Одним из самых востребованных навыков является навык письменного общения. Это необходимый навык, который требует эффективного использования письменных символов, включая использование букв, алфавитов, знаков препинания, пробелов и т. д. Эта статья содержит преимущества письменного общения, а также недостатки письменного общения.
Процесс письма — это процесс, используемый для передачи информации и общения. Письменное общение может быть отправлено через электронную почту, письма, тексты, онлайн-сообщения, газеты, заметки, отчеты, журналы и так далее. Чтобы коммуникация через письмо была эффективной, такое письмо должно быть кратким.
Кроме того, письменное общение является широко используемой формой общения различных организаций и частных лиц. Однако эффективность письменного сообщения зависит от выбора слов и связности содержания.
Содержание
Что такое письменное общение?
Письменное общение просто означает передачу или обмен информацией посредством письменного сообщения. Это наиболее распространенная форма общения, используемая различными предприятиями, профессионалами и отдельными лицами для передачи информации.
Коммуникация является очень важной частью, которая необходима каждому бизнесу для эффективной работы, и большую роль в этом играет письменное общение.
Письменное общение может осуществляться вручную на бумаге или в электронном виде путем составления и отправки сообщений с помощью электронного устройства.
Виды письменного общения
Ниже приведены различные типы письменного общения.:
- Текстовое сообщение
- Сообщения электронной почты
- Письмо
- Меморандум
- Предложения
- Ручная
- Газеты
- бюллетень
- Брошюра
- Факсы
- Анкетирование
- Посты в блогах и так далее.
Кроме того, письменное общение требует, чтобы контекст этого письма был подробным, точным, ясным и уместным.
Кроме того, есть преимущества и недостатки письменного общения.
Преимущества письменного общения
Ниже приведены 15 преимуществ письменного общения:
1) Отправка сообщений
Письменное общение является идеальной формой отправки сообщений, особенно сообщений, требующих ссылок. Более того, различные компании и специалисты предпочитают отправлять или документировать сообщения, предложения и информацию в письменной форме.
2) Будущая ссылка
Письменное сообщение может быть сохранено для дальнейшего использования. Большую часть письменной информации можно передавать повторно. Это главное преимущество письменного общения.
3) Подходит для статистической информации
Это преимущество письменного общения, которое помогает передавать статистическую информацию в виде диаграмм, диаграмм или изображений.
Без письменного общения информацию в этой форме может быть трудно передать в устной форме.
4) Использование для юридической документации
В конце концов, каждый документ находится в письменной форме. Документация — это передача информации, сообщение, объяснение или инструктирование процедуры. Юридические документы всегда записываются и подписываются, чтобы служить доказательством или ссылкой.
5) Легко отправить многим людям одновременно
Письменное сообщение может быть отправлено разным людям одновременно, чтобы уменьшить стресс при наборе большого количества сообщений — например, отправка массовых SMS-сообщений, широковещательных сообщений и т. д.
6) Не требует физической встречи
Отправляя сообщения в письменной форме, вам не требуется физическая встреча. Каждая часть информации может быть передана и отправлена в виде текстового или письменного сообщения.
7) Постоянное делегирование полномочий
Это особенно важно в крупных компаниях, где важно делегировать обязанности.
Вместо того, чтобы постоянно и постоянно обсуждать задачи с новыми работниками, письменный документ, включающий ожидаемые обязанности, может быть предоставлен новому персоналу для просмотра и частого обращения.
8) Предоставляет доказательства
Письменный документ может быть использован для предоставления доказательств или доказательств, когда это необходимо. В случаях возникновения споров или разногласий письменный документ или заявление могут быть использованы для передачи доказательств.
9) Широко приемлемый
Письменное общение является общепринятым средством общения, особенно когда оно предназначено для официальных целей.
10) Легко понять
Любому человеку очень легко понять письменную информацию, особенно когда она краткая и четкая.
11) Альтернативный способ связи
Письменное общение может использоваться как альтернативный метод общения, когда может быть сложно общаться устно.
13) Эффективное общение
Благодаря широкому использованию письменной коммуникации достижима эффективная коммуникация. Однако для этого требуется, чтобы контекст был ясным и прямолинейным.
14) Легкодоступный
Письменная банка — единственная форма общения, к которой можно получить доступ независимо от времени или периода ее использования. Вы можете легко получить доступ к информации, которая была отправлена давным-давно, если она была записана и сохранена.
15) Легко изменить
Письменное сообщение может быть отредактировано, составлено и изменено перед отправкой людям или получателю.
Недостатки письменного общения
Ниже приведены 15 недостатков письменного общения:
1) Задержка с получением ответов
Одним из основных недостатков письменного общения является задержка с получением ответа, особенно по сравнению с устным общением.
