Písemné komunikační dovednosti: Kompletní průvodce 2023

By
Rahamah
-
0
3575
písemné komunikační dovednosti
písemné komunikační dovednosti

Písemná komunikace patří mezi nejdůležitější dovednosti, které je třeba se naučit. Tyto dovednosti jsou výkonnými nástroji, které lze použít ke sdílení informací s velkým počtem lidí.

Studenti potřebují písemné komunikační dovednosti, aby mohli komunikovat se svými lektory a ucházet se o stipendia, stáže, zaměstnání atd. Špatné komunikační dovednosti vás mohou stát hodně, můžete přijít o stipendium nebo stáž, protože vaše žádost byla špatně napsána.

Písemná komunikace je jedním z nejběžnějších a nejefektivnějších způsobů komunikace. Tento typ komunikace je v digitálním věku stále důležitější.

Podle Národní asociace vysokých škol a zaměstnavatelů77.5 % zaměstnavatelů chce kandidáta se silnými znalostmi písemné komunikace.

V tomto článku se dozvíte definici písemné komunikace, příklady, důležitost, omezení a způsoby, jak zlepšit dovednosti písemné komunikace.

Co jsou to písemné komunikační dovednosti

Písemná komunikace je druh komunikační metody, která využívá psaná slova. Zahrnuje komunikaci prostřednictvím psaných slov, buď digitálně (např. e-maily) nebo na papíře.

Písemné komunikační dovednosti jsou dovednosti potřebné k efektivní komunikaci psanými slovy.

Efektivní písemná komunikace vyžaduje následující dovednosti nebo vlastnosti:

  • Konstrukce vět
  • Vhodné použití interpunkce
  • Znalost základních gramatických pravidel
  • Vhodné použití tónu
  • Použití určitých editačních nástrojů nebo softwaru.

Význam písemné komunikace

Níže je uveden význam písemné komunikace:

1. Vytvoří trvalý záznam

Jakákoli forma písemné komunikace je trvalým záznamem a může sloužit jako budoucí reference. Písemné komunikační dokumenty lze použít jako důkaz v jakémkoli právním případě nebo kdykoli je to potřeba.

2. Snižte nedorozumění

Písemná komunikace je nejlepší způsob, jak prezentovat složitou záležitost bez jakéhokoli nedorozumění. Efektivní písemná komunikace je snadno pochopitelná, protože je napsána jednoduchými slovy.

V případě jakéhokoli nedorozumění si ji čtenář může snadno několikrát projít, dokud plně neporozumí.

3. Přesné

Písemná komunikace má malý nebo žádný prostor pro chyby. Přesnost je zaručena v písemné komunikaci, protože existuje více možností opravit nebo upravit slova. Můžete snadno upravovat e-maily, poznámky, brožury atd.

4. Vytvářejte profesionální vztahy

Adekvátní komunikace s vašimi klienty nebo zákazníky může podpořit profesionální vztah. Písemná komunikace je nejúčinnějším způsobem, jak dosáhnout profesionálního vztahu. Pozdravy, blahopřejné zprávy atd. lze posílat e-mailem bez přerušení příjemce.

5. Vhodné pro komunikaci na dálku

Písemná komunikace je rychlejší způsob, jak komunikovat s lidmi daleko od vás. Například můžete snadno odesílat zprávy přes WhatsApp bez ohledu na umístění.

6. Velmi snadná distribuce

Písemná komunikace je nejlepší způsob, jak distribuovat informace velkému počtu lidí současně. Například e-mail lze přeposlat několika lidem současně.

Omezení písemné komunikace

Přestože písemná komunikace má několik výhod, stále existují určitá omezení.

Níže jsou uvedena omezení (nevýhody) písemné komunikace:

  • Pozdní zpětná vazba

Písemná komunikace nemůže poskytnout okamžitou zpětnou vazbu. Příjemce si bude muset přečíst zprávu a porozumět jí, než bude moci odpovědět odesílateli.

Tento typ komunikace by se neměl používat, když potřebujete okamžité vysvětlení.

  • Časově náročné

Sestavení a doručení písemné zprávy může zabrat spoustu času. Než budete moci odeslat většinu písemných sdělení, budete muset napsat, upravit a zkorigovat.

  • Drahý

Písemná komunikace je drahá, protože si budete muset koupit nějaké vybavení, jako je inkoust, papír, tiskárna, počítač atd.

Možná budete také muset zaměstnat někoho, kdo za vás bude psát nebo psát.

  • Bezvýznamné pro negramotné

Písemná komunikace je zbytečná, pokud příjemce nemůže číst nebo zapisovat.

Tento způsob komunikace vyžaduje schopnost číst a psát. Při komunikaci s negramotnými by se neměla používat písemná komunikace.

Příklady písemné komunikace ve školách.

Zde budeme sdílet nejběžnější formy písemné komunikace používané ve školách.

Poznámka: Existuje několik příkladů písemné komunikace, ale níže jsou uvedeny nejběžnější příklady písemné komunikace používané ve školách.

Níže jsou uvedeny příklady písemné komunikace ve školách:

  • E-maily

E-mail je jedním z nejúčinnějších a nejlevnějších prostředků písemné komunikace. E-maily lze použít k různým účelům: komunikaci s profesory a školiteli, odesílání elektronických souborů, podávání žádostí o zaměstnání, stáže a stipendia atd.

