Keterampilan Komunikasi Tertulis: Panduan Lengkap 2023

By
rahmah
-
0
3572
keterampilan komunikasi tertulis
keterampilan komunikasi tertulis

Keterampilan komunikasi tertulis adalah salah satu keterampilan yang paling penting untuk dipelajari. Keterampilan ini adalah alat yang ampuh yang dapat digunakan untuk berbagi informasi dengan banyak orang.

Siswa membutuhkan keterampilan komunikasi tertulis untuk berkomunikasi dengan dosen mereka dan melamar beasiswa, magang, pekerjaan, dll. Keterampilan komunikasi yang buruk dapat menghabiskan banyak biaya, Anda mungkin kehilangan beasiswa atau magang karena surat lamaran Anda ditulis dengan buruk.

Komunikasi tertulis adalah salah satu metode komunikasi yang paling umum dan efektif. Jenis komunikasi ini menjadi semakin penting di era digital.

Menurut Asosiasi Nasional Pengusaha dan Perguruan Tinggi, 77.5% pemberi kerja menginginkan kandidat dengan keterampilan komunikasi tertulis yang kuat.

Pada artikel ini, Anda akan mempelajari definisi komunikasi tertulis, contoh, pentingnya, batasan, dan cara untuk meningkatkan keterampilan komunikasi tertulis.

Apa itu Keterampilan Komunikasi Tertulis?

Komunikasi tertulis adalah jenis metode komunikasi yang menggunakan kata-kata tertulis. Ini melibatkan komunikasi melalui kata-kata tertulis, baik secara digital (misalnya email) atau di atas kertas.

Keterampilan komunikasi tertulis adalah keterampilan yang dibutuhkan untuk berkomunikasi secara efektif dengan kata-kata tertulis.

Komunikasi tertulis yang efektif membutuhkan keterampilan atau kualitas berikut:

  • Konstruksi kalimat
  • Penggunaan tanda baca yang tepat
  • Pengetahuan tentang aturan tata bahasa dasar
  • Penggunaan nada yang tepat
  • Penggunaan alat atau perangkat lunak pengeditan tertentu.

Pentingnya Komunikasi Tertulis

Di bawah ini adalah pentingnya komunikasi tertulis:

1. Membuat Rekaman Permanen

Segala bentuk komunikasi tertulis adalah catatan permanen dan dapat berfungsi sebagai referensi di masa mendatang. Dokumen komunikasi tertulis dapat digunakan sebagai bukti dalam kasus hukum apa pun atau kapan pun diperlukan.

2. Mengurangi Kesalahpahaman

Komunikasi tertulis adalah cara terbaik untuk menyajikan masalah yang kompleks tanpa kesalahpahaman. Komunikasi tertulis yang efektif mudah dipahami karena ditulis dengan kata-kata yang sederhana.

Juga, jika ada kesalahpahaman, pembaca dapat dengan mudah membacanya beberapa kali sampai dia benar-benar mengerti.

3. Akurat

Komunikasi tertulis memiliki sedikit atau tidak ada ruang untuk kesalahan. Keakuratan dijamin dalam komunikasi tertulis karena ada banyak kesempatan untuk memperbaiki atau mengedit kata-kata. Anda dapat dengan mudah mengedit email, memo, brosur, dll.

4. Ciptakan hubungan profesional

Komunikasi yang memadai dengan klien atau pelanggan Anda dapat membina hubungan profesional. Komunikasi tertulis adalah cara paling efektif untuk mencapai hubungan profesional. Salam, pesan ucapan selamat, dll dapat dikirim melalui email tanpa mengganggu penerima.

5. Cocok untuk Komunikasi Jarak Jauh

Komunikasi tertulis adalah cara yang lebih cepat untuk berkomunikasi dengan orang yang jauh dari Anda. Misalnya, Anda dapat dengan mudah mengirim pesan melalui WhatsApp di mana pun lokasinya.

6. Sangat Mudah Didistribusikan

Komunikasi tertulis adalah cara terbaik untuk mendistribusikan informasi kepada banyak orang pada saat yang bersamaan. Misalnya, email dapat diteruskan ke beberapa orang secara bersamaan.