Этот общий фактор может привести к коммуникационным барьерам, особенно когда требуется срочный ответ от получателя.
2) Тратьте больше времени на сборку
Основная проблема, с которой приходится сталкиваться при письменном общении, — это затраты времени на составление этих сообщений. Набор или написание сообщений, отправка, а также ожидание ответа получателя являются факторами, которые ограничивают или влияют на общение.
3) Неэффективен в экстренных случаях.
Письменное общение не является эффективной формой общения в экстренных случаях. Это связано с тем, что получить срочный ответ может быть невозможно.
4) Дорогой
Письменное общение стоит довольно дорого по сравнению с устным. В этом случае требуются материалы, которые могут повлечь за собой огромные затраты. например, получить компьютер, ручку или бумагу, в зависимости от обстоятельств.
5) Сложное предложение
Письменное общение может включать ряд сложных предложений, из-за которых получателю трудно понять намерение или цель сообщения.
Более того, это главный недостаток письменного общения.
6) Задержка в получении одобрения
Получение одобрения письменного или задокументированного проекта может занять больше времени. С этой проблемой в основном сталкиваются компании, разделители бизнеса, студенты и т.д.
7) Не подходит для неграмотных
Это важный фактор в общении. Чтобы коммуникация была эффективной без каких-либо барьеров, ожидается, что она будет доступна каждому.
Однако письменное общение доступно не всем, особенно тем, кто не умеет читать то, что им сообщается письменно.
8) Нет прямого общения
Общение с людьми может иногда требовать взаимодействия лицом к лицу. Однако это невозможно при письменном общении.
9) Это требует навыков письма
Как правило, письмо требует от вас хороших навыков письма. Однако это недостаток письменного общения; без хороших навыков письма никто не может успешно общаться.
Общение не может быть эффективным, если нет гибкости. Другими словами, чтобы общение между отправителем и получателем было эффективным, ожидается, что оно будет гибким. например, письменный документ не может быть легко изменен, и быстрый ответ невозможен.
11) Раздутая информация
Письменная информация может быть завышенной или неверной; требуется время, чтобы определить, является ли написанное подлинным. Примерами информации, которую можно раздуть, являются резюме, сопроводительные письма и так далее.
Однако раздутое или ложное резюме и сопроводительное письмо могут привести к тому, что сотрудники не получат работу, если их резюме будут признаны ложными.
12) Задержка с исправлением дезинформации
Из-за того, что в письменном общении отсутствует общение лицом к лицу, исправление ошибок или дезинформации может занять больше времени, даже если они будут обнаружены немедленно.
13) Никакой секретности
В письменном общении нет тайны; она открыта для всех, с кем она связана. Кроме того, существует высокий риск утечки информации, что является основным недостатком письменного сообщения.
14) Обычно формальный
Письменное общение обычно звучит формально, и в нем трудно принять позу, чтобы передать какую-то информацию. Примером может служить общение, в котором задействованы чувства и эмоции; обычно лучше всего общаться лицом к лицу.
15) Неправильное толкование информации
Существует высокая вероятность неправильного истолкования или неправильного понимания письменной информации, особенно когда коммуникатор не может легко и ясно выразить свое сообщение.
Часто задаваемые вопросы о преимуществах и недостатках письменного общения
1) Почему настоятельно рекомендуется письменное общение?
Настоятельно рекомендуется письменное общение, поскольку оно является более точным и может использоваться для ведения записей для справок.
2) Как можно улучшить письменное общение?
Что ж, есть различные шаги, которые нужно предпринять, чтобы улучшить письменное общение: это включает: Узнайте, чего вы хотите достичь с помощью сообщения, запишите свои идеи, сделайте его настолько простым, насколько вы можете понять, прочитайте и отредактируйте, уберите многословные предложения, чтобы сделайте свое сообщение ясным и кратким, попросите друга помочь или прочитайте его вслух ему / ей
3) Является ли письменное сообщение более выгодным в сообщении статистического сообщения.
Да, письменное общение более выгодно для детализации статистических сообщений, чем устное.
Рекомендации
- Топ-10 важности написания эссе
- Онлайн-руководство для студентов MBA
- 10 самых важных навыков письма
- Таблица результатов GMAT 2022: все, что нужно знать, и простые советы по использованию
- Как написать научную работу без плагиата
Заключение
Современные методы текстового общения продвинулись вперед, упрощая отправку сообщений с использованием цифровых инструментов.
Кроме того, любой работодатель ценит хорошие и эффективные навыки письменного общения. Каждая компания, организация и человек диверсифицировали использование письменного общения.
Теперь вы видите, что письменное общение является важной формой общения.
Развитие этого навыка является ключевым атрибутом для трудоустройства. Согласно сообщество КДЕС, более 75% работодателей принимают соискателей с хорошими коммуникативными навыками.
