लिखित संचार कौशल सीखने के लिए सबसे महत्वपूर्ण कौशलों में से हैं। ये कौशल शक्तिशाली उपकरण हैं जिनका उपयोग बड़ी संख्या में लोगों के साथ जानकारी साझा करने के लिए किया जा सकता है।
छात्रों को अपने व्याख्याताओं के साथ संवाद करने और छात्रवृत्ति, इंटर्नशिप, नौकरी आदि के लिए आवेदन करने के लिए लिखित संचार कौशल की आवश्यकता होती है। खराब संचार कौशल आपको बहुत महंगा पड़ सकता है, आप छात्रवृत्ति या इंटर्नशिप खो सकते हैं क्योंकि आपका आवेदन पत्र खराब तरीके से लिखा गया था।
लिखित संचार संचार के सबसे आम और प्रभावी तरीकों में से एक है। डिजिटल युग में इस प्रकार का संचार तेजी से महत्वपूर्ण होता जा रहा है।
के अनुसार कॉलेजों और नियोक्ता के राष्ट्रीय संघ77.5% नियोक्ता मजबूत लिखित संचार कौशल वाले उम्मीदवार चाहते हैं।
इस लेख में, आप लिखित संचार की परिभाषा, उदाहरण, महत्व, सीमाएं और लिखित संचार कौशल में सुधार के तरीके सीखेंगे।
विषय - सूची
लिखित संचार कौशल क्या हैं
लिखित संचार एक प्रकार की संचार पद्धति है जो लिखित शब्दों का उपयोग करती है। इसमें लिखित शब्दों के माध्यम से संचार करना शामिल है, या तो डिजिटल रूप से (जैसे ईमेल) या कागज पर।
लिखित संचार कौशल वे कौशल हैं जो लिखित शब्दों के साथ प्रभावी ढंग से संवाद करने के लिए आवश्यक हैं।
प्रभावी लिखित संचार के लिए निम्नलिखित कौशल या गुणों की आवश्यकता होती है:
- वाक्य निर्माण
- विराम चिन्हों का उचित प्रयोग
- बुनियादी व्याकरण के नियमों का ज्ञान
- स्वर का उचित उपयोग
- कुछ संपादन टूल या सॉफ़्टवेयर का उपयोग।
लिखित संचार का महत्व
लिखित संचार का महत्व नीचे दिया गया है:
- एक स्थायी रिकॉर्ड बनाता है
- गलतफहमी कम करें
- Accurate, सटीक
- पेशेवर संबंध बनाएं
- लंबी दूरी की संचार के लिए उपयुक्त
- वितरित करना बहुत आसान.
1. एक स्थायी रिकॉर्ड बनाता है
लिखित संचार का कोई भी रूप एक स्थायी रिकॉर्ड है और भविष्य के संदर्भ के रूप में काम कर सकता है। लिखित संचार दस्तावेजों का उपयोग किसी भी कानूनी मामले में या जब भी आवश्यकता हो, साक्ष्य के रूप में किया जा सकता है।
2. गलतफहमी कम करें
लिखित संचार किसी जटिल मामले को बिना किसी गलतफहमी के प्रस्तुत करने का सबसे अच्छा तरीका है। प्रभावी लिखित संप्रेषण आसानी से समझा जा सकता है क्योंकि यह सरल शब्दों में लिखा जाता है।
साथ ही, किसी भी गलतफहमी के मामले में, एक पाठक इसे कई बार आसानी से समझ सकता है जब तक कि वह पूरी तरह से समझ न जाए।
3. सटीक
लिखित संचार में त्रुटियों के लिए बहुत कम या कोई स्थान नहीं होता है। लिखित संचार में सटीकता की गारंटी होती है क्योंकि शब्दों को सही करने या संपादित करने के कई मौके होते हैं। आप ईमेल, मेमो, ब्रोशर आदि को आसानी से संपादित कर सकते हैं।
4. पेशेवर संबंध बनाएं
अपने ग्राहकों या ग्राहकों के साथ पर्याप्त संचार एक पेशेवर संबंध को बढ़ावा दे सकता है। लिखित संचार व्यावसायिक संबंध प्राप्त करने का सबसे प्रभावी तरीका है। प्राप्तकर्ता को बाधित किए बिना अभिवादन, बधाई संदेश आदि ईमेल के माध्यम से भेजे जा सकते हैं।
5. लंबी दूरी की संचार के लिए उपयुक्त
