Vještine pismene komunikacije: Potpuni vodič za 2023

By
Rahamah
-
0
3572
pismene komunikacijske vještine
pismene komunikacijske vještine

Vještine pismene komunikacije su među najvažnijim vještinama koje treba naučiti. Ove vještine su moćni alati koji se mogu koristiti za razmjenu informacija s velikim brojem ljudi.

Studentima su potrebne pismene komunikacijske vještine kako bi komunicirali sa svojim predavačima i aplicirali za stipendije, stažiranje, poslove itd. Loše komunikacijske vještine mogu vas puno koštati, možete izgubiti stipendiju ili praksu jer je vaša prijava bila loše napisana.

Pisana komunikacija je jedna od najčešćih i najefikasnijih metoda komunikacije. Ova vrsta komunikacije postaje sve važnija u digitalnom dobu.

Prema Nacionalno udruženje fakulteta i poslodavaca, 77.5% poslodavaca želi kandidata sa jakim pismenim komunikacijskim vještinama.

U ovom članku ćete naučiti definiciju pisane komunikacije, primjere, važnost, ograničenja i načine za poboljšanje vještina pismene komunikacije.

Šta su pisane komunikacijske vještine

Pisana komunikacija je vrsta komunikacijske metode koja koristi pisane riječi. To uključuje komunikaciju putem pisanih riječi, bilo digitalno (npr. e-poruke) ili na papiru.

Vještine pismene komunikacije su one vještine potrebne za efikasnu komunikaciju pisanim riječima.

Učinkovita pismena komunikacija zahtijeva sljedeće vještine ili kvalitete:

  • Konstrukcija rečenice
  • Odgovarajuća upotreba interpunkcije
  • Poznavanje osnovnih gramatičkih pravila
  • Odgovarajuća upotreba tona
  • Upotreba određenih alata ili softvera za uređivanje.

Važnost pisane komunikacije

Ispod je važnost pisane komunikacije:

1. Kreira trajni zapis

Svaki oblik pismene komunikacije je trajna evidencija i može poslužiti kao buduća referenca. Pisani komunikacijski dokumenti mogu se koristiti kao dokaz u bilo kojem pravnom slučaju ili kad god je to potrebno.

2. Smanjite nesporazume

Pisana komunikacija je najbolji način da se iznese složena tema bez ikakvih nesporazuma. Učinkovita pismena komunikacija je lako razumljiva jer je napisana jednostavnim riječima.

Takođe, u slučaju bilo kakvog nesporazuma, čitalac može lako da prođe kroz njega nekoliko puta dok u potpunosti ne razume.

3. Tačno

Pisana komunikacija ima malo ili nimalo prostora za greške. Preciznost je zagarantovana u pisanoj komunikaciji jer postoji više šansi za ispravljanje ili uređivanje riječi. Možete jednostavno urediti e-poštu, bilješke, brošure itd.

4. Stvorite profesionalne odnose

Adekvatna komunikacija sa vašim klijentima ili klijentima može potaknuti profesionalni odnos. Pisana komunikacija je najefikasniji način za postizanje profesionalnog odnosa. Pozdrave, čestitke itd. mogu se slati putem e-pošte bez prekidanja primaoca.

5. Pogodno za komunikaciju na daljinu

Pisana komunikacija je brži način komunikacije s ljudima koji su daleko od vas. Na primjer, možete lako slati poruke putem WhatsApp-a bez obzira na lokaciju.

6. Vrlo lako se distribuira

Pisana komunikacija je najbolji način da se informacije distribuiraju velikom broju ljudi u isto vrijeme. Na primjer, e-mail se može proslijediti na više osoba u isto vrijeme.

Ograničenja pisane komunikacije

Iako pismena komunikacija ima nekoliko prednosti, još uvijek postoje neka ograničenja.

Ispod su ograničenja (nedostaci) pismene komunikacije:

  • Late Feedback

Pisana komunikacija ne može pružiti trenutnu povratnu informaciju. Primalac će morati da pročita i razume poruku pre nego što može da odgovori pošiljaocu.

Ovu vrstu komunikacije ne treba koristiti kada vam je potrebno hitno pojašnjenje.

  • Vreme vremena

Sastavljanje i dostavljanje pisane poruke može potrajati dosta vremena. Morat ćete pisati, uređivati ​​i lektorirati prije nego što možete poslati većinu oblika pismene komunikacije.

  • skup

Pisana komunikacija je skupa jer ćete morati da kupite neku opremu poput mastila, papira, štampača, kompjutera itd.

Možda ćete morati i zaposliti nekoga da piše ili kuca umjesto vas.

  • Besmisleno za nepismene

Pisana komunikacija je beskorisna ako primalac ne može čitati ili pisati.

Ova metoda komunikacije zahtijeva sposobnost čitanja i pisanja. U komunikaciji sa nepismenim ne treba koristiti pisanu komunikaciju.

Primjeri pisane komunikacije u školama.

Ovdje ćemo podijeliti najčešće oblike pisane komunikacije koji se koriste u školama.

Bilješka: Postoji nekoliko primjera pismene komunikacije, ali u nastavku su navedeni najčešći primjeri pismene komunikacije koji se koriste u školama.

Ispod su primjeri pismene komunikacije u školama:

  • Emails

E-pošta je jedno od najefikasnijih i najjeftinijih sredstava pismene komunikacije. E-pošta se može koristiti u različite svrhe: komunikacija sa profesorima i supervizorima, slanje elektronskih fajlova, prijavljivanje za posao, stažiranje, stipendije itd.

