Умения за писмена комуникация: Пълно ръководство за 2023 г

By
Рахама
-
0
3572
писмени комуникационни умения
писмени комуникационни умения

Уменията за писмена комуникация са сред най-важните умения за усвояване. Тези умения са мощни инструменти, които могат да се използват за споделяне на информация с голям брой хора.

Студентите се нуждаят от умения за писмена комуникация, за да общуват със своите преподаватели и да кандидатстват за стипендии, стажове, работа и т.н. Лошите комуникационни умения могат да ви струват много, може да загубите стипендия или стаж, защото писмото ви за кандидатстване е било лошо написано.

Писмената комуникация е един от най-разпространените и ефективни методи за комуникация. Този тип комуникация става все по-важен в дигиталната ера.

Според Национална асоциация на колежите и работодателите, 77.5% от работодателите искат кандидат със силни умения за писмена комуникация.

В тази статия ще научите определението за писмена комуникация, примери, важност, ограничения и начини за подобряване на уменията за писмена комуникация.

Съдържание

Какво представляват уменията за писмена комуникация

Писмената комуникация е вид комуникационен метод, който използва писмени думи. Това включва комуникация чрез писмени думи, цифрово (напр. имейли) или на хартия.

Уменията за писмена комуникация са тези умения, необходими за ефективна комуникация с писмени думи.

Ефективната писмена комуникация изисква следните умения или качества:

  • Конструкция на изречение
  • Правилно използване на препинателни знаци
  • Познаване на основните граматически правила
  • Подходящо използване на тона
  • Използване на определени инструменти за редактиране или софтуер.

Значение на писмената комуникация

По-долу е важността на писмената комуникация:

1. Създава постоянен запис

Всяка форма на писмена комуникация е постоянен запис и може да служи като бъдеща справка. Документите за писмена комуникация могат да се използват като доказателство във всеки правен случай или когато е необходимо.

2. Намалете недоразуменията

Писмената комуникация е най-добрият начин да представите сложен въпрос без недоразумения. Ефективната писмена комуникация се разбира лесно, защото е написана с прости думи.

Освен това, в случай на недоразумение, читателят може лесно да премине през него няколко пъти, докато разбере напълно.

3. Точен

Писмената комуникация има малко или никакво място за грешки. Точността е гарантирана при писмена комуникация, тъй като има множество възможности за коригиране или редактиране на думи. Можете лесно да редактирате имейл, бележки, брошури и др.

4. Създайте професионални взаимоотношения

Адекватната комуникация с вашите клиенти или клиенти може да насърчи професионални отношения. Писмената комуникация е най-ефективният начин за постигане на професионални отношения. Поздрави, поздравителни съобщения и т.н. могат да се изпращат по имейл, без да прекъсвате получателя.

5. Подходящ за комуникация на дълги разстояния

Писмената комуникация е по-бърз начин за комуникация с хора далеч от вас. Например, можете лесно да изпращате съобщения чрез WhatsApp, независимо от местоположението.

6. Много лесен за разпространение

Писмената комуникация е най-добрият начин за разпространение на информация до голям брой хора едновременно. Например, имейл може да бъде препратен до няколко души едновременно.

Ограничения на писмената комуникация

Въпреки че писмената комуникация има няколко предимства, все още има някои ограничения.

По-долу са посочени ограниченията (недостатъците) на писмената комуникация:

  • Късна обратна връзка

Писмената комуникация не може да осигури незабавна обратна връзка. Получателят ще трябва да прочете и разбере съобщение, преди да може да отговори на подателя.

Този тип комуникация не трябва да се използва, когато имате нужда от незабавно разяснение.

  • Времеемко

Съставянето и изпращането на писмено съобщение може да отнеме много време. Ще трябва да пишете, редактирате и коригирате, преди да можете да изпратите повечето форми на писмена комуникация.

  • Скъп

Писмената комуникация е скъпа, защото ще трябва да закупите оборудване като мастило, хартия, принтер, компютър и т.н.

Може също да се наложи да наемете някой, който да пише или пише вместо вас.

  • Безсмислено за неграмотни

Писмената комуникация е безполезна, ако получателят не може да чете или пише.

Този метод на комуникация изисква умение за четене и писане. Писмената комуникация не трябва да се използва при общуване с неграмотен.

Примери за писмена комуникация в училищата.

Тук ще споделим най-често срещаните форми на писмена комуникация, използвани в училищата.

Забележка: Има няколко примера за писмена комуникация, но по-долу са най-често срещаните примери за писмена комуникация, използвана в училищата.

По-долу са дадени примери за писмена комуникация в училищата:

  • Имейли

Имейлът е едно от най-ефективните и евтини средства за писмена комуникация. Имейлите могат да се използват за различни цели: комуникация с преподаватели и ръководители, изпращане на електронни файлове, кандидатстване за работа, стажове и стипендии и др.

  • Паметни бележки

Бележките могат да се използват за съобщаване на важна информация на хората в училище. Това е ефективен начин за комуникация с училищните отдели.