लिखित संचार आपसे दूर के लोगों के साथ संवाद करने का एक तेज़ तरीका है। उदाहरण के लिए, आप स्थान की परवाह किए बिना व्हाट्सएप के माध्यम से आसानी से संदेश भेज सकते हैं।
6. वितरित करने में बहुत आसान
लिखित संचार एक ही समय में बड़ी संख्या में लोगों को सूचना वितरित करने का सबसे अच्छा तरीका है। उदाहरण के लिए, एक ईमेल एक ही समय में कई लोगों को अग्रेषित किया जा सकता है।
लिखित संचार की सीमाएं
हालांकि लिखित संचार के कई फायदे हैं, फिर भी कुछ सीमाएं हैं।
लिखित संचार की सीमाएँ (नुकसान) नीचे दी गई हैं:
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देर से प्रतिक्रिया
लिखित संचार तत्काल प्रतिक्रिया प्रदान नहीं कर सकता है। प्रेषक को जवाब देने से पहले प्राप्तकर्ता को संदेश को पढ़ना और समझना होगा।
जब आपको तत्काल स्पष्टीकरण की आवश्यकता हो तो इस प्रकार के संचार का उपयोग नहीं किया जाना चाहिए।
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बहुत अधिक समय लेने वाला
लिखित संदेश लिखने और वितरित करने में बहुत समय लग सकता है। लिखित संचार के अधिकांश रूपों को भेजने से पहले आपको लिखना, संपादित करना और प्रूफरीड करना होगा।
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महंगा
लिखित संचार महंगा है क्योंकि आपको कुछ उपकरण जैसे स्याही, कागज, प्रिंटर, कंप्यूटर आदि खरीदने होंगे।
आपको अपने लिए लिखने या टाइप करने के लिए किसी को नियुक्त करने की भी आवश्यकता हो सकती है।
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निरक्षर के लिए अर्थहीन
यदि प्राप्तकर्ता पढ़ या लिख नहीं सकता है तो लिखित संचार बेकार है।
संचार की इस पद्धति के लिए पढ़ने और लिखने की क्षमता की आवश्यकता होती है। अनपढ़ के साथ संचार करते समय लिखित संचार का उपयोग नहीं किया जाना चाहिए।
स्कूलों में लिखित संचार के उदाहरण।
यहां हम स्कूलों में उपयोग किए जाने वाले लिखित संचार के सबसे सामान्य रूपों को साझा करेंगे।
नोट: लिखित संचार के कई उदाहरण हैं लेकिन स्कूलों में उपयोग किए जाने वाले लिखित संचार के सबसे सामान्य उदाहरण नीचे दिए गए हैं।
स्कूलों में लिखित संचार के उदाहरण नीचे दिए गए हैं:
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ईमेल
ईमेल लिखित संचार का सबसे प्रभावी और सस्ता साधन है। ईमेल का उपयोग विभिन्न उद्देश्यों के लिए किया जा सकता है: प्रोफेसरों और पर्यवेक्षकों के साथ संवाद करना, इलेक्ट्रॉनिक फाइलें भेजना, नौकरियों के लिए आवेदन करना, इंटर्नशिप और छात्रवृत्ति आदि।
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मेमो
मेमो का उपयोग स्कूल के भीतर लोगों को महत्वपूर्ण जानकारी संप्रेषित करने के लिए किया जा सकता है। यह स्कूल विभागों के साथ संवाद करने का एक प्रभावी तरीका है।
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बुलेटिन
बुलेटिन एक छोटा आधिकारिक बयान होता है जिसका इस्तेमाल लोगों के समूह को किसी विशेष मामले के बारे में सूचित करने के लिए किया जाता है।
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प्रश्नावली
एक प्रश्नावली प्रश्नों का एक समूह है जिसका उपयोग शोध या सर्वेक्षण के दौरान छात्रों से आवश्यक जानकारी प्राप्त करने के लिए किया जाता है।
