লিখিত যোগাযোগ দক্ষতা শেখার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ দক্ষতাগুলির মধ্যে একটি। এই দক্ষতাগুলি শক্তিশালী সরঞ্জাম যা বিপুল সংখ্যক লোকের সাথে তথ্য ভাগ করতে ব্যবহার করা যেতে পারে।
শিক্ষার্থীদের তাদের লেকচারারদের সাথে যোগাযোগ করতে এবং স্কলারশিপ, ইন্টার্নশিপ, চাকরি ইত্যাদির জন্য আবেদন করার জন্য লিখিত যোগাযোগ দক্ষতার প্রয়োজন। দুর্বল যোগাযোগ দক্ষতার জন্য আপনার অনেক খরচ হতে পারে, আপনার আবেদনপত্র খারাপ লেখার কারণে আপনি একটি বৃত্তি বা ইন্টার্নশিপ হারাতে পারেন।
লিখিত যোগাযোগ যোগাযোগের সবচেয়ে সাধারণ এবং কার্যকর পদ্ধতিগুলির মধ্যে একটি। এই ধরনের যোগাযোগ ডিজিটাল যুগে ক্রমশ গুরুত্বপূর্ণ হয়ে উঠছে।
অনুযায়ী কলেজ ও নিয়োগকারীদের জাতীয় সমিতি, 77.5% নিয়োগকর্তা শক্তিশালী লিখিত যোগাযোগ দক্ষতা সহ একজন প্রার্থী চান।
এই নিবন্ধে, আপনি লিখিত যোগাযোগের সংজ্ঞা, উদাহরণ, গুরুত্ব, সীমাবদ্ধতা এবং লিখিত যোগাযোগ দক্ষতা উন্নত করার উপায়গুলি শিখবেন।
সুচিপত্র
লিখিত যোগাযোগ দক্ষতা কি?
লিখিত যোগাযোগ হল এক ধরনের যোগাযোগ পদ্ধতি যা লিখিত শব্দ ব্যবহার করে। এটি লিখিত শব্দের মাধ্যমে যোগাযোগ জড়িত, হয় ডিজিটালি (যেমন ইমেল) বা কাগজে।
লিখিত যোগাযোগ দক্ষতা লিখিত শব্দগুলির সাথে কার্যকরভাবে যোগাযোগ করার জন্য প্রয়োজনীয় দক্ষতা।
কার্যকর লিখিত যোগাযোগের জন্য নিম্নলিখিত দক্ষতা বা গুণাবলী প্রয়োজন:
- বাক্য নির্মাণ
- বিরাম চিহ্নের যথাযথ ব্যবহার
- ব্যাকরণের মৌলিক নিয়ম সম্পর্কে জ্ঞান
- সুরের যথাযথ ব্যবহার
- নির্দিষ্ট সম্পাদনা সরঞ্জাম বা সফ্টওয়্যার ব্যবহার।
লিখিত যোগাযোগের গুরুত্ব
লিখিত যোগাযোগের গুরুত্ব নিচে দেওয়া হল:
- স্থায়ী রেকর্ড তৈরি করে
- ভুল বোঝাবুঝি কমানো
- সঠিক
- পেশাদার সম্পর্ক তৈরি করুন
- দূর-দূরত্ব যোগাযোগের জন্য উপযুক্ত
- বিতরণ করা খুব সহজ.
