Γραπτές δεξιότητες επικοινωνίας: Πλήρης Οδηγός 2023

By
Ραχάμα
-
0
3575
γραπτές δεξιότητες επικοινωνίας
γραπτές δεξιότητες επικοινωνίας

Οι δεξιότητες γραπτής επικοινωνίας είναι από τις πιο σημαντικές δεξιότητες για εκμάθηση. Αυτές οι δεξιότητες είναι ισχυρά εργαλεία που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την ανταλλαγή πληροφοριών με μεγάλο αριθμό ατόμων.

Οι φοιτητές χρειάζονται δεξιότητες γραπτής επικοινωνίας για να επικοινωνήσουν με τους καθηγητές τους και να υποβάλουν αίτηση για υποτροφίες, πρακτικής άσκησης, θέσεις εργασίας κ.λπ. Οι κακές επικοινωνιακές δεξιότητες μπορεί να σας κοστίσουν πολύ, μπορεί να χάσετε μια υποτροφία ή πρακτική άσκηση επειδή η επιστολή αίτησής σας ήταν κακογραμμένη.

Η γραπτή επικοινωνία είναι μια από τις πιο κοινές και αποτελεσματικές μεθόδους επικοινωνίας. Αυτός ο τύπος επικοινωνίας γίνεται όλο και πιο σημαντικός στην ψηφιακή εποχή.

Σύμφωνα με το Εθνική Ένωση Σχολείων και Εργοδοτών, το 77.5% των εργοδοτών θέλει έναν υποψήφιο με ισχυρές δεξιότητες γραπτής επικοινωνίας.

Σε αυτό το άρθρο, θα μάθετε τον ορισμό της γραπτής επικοινωνίας, παραδείγματα, σημασία, περιορισμούς και τρόπους βελτίωσης των δεξιοτήτων γραπτής επικοινωνίας.

Πίνακας περιεχομένων

Τι είναι οι δεξιότητες γραπτής επικοινωνίας

Η γραπτή επικοινωνία είναι ένας τύπος μεθόδου επικοινωνίας που χρησιμοποιεί γραπτές λέξεις. Περιλαμβάνει την επικοινωνία μέσω γραπτών λέξεων, είτε ψηφιακά (π.χ. email) είτε σε χαρτί.

Οι δεξιότητες γραπτής επικοινωνίας είναι εκείνες οι δεξιότητες που απαιτούνται για την αποτελεσματική επικοινωνία με γραπτές λέξεις.

Η αποτελεσματική γραπτή επικοινωνία απαιτεί τις ακόλουθες δεξιότητες ή ιδιότητες:

  • Κατασκευή πρότασης
  • Κατάλληλη χρήση των σημείων στίξης
  • Γνώση βασικών γραμματικών κανόνων
  • Κατάλληλη χρήση του τόνου
  • Χρήση ορισμένων εργαλείων ή λογισμικού επεξεργασίας.

Σημασία της γραπτής επικοινωνίας

Ακολουθεί η σημασία της γραπτής επικοινωνίας:

1. Δημιουργεί μια μόνιμη εγγραφή

Οποιαδήποτε μορφή γραπτής επικοινωνίας είναι ένα μόνιμο αρχείο και μπορεί να χρησιμεύσει ως μελλοντική αναφορά. Τα γραπτά έγγραφα επικοινωνίας μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως αποδεικτικά στοιχεία σε οποιαδήποτε νομική υπόθεση ή όποτε χρειάζεται.

2. Μειώστε τις παρεξηγήσεις

Η γραπτή επικοινωνία είναι ο καλύτερος τρόπος για να παρουσιάσετε ένα περίπλοκο θέμα χωρίς καμία παρεξήγηση. Η αποτελεσματική γραπτή επικοινωνία γίνεται εύκολα κατανοητή γιατί γράφεται με απλά λόγια.

Επίσης, σε περίπτωση παρεξήγησης, ο αναγνώστης μπορεί εύκολα να το διαβάσει αρκετές φορές μέχρι να το καταλάβει πλήρως.

3. Ακριβές

Η γραπτή επικοινωνία έχει ελάχιστο ή καθόλου χώρο για λάθη. Η ακρίβεια είναι εγγυημένη στη γραπτή επικοινωνία επειδή υπάρχουν πολλές πιθανότητες να διορθώσετε ή να επεξεργαστείτε λέξεις. Μπορείτε εύκολα να επεξεργαστείτε ένα email, σημειώσεις, φυλλάδια κ.λπ.