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सूचनात्मक सामग्री
पाठ्यपुस्तकें, कार्यपुस्तिकाएं, हैंडआउट्स, अध्ययन गाइड, मैनुअल आदि जैसी निर्देशात्मक सामग्री भी लिखित संचार के उदाहरण हैं। वे सामग्री का कोई भी संग्रह है जिसे शिक्षक शिक्षण में उपयोग कर सकता है।
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त्वरित संदेश
इंस्टेंट मैसेजिंग लिखित संचार का एक रूप है जिसमें दो या दो से अधिक व्यक्ति अपने मोबाइल फोन या कंप्यूटर पर बातचीत में भाग लेते हैं। इसे फेसबुक मैसेंजर, स्नैपचैट, व्हाट्सएप, टेलीग्राम, वीचैट आदि के जरिए भेजा जा सकता है।
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इस वेबसाइट की सामग्री
वेबसाइट सामग्री का उपयोग साइट आगंतुकों को स्कूल द्वारा प्रदान की जाने वाली सेवाओं के बारे में शिक्षित करने के लिए किया जा सकता है।
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ब्रोशर
स्कूल कैसे संचालित होता है, यह समझने में माता-पिता की सहायता के लिए ब्रोशर का उपयोग किया जा सकता है। इसमें स्कूल, उसके कर्मचारियों और बोर्ड ऑफ गवर्नर्स के बारे में जानकारी होती है।
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कक्षा वेबपेज
कक्षा के वेबपृष्ठों का उपयोग विभिन्न उद्देश्यों के लिए किया जा सकता है: महत्वपूर्ण अपडेट पोस्ट करना, असाइनमेंट अपलोड करना, ग्रेड तक पहुंच प्रदान करना, माता-पिता और छात्रों से संवाद करना आदि।
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समाचारपत्रिकाएँ
न्यूज़लेटर छात्रों और अभिभावकों को स्कूल की विभिन्न गतिविधियों, समाचारों, घटनाओं, शेड्यूल में बदलाव आदि के बारे में सूचित करने का एक प्रभावी तरीका है।
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प्रेस विज्ञप्ति
एक प्रेस विज्ञप्ति एक कंपनी या संगठन द्वारा मीडिया को दिया गया एक आधिकारिक बयान है। इसका उपयोग स्कूलों द्वारा समाचार योग्य जानकारी साझा करने के लिए किया जा सकता है।
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रिपोर्ट कार्ड टिप्पणियाँ
रिपोर्ट कार्ड टिप्पणियाँ माता-पिता को उनके बच्चों के शैक्षणिक प्रदर्शन के बारे में सूचित करती हैं।
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पत्र
पत्रों का उपयोग सूचना, शिकायत, अभिवादन आदि भेजने के लिए किया जा सकता है।
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पोस्टकार्ड
कक्षा पोस्टकार्ड आपके छात्रों को संक्षिप्त व्यक्तिगत संदेश (जैसे स्कूल में वापस स्वागत संदेश) भेजने का एक त्वरित और आसान तरीका है।
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प्रस्ताव
किसी विशिष्ट शिक्षा परियोजना के लिए अनुमोदन प्राप्त करने के लिए प्रस्तावों का उपयोग किया जा सकता है
अपने लिखित संचार कौशल में सुधार करने के लिए युक्तियाँ
प्रभावी लिखित संचार कौशल विकसित करने के लिए इन युक्तियों का पालन करें:
- अपने लक्ष्य को पहचानें
- सही स्वर का प्रयोग करें
- शब्दजाल के प्रयोग से बचें
- विषय पर टिके रहें
- सक्रिय आवाज का उपयोग करें
- पढ़ने में अासान
- ठीक करना.
