Írásbeli kommunikációs készségek: 2023-es teljes útmutató

By
Rahamah
-
0
3575
írásbeli kommunikációs készségek
írásbeli kommunikációs készségek

Az írásbeli kommunikációs készségek a legfontosabb megtanulandó készségek közé tartoznak. Ezek a készségek hatékony eszközök, amelyek segítségével sok emberrel megoszthat információkat.

A hallgatóknak írásbeli kommunikációs készségekre van szükségük ahhoz, hogy kommunikálni tudjanak oktatóikkal, és ösztöndíjra, szakmai gyakorlatra, állásra stb. pályázhassanak. A gyenge kommunikációs készség sokba kerülhet, elveszítheti az ösztöndíjat vagy a szakmai gyakorlatot, mert rosszul volt megírva a jelentkezési levél.

Az írásbeli kommunikáció az egyik legelterjedtebb és leghatékonyabb kommunikációs módszer. Ez a fajta kommunikáció egyre fontosabbá válik a digitális korban.

Szerint Országos Főiskolák és Munkaadók Szövetsége, a munkáltatók 77.5%-a erős írásbeli kommunikációs készségekkel rendelkező jelöltet szeretne.

Ebben a cikkben megismerheti az írásbeli kommunikáció meghatározását, példákat, fontosságot, korlátokat és az írásbeli kommunikációs készségek fejlesztésének módjait.

Mik azok az írásbeli kommunikációs készségek

Az írásbeli kommunikáció olyan kommunikációs módszer, amely írott szavakat használ. Ez magában foglalja az írott szavakkal történő kommunikációt, akár digitálisan (pl. e-mailben), akár papíron.

Az írásbeli kommunikációs készségek azok a készségek, amelyek szükségesek az írott szavakkal való hatékony kommunikációhoz.

A hatékony írásbeli kommunikációhoz a következő készségekre vagy tulajdonságokra van szükség:

  • Mondatalkotás
  • Az írásjelek megfelelő használata
  • Az alapvető nyelvtani szabályok ismerete
  • A hangnem megfelelő használata
  • Bizonyos szerkesztőeszközök vagy szoftverek használata.

Az írásbeli kommunikáció jelentősége

Az alábbiakban bemutatjuk az írásbeli kommunikáció fontosságát:

1. Állandó rekordot hoz létre

Az írásbeli kommunikáció minden formája állandó feljegyzés, és a jövőben referenciaként szolgálhat. Az írásbeli kommunikációs dokumentumok bizonyítékként felhasználhatók bármilyen jogi ügyben, vagy amikor csak szükséges.

2. Csökkentse a félreértéseket

Az írásbeli kommunikáció a legjobb módja annak, hogy egy összetett ügyet félreértések nélkül mutassunk be. A hatékony írásbeli kommunikáció könnyen érthető, mert egyszerű szavakkal van megírva.

Valamint bármilyen félreértés esetén az olvasó könnyen átnézheti többször is, amíg teljesen megérti.

3. Pontos

Az írásbeli kommunikációban kevés, vagy egyáltalán nincs hely a hibáknak. Az írásbeli kommunikációban garantált a pontosság, mert többféle lehetőség van a szavak javítására vagy szerkesztésére. Könnyedén szerkesztheti az e-maileket, emlékeztetőket, brosúrákat stb.

4. Hozzon létre szakmai kapcsolatokat

Az ügyfelekkel vagy ügyfeleivel folytatott megfelelő kommunikáció elősegítheti a szakmai kapcsolatot. Az írásbeli kommunikáció a leghatékonyabb módja a szakmai kapcsolat kialakításának. Üdvözleteket, gratuláló üzeneteket stb. küldhet e-mailben a címzett megszakítása nélkül.

5. Alkalmas távolsági kommunikációra

Az írásbeli kommunikáció gyorsabb módja a tőled távol lévő emberekkel való kommunikációnak. Például könnyedén küldhet üzeneteket a WhatsApp-on, függetlenül a helytől.

6. Nagyon könnyen terjeszthető

Az írásos kommunikáció a legjobb módja annak, hogy egyszerre több emberhez eljuttassuk az információkat. Például egy e-mailt egyszerre több embernek továbbíthatunk.

