En av de mest krevende ferdighetene er skriftlig kommunikasjonsevne. Det er en nødvendig ferdighet som krever effektiv bruk av skrivesymboler som inkluderer bruk av bokstaver, alfabeter, skilletegn, mellomrom og så videre. Denne artikkelen inneholder fordelene med skriftlig kommunikasjon så vel som ulempene med skriftlig kommunikasjon.
Skriveprosessen er en prosess som brukes til å gi informasjon og kommunisere. Skriftlig kommunikasjon kan sendes via e-post, brev, tekstmeldinger, nettmeldinger, aviser, notater, rapporter, tidsskrifter og så videre. For at kommunikasjon skal være effektiv gjennom skriving, bør slik skriving være kortfattet.
I tillegg er skriftlig kommunikasjon en mye brukt form for kommunikasjon av ulike organisasjoner og enkeltpersoner. Effektiviteten til en skriftlig melding avhenger imidlertid av ordvalget og innholdets sammenheng.
Innholdsfortegnelse
Hva er skriftlig kommunikasjon?
Skriftlig kommunikasjon betyr ganske enkelt overføring eller utveksling av informasjon gjennom en skriftlig melding. Dette er den vanligste formen for kommunikasjon som brukes av ulike bedrifter, fagfolk og enkeltpersoner for å videresende informasjon.
Kommunikasjon er en svært avgjørende del som enhver virksomhet trenger for å kunne operere effektivt, hvorav skriftlig kommunikasjon spiller en stor rolle.
Skriftlig kommunikasjon kan gjøres manuelt ved å skrive på papir eller elektronisk ved å komponere og sende meldinger via en elektronisk enhet.
Typer skriftlig kommunikasjon
Nedenfor er ulike typer skriftlig kommunikasjon:
- Tekstmelding
- E-post
- Brev
- Memo
- forslag
- Håndbok
- Aviser
- Bulletin
- Brosjyre
- fakser
- spørre~~POS=TRUNC
- Blogginnlegg og så videre.
I tillegg krever skriftlig kommunikasjon at konteksten for skriften er detaljert, nøyaktig, klar og hensiktsmessig.
Dessuten er det fordeler og ulemper med skriftlig kommunikasjon.
Fordeler med skriftlig kommunikasjon
Nedenfor er 15 fordeler med skriftlig kommunikasjon:
1) Sending av meldinger
Skriftlig kommunikasjon er en ideell form for å sende meldinger, spesielt meldinger som krever referanser. Dessuten foretrekker ulike selskaper og fagfolk å sende eller dokumentere meldinger, forslag og informasjon i skriftlig form.
2) Fremtidig referanse
Skriftlig kommunikasjon kan beholdes for fremtidig referanse. Det meste av skriftlig informasjon kan videreformidles gjentatte ganger. Dette er en stor fordel med skriftlig kommunikasjon.
3) Egnet for statistisk informasjon
Dette er en fordel med skriftlig kommunikasjon som hjelper til med å formidle statistisk informasjon i form av diagrammer, diagrammer eller bilder.
Uten skriftlig kommunikasjon kan informasjon i dette skjemaet være vanskelig å formidle muntlig.
4) Bruk for juridisk dokumentasjon
Til slutt er hvert dokument i en skriftlig form. Dokumentasjon er å gi informasjon, kommunisere, forklare eller instruere en prosedyre. Juridiske papirer er alltid skrevet ned og signert for å tjene som bevis eller referanse.
5) Enkelt å sende til mange personer om gangen
Skriftlig kommunikasjon kan sendes til forskjellige personer samtidig for å redusere stressskrivingen av en rekke meldinger – f.eks. sending av masse-SMS, kringkastingsmeldinger og så videre.
6) Krever ikke et fysisk møte
Ved å sende meldinger i skriftlig form krever du ikke et fysisk møte. Hver enkelt informasjon kan kommuniseres og sendes som en tekst eller skriftlig melding.