1. अपने लक्ष्य की पहचान करें
प्रभावी लिखित संचार का एक उद्देश्य होना चाहिए। इस उद्देश्य की पहचान की जानी चाहिए और प्राप्तकर्ता को सरल तरीके से सूचित किया जाना चाहिए।
2. सही टोन का प्रयोग करें
आपके द्वारा उपयोग किया जाने वाला लहजा आपके लक्षित दर्शकों और लिखने के उद्देश्य पर निर्भर करता है। लिखित संचार के कुछ रूपों (जैसे प्रस्ताव, बायोडाटा आदि) के लिए एक औपचारिक स्वर की आवश्यकता होती है।
3. शब्दजाल के प्रयोग से बचें
लिखित संचार में, आपके शब्दों का चुनाव सरल और समझने में आसान होना चाहिए। शब्दजाल और जटिल शब्दों के प्रयोग से बचें।
4. विषय पर टिके रहें
आपको विषय पर टिके रहना चाहिए और अप्रासंगिक जानकारी साझा करने से बचना चाहिए। इससे संदेश के उद्देश्य को समझना मुश्किल हो सकता है।
प्रभावी लिखित संचार संक्षिप्त होना चाहिए। इसलिए, आपको अप्रासंगिक जानकारी को शामिल किए बिना अपनी बातों को स्पष्ट रूप से बताने की आवश्यकता है।
5. सक्रिय आवाज का प्रयोग करें
अधिकांश वाक्यों को निष्क्रिय आवाज के बजाय सक्रिय आवाज में लिखें। निष्क्रिय आवाज में लिखे गए वाक्यों की तुलना में सक्रिय आवाज में लिखे गए वाक्यों को समझना आसान होता है।
उदाहरण के लिए, "मैंने कुत्तों को खिलाया" (सक्रिय आवाज) "कुत्तों को मेरे द्वारा खिलाया गया" (निष्क्रिय आवाज) की तुलना में पढ़ना और समझना आसान है।
6. पढ़ने में आसान
प्रभावी लिखित संचार पढ़ने में आसान होना चाहिए। रिक्तियों, छोटे वाक्यों, छोटे पैराग्राफों, बुलेट बिंदुओं, शीर्षकों और उपशीर्षकों का उपयोग करें। इससे लिखित संचार के किसी भी रूप को पढ़ना आसान और कम उबाऊ हो जाएगा।
7। ठीक करना
किसी भी लिखित संचार दस्तावेज़ को साझा करने से पहले व्याकरण, वर्तनी और विराम चिह्न की गलतियों की सावधानीपूर्वक जाँच करें।
आप या तो किसी को अपने लेखन को प्रूफरीड करने के लिए कह सकते हैं या प्रूफरीडिंग सॉफ्टवेयर जैसे ग्रामरली, पेपर रैटर, प्रोराइटिंग एड, हेमिंग्वे आदि का उपयोग करके इसे स्वयं कर सकते हैं।
इसके अलावा, अपने लिखित संचार कौशल को बेहतर बनाने के लिए विभिन्न प्रकार के दस्तावेज़ लिखने का अभ्यास करें। आप अपने दोस्तों और परिवार को ईमेल भेजकर शुरुआत कर सकते हैं।
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निष्कर्ष
डिजिटल युग ने बदल दिया है कि हम एक दूसरे के साथ कैसे संवाद करते हैं। कुछ साल पहले, हम सूचनाओं को पत्रों के माध्यम से साझा करते हैं, जिसे वितरित होने में कई दिन लग सकते हैं। अब, आप केवल एक क्लिक से आसानी से जानकारी साझा कर सकते हैं।
आधुनिक लिखित संचार विधियाँ जैसे ईमेल, पाठ संदेश आदि लिखित संचार के पुराने तरीकों जैसे पत्रों की तुलना में अधिक सुविधाजनक हैं।
उच्च GPA स्कोर से परे, नियोक्ता संचार कौशल, विशेष रूप से लिखित संचार कौशल की तलाश करते हैं। निस्संदेह, लिखित संचार हमारे जीवन का एक अनिवार्य हिस्सा है। इसलिए आपको अपने लिखित संचार कौशल में सुधार करना होगा।
अब हम इस लेख के अंत में आ गए हैं, क्या आपको यह लेख मददगार लगा? हमारे टिप्पणी अनुभाग में बताएं।