લેખિત સંચાર કૌશલ્ય: 2023 સંપૂર્ણ માર્ગદર્શિકા

By
રહમાહ
-
0
3575
લેખિત સંદેશાવ્યવહાર કુશળતા
લેખિત સંદેશાવ્યવહાર કુશળતા

લેખિત સંદેશાવ્યવહાર કૌશલ્ય એ શીખવા માટેની સૌથી મહત્વપૂર્ણ કુશળતા છે. આ કુશળતા શક્તિશાળી સાધનો છે જેનો ઉપયોગ મોટી સંખ્યામાં લોકો સાથે માહિતી શેર કરવા માટે થઈ શકે છે.

વિદ્યાર્થીઓને તેમના લેક્ચરર્સ સાથે વાતચીત કરવા અને શિષ્યવૃત્તિ, ઇન્ટર્નશીપ, નોકરીઓ વગેરે માટે અરજી કરવા માટે લેખિત સંચાર કૌશલ્યની જરૂર હોય છે. નબળી સંચાર કૌશલ્ય તમને ખૂબ ખર્ચ કરી શકે છે, તમે શિષ્યવૃત્તિ અથવા ઇન્ટર્નશિપ ગુમાવી શકો છો કારણ કે તમારો અરજી પત્ર ખરાબ રીતે લખાયેલો હતો.

લેખિત સંદેશાવ્યવહાર એ સંચારની સૌથી સામાન્ય અને અસરકારક પદ્ધતિઓમાંની એક છે. ડિજિટલ યુગમાં આ પ્રકારનો સંચાર વધુને વધુ મહત્વપૂર્ણ બની રહ્યો છે.

મુજબ કોલેજ અને એમ્પ્લોયરો નેશનલ એસોસિયેશન, 77.5% નોકરીદાતાઓ મજબૂત લેખિત સંચાર કૌશલ્ય ધરાવતો ઉમેદવાર ઇચ્છે છે.

આ લેખમાં, તમે લેખિત સંદેશાવ્યવહારની વ્યાખ્યા, ઉદાહરણો, મહત્વ, મર્યાદાઓ અને લેખિત સંચાર કૌશલ્યને સુધારવાની રીતો શીખી શકશો.

સામગ્રીનું કોષ્ટક

લેખિત સંચાર કૌશલ્ય શું છે

લેખિત સંદેશાવ્યવહાર એ એક પ્રકારની સંચાર પદ્ધતિ છે જે લેખિત શબ્દોનો ઉપયોગ કરે છે. તેમાં ડિજીટલ (દા.ત. ઈમેલ) અથવા કાગળ પર લેખિત શબ્દો દ્વારા વાતચીતનો સમાવેશ થાય છે.

લેખિત સંદેશાવ્યવહાર કૌશલ્ય એ લેખિત શબ્દો સાથે અસરકારક રીતે વાતચીત કરવા માટે જરૂરી કુશળતા છે.

અસરકારક લેખિત સંદેશાવ્યવહાર માટે નીચેની કુશળતા અથવા ગુણોની જરૂર છે:

  • સજા બાંધકામ
  • વિરામચિહ્નનો યોગ્ય ઉપયોગ
  • વ્યાકરણના મૂળભૂત નિયમોનું જ્ઞાન
  • સ્વરનો યોગ્ય ઉપયોગ
  • અમુક સંપાદન સાધનો અથવા સોફ્ટવેરનો ઉપયોગ.

લેખિત સંચારનું મહત્વ

નીચે લેખિત સંદેશાવ્યવહારનું મહત્વ છે:

1. કાયમી રેકોર્ડ બનાવે છે

લેખિત સંદેશાવ્યવહારનું કોઈપણ સ્વરૂપ એ કાયમી રેકોર્ડ છે અને ભવિષ્યના સંદર્ભ તરીકે સેવા આપી શકે છે. લેખિત સંદેશાવ્યવહાર દસ્તાવેજોનો ઉપયોગ કોઈપણ કાનૂની કેસમાં અથવા જ્યારે પણ જરૂર હોય ત્યારે પુરાવા તરીકે કરી શકાય છે.