7) Varig delegering av myndigheter
Dette er spesielt viktig i store virksomheter hvor delegering av ansvar er avgjørende.
I stedet for å kontinuerlig og kontinuerlig diskutere oppgaver med nye arbeidere, kan et skriftlig dokument med forventede plikter gis til det nye personalet for gjennomgang og hyppig referanse.
8) Gir bevis
Et skriftlig dokument kan brukes til å gi bevis eller bevis ved behov. I tilfeller der det er tvist eller uenighet, kan et skriftlig dokument eller en erklæring brukes til å formidle bevis.
9) Allment akseptabelt
Skriftlig kommunikasjon er et stort sett akseptert kommunikasjonsmiddel, spesielt når det er for formelle formål.
10) Lett å forstå
Det er veldig enkelt for alle å forstå skriftlig informasjon, spesielt når den er kortfattet og klar.
11) Alternativ kommunikasjonsmetode
Skriftlig kommunikasjon kan brukes som en alternativ kommunikasjonsmåte når det kan være utfordrende å kommunisere muntlig.
13) Effektiv kommunikasjon
På grunn av den utbredte bruken av skriftlig kommunikasjon, er effektiv kommunikasjon oppnåelig. Det krever imidlertid at konteksten er klar og rett på sak.
14) Lett tilgjengelig
Skriftlig boks er den eneste formen for kommunikasjon som kan nås uavhengig av tid eller periode den ble brukt. Du kan enkelt få tilgang til informasjon som er sendt for lenge siden forutsatt at den er skrevet og oppbevart.
15) Lett å endre
Skriftlig kommunikasjon kan redigeres, utarbeides og modifiseres før den sendes ut til folk eller til mottakeren.
Ulemper med skriftlig kommunikasjon
Nedenfor er 15 ulemper ved skriftlig kommunikasjon:
1) Forsinkelse med å få svar
En stor ulempe med skriftlig kommunikasjon er forsinkelsen du sannsynligvis vil få med å motta et svar, spesielt sammenlignet med muntlig kommunikasjon.
Denne felles faktoren kan føre til kommunikasjonsbarrierer, spesielt når det er behov for et presserende svar fra mottakeren.
2) Ta mer tid til å bygge
Den største utfordringen i skriftlig kommunikasjon er tidsforbruk på å komponere disse meldingene. Å skrive eller skrive meldinger, sende samt vente på at mottakeren skal svare er faktorer som begrenser eller påvirker kommunikasjonen.
3) Ikke effektiv for en nødsituasjon
Skriftlig kommunikasjon er ikke en effektiv form for kommunikasjon i nødstilfeller. Dette er fordi det kanskje ikke er mulig å få et hastesvar.
4) Dyrt
Skriftlig kommunikasjon er ganske dyrt sammenlignet med å kommunisere muntlig. I dette tilfellet krever det materialer som kan medføre store kostnader. f.eks få en datamaskin, penn eller papir, alt ettersom.
5) Sammensatt setning
Skriftlig kommunikasjon kan innebære en rekke komplekse setninger som gjør det vanskelig for mottakeren å forstå meldingens hensikt eller formål.
Dessuten er dette en stor ulempe ved skriftlig kommunikasjon.
6) Forsinkelse med å få godkjenning
Det kan ta lengre tid å få godkjent et skriftlig eller dokumentert prosjekt. Denne utfordringen står hovedsakelig overfor bedrifter, bedriftspartisjoner, studenter og så videre.
7) Uegnet for analfabeter
Dette er en viktig faktor i kommunikasjonen. For at kommunikasjonen skal være effektiv uten noen barrierer, forventes det at den er tilgjengelig for alle.
Skriftlig kommunikasjon er imidlertid ikke tilgjengelig for alle, spesielt for de som ikke kan lese det som formidles til dem gjennom skrift.
8) Ingen direkte kommunikasjon
Kommunikasjon med mennesker kan noen ganger kreve ansikt-ansikt-interaksjon. Dette er imidlertid ikke mulig med skriftlig kommunikasjon.