1. একটি স্থায়ী রেকর্ড তৈরি করে
লিখিত যোগাযোগের যেকোন প্রকার একটি স্থায়ী রেকর্ড এবং এটি ভবিষ্যতের রেফারেন্স হিসাবে কাজ করতে পারে। লিখিত যোগাযোগের নথি যেকোনো আইনি মামলায় বা যখনই প্রয়োজন হয় প্রমাণ হিসেবে ব্যবহার করা যেতে পারে।
2. ভুল বোঝাবুঝি কম করুন
কোনো ভুল বোঝাবুঝি ছাড়াই জটিল বিষয় উপস্থাপনের সর্বোত্তম উপায় হলো লিখিত যোগাযোগ। কার্যকর লিখিত যোগাযোগ সহজে বোঝা যায় কারণ এটি সহজ কথায় লেখা হয়।
এছাড়াও, কোন ভুল বোঝাবুঝির ক্ষেত্রে, একজন পাঠক সহজেই এটির মধ্য দিয়ে যেতে পারে যতক্ষণ না সে সম্পূর্ণরূপে বুঝতে পারে।
3. সঠিক
লিখিত যোগাযোগে ত্রুটির জন্য সামান্য বা কোন স্থান নেই। লিখিত যোগাযোগে নির্ভুলতা নিশ্চিত করা হয় কারণ শব্দ সংশোধন বা সম্পাদনা করার একাধিক সুযোগ রয়েছে। আপনি সহজেই একটি ইমেল, মেমো, ব্রোশার ইত্যাদি সম্পাদনা করতে পারেন।
4. পেশাদার সম্পর্ক তৈরি করুন
আপনার ক্লায়েন্ট বা গ্রাহকদের সাথে পর্যাপ্ত যোগাযোগ একটি পেশাদার সম্পর্ক গড়ে তুলতে পারে। লিখিত যোগাযোগ একটি পেশাদার সম্পর্ক অর্জনের সবচেয়ে কার্যকর উপায়। অভিবাদন, অভিনন্দন বার্তা ইত্যাদি রিসিভারকে বাধা না দিয়ে ইমেলের মাধ্যমে পাঠানো যেতে পারে।
5. দীর্ঘ দূরত্ব যোগাযোগের জন্য উপযুক্ত
লিখিত যোগাযোগ আপনার থেকে অনেক দূরে মানুষের সাথে যোগাযোগ করার একটি দ্রুততর উপায়। উদাহরণস্বরূপ, অবস্থান নির্বিশেষে আপনি সহজেই WhatsApp এর মাধ্যমে বার্তা পাঠাতে পারেন।
6. বিতরণ করা খুব সহজ
একই সময়ে বিপুল সংখ্যক মানুষের কাছে তথ্য বিতরণের সর্বোত্তম উপায় হল লিখিত যোগাযোগ। উদাহরণস্বরূপ, একটি ইমেল একই সময়ে একাধিক ব্যক্তিকে ফরোয়ার্ড করা যেতে পারে।
লিখিত যোগাযোগের সীমাবদ্ধতা
যদিও লিখিত যোগাযোগের বেশ কিছু সুবিধা রয়েছে, তবুও কিছু সীমাবদ্ধতা রয়েছে।
লিখিত যোগাযোগের সীমাবদ্ধতা (অসুবিধা) নিচে দেওয়া হল:
-
দেরী প্রতিক্রিয়া
লিখিত যোগাযোগ তাত্ক্ষণিক প্রতিক্রিয়া প্রদান করতে পারে না. প্রেরককে উত্তর দেওয়ার আগে প্রাপককে একটি বার্তা পড়তে এবং বুঝতে হবে।
আপনার অবিলম্বে স্পষ্টীকরণের প্রয়োজন হলে এই ধরনের যোগাযোগ ব্যবহার করা উচিত নয়।
-
সময় অপগিত হয় এমন
একটি লিখিত বার্তা রচনা এবং বিতরণ অনেক সময় নিতে পারে. লিখিত যোগাযোগের বেশিরভাগ ফর্ম পাঠানোর আগে আপনাকে লিখতে, সম্পাদনা করতে এবং প্রুফরিড করতে হবে।
-
ব্যয়বহুল