4. Δημιουργήστε επαγγελματικές σχέσεις

Η επαρκής επικοινωνία με τους πελάτες ή τους πελάτες σας μπορεί να ενισχύσει μια επαγγελματική σχέση. Η γραπτή επικοινωνία είναι ο πιο αποτελεσματικός τρόπος για να επιτευχθεί μια επαγγελματική σχέση. Χαιρετισμοί, συγχαρητήρια μηνύματα κ.λπ. μπορούν να σταλούν μέσω email χωρίς να διακόπτεται ο παραλήπτης.

5. Κατάλληλο για επικοινωνία μεγάλων αποστάσεων

Η γραπτή επικοινωνία είναι ένας πιο γρήγορος τρόπος επικοινωνίας με άτομα που βρίσκονται μακριά σας. Για παράδειγμα, μπορείτε εύκολα να στείλετε μηνύματα μέσω WhatsApp ανεξάρτητα από την τοποθεσία.

6. Πολύ εύκολο στη διανομή

Η γραπτή επικοινωνία είναι ο καλύτερος τρόπος για τη διανομή πληροφοριών σε μεγάλο αριθμό ανθρώπων ταυτόχρονα. Για παράδειγμα, ένα email μπορεί να προωθηθεί σε πολλά άτομα ταυτόχρονα.

Περιορισμοί της γραπτής επικοινωνίας

Αν και η γραπτή επικοινωνία έχει πολλά πλεονεκτήματα, εξακολουθούν να υπάρχουν ορισμένοι περιορισμοί.

Παρακάτω αναφέρονται οι περιορισμοί (μειονεκτήματα) της γραπτής επικοινωνίας:

  • Καθυστερημένη ανατροφοδότηση

Η γραπτή επικοινωνία δεν μπορεί να παρέχει άμεση ανατροφοδότηση. Ο παραλήπτης θα πρέπει να διαβάσει και να κατανοήσει ένα μήνυμα προτού μπορέσει να απαντήσει στον αποστολέα.

Αυτός ο τύπος επικοινωνίας δεν πρέπει να χρησιμοποιείται όταν χρειάζεστε άμεση διευκρίνιση.

  • Χρονοβόρος

Η σύνταξη και η παράδοση ενός γραπτού μηνύματος μπορεί να πάρει πολύ χρόνο. Θα πρέπει να γράψετε, να επεξεργαστείτε και να διορθώσετε για να μπορέσετε να στείλετε τις περισσότερες μορφές γραπτής επικοινωνίας.

  • Ακριβά

Η γραπτή επικοινωνία είναι ακριβή γιατί θα πρέπει να αγοράσετε εξοπλισμό όπως μελάνι, χαρτί, εκτυπωτή, υπολογιστή κ.λπ.

Μπορεί επίσης να χρειαστεί να προσλάβετε κάποιον για να σας γράψει ή να πληκτρολογήσει.

  • Χωρίς νόημα για Αγράμματους

Η γραπτή επικοινωνία είναι άχρηστη εάν ο δέκτης δεν μπορεί να διαβάσει ή να γράψει.

Αυτή η μέθοδος επικοινωνίας απαιτεί την ικανότητα ανάγνωσης και γραφής. Η γραπτή επικοινωνία δεν πρέπει να χρησιμοποιείται όταν επικοινωνείτε με έναν αναλφάβητο.

Παραδείγματα Γραπτής Επικοινωνίας στα Σχολεία.

Εδώ θα μοιραστούμε τις πιο κοινές μορφές γραπτής επικοινωνίας που χρησιμοποιούνται στα σχολεία.

Σημείωση: Υπάρχουν πολλά παραδείγματα γραπτής επικοινωνίας, αλλά παρακάτω είναι τα πιο κοινά παραδείγματα γραπτής επικοινωνίας που χρησιμοποιούνται στα σχολεία.

Ακολουθούν παραδείγματα γραπτής επικοινωνίας στα σχολεία:

  • Emails

Το email είναι ένα από τα πιο αποτελεσματικά και φθηνότερα μέσα γραπτής επικοινωνίας. Τα email μπορούν να χρησιμοποιηθούν για διαφορετικούς σκοπούς: επικοινωνία με καθηγητές και επόπτες, αποστολή ηλεκτρονικών αρχείων, αίτηση για θέσεις εργασίας, πρακτική άσκηση και υποτροφίες κ.λπ.