  • бюлетин

Бюлетинът е кратко официално изявление, използвано за информиране на група хора по конкретен въпрос.

  • въпросници

Въпросникът е набор от въпроси, използвани за получаване на необходимата информация от студентите по време на проучване или проучване.

  • Учебни материали

Учебни материали като учебници, работни тетрадки, листовки, ръководства за обучение, ръководства и т.н. също са примери за писмена комуникация. Те са всяка колекция от материали, които учителят може да използва в преподаването.

  • Instant Messaging

Незабавните съобщения са форма на писмена комуникация, при която двама или повече лица участват в разговор през своите мобилни телефони или компютри. Може да се изпраща чрез Facebook messenger, Snapchat, WhatsApp, Telegram, WeChat и др.

  • Съдържание на уебсайт

Съдържанието на уебсайта може да се използва за обучение на посетителите на сайта относно услугите, които училището предоставя.

  • Брошури

Брошурите могат да се използват, за да помогнат на родителите да разберат как функционира едно училище. Той съдържа информация за училището, неговия персонал и управителния съвет.

  • Уеб страници на класната стая

Уеб страниците на класната стая могат да се използват за различни цели: публикуване на важни актуализации, качване на задачи, предоставяне на достъп до оценки, комуникация с родители и ученици и др.

  • Бюлетини

Бюлетините са ефективен начин за информиране на ученици и родители за различни училищни дейности, новини, събития, промени в графика и др.

  • Прессъобщение

Прессъобщението е официално изявление, дадено от компания или организация до медиите. Може да се използва от училищата за споделяне на информация, която заслужава новини.

  • Коментари в отчетната карта

Коментарите в отчета информират родителите за академичното представяне на децата им.

  • Letters

Писмата могат да се използват за изпращане на информация, оплаквания, поздрави и др.

  • Пощенски картички

Пощенските картички в класната стая са бърз и лесен начин за изпращане на кратки лични съобщения (напр. съобщение за добре дошли отново в училище) на вашите ученици.

  • предложения

Предложенията могат да се използват за получаване на одобрение за конкретен образователен проект

Съвети за подобряване на вашите умения за писмена комуникация

За да развиете ефективни умения за писмена комуникация, следвайте тези съвети:

1. Определете целта си

Ефективната писмена комуникация трябва да има цел. Тази цел трябва да бъде идентифицирана и съобщена на получателя по прост начин.

2. Използвайте правилния тон

Тонът, който използвате, зависи от вашата целева аудитория и целта на писане. Някои форми на писмена комуникация (като предложения, автобиографии и т.н.) изискват официален тон.

3. Избягвайте използването на жаргон

При писмена комуникация вашият избор на думи трябва да е прост и лесен за разбиране. Избягвайте използването на жаргон и сложни думи.

4. Придържайте се към темата

Трябва да се придържате към темата и да избягвате споделянето на неуместна информация. Това може да затрудни разбирането на целта на съобщението.

Ефективната писмена комуникация трябва да бъде кратка. Така че, трябва ясно да заявите своите точки, без да включвате неуместна информация.

5. Използвайте Active Voice

Напишете повечето изречения в активен залог вместо в страдателен залог. Изреченията, написани с активен залог, са по-лесни за разбиране от изреченията, написани с страдателен залог.

Например „Хранех кучетата“ (активен залог) се чете и разбира по-лесно от „Кучетата бяха хранени от мен“ (пасивен залог).

6. Лесен за четене

Ефективната писмена комуникация трябва да бъде лесна за четене. Използвайте интервали, кратки изречения, кратки абзаци, точки, заглавия и подзаглавия. Това ще направи по-лесно и по-малко скучно четенето на всяка форма на писмена комуникация.

7. Проверят

Внимателно проверявайте за граматически, правописни и пунктуационни грешки, преди да споделите какъвто и да е писмен документ за комуникация.

Можете или да помолите някого да коригира написаното от вас, или да го направите сами, като използвате софтуер за корекция като Grammarly, Paper Rater, ProWriting Aid, Hemingway и др.

Освен това практикувайте писането на различни документи, за да подобрите уменията си за писмена комуникация. Можете да започнете, като изпратите имейли до вашите приятели и семейство.

Препоръчваме също:

Заключение

Дигиталната ера промени начина, по който общуваме помежду си. Преди няколко години споделяме информация чрез писма, чието доставяне може да отнеме дни. Сега можете лесно да споделяте информация само с едно кликване.

Съвременните методи за писмена комуникация, напр. имейли, текстови съобщения и т.н., са по-удобни от по-старите методи на писмена комуникация, напр. писма.

Освен високите резултати от GPA, работодателите се грижат за комуникационните умения, особено уменията за писмена комуникация. Без съмнение писмената комуникация е съществена част от живота ни. Ето защо трябва да подобрите уменията си за писмена комуникация.

Стигнахме до края на тази статия. Смятате ли тази статия за полезна? Уведомете ни в секцията за коментари.