Compétences en communication écrite : Guide complet 2023

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Rahama
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compétences en communication écrite
compétences en communication écrite

Les compétences en communication écrite font partie des compétences les plus importantes à acquérir. Ces compétences sont des outils puissants qui peuvent être utilisés pour partager des informations avec un grand nombre de personnes.

Les étudiants ont besoin de compétences en communication écrite pour communiquer avec leurs professeurs et postuler à des bourses, des stages, des emplois, etc. De mauvaises compétences en communication peuvent vous coûter cher, vous risquez de perdre une bourse ou un stage parce que votre lettre de candidature a été mal rédigée.

La communication écrite est l'une des méthodes de communication les plus courantes et les plus efficaces. Ce type de communication devient de plus en plus important à l'ère numérique.

Selon le Association nationale des collèges et des employeurs, 77.5 % des employeurs recherchent un candidat ayant de solides compétences en communication écrite.

Dans cet article, vous apprendrez la définition de la communication écrite, des exemples, l'importance, les limites et les moyens d'améliorer les compétences en communication écrite.

Quelles sont les compétences en communication écrite

La communication écrite est un type de méthode de communication qui utilise des mots écrits. Il s'agit de communiquer par des mots écrits, soit numériquement (par exemple, des e-mails) ou sur papier.

Les compétences en communication écrite sont les compétences requises pour communiquer efficacement avec des mots écrits.

Une communication écrite efficace requiert les compétences ou qualités suivantes :

  • Construction de phrase
  • Utilisation appropriée de la ponctuation
  • Connaissance des règles de grammaire de base
  • Utilisation appropriée du ton
  • Utilisation de certains outils ou logiciels d'édition.

Importance de la communication écrite

Voici l'importance de la communication écrite :

1. Crée un enregistrement permanent

Toute forme de communication écrite est un enregistrement permanent et peut servir de référence future. Les documents de communication écrits peuvent être utilisés comme preuve dans toute affaire judiciaire ou chaque fois que cela est nécessaire.

2. Réduisez les malentendus

La communication écrite est le meilleur moyen de présenter un sujet complexe sans aucun malentendu. Une communication écrite efficace est facile à comprendre car elle est écrite avec des mots simples.

De plus, en cas de malentendu, un lecteur peut facilement le parcourir plusieurs fois jusqu'à ce qu'il comprenne parfaitement.

3. Précis

La communication écrite laisse peu ou pas de place aux erreurs. L'exactitude est garantie dans la communication écrite car il existe de multiples occasions de corriger ou d'éditer des mots. Vous pouvez facilement modifier un e-mail, des mémos, des brochures, etc.

4. Créer des relations professionnelles

Une communication adéquate avec vos clients ou clients peut favoriser une relation professionnelle. La communication écrite est le moyen le plus efficace pour établir une relation professionnelle. Les salutations, les messages de félicitations, etc. peuvent être envoyés par e-mail sans interrompre le destinataire.

5. Convient aux communications longue distance

La communication écrite est un moyen plus rapide de communiquer avec des personnes éloignées de vous. Par exemple, vous pouvez facilement envoyer des messages via WhatsApp, quel que soit l'emplacement.

6. Très facile à distribuer

La communication écrite est le meilleur moyen de diffuser des informations à un grand nombre de personnes en même temps. Par exemple, un e-mail peut être transféré à plusieurs personnes en même temps.

Limites de la communication écrite

Bien que la communication écrite présente plusieurs avantages, il existe encore certaines limites.

Voici les limites (inconvénients) de la communication écrite :

  • Rétroaction tardive

La communication écrite ne peut pas fournir une rétroaction instantanée. Le destinataire devra lire et comprendre un message avant de pouvoir répondre à l'expéditeur.

Ce type de communication ne doit pas être utilisé lorsque vous avez besoin d'éclaircissements immédiats.

  • C'est long

Rédiger et livrer un message écrit peut prendre beaucoup de temps. Vous devrez écrire, éditer et relire avant de pouvoir envoyer la plupart des formes de communication écrite.

  • Cher

La communication écrite coûte cher car vous devrez acheter du matériel comme de l'encre, du papier, une imprimante, un ordinateur, etc.

Vous devrez peut-être également employer quelqu'un pour écrire ou dactylographier pour vous.

  • Insensé pour les analphabètes

La communication écrite est inutile si le destinataire ne sait ni lire ni écrire.

Cette méthode de communication nécessite la capacité de lire et d'écrire. La communication écrite ne doit pas être utilisée lors de la communication avec un analphabète.

Exemples de communication écrite dans les écoles.

Ici, nous partagerons les formes de communication écrite les plus courantes utilisées dans les écoles.

Remarque: Il existe plusieurs exemples de communication écrite, mais vous trouverez ci-dessous les exemples les plus courants de communication écrite utilisés dans les écoles.

Voici des exemples de communication écrite dans les écoles :

  • Emails

Le courrier électronique est l'un des moyens de communication écrite les plus efficaces et les moins chers. Les e-mails peuvent être utilisés à différentes fins : communiquer avec les professeurs et les superviseurs, envoyer des fichiers électroniques, postuler à des emplois, des stages et des bourses, etc.

  • mémos

Les mémos peuvent être utilisés pour communiquer des informations importantes aux personnes au sein d'une école. C'est un moyen efficace de communiquer avec les départements scolaires.

