Skrifleg samskiptafærni er meðal mikilvægustu færni til að læra. Þessi færni eru öflug tæki sem hægt er að nota til að deila upplýsingum með fjölda fólks.
Nemendur þurfa skriflega samskiptahæfni til að eiga samskipti við fyrirlesara sína og sækja um styrki, starfsnám, störf o.s.frv. Slæm samskiptahæfni getur kostað þig mikið, þú gætir tapað námsstyrk eða starfsnámi vegna þess að umsóknarbréfið þitt var illa skrifað.
Skrifleg samskipti eru ein algengasta og áhrifaríkasta samskiptaaðferðin. Þessi tegund samskipta verður sífellt mikilvægari á stafrænu tímum.
Samkvæmt National Association of Colleges og atvinnurekendur, 77.5% vinnuveitenda vilja umsækjanda með sterka skriflega samskiptahæfileika.
Í þessari grein munt þú læra skilgreiningu á skriflegum samskiptum, dæmi, mikilvægi, takmarkanir og leiðir til að bæta færni í skriflegum samskiptum.
Efnisyfirlit
Hvað er skrifleg samskiptafærni
Skrifleg samskipti eru tegund samskiptaaðferða sem notar skrifuð orð. Það felur í sér samskipti í gegnum skrifuð orð, ýmist stafrænt (td tölvupóstur) eða á pappír.
Skrifleg samskiptafærni er sú færni sem þarf til að eiga skilvirk samskipti með skrifuðum orðum.
Skilvirk skrifleg samskipti krefjast eftirfarandi færni eða eiginleika:
- Setningagerð
- Viðeigandi notkun greinarmerkja
- Þekking á helstu málfræðireglum
- Viðeigandi notkun á tóni
- Notkun ákveðinna klippitækja eða hugbúnaðar.
Mikilvægi skriflegra samskipta
Hér að neðan er mikilvægi skriflegra samskipta:
- Býr til varanlega skrá
- Minnka misskilning
- Nákvæm
- Skapa fagleg tengsl
- Hentar fyrir fjarskipti
- Mjög auðvelt að dreifa.
1. Býr til varanlega skrá
Hvers konar skrifleg samskipti eru varanleg skráning og geta þjónað sem framtíðarviðmiðun. Skrifleg samskiptaskjöl geta nýst sem sönnunargagn í hvaða réttarfari sem er eða hvenær sem þess er þörf.
2. Minnka misskilning
Skrifleg samskipti eru besta leiðin til að koma flóknu máli á framfæri án nokkurs misskilnings. Skilvirk skrifleg samskipti eru auðskilin vegna þess að þau eru skrifuð með einföldum orðum.
Einnig, ef einhver misskilningur er, getur lesandi auðveldlega farið í gegnum það nokkrum sinnum þar til hann / hún skilur að fullu.
3. Nákvæmt
Skrifleg samskipti hafa lítið sem ekkert pláss fyrir villur. Nákvæmni er tryggð í skriflegum samskiptum vegna þess að það eru mörg tækifæri til að leiðrétta eða breyta orðum. Þú getur auðveldlega breytt tölvupósti, minnisblöðum, bæklingum osfrv.
4. Skapa fagleg tengsl
Fullnægjandi samskipti við viðskiptavini þína eða viðskiptavini geta stuðlað að faglegu sambandi. Skrifleg samskipti eru áhrifaríkasta leiðin til að ná faglegu sambandi. Kveðjur, hamingjuóskir o.s.frv. er hægt að senda með tölvupósti án þess að trufla viðtakanda.
5. Hentar fyrir fjarskipti
Skrifleg samskipti eru hraðari leið til að eiga samskipti við fólk langt í burtu frá þér. Til dæmis geturðu auðveldlega sent skilaboð í gegnum WhatsApp óháð staðsetningu.
6. Mjög auðvelt að dreifa
Skrifleg samskipti eru besta leiðin til að dreifa upplýsingum til fjölda fólks á sama tíma. Til dæmis er hægt að senda tölvupóst til margra aðila á sama tíma.
Takmarkanir á skriflegum samskiptum
Þó að skrifleg samskipti hafi nokkra kosti, þá eru samt nokkrar takmarkanir.