লিখিত যোগাযোগ ব্যয়বহুল কারণ আপনাকে কিছু সরঞ্জাম যেমন কালি, কাগজ, প্রিন্টার, কম্পিউটার ইত্যাদি কিনতে হবে।
আপনার জন্য লিখতে বা টাইপ করার জন্য আপনাকে কাউকে নিয়োগ করতে হতে পারে।
-
নিরক্ষর থেকে অর্থহীন
রিসিভার পড়তে বা লিখতে না পারলে লিখিত যোগাযোগ অকেজো।
যোগাযোগের এই পদ্ধতির জন্য পড়তে এবং লেখার ক্ষমতা প্রয়োজন। অশিক্ষিতের সাথে যোগাযোগ করার সময় লিখিত যোগাযোগ ব্যবহার করা উচিত নয়।
স্কুলে লিখিত যোগাযোগের উদাহরণ।
এখানে আমরা স্কুলগুলিতে ব্যবহৃত লিখিত যোগাযোগের সবচেয়ে সাধারণ ফর্মগুলি ভাগ করব।
বিঃদ্রঃ: লিখিত যোগাযোগের বেশ কয়েকটি উদাহরণ রয়েছে তবে নীচে স্কুলগুলিতে ব্যবহৃত লিখিত যোগাযোগের সবচেয়ে সাধারণ উদাহরণ রয়েছে।
নীচে স্কুলগুলিতে লিখিত যোগাযোগের উদাহরণ রয়েছে:
-
ইমেইল
ইমেল লিখিত যোগাযোগের সবচেয়ে কার্যকর এবং সস্তা মাধ্যমগুলির মধ্যে একটি। ইমেলগুলি বিভিন্ন উদ্দেশ্যে ব্যবহার করা যেতে পারে: অধ্যাপক এবং সুপারভাইজারদের সাথে যোগাযোগ করা, ইলেকট্রনিক ফাইল পাঠানো, চাকরির জন্য আবেদন করা, ইন্টার্নশিপ এবং স্কলারশিপ ইত্যাদি
-
স্মারক
একটি স্কুলের মধ্যে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য যোগাযোগ করতে মেমো ব্যবহার করা যেতে পারে। এটি স্কুল বিভাগের সাথে যোগাযোগ করার একটি কার্যকর উপায়।
-
বুলেটিন
একটি বুলেটিন একটি সংক্ষিপ্ত অফিসিয়াল বিবৃতি যা একটি নির্দিষ্ট বিষয় সম্পর্কে একদল লোককে অবহিত করতে ব্যবহৃত হয়।
-
প্রশ্নাবলীর
একটি প্রশ্নাবলী হল প্রশ্নগুলির একটি সেট যা শিক্ষার্থীদের কাছ থেকে, গবেষণা বা জরিপের সময় প্রয়োজনীয় তথ্য পেতে ব্যবহৃত হয়।
-
শিক্ষামূলক উপাদান
পাঠ্যপুস্তক, ওয়ার্কবুক, হ্যান্ডআউট, স্টাডি গাইড, ম্যানুয়াল ইত্যাদির মতো নির্দেশমূলক উপাদানগুলিও লিখিত যোগাযোগের উদাহরণ। এগুলি হল যে কোনও উপকরণের সংগ্রহ যা একজন শিক্ষক শিক্ষাদানে ব্যবহার করতে পারেন।
-
তাৎক্ষণিক বার্তা আদান প্রদান
ইনস্ট্যান্ট মেসেজিং হল লিখিত যোগাযোগের একটি ফর্ম যেখানে দুই বা ততোধিক ব্যক্তি তাদের মোবাইল ফোন বা কম্পিউটারের মাধ্যমে কথোপকথনে অংশগ্রহণ করে। এটি ফেসবুক মেসেঞ্জার, স্ন্যাপচ্যাট, হোয়াটসঅ্যাপ, টেলিগ্রাম, ওয়েচ্যাট ইত্যাদির মাধ্যমে পাঠানো যেতে পারে।
-
ওয়েবসাইট বিষয়বস্তু
ওয়েবসাইটের বিষয়বস্তু একটি স্কুল রেন্ডার করা পরিষেবা সম্পর্কে সাইটের দর্শকদের শিক্ষিত করতে ব্যবহার করা যেতে পারে।
-
পুস্তিকা