  • bulletin

Un bulletin est une courte déclaration officielle utilisée pour informer un groupe de personnes sur un sujet spécifique.

  • Questionnaires

Un questionnaire est un ensemble de questions utilisées pour obtenir les informations requises des étudiants, lors d'une recherche ou d'une enquête.

  • matériel didactique

Le matériel pédagogique comme les manuels, les cahiers d'exercices, les documents à distribuer, les guides d'étude, les manuels, etc. sont également des exemples de communication écrite. Il s'agit de tout ensemble de documents qu'un enseignant peut utiliser dans son enseignement.

  • Messagerie instantanée

La messagerie instantanée est une forme de communication écrite dans laquelle deux personnes ou plus participent à une conversation sur leur téléphone portable ou leur ordinateur. Il peut être envoyé via Facebook Messenger, Snapchat, WhatsApp, Telegram, WeChat, etc.

  • Contenu du site Web

Le contenu du site Web peut être utilisé pour éduquer les visiteurs du site sur les services rendus par une école.

  • Brochures

Des brochures peuvent être utilisées pour aider les parents à comprendre le fonctionnement d'une école. Il contient des informations sur l'école, son personnel et le conseil d'administration.

  • Pages Web de classe

Les pages Web de classe peuvent être utilisées à différentes fins : publier des mises à jour importantes, télécharger des devoirs, donner accès aux notes, communiquer avec les parents et les élèves, etc.

  • Newsletters

Les bulletins d'information sont un moyen efficace d'informer les élèves et les parents sur les diverses activités de l'école, les nouvelles, les événements, les changements d'horaire, etc.

  • Communiqués de presse

Un communiqué de presse est une déclaration officielle donnée par une entreprise ou une organisation aux médias. Il peut être utilisé par les écoles pour partager des informations dignes d'intérêt.

  • Commentaires sur le bulletin scolaire

Les commentaires sur les bulletins informent les parents des résultats scolaires de leurs enfants.

  • Des lettres

Les lettres peuvent être utilisées pour envoyer des informations, des plaintes, des salutations, etc.

  • les cartes postales

Les cartes postales de classe sont un moyen rapide et facile d'envoyer de courts messages personnels (par exemple, un message de bienvenue à l'école) à vos élèves.

  • Devis

Les propositions peuvent être utilisées pour obtenir l'approbation d'un projet d'éducation spécifique

Conseils pour améliorer vos compétences en communication écrite

Pour développer des compétences efficaces en communication écrite, suivez ces conseils :

1. Identifiez votre objectif

Une communication écrite efficace doit avoir un but. Cette finalité doit être identifiée et communiquée au destinataire de manière simple.

2. Utilisez le bon ton

Le ton que vous utilisez dépend de votre public cible et du but de l'écriture. Certaines formes de communication écrite (comme les propositions, les CV, etc.) nécessitent un ton formel.

3. Évitez l'utilisation du jargon

Dans la communication écrite, votre choix de mots doit être simple et facile à comprendre. Évitez l'utilisation de jargon et de mots complexes.

4. Tenez-vous en au sujet

Vous devez vous en tenir au sujet et éviter de partager des informations non pertinentes. Cela peut rendre difficile la compréhension du but du message.

Une communication écrite efficace doit être concise. Donc, vous devez énoncer clairement vos points sans inclure d'informations non pertinentes.

5. Utilisez la voix active

Écrivez la plupart des phrases à la voix active au lieu de la voix passive. Les phrases écrites à la voix active sont plus faciles à comprendre que les phrases écrites à la voix passive.

Par exemple, « J'ai nourri les chiens » (voix active) est plus facile à lire et à comprendre que « Les chiens ont été nourris par moi » (voix passive).

6. Facile à lire

Une communication écrite efficace doit être facile à lire. Utilisez des espaces, des phrases courtes, des paragraphes courts, des puces, des titres et des sous-titres. Cela rendra plus facile et moins ennuyeux la lecture de toute forme de communication écrite.

7. Relire

Vérifiez soigneusement les fautes de grammaire, d'orthographe et de ponctuation avant de partager tout document de communication écrit.

Vous pouvez soit demander à quelqu'un de relire votre écriture, soit le faire vous-même en utilisant un logiciel de relecture comme Grammarly, Paper Rater, ProWriting Aid, Hemingway, etc.

De plus, entraînez-vous à rédiger une variété de documents pour améliorer vos compétences en communication écrite. Vous pouvez commencer par envoyer des e-mails à vos amis et à votre famille.

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Conclusion

L'ère numérique a transformé la façon dont nous communiquons les uns avec les autres. Il y a quelques années, nous partageons des informations via des lettres, dont la livraison peut prendre des jours. Désormais, vous pouvez facilement partager des informations en un seul clic.

Les méthodes modernes de communication écrite, par exemple les e-mails, les SMS, etc. sont plus pratiques que les anciennes méthodes de communication écrite, par exemple les lettres.

Au-delà des scores GPA élevés, les employeurs recherchent des compétences en communication, en particulier des compétences en communication écrite. Sans aucun doute, la communication écrite est une partie essentielle de nos vies. C'est pourquoi vous devez améliorer vos compétences en communication écrite.

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