Skriftlige kommunikationsevner: Komplet vejledning 2023

By
Rahamah
-
0
3575
skriftlige kommunikationsevner
skriftlige kommunikationsevner

Skriftlige kommunikationsevner er blandt de vigtigste færdigheder at lære. Disse færdigheder er kraftfulde værktøjer, der kan bruges til at dele information med et stort antal mennesker.

Studerende har brug for skriftlige kommunikationsevner for at kunne kommunikere med deres undervisere og søge om stipendier, praktik, job osv. Dårlige kommunikationsevner kan koste dig meget, du kan miste et stipendium eller praktik, fordi dit ansøgningsbrev var dårligt skrevet.

Skriftlig kommunikation er en af ​​de mest almindelige og effektive kommunikationsmetoder. Denne form for kommunikation bliver stadig vigtigere i den digitale tidsalder.

Ifølge National Association of Colleges and Employers, 77.5 % af arbejdsgiverne ønsker en kandidat med stærke skriftlige kommunikationsevner.

I denne artikel lærer du definitionen af ​​skriftlig kommunikation, eksempler, vigtighed, begrænsninger og måder at forbedre skriftlige kommunikationsevner på.

Hvad er skriftlige kommunikationsevner

Skriftlig kommunikation er en form for kommunikationsmetode, der bruger skrevne ord. Det handler om at kommunikere gennem skrevne ord, enten digitalt (f.eks. e-mails) eller på papir.

Skriftlige kommunikationsevner er de færdigheder, der kræves for effektivt at kommunikere med skrevne ord.

Effektiv skriftlig kommunikation kræver følgende færdigheder eller kvaliteter:

  • Sætningskonstruktion
  • Passende brug af tegnsætning
  • Kendskab til grundlæggende grammatikregler
  • Passende brug af tone
  • Brug af visse redigeringsværktøjer eller software.

Vigtigheden af ​​skriftlig kommunikation

Nedenfor er vigtigheden af ​​skriftlig kommunikation:

1. Opretter en permanent registrering

Enhver form for skriftlig kommunikation er en permanent registrering og kan tjene som en fremtidig reference. Skriftlige kommunikationsdokumenter kan bruges som bevis i enhver retssag, eller når det er nødvendigt.

2. Mindsk misforståelser

Skriftlig kommunikation er den bedste måde at præsentere en kompleks sag på uden nogen misforståelser. Effektiv skriftlig kommunikation er let at forstå, fordi den er skrevet med enkle ord.

I tilfælde af en misforståelse kan en læser også let gå igennem det flere gange, indtil han/hun fuldt ud forstår.

3. Præcis

Skriftlig kommunikation har lidt eller ingen plads til fejl. Nøjagtighed er garanteret i skriftlig kommunikation, fordi der er flere muligheder for at rette eller redigere ord. Du kan nemt redigere en e-mail, notater, brochurer osv.

4. Skab professionelle relationer

Tilstrækkelig kommunikation med dine kunder eller kunder kan fremme et professionelt forhold. Skriftlig kommunikation er den mest effektive måde at opnå et professionelt forhold på. Hilsner, lykønskningsbeskeder osv. kan sendes via e-mail uden at afbryde modtageren.

5. Velegnet til langdistancekommunikation

Skriftlig kommunikation er en hurtigere måde at kommunikere med folk langt væk fra dig. For eksempel kan du nemt sende beskeder via WhatsApp uanset placeringen.

6. Meget let at distribuere

Skriftlig kommunikation er den bedste måde at distribuere information til et stort antal mennesker på samme tid. For eksempel kan en e-mail videresendes til flere personer på samme tid.

Begrænsninger af skriftlig kommunikation

Selvom skriftlig kommunikation har flere fordele, er der stadig nogle begrænsninger.

Nedenfor er begrænsningerne (ulemperne) ved skriftlig kommunikation:

  • Sen feedback

Skriftlig kommunikation kan ikke give øjeblikkelig feedback. Modtageren skal læse og forstå en besked, før han/hun kan svare afsenderen.

Denne form for kommunikation bør ikke bruges, når du har brug for øjeblikkelig afklaring.

  • Tidskrævende

Det kan tage meget tid at skrive og levere en skriftlig besked. Du skal skrive, redigere og korrekturlæse, før du kan sende de fleste former for skriftlig kommunikation.

  • Dyrt

Skriftlig kommunikation er dyrt, fordi du bliver nødt til at købe noget udstyr som blæk, papir, printer, computer osv.

Du skal muligvis også ansætte nogen til at skrive eller skrive for dig.

  • Meningsløst for analfabeter

Skriftlig kommunikation er ubrugelig, hvis modtageren ikke kan læse eller skrive.

Denne kommunikationsmetode kræver evnen til at læse og skrive. Skriftlig kommunikation bør ikke bruges, når man kommunikerer med en analfabet.

Eksempler på skriftlig kommunikation i skolerne.

Her vil vi dele de mest almindelige former for skriftlig kommunikation, der bruges i skolerne.

Bemærk: Der er flere eksempler på skriftlig kommunikation, men nedenfor er de mest almindelige eksempler på skriftlig kommunikation, der bruges i skoler.

Nedenfor er eksempler på skriftlig kommunikation i skolerne:

  • Emails

E-mail er et af de mest effektive og billigste måder til skriftlig kommunikation. E-mails kan bruges til forskellige formål: at kommunikere med professorer og vejledere, sende elektroniske filer, søge job, praktikophold og stipendier osv.