একটি স্কুল কিভাবে কাজ করে তা বোঝার জন্য অভিভাবকদের সাহায্য করার জন্য ব্রোশার ব্যবহার করা যেতে পারে। এতে স্কুল, এর স্টাফ এবং বোর্ড অফ গভর্নর সম্পর্কে তথ্য রয়েছে।
-
ক্লাসরুম ওয়েবপেজ
ক্লাসরুম ওয়েবপেজগুলি বিভিন্ন উদ্দেশ্যে ব্যবহার করা যেতে পারে: গুরুত্বপূর্ণ আপডেট পোস্ট করা, অ্যাসাইনমেন্ট আপলোড করা, গ্রেডগুলিতে অ্যাক্সেস প্রদান করা, পিতামাতা এবং শিক্ষার্থীদের সাথে যোগাযোগ করা ইত্যাদি।
-
নিউজ লেটার
নিউজলেটার হল বিভিন্ন স্কুলের কার্যক্রম, খবর, ঘটনা, সময়সূচী পরিবর্তন ইত্যাদি সম্পর্কে ছাত্র ও অভিভাবকদের জানানোর একটি কার্যকর উপায়।
-
প্রেস রিলিজ
একটি প্রেস রিলিজ হল একটি কোম্পানি বা সংস্থা কর্তৃক মিডিয়াকে দেওয়া একটি অফিসিয়াল বিবৃতি। এটি স্কুলের দ্বারা সংবাদযোগ্য তথ্য শেয়ার করতে ব্যবহার করা যেতে পারে।
-
রিপোর্ট কার্ড মন্তব্য
রিপোর্ট কার্ডের মন্তব্য অভিভাবকদের তাদের সন্তানদের একাডেমিক কর্মক্ষমতা সম্পর্কে অবহিত করে।
-
চিঠিপত্র
চিঠিগুলি তথ্য, অভিযোগ, শুভেচ্ছা ইত্যাদি পাঠাতে ব্যবহার করা যেতে পারে।
-
পোষ্টকার্ড
ক্লাসরুম পোস্টকার্ড হল আপনার ছাত্রদের ছোট ব্যক্তিগত বার্তা পাঠানোর একটি দ্রুত এবং সহজ উপায় (যেমন স্কুল বার্তায় স্বাগত জানাই)।
-
প্রস্তাব
একটি নির্দিষ্ট শিক্ষা প্রকল্পের অনুমোদন পেতে প্রস্তাবগুলি ব্যবহার করা যেতে পারে
আপনার লিখিত যোগাযোগ দক্ষতা উন্নত করার টিপস
কার্যকর লিখিত যোগাযোগ দক্ষতা বিকাশ করতে এই টিপস অনুসরণ করুন:
- আপনার লক্ষ্য চিহ্নিত করুন
- সঠিক টোন ব্যবহার করুন
- জার্গন ব্যবহার এড়িয়ে চলুন
- প্রসঙ্গে লেগে থাকুন
- সক্রিয় ভয়েস ব্যবহার করুন
- পড়তে সহজ
- প্রুফরিড.
1. আপনার লক্ষ্য চিহ্নিত করুন
কার্যকর লিখিত যোগাযোগের একটি উদ্দেশ্য থাকতে হবে। এই উদ্দেশ্যটি অবশ্যই চিহ্নিত করতে হবে এবং একটি সহজ উপায়ে প্রাপকের কাছে যোগাযোগ করতে হবে।
2. ডান টোন ব্যবহার করুন
আপনি যে টোন ব্যবহার করেন তা আপনার লক্ষ্য দর্শক এবং লেখার উদ্দেশ্যের উপর নির্ভর করে। লিখিত যোগাযোগের কিছু ফর্ম (যেমন প্রস্তাব, জীবনবৃত্তান্ত ইত্যাদি) একটি আনুষ্ঠানিক সুর প্রয়োজন।
3. জার্গন ব্যবহার এড়িয়ে চলুন
লিখিত যোগাযোগে, আপনার শব্দ চয়ন সহজ এবং বোঝা সহজ হওয়া উচিত। পরিভাষা ও জটিল শব্দের ব্যবহার এড়িয়ে চলুন।
4. বিষয়টিতে থাকুন
আপনাকে অবশ্যই বিষয়ের সাথে লেগে থাকতে হবে এবং অপ্রাসঙ্গিক তথ্য শেয়ার করা এড়াতে হবে। এটি বার্তাটির উদ্দেশ্য বোঝা কঠিন করে তুলতে পারে।
