مهارت های ارتباطی نوشتاری: راهنمای کامل 2023

By
راهامه
-
0
3575
مهارت های ارتباطی کتبی
مهارت های ارتباطی کتبی

مهارت های ارتباطی نوشتاری از مهم ترین مهارت هایی است که باید یاد گرفت. این مهارت ها ابزار قدرتمندی هستند که می توان از آنها برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات با تعداد زیادی از افراد استفاده کرد.

دانشجویان برای برقراری ارتباط با استادان خود و درخواست برای بورسیه تحصیلی، کارآموزی، شغل و غیره به مهارت های ارتباطی کتبی نیاز دارند. مهارت های ارتباطی ضعیف می تواند هزینه زیادی برای شما داشته باشد، ممکن است بورسیه تحصیلی یا کارآموزی خود را از دست بدهید زیرا نامه درخواست شما ضعیف نوشته شده است.

ارتباط کتبی یکی از رایج ترین و موثرترین روش های ارتباطی است. این نوع ارتباطات در عصر دیجیتال اهمیت فزاینده ای پیدا می کند.

با توجه به انجمن ملی کالج ها و کارفرمایان77.5% از کارفرمایان خواهان نامزدی با مهارت های ارتباطی نوشتاری قوی هستند.

در این مقاله با تعریف ارتباط نوشتاری، مثال ها، اهمیت، محدودیت ها و راه های بهبود مهارت های ارتباط نوشتاری آشنا می شوید.

مهارت های ارتباط نوشتاری چیست؟

ارتباط نوشتاری نوعی روش ارتباطی است که از کلمات نوشتاری استفاده می کند. این شامل برقراری ارتباط از طریق کلمات نوشتاری، چه به صورت دیجیتالی (مثلاً ایمیل) یا روی کاغذ است.

مهارت های ارتباط نوشتاری آن دسته از مهارت هایی هستند که برای برقراری ارتباط موثر با کلمات نوشتاری مورد نیاز هستند.

ارتباط نوشتاری مؤثر به مهارت ها یا ویژگی های زیر نیاز دارد:

  • ساخت جمله
  • استفاده مناسب از علائم نگارشی
  • آشنایی با قواعد گرامر اولیه
  • استفاده مناسب از لحن
  • استفاده از ابزارها یا نرم افزارهای ویرایشی خاص.

اهمیت ارتباطات کتبی

اهمیت ارتباط نوشتاری در زیر آمده است:

1. یک رکورد دائمی ایجاد می کند

هر شکلی از ارتباط کتبی یک سابقه دائمی است و می تواند به عنوان یک مرجع آینده باشد. اسناد مکتوب ارتباطی می تواند در هر پرونده حقوقی یا هر زمان که نیاز باشد به عنوان مدرک استفاده شود.

2. کاهش سوء تفاهم ها

ارتباط کتبی بهترین راه برای ارائه یک موضوع پیچیده بدون هرگونه سوء تفاهم است. ارتباط نوشتاری موثر به راحتی قابل درک است زیرا با کلمات ساده نوشته شده است.

همچنین در صورت هرگونه سوء تفاهم، خواننده می تواند به راحتی چندین بار آن را مرور کند تا کاملا متوجه شود.

3. دقیق

ارتباطات نوشتاری فضای کمی برای خطا دارد یا اصلاً وجود ندارد. دقت در ارتباطات نوشتاری تضمین شده است زیرا شانس های متعددی برای تصحیح یا ویرایش کلمات وجود دارد. به راحتی می توانید ایمیل، یادداشت ها، بروشورها و غیره را ویرایش کنید.

4. روابط حرفه ای ایجاد کنید

ارتباط کافی با مشتریان یا مشتریان شما می تواند یک رابطه حرفه ای را تقویت کند. ارتباط کتبی موثرترین راه برای دستیابی به یک رابطه حرفه ای است. پیام های تبریک، تبریک و غیره را می توان از طریق ایمیل بدون وقفه در گیرنده ارسال کرد.

5. مناسب برای ارتباطات از راه دور

ارتباط کتبی راه سریع تری برای برقراری ارتباط با افرادی است که از شما دور هستند. به عنوان مثال، بدون در نظر گرفتن موقعیت مکانی می توانید به راحتی از طریق WhatsApp پیام ارسال کنید.

6. بسیار آسان برای توزیع

ارتباط کتبی بهترین راه برای توزیع همزمان اطلاعات بین تعداد زیادی از افراد است. به عنوان مثال، یک ایمیل می تواند به طور همزمان برای چندین نفر ارسال شود.

محدودیت های ارتباط کتبی

اگرچه ارتباطات نوشتاری مزایای متعددی دارد، اما هنوز محدودیت هایی وجود دارد.