Hér að neðan eru takmarkanir (ókostir) skriflegra samskipta:
-
Sein endurgjöf
Skrifleg samskipti geta ekki veitt tafarlausa endurgjöf. Viðtakandinn verður að lesa og skilja skilaboð áður en hann/hún getur svarað sendanda.
Þessa tegund af samskiptum ætti ekki að nota þegar þú þarft tafarlausa skýringar.
-
Tímafrekt
Það getur tekið mikinn tíma að semja og koma skriflegum skilaboðum til skila. Þú verður að skrifa, breyta og prófarkalesa áður en þú getur sent flestar tegundir skriflegra samskipta.
-
Dýr
Skrifleg samskipti eru dýr vegna þess að þú verður að kaupa einhvern búnað eins og blek, pappír, prentara, tölvu osfrv.
Þú gætir líka þurft að ráða einhvern til að skrifa eða vélrita fyrir þig.
-
Tilgangslaust fyrir ólæs
Skrifleg samskipti eru gagnslaus ef viðtakandinn getur ekki lesið eða skrifað.
Þessi samskiptaaðferð krefst getu til að lesa og skrifa. Ekki ætti að nota skrifleg samskipti í samskiptum við ólæs.
Dæmi um skrifleg samskipti í skólum.
Hér munum við deila algengustu skriflegum samskiptum sem notuð eru í skólum.
Athugaðu: Það eru nokkur dæmi um skrifleg samskipti en hér að neðan eru algengustu dæmin um skrifleg samskipti sem notuð eru í skólum.
Hér að neðan eru dæmi um skrifleg samskipti í skólum:
-
Tölvupósti
Tölvupóstur er ein áhrifaríkasta og ódýrasta leiðin til skriflegra samskipta. Hægt er að nota tölvupóst í mismunandi tilgangi: í samskiptum við prófessora og leiðbeinendur, senda rafrænar skrár, sækja um störf, starfsnám og námsstyrki o.s.frv.
-
Minnisblöð
Hægt er að nota minnisblöð til að miðla mikilvægum upplýsingum til fólks innan skóla. Það er áhrifarík leið til að hafa samskipti við skóladeildir.
-
Bulletin
A bulletin er stutt opinber yfirlýsing sem notuð er til að upplýsa hóp fólks um tiltekið mál.
-
Spurningalistar
Spurningalisti er sett af spurningum sem notað er til að fá nauðsynlegar upplýsingar frá nemendum, meðan á rannsókn eða könnun stendur.
-
Kennsluefni
Kennsluefni eins og kennslubækur, vinnubækur, dreifibækur, námsleiðbeiningar, handbækur osfrv. eru einnig dæmi um skrifleg samskipti. Þau eru hvers kyns safn efnis sem kennari getur notað í kennslu.
-
Spjall
Spjallboð eru form skriflegra samskipta þar sem tveir eða fleiri einstaklingar taka þátt í samtali í gegnum farsíma eða tölvu. Það er hægt að senda í gegnum Facebook Messenger, Snapchat, WhatsApp, Telegram, WeChat osfrv.
-
Website Innihald
Hægt er að nota efni vefsvæðis til að fræða gesti síðunnar um þá þjónustu sem skólinn veitir.
-
Bæklingar
Hægt er að nota bæklinga til að aðstoða foreldra við að skilja hvernig skóli starfar. Þar eru upplýsingar um skólann, starfsfólk hans og bankaráð.
-
Kennslustofuvefsíður
Hægt er að nota kennslustofuvefsíður í mismunandi tilgangi: birta mikilvægar uppfærslur, hlaða upp verkefnum, veita aðgang að einkunnum, hafa samskipti við foreldra og nemendur o.s.frv.
-
Fréttabréf
Fréttabréf eru áhrifarík leið til að upplýsa nemendur og foreldra um ýmislegt skólastarf, fréttir, viðburði, breytingar á dagskrá o.s.frv.
-
Fréttatilkynning
Fréttatilkynning er opinber yfirlýsing sem fyrirtæki eða stofnun gefur fjölmiðlum. Skólar geta notað það til að miðla upplýsingum sem eru fréttnæmar.
-
Skýrslukort Athugasemdir
Athugasemdir á skýrsluspjöldum upplýsa foreldra um námsárangur barna sinna.
-
Letters
Hægt er að nota bréf til að senda upplýsingar, kvartanir, kveðjur o.fl.