  • Μέμος

Τα σημειώματα μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την επικοινωνία σημαντικών πληροφοριών σε άτομα μέσα σε ένα σχολείο. Είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος επικοινωνίας με τα σχολικά τμήματα.

  • Δελτίο

Το δελτίο είναι μια σύντομη επίσημη δήλωση που χρησιμοποιείται για να ενημερώσει μια ομάδα ανθρώπων για ένα συγκεκριμένο θέμα.

  • Ερωτηματολόγια

Ένα ερωτηματολόγιο είναι ένα σύνολο ερωτήσεων που χρησιμοποιούνται για τη λήψη των απαιτούμενων πληροφοριών από τους μαθητές, κατά τη διάρκεια έρευνας ή έρευνας.

  • Εκπαιδευτικό Υλικό

Διδακτικό υλικό όπως εγχειρίδια, βιβλία εργασίας, φυλλάδια, οδηγοί μελέτης, εγχειρίδια κ.λπ. αποτελούν επίσης παραδείγματα γραπτής επικοινωνίας. Είναι οποιαδήποτε συλλογή υλικού που μπορεί να χρησιμοποιήσει ένας δάσκαλος στη διδασκαλία.

  • Instant Messaging

Η ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων είναι μια μορφή γραπτής επικοινωνίας κατά την οποία δύο ή περισσότερα άτομα συμμετέχουν σε μια συνομιλία μέσω του κινητού τους τηλεφώνου ή του υπολογιστή τους. Μπορεί να σταλεί μέσω Facebook messenger, Snapchat, WhatsApp, Telegram, WeChat κ.λπ.

  • Περιεχόμενο Website

Το περιεχόμενο του ιστότοπου μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την εκπαίδευση των επισκεπτών του ιστότοπου σχετικά με τις υπηρεσίες που παρέχει ένα σχολείο.

  • Φυλλάδια

Μπροσούρες μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να βοηθήσουν τους γονείς να κατανοήσουν πώς λειτουργεί ένα σχολείο. Περιέχει πληροφορίες για το σχολείο, το προσωπικό του και το διοικητικό συμβούλιο.

  • Ιστοσελίδες τάξης

Οι ιστοσελίδες της τάξης μπορούν να χρησιμοποιηθούν για διαφορετικούς σκοπούς: ανάρτηση σημαντικών ενημερώσεων, αποστολή εργασιών, παροχή πρόσβασης στους βαθμούς, επικοινωνία με γονείς και μαθητές κ.λπ.

  • Ενημερωτικά Δελτία

Τα ενημερωτικά δελτία είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος ενημέρωσης μαθητών και γονέων σχετικά με διάφορες σχολικές δραστηριότητες, ειδήσεις, εκδηλώσεις, αλλαγές προγράμματος κ.λπ.

  • Δελτίο Τύπου

Το δελτίο τύπου είναι μια επίσημη δήλωση που δίνεται από μια εταιρεία ή οργανισμό στα μέσα ενημέρωσης. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί από τα σχολεία για την ανταλλαγή πληροφοριών που είναι άξιες ειδήσεων.

  • Σχόλια κάρτας αναφοράς

Τα σχόλια της κάρτας αναφοράς ενημερώνουν τους γονείς για τις ακαδημαϊκές επιδόσεις των παιδιών τους.

  • Γράμματα

Οι επιστολές μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την αποστολή πληροφοριών, παραπόνων, χαιρετισμών κ.λπ.

  • Καρτ ποστάλ

Οι καρτ ποστάλ της τάξης είναι ένας γρήγορος και εύκολος τρόπος για να στείλετε σύντομα προσωπικά μηνύματα (π.χ. μήνυμα καλωσορίσματος πίσω στο σχολείο) στους μαθητές σας.

  • Προτάσεις

Οι προτάσεις μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να λάβουν έγκριση για ένα συγκεκριμένο εκπαιδευτικό έργο

Συμβουλές για να βελτιώσετε τις δεξιότητες γραπτής επικοινωνίας σας

Για να αναπτύξετε αποτελεσματικές δεξιότητες γραπτής επικοινωνίας, ακολουθήστε αυτές τις συμβουλές:

1. Προσδιορίστε τον στόχο σας

Η αποτελεσματική γραπτή επικοινωνία πρέπει να έχει σκοπό. Αυτός ο σκοπός πρέπει να προσδιορίζεται και να κοινοποιείται στον παραλήπτη με απλό τρόπο.

