مهارات الاتصال الكتابي: دليل كامل 2023

By
رحمه
-
0
3571
مهارات الاتصال المكتوبة
مهارات الاتصال المكتوبة

تعد مهارات الاتصال الكتابي من أهم المهارات التي يجب تعلمها. هذه المهارات هي أدوات قوية يمكن استخدامها لمشاركة المعلومات مع عدد كبير من الناس.

يحتاج الطلاب إلى مهارات اتصال مكتوبة للتواصل مع محاضريهم والتقدم بطلب للحصول على منح دراسية ، وتدريبات ، ووظائف ، وما إلى ذلك. يمكن أن تكلفك مهارات الاتصال الضعيفة الكثير ، وقد تفقد منحة دراسية أو تدريبًا داخليًا لأن خطاب التقديم الخاص بك كان مكتوبًا بشكل سيئ.

يعد الاتصال الكتابي أحد أكثر طرق الاتصال شيوعًا وفعالية. أصبح هذا النوع من الاتصالات ذا أهمية متزايدة في العصر الرقمي.

وفقًا الرابطة الوطنية للكليات وأصحاب العمل، 77.5٪ من أرباب العمل يريدون مرشحًا يتمتع بمهارات اتصال كتابية قوية.

في هذه المقالة ، ستتعلم تعريف الاتصال الكتابي ، والأمثلة ، والأهمية ، والقيود ، وطرق تحسين مهارات الاتصال الكتابي.

ما هي مهارات الاتصال الكتابي

الاتصال الكتابي هو نوع من طرق الاتصال التي تستخدم الكلمات المكتوبة. يتضمن التواصل من خلال الكلمات المكتوبة ، إما رقميًا (مثل رسائل البريد الإلكتروني) أو على الورق.

مهارات الاتصال الكتابي هي تلك المهارات المطلوبة للتواصل الفعال مع الكلمات المكتوبة.

يتطلب الاتصال الكتابي الفعال المهارات أو الصفات التالية:

  • بناء الجملة
  • الاستخدام المناسب لعلامات الترقيم
  • معرفة القواعد النحوية الأساسية
  • الاستخدام المناسب للنغمة
  • استخدام بعض أدوات أو برامج التحرير.

أهمية الاتصال الكتابي

فيما يلي أهمية الاتصال الكتابي:

1. يقوم بإنشاء سجل دائم

أي شكل من أشكال الاتصال الكتابي هو سجل دائم ويمكن أن يكون بمثابة مرجع في المستقبل. يمكن استخدام وثائق الاتصال المكتوبة كدليل في أي قضية قانونية أو كلما دعت الحاجة لذلك.

2. تقليل سوء التفاهم

التواصل الكتابي هو أفضل طريقة لتقديم مسألة معقدة دون أي سوء فهم. يسهل فهم التواصل الكتابي الفعال لأنه مكتوب بكلمات بسيطة.

أيضًا ، في حالة وجود أي سوء فهم ، يمكن للقارئ أن يتصفحها بسهولة عدة مرات حتى يفهمها تمامًا.

3. دقيق

التواصل الكتابي به مساحة قليلة أو معدومة للأخطاء. الدقة مضمونة في الاتصال الكتابي لأن هناك فرصًا متعددة لتصحيح الكلمات أو تعديلها. يمكنك بسهولة تعديل بريد إلكتروني ، ومذكرات ، وكتيبات ، وما إلى ذلك.

4. إنشاء علاقات مهنية

يمكن أن يؤدي التواصل المناسب مع عملائك أو عملائك إلى تعزيز العلاقة المهنية. التواصل الكتابي هو الطريقة الأكثر فعالية لتحقيق علاقة مهنية. يمكن إرسال رسائل التحية والتهنئة وما إلى ذلك عبر البريد الإلكتروني دون مقاطعة المتلقي.

5. مناسبة للاتصالات لمسافات طويلة

التواصل الكتابي هو وسيلة أسرع للتواصل مع الأشخاص البعيدين عنك. على سبيل المثال ، يمكنك بسهولة إرسال الرسائل عبر WhatsApp بغض النظر عن الموقع.

6. سهل التوزيع

التواصل الكتابي هو أفضل طريقة لتوزيع المعلومات على عدد كبير من الناس في نفس الوقت. على سبيل المثال ، يمكن إعادة توجيه بريد إلكتروني إلى عدة أشخاص في نفس الوقت.

حدود الاتصال الكتابي

على الرغم من أن الاتصال الكتابي له العديد من المزايا ، إلا أنه لا تزال هناك بعض القيود.