  • Memos

Podsjetnici se mogu koristiti za prenošenje važnih informacija ljudima u školi. To je efikasan način komunikacije sa školskim odjelima.

  • Bilten

Bilten je kratka službena izjava koja se koristi za informiranje grupe ljudi o određenoj stvari.

  • upitnici

Upitnik je skup pitanja koji se koristi za dobijanje potrebnih informacija od učenika, tokom istraživanja ili ankete.

  • Nastavni materijali

Nastavni materijali kao što su udžbenici, radne sveske, brošure, vodiči za učenje, priručnici itd. su također primjeri pismene komunikacije. Oni su bilo koja zbirka materijala koju nastavnik može koristiti u nastavi.

  • Instant Messaging

Razmjena trenutnih poruka je oblik pisane komunikacije u kojoj dvije ili više osoba učestvuju u razgovoru preko svojih mobilnih telefona ili kompjutera. Može se poslati putem Facebook messengera, Snapchata, WhatsAppa, Telegrama, WeChata itd.

  • Website sadržaj

Sadržaj web stranice može se koristiti za edukaciju posjetitelja stranice o uslugama koje škola pruža.

  • Brošure

Brošure se mogu koristiti da pomognu roditeljima da shvate kako škola funkcioniše. Sadrži informacije o školi, njenom osoblju i upravnom odboru.

  • Web stranice učionice

Web stranice učionice mogu se koristiti u različite svrhe: objavljivanje važnih ažuriranja, postavljanje zadataka, omogućavanje pristupa ocjenama, komunikacija sa roditeljima i učenicima itd.

  • Newsletteri

Bilteni su efikasan način informisanja učenika i roditelja o raznim školskim aktivnostima, novostima, događajima, promjenama rasporeda itd.

  • Press Release

Saopštenje za javnost je zvanična izjava koju kompanija ili organizacija daje medijima. Škole ga mogu koristiti za razmjenu informacija koje su vrijedne vijesti.

  • Komentari izvještaja

Komentari izvještaja informiraju roditelje o akademskom uspjehu njihove djece.

  • pisma

Pisma se mogu koristiti za slanje informacija, pritužbi, pozdrava itd.

  • Razglednice

Razglednice iz učionice su brz i jednostavan način za slanje kratkih ličnih poruka (npr. poruka dobrodošlice nazad u školu) vašim učenicima.

  • Prijedlozi

Prijedlozi se mogu koristiti za dobivanje odobrenja za određeni obrazovni projekat

Savjeti za poboljšanje vještina pismene komunikacije

Da biste razvili efikasnu pismenu komunikaciju, slijedite ove savjete:

1. Identifikujte svoj cilj

Efikasna pismena komunikacija mora imati svrhu. Ova svrha mora biti identificirana i saopćena primaocu na jednostavan način.

2. Koristite pravi ton

Ton koji koristite zavisi od vaše ciljne publike i svrhe pisanja. Neki oblici pismene komunikacije (kao što su prijedlozi, životopisi itd.) zahtijevaju formalni ton.

3. Izbjegavajte korištenje žargona

U pisanoj komunikaciji, vaš izbor riječi treba biti jednostavan i lako razumljiv. Izbjegavajte upotrebu žargona i složenih riječi.

4. Držite se teme

Morate se držati teme i izbjegavati dijeljenje nebitnih informacija. To može otežati razumijevanje svrhe poruke.

Efikasna pismena komunikacija mora biti koncizna. Dakle, morate jasno iznijeti svoje stavove bez uključivanja nebitnih informacija.

5. Koristite Active Voice

Napišite većinu rečenica aktivnim glasom umjesto pasivom. Rečenice napisane aktivnim glasom lakše su razumjeti nego rečenice napisane pasivnim glasom.

Na primjer, „nahranio sam pse“ (aktivan glas) je lakše za čitanje i razumijevanje nego „pse sam nahranio“ (pasivni glas).

6. Lako za čitanje

Efikasna pismena komunikacija mora biti laka za čitanje. Koristite razmake, kratke rečenice, kratke pasuse, oznake, naslove i podnaslove. To će učiniti lakšim i manje dosadnim čitanje bilo kojeg oblika pisane komunikacije.

7. Ispitati

Pažljivo provjerite ima li gramatičkih, pravopisnih i interpunkcijskih grešaka prije nego što podijelite bilo koji pisani komunikacijski dokument.

Možete ili zamoliti nekoga da lektorira vaše pisanje ili to učinite sami koristeći softver za lekturu kao što je Grammarly, Paper Rater, ProWriting Aid, Hemingway itd.

Osim toga, vježbajte pisanje raznih dokumenata kako biste poboljšali svoje pismene komunikacijske vještine. Možete započeti slanjem e-pošte prijateljima i porodici.

Preporučujemo i:

zaključak

Digitalno doba je promijenilo način na koji komuniciramo jedni s drugima. Prije nekoliko godina, dijelimo informacije putem pisama, za koje mogu potrajati dani. Sada možete jednostavno dijeliti informacije samo jednim klikom.

Moderne metode pismene komunikacije, npr. e-pošta, tekstualne poruke itd. su pogodnije od starijih metoda pismene komunikacije, npr. pisma.

Osim visokih ocjena GPA, poslodavci traže komunikacijske vještine, posebno pismene komunikacijske vještine. Bez sumnje, pismena komunikacija je bitan dio naših života. Zbog toga morate poboljšati svoje pismene komunikacijske vještine.

Sada smo došli do kraja ovog članka. Smatrate li ovaj članak korisnim? Obavijestite nas u odjeljku za komentare.