কার্যকর লিখিত যোগাযোগ সংক্ষিপ্ত হতে হবে। সুতরাং, আপনাকে অপ্রাসঙ্গিক তথ্য অন্তর্ভুক্ত না করে আপনার পয়েন্টগুলি স্পষ্টভাবে বলতে হবে।
5. সক্রিয় ভয়েস ব্যবহার করুন
প্যাসিভ ভয়েসের পরিবর্তে সক্রিয় কণ্ঠে বেশিরভাগ বাক্য লিখুন। নিষ্ক্রিয় কণ্ঠে লেখা বাক্যের চেয়ে সক্রিয় কণ্ঠে লেখা বাক্য বোঝা সহজ।
উদাহরণস্বরূপ, "আমি কুকুরকে খাওয়ালাম" (অ্যাক্টিভ ভয়েস) "কুকুরকে আমাকে খাওয়ানো হয়েছিল" (প্যাসিভ ভয়েস) এর চেয়ে পড়া এবং বোঝা সহজ।
6. পড়া সহজ
কার্যকর লিখিত যোগাযোগ অবশ্যই পড়া সহজ হতে হবে। ব্যবধান, ছোট বাক্য, ছোট অনুচ্ছেদ, বুলেট পয়েন্ট, শিরোনাম এবং উপশিরোনাম ব্যবহার করুন। এটি লিখিত যোগাযোগের যেকোনো ফর্ম পড়া সহজ এবং কম বিরক্তিকর করে তুলবে।
7। প্রুফরিড
কোনো লিখিত যোগাযোগের নথি শেয়ার করার আগে ব্যাকরণ, বানান এবং বিরাম চিহ্নের ভুলগুলি সাবধানে পরীক্ষা করুন।
আপনি হয় কাউকে আপনার লেখার প্রুফরিড করতে বলতে পারেন অথবা গ্রামারলি, পেপার রেটার, প্রোরাইটিং এইড, হেমিংওয়ে ইত্যাদির মতো প্রুফরিডিং সফ্টওয়্যার ব্যবহার করে নিজেই করতে পারেন।
এছাড়াও, আপনার লিখিত যোগাযোগ দক্ষতা উন্নত করতে বিভিন্ন নথি লেখার অনুশীলন করুন। আপনি আপনার বন্ধু এবং পরিবারকে ইমেল পাঠিয়ে শুরু করতে পারেন।
আমরা সুপারিশ:
- প্রবন্ধ লেখার শীর্ষ 10টি গুরুত্ব
- লেখার দক্ষতার শীর্ষ 10টি গুরুত্ব
- এমবিএ অনলাইন স্টুডেন্টস গাইড
- 2022 GMAT স্কোর চার্ট: সব জানার জন্য এবং সহজ ব্যবহারের টিপস
- উচ্চ শিক্ষার 20 গুরুত্ব: কলেজ বা বিশ্ববিদ্যালয়
উপসংহার
ডিজিটাল যুগ আমরা একে অপরের সাথে কীভাবে যোগাযোগ করি তা পরিবর্তন করেছে। কিছু বছর আগে, আমরা চিঠির মাধ্যমে তথ্য ভাগ করেছিলাম, যেগুলি বিতরণ করতে কয়েক দিন সময় লাগতে পারে। এখন, আপনি সহজে একটি ক্লিকের মাধ্যমে তথ্য শেয়ার করতে পারেন।
আধুনিক লিখিত যোগাযোগ পদ্ধতি যেমন ইমেল, টেক্সট বার্তা ইত্যাদি লিখিত যোগাযোগের পুরানো পদ্ধতি যেমন চিঠির চেয়ে বেশি সুবিধাজনক।
উচ্চ জিপিএ স্কোর ছাড়াও, নিয়োগকর্তারা যোগাযোগ দক্ষতা, বিশেষ করে লিখিত যোগাযোগ দক্ষতার দিকে নজর দেন। কোন সন্দেহ নেই, লিখিত যোগাযোগ আমাদের জীবনের একটি অপরিহার্য অংশ। এই কারণে আপনাকে আপনার লিখিত যোগাযোগ দক্ষতা উন্নত করতে হবে।
আমরা এখন এই নিবন্ধের শেষে এসেছি, আপনি কি এই নিবন্ধটি সহায়ক বলে মনে করেন? আমাদের মন্তব্য বিভাগে জানি.