فيما يلي قيود (عيوب) الاتصال الكتابي:

  • التعليقات المتأخرة

لا يمكن أن يوفر الاتصال الكتابي ردود فعل فورية. سيتعين على المستلم قراءة الرسالة وفهمها قبل أن يتمكن من الرد على المرسل.

لا ينبغي استخدام هذا النوع من الاتصال عندما تحتاج إلى توضيح فوري.

  • استهلاك الوقت

قد يستغرق إنشاء رسالة مكتوبة وإيصالها الكثير من الوقت. سيتعين عليك الكتابة والتحرير والتدقيق قبل أن تتمكن من إرسال معظم أشكال الاتصال الكتابي.

  • غالية

الاتصال الكتابي مكلف لأنك ستضطر إلى شراء بعض المعدات مثل الحبر والورق والطابعة والكمبيوتر وما إلى ذلك.

قد تحتاج أيضًا إلى توظيف شخص ما للكتابة أو الكتابة نيابة عنك.

  • لا معنى له لأمي

الاتصال الكتابي عديم الفائدة إذا كان المتلقي لا يستطيع القراءة أو الكتابة.

تتطلب طريقة الاتصال هذه القدرة على القراءة والكتابة. لا ينبغي استخدام التواصل الكتابي عند التواصل مع الأميين.

أمثلة على التواصل الكتابي في المدارس.

سنشارك هنا أكثر أشكال الاتصال الكتابي شيوعًا المستخدمة في المدارس.

ملحوظة: هناك العديد من الأمثلة على الاتصال الكتابي ولكن فيما يلي الأمثلة الأكثر شيوعًا للاتصالات الكتابية المستخدمة في المدارس.

فيما يلي أمثلة على التواصل الكتابي في المدارس:

  • رسائل البريد الإلكتروني

البريد الإلكتروني هو أحد أكثر الوسائل فعالية وأرخص وسيلة للاتصال الكتابي. يمكن استخدام رسائل البريد الإلكتروني لأغراض مختلفة: التواصل مع الأساتذة والمشرفين ، وإرسال الملفات الإلكترونية ، والتقدم للوظائف ، والتدريب الداخلي ، والمنح الدراسية ، إلخ.

  • المذكرات

يمكن استخدام المذكرات لتوصيل المعلومات المهمة إلى الأشخاص داخل المدرسة. إنها طريقة فعالة للتواصل مع أقسام المدرسة.

  • نشرة

النشرة عبارة عن بيان رسمي قصير يستخدم لإبلاغ مجموعة من الأشخاص بمسألة معينة.

  • الاستبيانات

الاستبيان هو مجموعة من الأسئلة المستخدمة للحصول على المعلومات المطلوبة من الطلاب ، أثناء البحث أو الاستطلاع.

  • المواد التعليمية

المواد التعليمية مثل الكتب المدرسية وكتب العمل والنشرات وأدلة الدراسة والكتيبات وغيرها هي أيضًا أمثلة على التواصل الكتابي. هي أي مجموعة من المواد التي قد يستخدمها المعلم في التدريس.

  • التراسل الفوري

المراسلة الفورية هي شكل من أشكال الاتصال الكتابي يشارك فيه شخصان أو أكثر في محادثة عبر هواتفهم المحمولة أو أجهزة الكمبيوتر. يمكن إرسالها عبر Facebook messenger و Snapchat و WhatsApp و Telegram و WeChat وما إلى ذلك.

  • كتابة محتوى مواقع

يمكن استخدام محتوى موقع الويب لتثقيف زوار الموقع حول الخدمات التي تقدمها المدرسة.

  • بروشورات

يمكن استخدام الكتيبات لمساعدة أولياء الأمور على فهم كيفية عمل المدرسة. يحتوي على معلومات حول المدرسة وموظفيها ومجلس المحافظين.

  • صفحات الويب الخاصة بالفصول الدراسية

يمكن استخدام صفحات ويب الفصل الدراسي لأغراض مختلفة: نشر التحديثات المهمة ، وتحميل المهام ، وتوفير الوصول إلى الدرجات ، والتواصل مع أولياء الأمور والطلاب ، إلخ.

  • المنشورات

تعد الرسائل الإخبارية طريقة فعالة لإعلام الطلاب وأولياء الأمور بالأنشطة المدرسية المختلفة والأخبار والأحداث وتغييرات الجدول الزمني وما إلى ذلك.

  • خبر صحفى

البيان الصحفي هو بيان رسمي تقدمه شركة أو منظمة إلى وسائل الإعلام. يمكن للمدارس استخدامها لمشاركة المعلومات التي تستحق النشر.