2. ગેરસમજ ઓછી કરો

કોઈ પણ પ્રકારની ગેરસમજ વગર જટિલ બાબતને રજૂ કરવાનો શ્રેષ્ઠ માર્ગ લેખિત સંદેશાવ્યવહાર છે. અસરકારક લેખિત સંચાર સરળતાથી સમજી શકાય છે કારણ કે તે સરળ શબ્દોમાં લખાયેલ છે.

ઉપરાંત, કોઈપણ ગેરસમજના કિસ્સામાં, વાચક તેને સંપૂર્ણ રીતે સમજી ન જાય ત્યાં સુધી તેને ઘણી વખત સરળતાથી પસાર કરી શકે છે.

3. સચોટ

લેખિત સંદેશાવ્યવહારમાં ભૂલો માટે ઓછી અથવા કોઈ જગ્યા નથી. લેખિત સંદેશાવ્યવહારમાં ચોકસાઈની ખાતરી આપવામાં આવે છે કારણ કે શબ્દોને સુધારવા અથવા સંપાદિત કરવાની બહુવિધ તકો હોય છે. તમે ઈમેલ, મેમો, બ્રોશર વગેરેને સરળતાથી એડિટ કરી શકો છો.

4. વ્યાવસાયિક સંબંધો બનાવો

તમારા ગ્રાહકો અથવા ગ્રાહકો સાથે પર્યાપ્ત સંચાર વ્યાવસાયિક સંબંધોને ઉત્તેજન આપી શકે છે. વ્યાવસાયિક સંબંધ હાંસલ કરવા માટે લેખિત સંચાર એ સૌથી અસરકારક રીત છે. રીસીવરને ખલેલ પહોંચાડ્યા વિના શુભેચ્છાઓ, અભિનંદન સંદેશાઓ વગેરે ઈમેલ દ્વારા મોકલી શકાય છે.

5. લાંબા અંતરના સંચાર માટે યોગ્ય

લેખિત સંચાર એ તમારાથી દૂરના લોકો સાથે વાતચીત કરવાની ઝડપી રીત છે. ઉદાહરણ તરીકે, તમે સ્થાનને ધ્યાનમાં લીધા વિના WhatsApp દ્વારા સરળતાથી સંદેશા મોકલી શકો છો.

6. વિતરિત કરવા માટે ખૂબ જ સરળ

લેખિત સંદેશાવ્યવહાર એ એક જ સમયે મોટી સંખ્યામાં લોકોને માહિતી વિતરિત કરવાની શ્રેષ્ઠ રીત છે. દાખલા તરીકે, એક ઈમેલ એક જ સમયે અનેક લોકોને ફોરવર્ડ કરી શકાય છે.

લેખિત સંચારની મર્યાદાઓ

લેખિત સંદેશાવ્યવહારના ઘણા ફાયદા હોવા છતાં, હજુ પણ કેટલીક મર્યાદાઓ છે.

નીચે લેખિત સંદેશાવ્યવહારની મર્યાદાઓ (ગેરફાયદાઓ) છે:

  • વિલંબિત પ્રતિસાદ

લેખિત સંચાર ત્વરિત પ્રતિસાદ આપી શકતો નથી. પ્રાપ્તકર્તાએ મોકલનારને જવાબ આપતા પહેલા સંદેશ વાંચવો અને સમજવો પડશે.

જ્યારે તમને તાત્કાલિક સ્પષ્ટતાની જરૂર હોય ત્યારે આ પ્રકારના સંચારનો ઉપયોગ થવો જોઈએ નહીં.

  • સમય માંગે તેવું

લેખિત સંદેશ લખવામાં અને પહોંચાડવામાં ઘણો સમય લાગી શકે છે. તમે લેખિત સંદેશાવ્યવહારના મોટાભાગના સ્વરૂપો મોકલી શકો તે પહેલાં તમારે લખવું, સંપાદિત કરવું અને પ્રૂફરીડ કરવું પડશે.

  • મોંઘા

લેખિત સંદેશાવ્યવહાર ખર્ચાળ છે કારણ કે તમારે શાહી, કાગળ, પ્રિન્ટર, કમ્પ્યુટર વગેરે જેવા કેટલાક સાધનો ખરીદવા પડશે.

તમારે તમારા માટે લખવા કે ટાઈપ કરવા માટે કોઈને નોકરી આપવાની પણ જરૂર પડી શકે છે.