  • Memos

Memoer kan bruges til at kommunikere vigtig information til folk på en skole. Det er en effektiv måde at kommunikere med skolens afdelinger på.

  • opslag

En bulletin er en kort officiel erklæring, der bruges til at informere en gruppe mennesker om en bestemt sag.

  • spørgeskemaer

Et spørgeskema er et sæt spørgsmål, der bruges til at få den nødvendige information fra studerende under forskning eller undersøgelse.

  • Instruktionsmateriale

Instruktionsmaterialer som lærebøger, arbejdsbøger, uddelinger, studievejledninger, manualer osv. er også eksempler på skriftlig kommunikation. De er enhver samling af materialer, som en lærer kan bruge i undervisningen.

  • Instant Messaging

Instant messaging er en form for skriftlig kommunikation, hvor to eller flere personer deltager i en samtale over deres mobiltelefoner eller computere. Det kan sendes via Facebook messenger, Snapchat, WhatsApp, Telegram, WeChat osv.

  • Website Content

Hjemmesideindhold kan bruges til at oplyse besøgende om de tjenester, en skole yder.

  • Brochurer

Brochurer kan bruges til at hjælpe forældre til at forstå, hvordan en skole fungerer. Den indeholder oplysninger om skolen, dens personale og bestyrelsen.

  • Klasseværelses websider

Klasseværelses websider kan bruges til forskellige formål: at sende vigtige opdateringer, uploade opgaver, give adgang til karakterer, kommunikere med forældre og elever osv.

  • Nyhedsbreve

Nyhedsbreve er en effektiv måde at informere elever og forældre om forskellige skoleaktiviteter, nyheder, begivenheder, skemaændringer mv.

  • Pressemeddelelse

En pressemeddelelse er en officiel erklæring givet af en virksomhed eller organisation til medierne. Det kan bruges af skoler til at dele information, der er nyhedsværdig.

  • Rapportkortkommentarer

Rapportkortkommentarer informerer forældre om deres børns akademiske præstationer.

  • Breve

Breve kan bruges til at sende informationer, klager, hilsner mv.

  • Postkort

Klasseværelsespostkort er en hurtig og nem måde at sende korte personlige beskeder (f.eks. velkommen tilbage til skolen) til dine elever.

  • Forslag

Forslag kan bruges til at få godkendt et konkret uddannelsesprojekt

Tips til at forbedre dine skriftlige kommunikationsevner

Følg disse tips for at udvikle effektive skriftlige kommunikationsevner:

1. Identificer dit mål

Effektiv skriftlig kommunikation skal have et formål. Dette formål skal identificeres og kommunikeres til modtageren på en enkel måde.

2. Brug den rigtige tone

Den tone du bruger afhænger af din målgruppe og formålet med at skrive. Nogle former for skriftlig kommunikation (såsom forslag, CV'er osv.) kræver en formel tone.

3. Undgå brugen af ​​jargon

I skriftlig kommunikation skal dit ordvalg være enkelt og let at forstå. Undgå brugen af ​​jargon og komplekse ord.

4. Hold dig til emnet

Du skal holde dig til emnet og undgå at dele irrelevant information. Dette kan gøre det svært at forstå formålet med beskeden.

Effektiv skriftlig kommunikation skal være kortfattet. Så du skal angive dine point tydeligt uden at inkludere irrelevante oplysninger.

5. Brug Active Voice

Skriv de fleste sætninger med aktiv stemme i stedet for passiv stemme. Sætninger skrevet med aktiv stemme er lettere at forstå end sætninger skrevet med passiv stemme.

For eksempel er "Jeg fodrede hundene" (aktiv stemme) lettere at læse og forstå end "Hundene blev fodret af mig" (passiv stemme).

6. Let at læse

Effektiv skriftlig kommunikation skal være letlæselig. Gør brug af mellemrum, korte sætninger, korte afsnit, punktopstillinger, overskrifter og underoverskrifter. Dette vil gøre det lettere og mindre kedeligt at læse enhver form for skriftlig kommunikation.

7. Korrekturlæst

Tjek omhyggeligt for grammatik-, stave- og tegnsætningsfejl, før du deler et skriftligt kommunikationsdokument.

Du kan enten bede nogen om at læse korrektur på dit forfatterskab eller gøre det selv ved at gøre brug af korrektursoftware som Grammarly, Paper Rater, ProWriting Aid, Hemingway osv.

Øv dig desuden i at skrive en række dokumenter for at forbedre dine skriftlige kommunikationsevner. Du kan starte med at sende e-mails til dine venner og familie.

Vi anbefaler også:

Konklusion

Den digitale tidsalder har ændret den måde, vi kommunikerer med hinanden på. For nogle år tilbage deler vi information via breve, som kan tage dage at blive leveret. Nu kan du nemt dele oplysninger med blot et enkelt klik.

Moderne skriftlige kommunikationsmetoder, f.eks. e-mails, tekstbeskeder osv., er mere bekvemme end ældre metoder til skriftlig kommunikation, f.eks. breve.

Ud over høje GPA-score, ser arbejdsgivere efter kommunikationsevner, især skriftlige kommunikationsevner. Ingen tvivl om, skriftlig kommunikation er en væsentlig del af vores liv. Det er derfor, du skal forbedre dine skriftlige kommunikationsevner.

Vi er nu kommet til slutningen af ​​denne artikel. Finder du denne artikel nyttig? Fortæl os det i kommentarfeltet.