  • تقرير تعليقات البطاقة

تُعلِم تعليقات بطاقة التقرير أولياء الأمور عن الأداء الأكاديمي لأطفالهم.

  • حروف

يمكن استخدام الرسائل لإرسال المعلومات والشكاوى والتحيات وما إلى ذلك.

  • البطاقات البريدية

تعد البطاقات البريدية في Classroom طريقة سريعة وسهلة لإرسال رسائل شخصية قصيرة (مثل رسالة الترحيب بالعودة إلى المدرسة) إلى طلابك.

  • اقتراحات

يمكن استخدام المقترحات للحصول على الموافقة على مشروع تعليمي معين

نصائح لتحسين مهارات الاتصال الكتابي

لتنمية مهارات الاتصال الكتابي الفعال ، اتبع هذه النصائح:

1. تحديد هدفك

يجب أن يكون للتواصل الكتابي الفعال غرض. يجب تحديد هذا الغرض وإبلاغ المتلقي بطريقة بسيطة.

2. استخدم النغمة الصحيحة

تعتمد النغمة التي تستخدمها على جمهورك المستهدف والغرض من الكتابة. تتطلب بعض أشكال الاتصال الكتابي (مثل المقترحات والسير الذاتية وما إلى ذلك) نبرة رسمية.

3. تجنب استخدام المصطلحات اللغوية المتخصصة

في الاتصال الكتابي ، يجب أن يكون اختيارك للكلمات بسيطًا وسهل الفهم. تجنب استخدام المصطلحات والكلمات المعقدة.

4. التمسك بالموضوع

يجب عليك الالتزام بالموضوع وتجنب مشاركة المعلومات غير ذات الصلة. هذا يمكن أن يجعل من الصعب فهم الغرض من الرسالة.

يجب أن يكون الاتصال الكتابي الفعال موجزا. لذلك ، تحتاج إلى تحديد نقاطك بوضوح دون تضمين معلومات غير ذات صلة.

5. استخدام الصوت النشط

اكتب معظم الجمل بصوت نشط بدلاً من المبني للمجهول. الجمل المكتوبة بالصوت النشط أسهل في الفهم من الجمل المكتوبة بالصوت المبني للمجهول.

على سبيل المثال ، "أطعمت الكلاب" (الصوت النشط) أسهل في القراءة والفهم من "لقد أطعمت الكلاب" (الصوت المبني للمجهول).

6. سهل القراءة

يجب أن يكون الاتصال الكتابي الفعال سهل القراءة. استفد من المسافات والجمل القصيرة والفقرات القصيرة والنقاط والعناوين والعناوين الفرعية. هذا سيجعل قراءة أي شكل من أشكال التواصل الكتابي أسهل وأقل مللاً.

7. صحح بروفات الطباعة

تحقق بعناية من الأخطاء النحوية والإملائية وعلامات الترقيم قبل مشاركة أي مستند اتصال مكتوب.

يمكنك إما أن تطلب من شخص ما تدقيق كتاباتك أو القيام بذلك بنفسك من خلال استخدام برامج التدقيق اللغوي مثل Grammarly و Paper Rater و ProWriting Aid و Hemingway وما إلى ذلك.

بالإضافة إلى ذلك ، تدرب على كتابة مجموعة متنوعة من المستندات لتحسين مهارات الاتصال الكتابي لديك. يمكنك البدء بإرسال رسائل بريد إلكتروني إلى أصدقائك وعائلتك.

ونحن نوصي أيضا:

وفي الختام

لقد غير العصر الرقمي طريقة تواصلنا مع بعضنا البعض. قبل بضع سنوات ، نشارك المعلومات عبر الرسائل ، والتي قد تستغرق أيامًا حتى يتم تسليمها. الآن ، يمكنك بسهولة مشاركة المعلومات بنقرة واحدة فقط.

تعد طرق الاتصال المكتوبة الحديثة ، مثل رسائل البريد الإلكتروني والرسائل النصية وما إلى ذلك ، أكثر ملاءمة من الأساليب القديمة للاتصال الكتابي مثل الرسائل.

إلى جانب درجات GPA العالية ، يبحث أصحاب العمل عن مهارات الاتصال ، وخاصة مهارات الاتصال الكتابي. لا شك أن الاتصال الكتابي جزء أساسي من حياتنا. هذا هو السبب في أنه عليك تحسين مهارات الاتصال الكتابي.

لقد وصلنا الآن إلى نهاية هذا المقال ، هل تجد هذه المقالة مفيدة؟ إعلامنا في قسم التعليق.