  • નિરક્ષર માટે અર્થહીન

જો રીસીવર વાંચી કે લખી ન શકે તો લેખિત સંચાર નકામો છે.

સંદેશાવ્યવહારની આ પદ્ધતિને વાંચવા અને લખવાની ક્ષમતાની જરૂર છે. અભણ સાથે વાતચીત કરતી વખતે લેખિત સંદેશાવ્યવહારનો ઉપયોગ કરવો જોઈએ નહીં.

શાળાઓમાં લેખિત સંચારના ઉદાહરણો.

અહીં અમે શાળાઓમાં ઉપયોગમાં લેવાતા લેખિત સંદેશાવ્યવહારના સૌથી સામાન્ય સ્વરૂપો શેર કરીશું.

નૉૅધ: લેખિત સંદેશાવ્યવહારના ઘણા ઉદાહરણો છે પરંતુ નીચે શાળાઓમાં ઉપયોગમાં લેવાતા લેખિત સંદેશાવ્યવહારના સૌથી સામાન્ય ઉદાહરણો છે.

નીચે શાળાઓમાં લેખિત સંદેશાવ્યવહારના ઉદાહરણો છે:

  • ઇમેઇલ્સ

ઇમેઇલ એ લેખિત સંદેશાવ્યવહારનું સૌથી અસરકારક અને સસ્તું માધ્યમ છે. ઈમેઈલનો ઉપયોગ વિવિધ હેતુઓ માટે થઈ શકે છે: પ્રોફેસરો અને સુપરવાઈઝર સાથે વાતચીત કરવી, ઈલેક્ટ્રોનિક ફાઈલો મોકલવી, નોકરીઓ માટે અરજી કરવી, ઈન્ટર્નશીપ અને શિષ્યવૃત્તિ વગેરે.

  • મેમોઝ

મેમોનો ઉપયોગ શાળામાં લોકોને મહત્વપૂર્ણ માહિતી પહોંચાડવા માટે થઈ શકે છે. શાળા વિભાગો સાથે વાતચીત કરવાની તે એક અસરકારક રીત છે.

  • બુલેટિન

બુલેટિન એ એક ટૂંકું સત્તાવાર નિવેદન છે જેનો ઉપયોગ ચોક્કસ બાબત વિશે લોકોના જૂથને જાણ કરવા માટે થાય છે.

  • પ્રશ્નાવલિ

પ્રશ્નાવલી એ પ્રશ્નોનો સમૂહ છે જેનો ઉપયોગ વિદ્યાર્થીઓ પાસેથી સંશોધન અથવા સર્વેક્ષણ દરમિયાન જરૂરી માહિતી મેળવવા માટે થાય છે.

  • સૂચનાત્મક સામગ્રી

પાઠ્યપુસ્તકો, કાર્યપુસ્તકો, હેન્ડઆઉટ્સ, અભ્યાસ માર્ગદર્શિકાઓ, માર્ગદર્શિકાઓ વગેરે જેવી સૂચનાત્મક સામગ્રી પણ લેખિત સંદેશાવ્યવહારના ઉદાહરણો છે. તે કોઈપણ સામગ્રીનો સંગ્રહ છે જેનો શિક્ષક શિક્ષણમાં ઉપયોગ કરી શકે છે.

  • ઇન્સ્ટન્ટ મેસેજિંગ

ઇન્સ્ટન્ટ મેસેજિંગ એ લેખિત સંદેશાવ્યવહારનું એક સ્વરૂપ છે જેમાં બે અથવા વધુ વ્યક્તિઓ તેમના મોબાઇલ ફોન અથવા કમ્પ્યુટર પર વાતચીતમાં ભાગ લે છે. તેને ફેસબુક મેસેન્જર, સ્નેપચેટ, વોટ્સએપ, ટેલિગ્રામ, વીચેટ વગેરે દ્વારા મોકલી શકાય છે.

  • વેબસાઈટ સામગ્રી

વેબસાઇટની સામગ્રીનો ઉપયોગ સાઇટ મુલાકાતીઓને શાળા દ્વારા આપવામાં આવતી સેવાઓ વિશે શિક્ષિત કરવા માટે કરી શકાય છે.