2. Χρησιμοποιήστε τον σωστό τόνο

Ο τόνος που χρησιμοποιείτε εξαρτάται από το κοινό-στόχο σας και τον σκοπό της γραφής. Ορισμένες μορφές γραπτής επικοινωνίας (όπως προτάσεις, βιογραφικά κ.λπ.) απαιτούν επίσημο τόνο.

3. Αποφύγετε τη χρήση της ορολογίας

Στη γραπτή επικοινωνία, η επιλογή των λέξεων πρέπει να είναι απλή και κατανοητή. Αποφύγετε τη χρήση ορολογίας και σύνθετων λέξεων.

4. Επιμείνετε στο θέμα

Πρέπει να επιμείνετε στο θέμα και να αποφύγετε να μοιράζεστε άσχετες πληροφορίες. Αυτό μπορεί να δυσκολέψει την κατανόηση του σκοπού του μηνύματος.

Η αποτελεσματική γραπτή επικοινωνία πρέπει να είναι συνοπτική. Επομένως, πρέπει να δηλώσετε με σαφήνεια τα σημεία σας χωρίς να συμπεριλάβετε άσχετες πληροφορίες.

5. Χρησιμοποιήστε το Active Voice

Γράψτε τις περισσότερες προτάσεις με ενεργητική φωνή αντί για παθητική φωνή. Οι προτάσεις που γράφονται με ενεργητική φωνή είναι πιο κατανοητές από τις προτάσεις που γράφονται με παθητική φωνή.

Για παράδειγμα, το «τάισα τα σκυλιά» (ενεργητική φωνή) είναι πιο ευανάγνωστο και κατανοητό από το «Τα σκυλιά τα τάισα εγώ» (παθητική φωνή).

6. Εύκολο στην ανάγνωση

Η αποτελεσματική γραπτή επικοινωνία πρέπει να είναι ευανάγνωστη. Χρησιμοποιήστε κενά, σύντομες προτάσεις, σύντομες παραγράφους, κουκκίδες, επικεφαλίδες και υποτίτλους. Αυτό θα κάνει πιο εύκολο και λιγότερο βαρετό να διαβάσετε οποιαδήποτε μορφή γραπτής επικοινωνίας.

7. Διορθώνω τυπογραφικά δοκίμια

Ελέγξτε προσεκτικά για λάθη γραμματικής, ορθογραφίας και στίξης προτού κοινοποιήσετε οποιοδήποτε έγγραφο επικοινωνίας.

Μπορείτε είτε να ζητήσετε από κάποιον να διορθώσει το γραπτό σας είτε να το κάνετε μόνοι σας χρησιμοποιώντας λογισμικό διόρθωσης όπως το Grammarly, το Paper Rater, το ProWriting Aid, το Hemingway κ.λπ.

Επιπλέον, εξασκηθείτε στη σύνταξη μιας ποικιλίας εγγράφων για να βελτιώσετε τις δεξιότητες γραπτής επικοινωνίας σας. Μπορείτε να ξεκινήσετε στέλνοντας email στους φίλους και την οικογένειά σας.

Σας προτείνουμε επίσης:

Συμπέρασμα

Η ψηφιακή εποχή έχει αλλάξει τον τρόπο που επικοινωνούμε μεταξύ μας. Πριν από μερικά χρόνια, μοιραζόμαστε πληροφορίες μέσω επιστολών, οι οποίες μπορεί να χρειαστούν ημέρες για να παραδοθούν. Τώρα, μπορείτε εύκολα να μοιραστείτε πληροφορίες με ένα μόνο κλικ.

Οι σύγχρονες μέθοδοι γραπτής επικοινωνίας π.χ. email, γραπτά μηνύματα κ.λπ. είναι πιο βολικές από παλαιότερες μεθόδους γραπτής επικοινωνίας, π.χ. επιστολές.

Πέρα από τις υψηλές βαθμολογίες GPA, οι εργοδότες προσέχουν τις δεξιότητες επικοινωνίας, ειδικά τις δεξιότητες γραπτής επικοινωνίας. Χωρίς αμφιβολία, η γραπτή επικοινωνία είναι ουσιαστικό μέρος της ζωής μας. Αυτός είναι ο λόγος που πρέπει να βελτιώσετε τις δεξιότητες γραπτής επικοινωνίας σας.

Φτάσαμε τώρα στο τέλος αυτού του άρθρου. Βρίσκετε αυτό το άρθρο χρήσιμο; Ενημερώστε μας στην ενότητα σχολίων.