در زیر محدودیت ها (معایب) ارتباط نوشتاری آورده شده است:

  • بازخورد دیرهنگام

ارتباط کتبی نمی تواند بازخورد فوری ارائه دهد. گیرنده باید یک پیام را بخواند و بفهمد قبل از اینکه بتواند به فرستنده پاسخ دهد.

زمانی که نیاز به توضیح فوری دارید، نباید از این نوع ارتباط استفاده کرد.

  • زمان بر

نوشتن و ارائه یک پیام مکتوب می تواند زمان زیادی را ببرد. قبل از اینکه بتوانید اکثر اشکال ارتباط نوشتاری را ارسال کنید، باید بنویسید، ویرایش کنید، و تصحیح کنید.

  • گران

ارتباطات کتبی گران است زیرا باید تجهیزاتی مانند جوهر، کاغذ، چاپگر، کامپیوتر و غیره خریداری کنید.

همچنین ممکن است لازم باشد شخصی را استخدام کنید تا برای شما بنویسد یا تایپ کند.

  • برای بی سواد بی معنی

اگر گیرنده نتواند بخواند یا بنویسد، ارتباط نوشتاری بی فایده است.

این روش ارتباطی مستلزم توانایی خواندن و نوشتن است. هنگام برقراری ارتباط با افراد بی سواد نباید از ارتباط نوشتاری استفاده کرد.

نمونه هایی از ارتباطات کتبی در مدارس.

در اینجا ما رایج ترین اشکال ارتباط نوشتاری مورد استفاده در مدارس را به اشتراک خواهیم گذاشت.

توجه داشته باشید: چندین نمونه از ارتباطات نوشتاری وجود دارد، اما در زیر رایج ترین نمونه های ارتباط نوشتاری مورد استفاده در مدارس آورده شده است.

در زیر نمونه هایی از ارتباطات کتبی در مدارس آورده شده است:

  • ایمیل

ایمیل یکی از موثرترین و ارزان ترین راه های ارتباط کتبی است. ایمیل ها را می توان برای اهداف مختلف استفاده کرد: ارتباط با اساتید و سرپرستان، ارسال فایل های الکترونیکی، درخواست شغل، کارآموزی و بورسیه تحصیلی و غیره.

  • یادداشت ها

از یادداشت ها می توان برای انتقال اطلاعات مهم به افراد داخل مدرسه استفاده کرد. این یک راه موثر برای برقراری ارتباط با بخش های مدرسه است.

  • پژوهشنامه

بولتن یک بیانیه رسمی کوتاه است که برای اطلاع رسانی به گروهی از افراد در مورد یک موضوع خاص استفاده می شود.

  • پرسشنامه ها

پرسشنامه مجموعه ای از سوالات است که برای دریافت اطلاعات مورد نیاز از دانش آموزان، در حین تحقیق یا نظرسنجی استفاده می شود.

  • مواد آموزشی

مواد آموزشی مانند کتاب های درسی، کتاب های کار، جزوه ها، راهنمای مطالعه، کتابچه های راهنما و غیره نیز نمونه هایی از ارتباطات نوشتاری هستند. آنها مجموعه ای از موادی هستند که معلم ممکن است در تدریس از آنها استفاده کند.

  • مسنجر

پیام‌رسانی فوری نوعی ارتباط نوشتاری است که در آن دو یا چند نفر از طریق تلفن همراه یا رایانه خود در مکالمه شرکت می‌کنند. از طریق پیام رسان فیسبوک، اسنپ چت، واتس اپ، تلگرام، وی چت و غیره قابل ارسال است.

  • محتوای وب سایت

از محتوای وب سایت می توان برای آموزش بازدیدکنندگان سایت در مورد خدماتی که یک مدرسه ارائه می دهد استفاده کرد.

  • بروشور

از بروشورها می توان برای کمک به والدین برای درک نحوه عملکرد مدرسه استفاده کرد. این شامل اطلاعاتی در مورد مدرسه، کارکنان آن، و هیئت حاکمه است.

  • صفحات وب کلاس درس

صفحات وب کلاس را می توان برای اهداف مختلف استفاده کرد: ارسال به روز رسانی های مهم، بارگذاری تکالیف، دسترسی به نمرات، برقراری ارتباط با والدین و دانش آموزان و غیره.

  • خبرنامه

خبرنامه ها روشی موثر برای اطلاع رسانی به دانش آموزان و والدین در مورد فعالیت های مختلف مدرسه، اخبار، رویدادها، تغییرات برنامه و غیره است.

  • اطلاعیه مطبوعاتی

بیانیه مطبوعاتی بیانیه رسمی است که توسط یک شرکت یا سازمان به رسانه ها داده می شود. مدارس می توانند از آن برای به اشتراک گذاشتن اطلاعاتی که ارزش خبری دارند استفاده کنند.