  • બ્રોશર્સ

શાળા કેવી રીતે કાર્ય કરે છે તે સમજવા માટે માતા-પિતાને મદદ કરવા બ્રોશરનો ઉપયોગ કરી શકાય છે. તેમાં શાળા, તેના સ્ટાફ અને બોર્ડ ઓફ ગવર્નર્સ વિશેની માહિતી છે.

  • વર્ગખંડ વેબપૃષ્ઠો

વર્ગખંડ વેબપૃષ્ઠોનો ઉપયોગ વિવિધ હેતુઓ માટે થઈ શકે છે: મહત્વપૂર્ણ અપડેટ્સ પોસ્ટ કરવા, સોંપણીઓ અપલોડ કરવા, ગ્રેડની ઍક્સેસ પ્રદાન કરવી, માતાપિતા અને વિદ્યાર્થીઓ સાથે વાતચીત કરવી વગેરે.

  • ન્યૂઝલેટર્સ

ન્યૂઝલેટર્સ એ વિદ્યાર્થીઓ અને માતા-પિતાને શાળાની વિવિધ પ્રવૃત્તિઓ, સમાચાર, ઘટનાઓ, સમયપત્રકમાં ફેરફાર વગેરે વિશે માહિતી આપવાની અસરકારક રીત છે.

  • અખબારી

પ્રેસ રિલીઝ એ કંપની અથવા સંસ્થા દ્વારા મીડિયાને આપવામાં આવેલું સત્તાવાર નિવેદન છે. તેનો ઉપયોગ શાળાઓ દ્વારા સમાચાર લાયક માહિતી શેર કરવા માટે કરી શકાય છે.

  • રિપોર્ટ કાર્ડ ટિપ્પણીઓ

રિપોર્ટ કાર્ડની ટિપ્પણીઓ માતાપિતાને તેમના બાળકોના શૈક્ષણિક પ્રદર્શન વિશે જાણ કરે છે.

  • અક્ષરો

પત્રોનો ઉપયોગ માહિતી, ફરિયાદો, શુભેચ્છાઓ વગેરે મોકલવા માટે થઈ શકે છે.

  • પોસ્ટકાર્ડ્સ

વર્ગખંડના પોસ્ટકાર્ડ એ તમારા વિદ્યાર્થીઓને ટૂંકા વ્યક્તિગત સંદેશાઓ (દા.ત. શાળા સંદેશમાં પાછા આવવું) મોકલવાની ઝડપી અને સરળ રીત છે.

  • દરખાસ્તો

ચોક્કસ શિક્ષણ પ્રોજેક્ટ માટે મંજૂરી મેળવવા માટે દરખાસ્તોનો ઉપયોગ કરી શકાય છે

તમારી લેખિત સંચાર કૌશલ્ય સુધારવા માટેની ટિપ્સ

અસરકારક લેખિત સંચાર કૌશલ્ય વિકસાવવા માટે આ ટિપ્સ અનુસરો:

1. તમારા ધ્યેયને ઓળખો

અસરકારક લેખિત સંદેશાવ્યવહારનો હેતુ હોવો આવશ્યક છે. આ હેતુને ઓળખવો જોઈએ અને પ્રાપ્તકર્તાને સરળ રીતે સંચાર કરવો જોઈએ.

2. જમણા ટોનનો ઉપયોગ કરો

તમે જે સ્વરનો ઉપયોગ કરો છો તે તમારા લક્ષ્ય પ્રેક્ષકો અને લેખનના હેતુ પર આધારિત છે. લેખિત સંદેશાવ્યવહારના કેટલાક સ્વરૂપો (જેમ કે દરખાસ્તો, રિઝ્યુમ વગેરે) માટે ઔપચારિક સ્વર જરૂરી છે.

3. જાર્ગનનો ઉપયોગ ટાળો

લેખિત સંદેશાવ્યવહારમાં, શબ્દોની તમારી પસંદગી સરળ અને સમજવામાં સરળ હોવી જોઈએ. કલકલ અને જટિલ શબ્દોનો ઉપયોગ ટાળો.

4. વિષયને વળગી રહો

તમારે વિષયને વળગી રહેવું જોઈએ અને અપ્રસ્તુત માહિતી શેર કરવાનું ટાળવું જોઈએ. આનાથી સંદેશનો હેતુ સમજવામાં મુશ્કેલી પડી શકે છે.