  • Poznámek

Poznámky lze použít ke sdělování důležitých informací lidem ve škole. Je to efektivní způsob komunikace s odděleními školy.

  • Bulletin

Bulletin je krátké oficiální prohlášení používané k informování skupiny lidí o konkrétní záležitosti.

  • Dotazníky

Dotazník je soubor otázek, který se používá k získání požadovaných informací od studentů během výzkumu nebo průzkumu.

  • Instruktážní materiály

Příkladem písemné komunikace jsou také učební materiály, jako jsou učebnice, pracovní sešity, letáky, studijní příručky, manuály atd. Jedná se o jakoukoli sbírku materiálů, které může učitel použít při výuce.

  • instant Messaging

Instant messaging je forma písemné komunikace, při které se dvě nebo více osob účastní konverzace prostřednictvím svých mobilních telefonů nebo počítačů. Lze jej odeslat přes Facebook messenger, Snapchat, WhatsApp, Telegram, WeChat atd.

  • Webové stránky Content

Obsah webových stránek lze použít ke vzdělávání návštěvníků stránek o službách, které škola poskytuje.

  • Brožury

Brožury mohou rodičům pomoci pochopit, jak škola funguje. Obsahuje informace o škole, jejích zaměstnancích a správní radě.

  • Webové stránky třídy

Webové stránky Učebny lze používat k různým účelům: zveřejňování důležitých aktualizací, nahrávání úkolů, poskytování přístupu ke známkám, komunikaci s rodiči a studenty atd.

  • Zpravodaje

Zpravodaje jsou efektivním způsobem, jak informovat žáky a rodiče o různých školních aktivitách, novinkách, akcích, změnách rozvrhu atd.

  • Tisková zpráva

Tisková zpráva je oficiální prohlášení dané společností nebo organizací médiím. Školy jej mohou používat ke sdílení informací, které jsou zajímavé pro zprávy.

  • Komentáře k vysvědčení

Komentáře k vysvědčení informují rodiče o studijních výsledcích jejich dětí.

  • Dopisy

Dopisy lze použít k zasílání informací, stížností, pozdravů atd.

  • Pohlednice

Pohlednice do třídy představují rychlý a snadný způsob, jak svým studentům posílat krátké osobní zprávy (např. uvítací zprávu zpět do školy).

  • Návrhy

Návrhy lze použít ke schválení konkrétního vzdělávacího projektu

Tipy, jak zlepšit své písemné komunikační dovednosti

Chcete-li rozvíjet efektivní písemné komunikační dovednosti, postupujte podle těchto tipů:

1. Identifikujte svůj cíl

Efektivní písemná komunikace musí mít svůj účel. Tento účel musí být identifikován a sdělen příjemci jednoduchým způsobem.

2. Použijte pravý tón

Tón, který použijete, závisí na vaší cílové skupině a účelu psaní. Některé formy písemné komunikace (jako jsou návrhy, životopisy atd.) vyžadují formální tón.

3. Vyhněte se používání žargonu

V písemné komunikaci by měl být výběr slov jednoduchý a snadno pochopitelný. Vyhněte se používání žargonu a složitých slov.

4. Držte se tématu

Musíte se držet tématu a vyvarovat se sdílení irelevantních informací. To může ztížit pochopení účelu zprávy.

Efektivní písemná komunikace musí být stručná. Musíte tedy jasně uvést své body, aniž byste uváděli irelevantní informace.

5. Použijte Active Voice

Většinu vět pište aktivním hlasem namísto pasivním hlasem. Věty napsané aktivním hlasem jsou srozumitelnější než věty napsané pasivním hlasem.

Například „Nakrmil jsem psy“ (aktivní hlas) je snazší číst a pochopit než „Psy jsem nakrmil já“ (pasivní hlas).

6. Snadno čitelné

Efektivní písemná komunikace musí být snadno čitelná. Používejte mezery, krátké věty, krátké odstavce, odrážky, nadpisy a podnadpisy. Díky tomu bude čtení jakékoli formy písemné komunikace jednodušší a méně nudné.

7. Zkorigovat

Před sdílením jakéhokoli písemného komunikačního dokumentu pečlivě zkontrolujte gramatické, pravopisné a interpunkční chyby.

Můžete buď někoho požádat o korekturu vašeho psaní, nebo to udělat sami pomocí softwaru pro korektury, jako je Grammarly, Paper Rater, ProWriting Aid, Hemingway atd.

Kromě toho si procvičte psaní různých dokumentů, abyste zlepšili své písemné komunikační dovednosti. Můžete začít zasláním e-mailů svým přátelům a rodině.

Doporučujeme také:

Proč investovat do čističky vzduchu?

Digitální věk změnil způsob, jakým spolu komunikujeme. Před několika lety sdílíme informace prostřednictvím dopisů, jejichž doručení může trvat dny. Nyní můžete snadno sdílet informace jediným kliknutím.

Moderní způsoby písemné komunikace např. e-maily, textové zprávy atd. jsou pohodlnější než starší způsoby písemné komunikace např. dopisy.

Kromě vysokého skóre GPA zaměstnavatelé hledají komunikační dovednosti, zejména písemné komunikační dovednosti. Není pochyb o tom, že písemná komunikace je nezbytnou součástí našeho života. To je důvod, proč musíte zlepšit své písemné komunikační dovednosti.

Nyní jsme se dostali na konec tohoto článku. Považujete tento článek za užitečný? Dejte nám vědět v sekci komentářů.