Az írásbeli kommunikáció korlátai

Bár az írásbeli kommunikációnak számos előnye van, még mindig vannak korlátai.

Az alábbiakban felsoroljuk az írásbeli kommunikáció korlátait (hátrányait):

  • Késői visszajelzés

Az írásbeli kommunikáció nem tud azonnali visszajelzést adni. A címzettnek el kell olvasnia és meg kell értenie az üzenetet, mielőtt válaszolhatna a feladónak.

Ezt a fajta kommunikációt nem szabad használni, ha azonnali tisztázásra van szüksége.

  • Időigényes

Egy írásos üzenet összeállítása és kézbesítése sok időt vehet igénybe. Az írásbeli kommunikáció legtöbb formájának elküldése előtt írnia, szerkesztenie és lektorálnia kell.

  • Drága

Az írásbeli kommunikáció drága, mert meg kell vásárolnia bizonyos eszközöket, például tintát, papírt, nyomtatót, számítógépet stb.

Előfordulhat, hogy valakit kell alkalmaznia, hogy írjon vagy gépeljen helyette.

  • Értelmetlen írástudatlan

Az írásbeli kommunikáció hiábavaló, ha a vevő nem tud írni vagy olvasni.

Ez a kommunikációs módszer olvasási és írási képességet igényel. Írásbeli kommunikációt nem szabad használni analfabéta emberrel való kommunikáció során.

Példák az írásbeli kommunikációra az iskolákban.

Itt megosztjuk az iskolákban használt írásbeli kommunikáció leggyakoribb formáit.

Jegyzet: Számos példa van az írásbeli kommunikációra, de az alábbiakban az iskolákban használt írásbeli kommunikáció leggyakoribb példáit mutatjuk be.

Az alábbiakban példákat láthatunk az iskolai írásbeli kommunikációra:

  • E-mailek

Az e-mail az írásbeli kommunikáció egyik leghatékonyabb és legolcsóbb módja. Az e-mailek különböző célokra használhatók: kommunikáció professzorokkal és témavezetőkkel, elektronikus fájlok küldése, álláspályázatok, szakmai gyakorlatok és ösztöndíjak stb.

  • Emlékeztetők

Az emlékeztetők segítségével fontos információkat közölhetnek az iskolán belüli emberekkel. Ez egy hatékony módja az iskolai osztályokkal való kommunikációnak.

  • Bulletin

A közlemény egy rövid hivatalos nyilatkozat, amellyel emberek egy csoportját tájékoztatják egy adott ügyről.

  • kérdőívek

A kérdőív egy olyan kérdéssor, amelyet arra használnak, hogy kutatás vagy felmérés során megkapják a hallgatóktól a szükséges információkat.

  • Oktatási anyagok

Az oktatóanyagok, mint például a tankönyvek, munkafüzetek, segédanyagok, tanulmányi útmutatók, kézikönyvek stb. szintén példák az írásbeli kommunikációra. Bármilyen anyaggyűjtemény, amelyet a tanár felhasználhat a tanítás során.

  • Instant Messaging

Az azonnali üzenetküldés az írásos kommunikáció egyik formája, amelyben két vagy több személy mobiltelefonján vagy számítógépén vesz részt egy beszélgetésben. Elküldhető Facebook messengeren, Snapchaten, WhatsApp-on, Telegramon, WeChaton stb.

  • Webhely tartalma

A weboldal tartalma felhasználható arra, hogy tájékoztassák a látogatókat az iskola által nyújtott szolgáltatásokról.

  • prospektusok

A prospektusok segíthetnek a szülőknek abban, hogy megértsék az iskola működését. Információkat tartalmaz az iskoláról, annak személyzetéről és az igazgatóságról.

  • Tantermi weboldalak

Az osztálytermi weboldalak különböző célokra használhatók: fontos frissítések közzététele, feladatok feltöltése, osztályzatokhoz való hozzáférés biztosítása, kommunikáció a szülőkkel és a diákokkal stb.

  • hírlevelek

A hírlevél hatékony módja annak, hogy a tanulókat és a szülőket tájékoztassuk a különböző iskolai tevékenységekről, hírekről, eseményekről, órarendi változásokról stb.

