Vještine pisane komunikacije: Potpuni vodič za 2023

By
Rahamah
-
0
3575
pismene komunikacijske vještine
pismene komunikacijske vještine

Vještine pisane komunikacije su među najvažnijim vještinama koje treba naučiti. Ove vještine su moćni alati koji se mogu koristiti za dijeljenje informacija s velikim brojem ljudi.

Studentima su potrebne pisane komunikacijske vještine kako bi komunicirali sa svojim predavačima i prijavili se za stipendije, stažiranje, poslove itd. Loše komunikacijske vještine mogu vas skupo koštati, možete izgubiti stipendiju ili staž jer je vaša prijava bila loše napisana.

Pisana komunikacija jedna je od najčešćih i najučinkovitijih metoda komunikacije. Ova vrsta komunikacije postaje sve važnija u digitalnom dobu.

Prema Nacionalna udruga fakulteta i poslodavaca, 77.5% poslodavaca želi kandidata s izraženim pisanim komunikacijskim vještinama.

U ovom ćete članku naučiti definiciju pisane komunikacije, primjere, važnost, ograničenja i načine poboljšanja vještina pisane komunikacije.

Što su vještine pisane komunikacije

Pisana komunikacija je vrsta komunikacijske metode koja koristi pisane riječi. Uključuje komunikaciju putem pisanih riječi, bilo digitalno (npr. e-poštom) ili na papiru.

Vještine pisane komunikacije one su vještine potrebne za učinkovitu komunikaciju pisanim riječima.

Učinkovita pisana komunikacija zahtijeva sljedeće vještine ili kvalitete:

  • Konstrukcija rečenice
  • Prikladna uporaba interpunkcije
  • Poznavanje osnovnih gramatičkih pravila
  • Odgovarajuća uporaba tona
  • Korištenje određenih alata za uređivanje ili softvera.

Važnost pisane komunikacije

Ispod je važnost pisane komunikacije:

1. Stvara trajni zapis

Svaki oblik pisane komunikacije je trajni zapis i može poslužiti kao buduća referenca. Dokumenti pisane komunikacije mogu se koristiti kao dokazi u bilo kojem pravnom slučaju ili kad god je to potrebno.

2. Smanjite nesporazume

Pisana komunikacija je najbolji način da se kompleksna tema predstavi bez ikakvih nesporazuma. Učinkovitu pisanu komunikaciju lako je razumjeti jer je napisana jednostavnim riječima.

Također, u slučaju bilo kakvog nesporazuma, čitatelj može lako proći kroz to nekoliko puta dok ne shvati u potpunosti.

3. Precizan

Pisana komunikacija ima malo ili nimalo mjesta za pogreške. Točnost je zajamčena u pisanoj komunikaciji jer postoji više mogućnosti za ispravljanje ili uređivanje riječi. Možete jednostavno urediti e-poštu, dopise, brošure itd.

4. Stvorite profesionalne odnose

Adekvatna komunikacija s vašim klijentima ili kupcima može pospješiti profesionalni odnos. Pisana komunikacija je najučinkovitiji način za postizanje profesionalnog odnosa. Pozdravi, čestitke itd. mogu se poslati e-poštom bez ometanja primatelja.

5. Prikladno za komunikaciju na daljinu

Pisana komunikacija je brži način komunikacije s ljudima koji su daleko od vas. Na primjer, možete jednostavno slati poruke putem WhatsAppa bez obzira na lokaciju.

6. Vrlo jednostavno za distribuciju

Pisana komunikacija je najbolji način za distribuciju informacija velikom broju ljudi u isto vrijeme. Na primjer, e-pošta se može proslijediti nekoliko osoba u isto vrijeme.

Ograničenja pisane komunikacije

Iako pismena komunikacija ima nekoliko prednosti, ipak postoje neka ograničenja.

U nastavku su navedena ograničenja (nedostaci) pisane komunikacije:

  • Kasna povratna informacija

Pisana komunikacija ne može pružiti trenutnu povratnu informaciju. Primatelj će morati pročitati i razumjeti poruku prije nego što može odgovoriti pošiljatelju.

Ova vrsta komunikacije ne bi se trebala koristiti kada vam je potrebno trenutno pojašnjenje.

  • Dugotrajan

Sastavljanje i isporuka pisane poruke može potrajati dosta vremena. Morat ćete napisati, urediti i lektorirati prije nego što možete poslati većinu oblika pisane komunikacije.

  • Skup

Pisana komunikacija je skupa jer ćete morati kupiti neku opremu poput tinte, papira, pisača, računala itd.

Možda ćete također morati zaposliti nekoga da piše ili tipka umjesto vas.

  • Besmisleno za nepismene

Pisana komunikacija je beskorisna ako primatelj ne zna čitati ili pisati.

Ova metoda komunikacije zahtijeva sposobnost čitanja i pisanja. Pisana komunikacija ne bi se trebala koristiti u komunikaciji s nepismenim osobama.

Primjeri pisane komunikacije u školama.

Ovdje ćemo podijeliti najčešće oblike pisane komunikacije koji se koriste u školama.

Bilješka: Postoji nekoliko primjera pisane komunikacije, ali u nastavku su navedeni najčešći primjeri pisane komunikacije koji se koriste u školama.

Ispod su primjeri pisane komunikacije u školama:

  • E-mail

E-mail je jedan od najučinkovitijih i najjeftinijih načina pisane komunikacije. E-pošta se može koristiti u različite svrhe: komunikacija s profesorima i mentorima, slanje elektroničkih datoteka, prijava za posao, praksu, stipendije itd.