9) Det krever skriveferdigheter
Generelt krever skriving at du har gode skriveferdigheter. Dette er imidlertid en ulempe med skriftlig kommunikasjon; uten gode skriveferdigheter kan ingen kommunisere vellykket.
Kommunikasjon kan ikke være effektivt hvis det ikke er fleksible. For at kommunikasjonen mellom avsender og mottaker skal være effektiv, forventes det at den er fleksibel. for eksempel kan et skriftlig dokument ikke enkelt endres og et raskt svar er ikke mulig.
11) Oppblåst informasjon
Skriftlig informasjon kan være oppblåst eller feil; det tar tid å finne ut om det som er skrevet er ekte eller ikke. Eksempler på informasjon som kan blåses opp er CV, følgebrev og så videre.
Imidlertid kan en oppblåst eller falsk CV og følgebrev føre til at ansatte ikke får jobb hvis CV-ene deres er identifisert som falske.
12) Forsinkelse med å rette feilinformasjon
På grunn av det faktum at skriftlig kommunikasjon mangler ansikt-ansikt kommunikasjon, kan feil eller feilinformasjon ta lengre tid å bli rettet selv om de blir identifisert umiddelbart.
13) Ingen hemmelighold
Det er ingen hemmelighold med skriftlig kommunikasjon; den er utsatt for alle som den er opptatt av. Dessuten er det stor risiko for lekkasje av informasjon som er en stor ulempe ved å ha kommunikasjon skrevet.
14) Vanligvis formell
Skriftlig kommunikasjon høres vanligvis formell ut og vanskelig å lage for å formidle noe informasjon. Et eksempel er en kommunikasjon som involverer følelser og følelser; det er vanligvis best kommunisert ansikt-ansikt.
15) Feiltolkning av informasjon
Det er stor sjanse for feiltolkning eller misforståelse av skriftlig informasjon, spesielt når formidleren ikke enkelt og tydelig kan uttrykke sitt budskap.
Ofte stilte spørsmål om fordeler og ulemper med skriftlig kommunikasjon
1)Hvorfor anbefales skriftlig kommunikasjon på det sterkeste?
Skriftlig kommunikasjon anbefales sterkt fordi den er mer presis og kan brukes til å føre referanser.
2) Hvordan kan skriftlig kommunikasjon forbedres?
Vel, det er forskjellige skritt å ta for å forbedre skriftlig kommunikasjon: dette inkluderte: Finn ut hva du vil oppnå med meldingen, noter ned ideene dine, hold det så enkelt som du kan forstå les og rediger, fjern ordrike setninger til gjør budskapet ditt klart og konsist, be en venn hjelpe deg eller les det høyt for ham/henne
3) Er skriftlig kommunikasjon mer fordelaktig for å formidle en statistisk melding.
Ja, skriftlig kommunikasjon er mer fordelaktig for å detaljere statistiske meldinger enn å kommunisere muntlig.
Anbefalinger
- Topp 10 viktigheten av å skrive essay
- MBA online studentveiledning
- Topp 10 viktigheten av skriveferdigheter
- 2022 GMAT-poengtabell: Alt å vite og enkle brukstips
- Hvordan skrive en forskningsoppgave uten plagiering
konklusjonen
Moderne tekstkommunikasjonsmetoder har avansert, noe som gjør det enklere å sende meldinger ved hjelp av digitale instrumenter.
Dessuten verdsetter enhver arbeidsgiver gode og effektive skriftlige kommunikasjonsevner. Hver bedrift, organisasjon og enkeltperson har diversifisert seg til å bruke skriftlig kommunikasjon.
Du kan nå se at skriftlig kommunikasjon er en viktig form for kommunikasjon.
Å utvikle denne ferdigheten er en nøkkelegenskap for ansettelse. Ifølge NACE-fellesskapet, over 75 % av arbeidsgivere godtar en søker med velskrevne kommunikasjonsevner.