Keterbatasan Komunikasi Tertulis

Meskipun komunikasi tertulis memiliki beberapa kelebihan, masih ada beberapa keterbatasan.

Di bawah ini adalah keterbatasan (kekurangan) komunikasi tertulis:

  • Umpan Balik Terlambat

Komunikasi tertulis tidak dapat memberikan umpan balik instan. Penerima harus membaca dan memahami pesan sebelum dia dapat membalas ke pengirim.

Jenis komunikasi ini tidak boleh digunakan ketika Anda membutuhkan klarifikasi segera.

  • Membuang-buang waktu

Menulis dan menyampaikan pesan tertulis bisa memakan banyak waktu. Anda harus menulis, mengedit, dan mengoreksi sebelum Anda dapat mengirim sebagian besar bentuk komunikasi tertulis.

  • Mahal

Komunikasi tertulis mahal karena Anda harus membeli beberapa peralatan seperti tinta, kertas, printer, komputer, dll.

Anda mungkin juga perlu mempekerjakan seseorang untuk menulis atau mengetik untuk Anda.

  • Tidak Berarti untuk Buta Huruf

Komunikasi tertulis tidak berguna jika penerima tidak dapat membaca atau menulis.

Metode komunikasi ini membutuhkan kemampuan membaca dan menulis. Komunikasi tertulis tidak boleh digunakan saat berkomunikasi dengan orang yang buta huruf.

Contoh Komunikasi Tertulis di Sekolah.

Di sini kami akan membagikan bentuk komunikasi tertulis yang paling umum digunakan di sekolah.

Catatan: Ada beberapa contoh komunikasi tertulis tetapi di bawah ini adalah contoh komunikasi tertulis yang paling umum digunakan di sekolah.

Di bawah ini adalah contoh komunikasi tertulis di sekolah:

  • Email

Email adalah salah satu sarana komunikasi tertulis yang paling efektif dan termurah. Email dapat digunakan untuk berbagai tujuan: berkomunikasi dengan profesor dan supervisor, mengirim file elektronik, melamar pekerjaan, magang, dan beasiswa, dll.

  • Memo

Memo dapat digunakan untuk mengkomunikasikan informasi penting kepada orang-orang di dalam sekolah. Ini adalah cara yang efektif untuk berkomunikasi dengan departemen sekolah.

  • Buletin

Buletin adalah pernyataan resmi singkat yang digunakan untuk menginformasikan sekelompok orang tentang masalah tertentu.

  • Kuesioner

Kuesioner adalah seperangkat pertanyaan yang digunakan untuk mendapatkan informasi yang diperlukan dari siswa, selama penelitian atau survei.

  • Bahan Instruksi

Bahan Instruksional seperti buku teks, buku kerja, handout, panduan belajar, manual dll juga merupakan contoh komunikasi tertulis. Mereka adalah kumpulan materi apa pun yang dapat digunakan seorang guru dalam mengajar.

  • instant Messaging

Pesan instan adalah bentuk komunikasi tertulis di mana dua orang atau lebih berpartisipasi dalam percakapan melalui ponsel atau komputer mereka. Itu dapat dikirim melalui Facebook messenger, Snapchat, WhatsApp, Telegram, WeChat, dll.

  • Situs Konten

Konten Situs Web dapat digunakan untuk mendidik pengunjung situs tentang layanan yang diberikan sekolah.

  • Brosur

Brosur dapat digunakan untuk membantu orang tua memahami bagaimana sekolah beroperasi. Ini berisi informasi tentang sekolah, stafnya, dan dewan gubernur.

  • Halaman Web Kelas

Laman Web Kelas dapat digunakan untuk berbagai tujuan: memposting pembaruan penting, mengunggah tugas, memberikan akses ke nilai, berkomunikasi dengan orang tua dan siswa, dll.

  • newsletter

Nawala adalah cara yang efektif untuk menginformasikan siswa dan orang tua tentang berbagai kegiatan sekolah, berita, acara, perubahan jadwal, dll.

  • Jumpa pers

Press release adalah pernyataan resmi yang diberikan oleh perusahaan atau organisasi kepada media. Ini dapat digunakan oleh sekolah untuk berbagi informasi yang layak diberitakan.