  • Podsjetnici

Podsjetnik se može koristiti za prenošenje važnih informacija ljudima unutar škole. To je učinkovit način komunikacije sa školskim odjelima.

  • Bilten

Bilten je kratka službena izjava kojom se skupina ljudi informira o određenoj stvari.

  • upitnici

Upitnik je skup pitanja koji se koriste za dobivanje traženih informacija od učenika, tijekom istraživanja ili ankete.

  • Nastavni materijali

Nastavni materijali poput udžbenika, radnih bilježnica, brošura, vodiča za učenje, priručnika itd. također su primjeri pisane komunikacije. Oni su bilo koja zbirka materijala koju nastavnik može koristiti u nastavi.

  • Instant Messaging

Instant messaging je oblik pisane komunikacije u kojoj dvije ili više osoba sudjeluju u razgovoru preko svojih mobilnih telefona ili računala. Može se poslati putem Facebook Messengera, Snapchata, WhatsAppa, Telegrama, WeChata itd.

  • Web sadržaj

Sadržaj web stranice može se koristiti za edukaciju posjetitelja stranice o uslugama koje škola pruža.

  • Brošure

Brošure se mogu koristiti kao pomoć roditeljima da razumiju kako škola funkcionira. Sadrži podatke o školi, njezinom osoblju i upravnom odboru.

  • Web stranice učionice

Web stranice učionice mogu se koristiti u različite svrhe: objavljivanje važnih ažuriranja, učitavanje zadataka, omogućavanje pristupa ocjenama, komunikacija s roditeljima i učenicima itd.

  • Newsletteri

Bilteni su učinkovit način informiranja učenika i roditelja o raznim školskim aktivnostima, novostima, događanjima, promjenama rasporeda i sl.

  • Za tisak

Priopćenje za tisak je službena izjava koju tvrtka ili organizacija daje medijima. Škole ga mogu koristiti za razmjenu informacija koje su vrijedne vijesti.

  • Komentari izvještajne kartice

Komentari na školskoj kartici informiraju roditelje o akademskom uspjehu njihove djece.

  • Pisma

Pisma se mogu koristiti za slanje informacija, pritužbi, pozdrava itd.

  • Razglednice

Razglednice za učionicu brz su i jednostavan način slanja kratkih osobnih poruka (npr. poruka dobrodošlice natrag u školu) vašim učenicima.

  • prijedlozi

Prijedlozi se mogu koristiti za dobivanje odobrenja za određeni obrazovni projekt

Savjeti za poboljšanje vještina pisane komunikacije

Za razvoj učinkovitih vještina pismene komunikacije slijedite ove savjete:

1. Odredite svoj cilj

Učinkovita pisana komunikacija mora imati svrhu. Ova se svrha mora identificirati i priopćiti primatelju na jednostavan način.

2. Koristite pravi ton

Ton koji koristite ovisi o vašoj ciljnoj publici i svrsi pisanja. Neki oblici pisane komunikacije (poput prijedloga, životopisa itd.) zahtijevaju formalan ton.

3. Izbjegavajte korištenje žargona

U pisanoj komunikaciji, vaš odabir riječi trebao bi biti jednostavan i lako razumljiv. Izbjegavajte korištenje žargona i složenih riječi.

4. Držite se teme

Morate se držati teme i izbjegavati dijeljenje nebitnih informacija. To može otežati razumijevanje svrhe poruke.

Učinkovita pisana komunikacija mora biti sažeta. Dakle, morate jasno izraziti svoje stavove bez uključivanja nevažnih informacija.

5. Koristite Active Voice

Napišite većinu rečenica aktivnim umjesto pasivnim glasom. Rečenice napisane aktivnim glasom lakše su razumjeti nego rečenice napisane pasivnim glasom.

Na primjer, "Ja sam hranio pse" (aktivni glas) lakše je pročitati i razumjeti nego "Pse sam hranio ja" (pasivni glas).

6. Jednostavno za čitanje

Učinkovita pisana komunikacija mora biti laka za čitanje. Koristite razmake, kratke rečenice, kratke odlomke, grafičke oznake, naslove i podnaslove. To će olakšati i učiniti manje dosadnim čitanje bilo kojeg oblika pisane komunikacije.

7. korekturu

Pažljivo provjerite gramatičke, pravopisne i interpunkcijske pogreške prije nego što podijelite bilo koji pisani komunikacijski dokument.

Možete zamoliti nekoga da lektorira vaše pisanje ili to učiniti sami korištenjem softvera za lektoriranje kao što su Grammarly, Paper Rater, ProWriting Aid, Hemingway itd.

Osim toga, vježbajte pisanje različitih dokumenata kako biste poboljšali svoje pismene komunikacijske vještine. Možete započeti slanjem e-pošte prijateljima i obitelji.

Također preporučujemo:

Zaključak

Digitalno doba promijenilo je način na koji komuniciramo jedni s drugima. Prije nekoliko godina dijelimo informacije putem pisama, čija isporuka može potrajati danima. Sada možete jednostavno dijeliti informacije samo jednim klikom.

Moderne pisane metode komunikacije, npr. e-pošta, tekstualne poruke itd., prikladnije su od starijih metoda pisane komunikacije, npr. pisma.

Osim visokih GPA rezultata, poslodavci paze na komunikacijske vještine, posebno pismene komunikacijske vještine. Nema sumnje, pisana komunikacija bitan je dio naših života. Zbog toga morate poboljšati svoje pismene komunikacijske vještine.

Došli smo do kraja ovog članka. Smatrate li ovaj članak korisnim? Javite nam u odjeljku za komentare.