-
Póstkort
Póstkort í kennslustofunni eru fljótleg og auðveld leið til að senda stutt persónuleg skilaboð (td velkomin aftur í skólann skilaboð) til nemenda þinna.
-
Tillögur
Hægt er að nota tillögur til að fá samþykki fyrir tilteknu fræðsluverkefni
Ráð til að bæta skriflega samskiptafærni þína
Til að þróa árangursríka skriflega samskiptahæfileika skaltu fylgja þessum ráðum:
- Þekkja markmið þitt
- Notaðu réttan tón
- Forðastu að nota hrognamál
- Haltu þig við efnið
- Notaðu virka rödd
- Auðvelt að lesa
- Proofread.
1. Finndu markmið þitt
Skilvirk skrifleg samskipti verða að hafa tilgang. Þennan tilgang þarf að auðkenna og koma á framfæri við viðtakanda á einfaldan hátt.
2. Notaðu réttan tón
Tónninn sem þú notar fer eftir markhópnum þínum og tilgangi skrifa. Sumar tegundir skriflegra samskipta (eins og tillögur, ferilskrár o.s.frv.) krefjast formlegs tóns.
3. Forðastu að nota hrognamál
Í skriflegum samskiptum ætti orðaval þitt að vera einfalt og auðskiljanlegt. Forðastu að nota hrognamál og flókin orð.
4. Haltu þig við efnið
Þú verður að halda þig við efnið og forðast að deila óviðkomandi upplýsingum. Þetta getur gert það erfitt að skilja tilgang skilaboðanna.
Skilvirk skrifleg samskipti verða að vera hnitmiðuð. Svo þú þarft að tilgreina punkta þína greinilega án þess að innihalda óviðkomandi upplýsingar.
5. Notaðu Active Voice
Skrifaðu flestar setningar með virkri rödd í stað óvirkrar rödd. Auðveldara er að skilja setningar skrifaðar með virkri rödd en setningar skrifaðar með óvirkri rödd.
Til dæmis er „Ég gaf hundunum að borða“ (virk rödd) auðveldara að lesa og skilja en „Hundunum var gefið að borða af mér“ (óvirk rödd).
6. Auðvelt að lesa
Skilvirk skrifleg samskipti verða að vera auðlesin. Notaðu bil, stuttar setningar, stuttar málsgreinar, punkta, fyrirsagnir og undirfyrirsagnir. Þetta mun gera það auðveldara og minna leiðinlegt að lesa hvers kyns skrifleg samskipti.
7. Prófarkalesa
Athugaðu vandlega fyrir málfræði-, stafsetningar- og greinarmerkjavillur áður en þú deilir einhverju skriflegu samskiptaskjali.
Þú getur annað hvort beðið einhvern um að prófarkalesa skrif þín eða gert það sjálfur með því að nota prófarkalestur hugbúnað eins og Grammarly, Paper Rater, ProWriting Aid, Hemingway o.fl.
Að auki, æfðu þig í að skrifa margvísleg skjöl til að bæta skriflega samskiptahæfileika þína. Þú getur byrjað á því að senda tölvupóst til vina þinna og fjölskyldu.
Við mælum einnig með:
- Top 10 mikilvægi þess að skrifa ritgerðir
- Top 10 mikilvægi ritfærni
- MBA Online Nemendahandbók
- 2022 GMAT stigatöflu: Allt að vita og auðveld notkunarráð
- 20 mikilvægi æðri menntunar: háskóli eða háskóli
Niðurstaða
Stafræna öldin hefur umbreytt því hvernig við höfum samskipti sín á milli. Fyrir nokkrum árum deilum við upplýsingum með bréfum, sem getur tekið nokkra daga að koma þeim til skila. Nú geturðu auðveldlega deilt upplýsingum með einum smelli.
Nútíma skriflegar samskiptaaðferðir, td tölvupóstar, textaskilaboð osfrv., eru þægilegri en eldri aðferðir við skrifleg samskipti td bréf.
Fyrir utan háa GPA stig, líta vinnuveitendur eftir samskiptahæfileikum, sérstaklega skriflegri samskiptahæfni. Eflaust eru skrifleg samskipti ómissandi hluti af lífi okkar. Þess vegna verður þú að bæta skriflega samskiptahæfileika þína.
Við erum nú komin að lokum þessarar greinar, Finnst þér þessi grein gagnleg? Láttu okkur vita í athugasemdahlutanum.