  • CIKK

A sajtóközlemény egy cég vagy szervezet által a médiának adott hivatalos nyilatkozat. Az iskolák használhatják hírértékű információk megosztására.

  • Jelentéskártya megjegyzések

A jelentéskártya megjegyzései tájékoztatják a szülőket gyermekeik tanulmányi teljesítményéről.

  • Betűk

A levelek segítségével információkat, panaszokat, üdvözleteket stb.

  • Képeslapok

Az osztálytermi képeslapok gyors és egyszerű módja annak, hogy rövid személyes üzeneteket (pl. üdvözlő üzenetet) küldjön a tanulóknak.

  • javaslatok

A javaslatok felhasználhatók egy adott oktatási projekt jóváhagyására

Tippek írásbeli kommunikációs készségeinek fejlesztéséhez

A hatékony írásbeli kommunikációs készségek fejlesztéséhez kövesse az alábbi tippeket:

1. Határozza meg a célját

A hatékony írásbeli kommunikációnak célnak kell lennie. Ezt a célt azonosítani kell, és egyszerű módon közölni kell a címzettel.

2. Használja a megfelelő hangszínt

Az Ön által használt hangnem a célközönségtől és az írás céljától függ. Az írásbeli kommunikáció bizonyos formái (például pályázatok, önéletrajzok stb.) hivatalos hangnemet igényelnek.

3. Kerülje a zsargonok használatát

Az írásbeli kommunikáció során a szóválasztásnak egyszerűnek és könnyen érthetőnek kell lennie. Kerülje a zsargon és összetett szavak használatát.

4. Ragaszkodj a témához

Ragaszkodnod kell a témához, és kerülni kell a lényegtelen információk megosztását. Ez megnehezítheti az üzenet céljának megértését.

A hatékony írásbeli kommunikációnak tömörnek kell lennie. Tehát világosan kell megfogalmaznia az álláspontját, anélkül, hogy irreleváns információkat tartalmazna.

5. Használja az Active Voice funkciót

A legtöbb mondatot passzív helyett aktív hangon írja le. Az aktív hangon írt mondatokat könnyebb megérteni, mint a passzív hangon írt mondatokat.

Például: „Én etettem a kutyákat” (aktív hang) könnyebben olvasható és érthető, mint „A kutyákat én etettem” (passzív hang).

6. Könnyen olvasható

A hatékony írásbeli kommunikációnak könnyen olvashatónak kell lennie. Használjon szóközt, rövid mondatokat, rövid bekezdéseket, felsorolásjeleket, címsorokat és alcímeket. Így könnyebbé és kevésbé unalmassá válik az írásbeli kommunikáció bármilyen formájának elolvasása.

7. lektorált

Mielőtt bármilyen írásos kommunikációs dokumentumot megosztana, gondosan ellenőrizze a nyelvtani, helyesírási és központozási hibákat.

Megkérhet valakit, hogy olvassa le az írását, vagy saját maga is megteheti olyan lektoráló szoftverek használatával, mint a Grammarly, Paper Rater, ProWriting Aid, Hemingway stb.

Ezenkívül gyakoroljon különféle dokumentumok írását, hogy javítsa írásbeli kommunikációs készségeit. Kezdje azzal, hogy e-maileket küld barátainak és családtagjainak.

Javasoljuk továbbá:

Következtetés

A digitális korszak megváltoztatta az egymással való kommunikációt. Néhány évvel ezelőtt levélben osztjuk meg az információkat, amelyek kézbesítése napokba telhet. Mostantól egyszerűen, egyetlen kattintással oszthat meg információkat.

A modern írásos kommunikációs módszerek, pl. e-mailek, szöveges üzenetek stb. kényelmesebbek, mint a régebbi írásos kommunikációs módszerek, például a levelek.

A magas GPA-pontszámokon túl a munkáltatók figyelnek a kommunikációs készségekre, különösen az írásbeli kommunikációs készségekre. Kétségtelen, hogy az írásbeli kommunikáció életünk elengedhetetlen része. Ezért kell fejlesztenie írásbeli kommunikációs készségeit.

Elérkeztünk a cikk végéhez. Hasznosnak találja ezt a cikket? Tudassa velünk a megjegyzés rovatban.