  • نظرات کارت گزارش

نظرات کارت گزارش، والدین را در مورد عملکرد تحصیلی فرزندانشان آگاه می کند.

  • نامه ها

از نامه ها می توان برای ارسال اطلاعات، شکایات، احوالپرسی و غیره استفاده کرد.

  • کارت پستال

کارت پستال‌های کلاس راهی سریع و آسان برای ارسال پیام‌های شخصی کوتاه (مثلاً پیام خوش آمدگویی به مدرسه) برای دانش‌آموزان شماست.

  • پیشنهادات

از پیشنهادات می توان برای دریافت تاییدیه برای یک پروژه آموزشی خاص استفاده کرد

نکاتی برای بهبود مهارت های ارتباطی نوشتاری

برای توسعه مهارت های ارتباط نوشتاری موثر، نکات زیر را دنبال کنید:

1. هدف خود را مشخص کنید

ارتباط نوشتاری مؤثر باید دارای هدف باشد. این هدف باید به روشی ساده شناسایی و به گیرنده اطلاع داده شود.

2. از لحن مناسب استفاده کنید

لحنی که استفاده می کنید بستگی به مخاطب هدف شما و هدف از نوشتن دارد. برخی از اشکال ارتباط کتبی (مانند پیشنهادات، رزومه و غیره) نیاز به لحن رسمی دارند.

3. از استفاده از اصطلاحات خاص خودداری کنید

در ارتباطات نوشتاری، انتخاب کلمات شما باید ساده و قابل درک باشد. از استفاده از اصطلاحات و کلمات پیچیده خودداری کنید.

4. به موضوع پایبند باشید

شما باید به موضوع پایبند باشید و از به اشتراک گذاری اطلاعات بی ربط خودداری کنید. این می تواند درک هدف پیام را دشوار کند.

ارتباط نوشتاری موثر باید مختصر باشد. بنابراین، باید نکات خود را به وضوح و بدون درج اطلاعات نامربوط بیان کنید.

5. از Active Voice استفاده کنید

بیشتر جملات را به جای صدای غیرفعال با صدای فعال بنویسید. جملاتی که با صدای فعال نوشته می‌شوند، آسان‌تر از جملاتی هستند که با صدای غیرفعال نوشته می‌شوند.

به عنوان مثال، "من به سگ ها غذا دادم" (صدای فعال) خواندن و درک آسان تر از "سگ ها توسط من تغذیه شدند" (صدای منفعل) است.

6. آسان برای خواندن

ارتباط نوشتاری موثر باید به راحتی قابل خواندن باشد. از فاصله، جملات کوتاه، پاراگراف های کوتاه، نقاط گلوله، عنوان ها و زیرعنوان ها استفاده کنید. این کار خواندن هر نوع ارتباط نوشتاری را آسان‌تر و خسته‌کننده‌تر می‌کند.

7 اثبات

قبل از به اشتراک گذاشتن هر گونه سند ارتباطی نوشتاری، اشتباهات گرامری، املایی و نقطه گذاری را به دقت بررسی کنید.

می‌توانید از شخصی بخواهید نوشته‌های شما را تصحیح کند یا خودتان با استفاده از نرم‌افزارهای تصحیح مانند Grammarly، Paper Rater، ProWriting Aid، همینگوی و غیره این کار را انجام دهید.

علاوه بر این، نوشتن انواع اسناد را برای بهبود مهارت های ارتباطی نوشتاری خود تمرین کنید. می توانید با ارسال ایمیل به دوستان و خانواده خود شروع کنید.

ما همچنین توصیه می کنیم:

نتیجه

عصر دیجیتال نحوه ارتباط ما با یکدیگر را تغییر داده است. چند سال پیش، ما اطلاعات را از طریق نامه به اشتراک می گذاریم، که ممکن است چند روز طول بکشد تا تحویل داده شود. اکنون می توانید به راحتی اطلاعات را تنها با یک کلیک به اشتراک بگذارید.

روش‌های ارتباط نوشتاری مدرن مانند ایمیل، پیام‌های متنی و غیره راحت‌تر از روش‌های قدیمی‌تر ارتباط نوشتاری مانند نامه‌ها هستند.

فراتر از نمرات معدل بالا، کارفرمایان مراقب مهارت های ارتباطی، به ویژه مهارت های ارتباطی نوشتاری هستند. بدون شک، ارتباطات نوشتاری بخش مهمی از زندگی ما است. به همین دلیل است که باید مهارت های ارتباطی نوشتاری خود را تقویت کنید.

اکنون به پایان این مقاله رسیده ایم، آیا این مقاله برای شما مفید است؟ اجازه بدهید به ما در بخش نظرات و مطمئن شوید.