  • Komentar Kartu Laporan

Komentar kartu laporan memberi tahu orang tua tentang prestasi akademik anak-anak mereka.

  • surat

Surat dapat digunakan untuk mengirimkan informasi, keluhan, salam, dll.

  • Kartu pos

Kartu pos kelas adalah cara cepat dan mudah untuk mengirim pesan pribadi singkat (misalnya pesan selamat datang kembali ke sekolah) kepada siswa Anda.

  • Proposal

Proposal dapat digunakan untuk mendapatkan persetujuan untuk proyek pendidikan tertentu

Kiat untuk Meningkatkan Keterampilan Komunikasi Tertulis Anda

Untuk mengembangkan keterampilan komunikasi tertulis yang efektif, ikuti tip berikut:

1. Identifikasi Tujuan Anda

Komunikasi tertulis yang efektif harus memiliki tujuan. Tujuan ini harus diidentifikasi dan dikomunikasikan kepada penerima dengan cara yang sederhana.

2. Gunakan Nada yang Tepat

Nada yang Anda gunakan tergantung pada audiens target Anda dan tujuan penulisan. Beberapa bentuk komunikasi tertulis (seperti proposal, resume, dll.) memerlukan nada formal.

3. Hindari Penggunaan Jargon

Dalam komunikasi tertulis, pilihan kata Anda harus sederhana dan mudah dimengerti. Hindari penggunaan jargon dan kata-kata yang rumit.

4. Tetap pada topik

Anda harus tetap berpegang pada topik dan menghindari berbagi informasi yang tidak relevan. Hal ini dapat membuat sulit untuk memahami tujuan dari pesan.

Komunikasi tertulis yang efektif harus ringkas. Jadi, Anda perlu menyatakan poin Anda dengan jelas tanpa menyertakan informasi yang tidak relevan.

5. Gunakan Suara Aktif

Tulis sebagian besar kalimat dalam kalimat aktif daripada kalimat pasif. Kalimat yang ditulis dengan suara aktif lebih mudah dipahami daripada kalimat yang ditulis dengan suara pasif.

Misalnya, "Saya memberi makan anjing" (suara aktif) lebih mudah dibaca dan dipahami daripada "Anjing diberi makan oleh saya" (suara pasif).

6. Mudah Dibaca

Komunikasi tertulis yang efektif harus mudah dibaca. Manfaatkan spasi, kalimat pendek, paragraf pendek, poin-poin, judul, dan subjudul. Ini akan membuatnya lebih mudah dan tidak membosankan untuk membaca segala bentuk komunikasi tertulis.

7. Koreksi ulang

Periksa dengan cermat kesalahan tata bahasa, ejaan, dan tanda baca sebelum Anda membagikan dokumen komunikasi tertulis apa pun.

Anda dapat meminta seseorang untuk mengoreksi tulisan Anda atau melakukannya sendiri dengan menggunakan perangkat lunak pengoreksi seperti Grammarly, Paper Rater, ProWriting Aid, Hemingway dll.

Selain itu, berlatihlah menulis berbagai dokumen untuk meningkatkan keterampilan komunikasi tertulis Anda. Anda dapat mulai dengan mengirim email ke teman dan keluarga Anda.

Kami Juga Merekomendasikan:

Kesimpulan

Era digital telah mengubah cara kita berkomunikasi satu sama lain. Beberapa tahun yang lalu, kami berbagi informasi melalui surat, yang dapat memakan waktu berhari-hari untuk disampaikan. Sekarang, Anda dapat dengan mudah berbagi informasi hanya dengan satu klik.

Metode komunikasi tertulis modern, misalnya email, pesan teks, dll., lebih nyaman daripada metode komunikasi tertulis yang lebih lama, misalnya surat.

Di luar skor IPK yang tinggi, Pengusaha mencari keterampilan komunikasi, terutama keterampilan komunikasi tertulis. Tidak diragukan lagi, komunikasi tertulis adalah bagian penting dari kehidupan kita. Inilah sebabnya mengapa Anda harus meningkatkan keterampilan komunikasi tertulis Anda.

Kami sekarang telah sampai di akhir artikel ini, Apakah menurut Anda artikel ini bermanfaat? Beri tahu kami di Bagian Komentar.