અસરકારક લેખિત સંચાર સંક્ષિપ્ત હોવો જોઈએ. તેથી, તમારે અપ્રસ્તુત માહિતી શામેલ કર્યા વિના તમારા મુદ્દાઓને સ્પષ્ટપણે જણાવવાની જરૂર છે.

5. સક્રિય અવાજનો ઉપયોગ કરો

નિષ્ક્રિય અવાજને બદલે સક્રિય અવાજમાં મોટાભાગના વાક્યો લખો. નિષ્ક્રિય અવાજમાં લખેલા વાક્યો કરતાં સક્રિય અવાજમાં લખેલા વાક્યો સમજવામાં સરળ છે.

ઉદાહરણ તરીકે, “મેં કૂતરાઓને ખવડાવ્યું” (નિષ્ક્રિય અવાજ) કરતાં “મેં કૂતરાઓને ખવડાવ્યું” (સક્રિય અવાજ) વાંચવા અને સમજવામાં સરળ છે.

6. વાંચવામાં સરળ

અસરકારક લેખિત સંદેશાવ્યવહાર વાંચવામાં સરળ હોવો જોઈએ. અંતર, ટૂંકા વાક્યો, ટૂંકા ફકરા, બુલેટ પોઈન્ટ, શીર્ષકો અને ઉપશીર્ષકોનો ઉપયોગ કરો. આનાથી લેખિત સંદેશાવ્યવહારના કોઈપણ સ્વરૂપને વાંચવાનું સરળ અને ઓછું કંટાળાજનક બનશે.

7. પ્રૂફરીડ

તમે કોઈપણ લેખિત સંચાર દસ્તાવેજ શેર કરો તે પહેલાં વ્યાકરણ, જોડણી અને વિરામચિહ્નોની ભૂલો માટે કાળજીપૂર્વક તપાસ કરો.

તમે કાં તો કોઈને તમારા લખાણને પ્રૂફરીડ કરવા માટે કહી શકો છો અથવા ગ્રામરલી, પેપર રેટર, પ્રોરાઈટિંગ એઈડ, હેમિંગવે વગેરે જેવા પ્રૂફરીડિંગ સોફ્ટવેરનો ઉપયોગ કરીને જાતે કરી શકો છો.

વધુમાં, તમારી લેખિત સંચાર કૌશલ્યને સુધારવા માટે વિવિધ દસ્તાવેજો લખવાનો અભ્યાસ કરો. તમે તમારા મિત્રો અને પરિવારને ઈમેલ મોકલીને શરૂઆત કરી શકો છો.

અમે પણ ભલામણ કરીએ છીએ:

ઉપસંહાર

ડિજિટલ યુગે આપણે એકબીજા સાથે કેવી રીતે વાતચીત કરીએ છીએ તે બદલાઈ ગયું છે. કેટલાક વર્ષો પહેલા, અમે પત્રો દ્વારા માહિતી શેર કરીએ છીએ, જેને પહોંચાડવામાં દિવસો લાગી શકે છે. હવે, તમે માત્ર એક ક્લિકથી માહિતી સરળતાથી શેર કરી શકો છો.

આધુનિક લેખિત સંદેશાવ્યવહાર પદ્ધતિઓ દા.ત. ઈમેલ, ટેક્સ્ટ સંદેશાઓ વગેરે લેખિત સંચારની જૂની પદ્ધતિઓ જેમ કે પત્રો કરતાં વધુ અનુકૂળ છે.

ઉચ્ચ GPA સ્કોર્સ ઉપરાંત, એમ્પ્લોયરો સંચાર કૌશલ્ય, ખાસ કરીને લેખિત સંચાર કૌશલ્યો માટે ધ્યાન રાખે છે. કોઈ શંકા નથી, લેખિત સંદેશાવ્યવહાર એ આપણા જીવનનો આવશ્યક ભાગ છે. આ માટે તમારે તમારી લેખિત વાતચીત કૌશલ્યમાં સુધારો કરવો પડશે.

અમે હવે આ લેખના અંતમાં આવ્યા છીએ, શું તમને આ લેખ મદદરૂપ લાગે છે? અમને ટિપ્પણી વિભાગમાં જણાવો.