Abilità di comunicazione scritta: guida completa 2023

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Rahamah
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abilità comunicative scritte
abilità comunicative scritte

Le abilità di comunicazione scritta sono tra le abilità più importanti da apprendere. Queste abilità sono strumenti potenti che possono essere utilizzati per condividere informazioni con un gran numero di persone.

Gli studenti hanno bisogno di capacità di comunicazione scritta per comunicare con i loro docenti e fare domanda per borse di studio, stage, lavoro, ecc. Scarse capacità di comunicazione possono costarti molto, potresti perdere una borsa di studio o uno stage perché la tua lettera di candidatura è stata scritta male.

La comunicazione scritta è uno dei metodi di comunicazione più comuni ed efficaci. Questo tipo di comunicazione sta diventando sempre più importante nell'era digitale.

Secondo il Associazione nazionale dei collegi e dei datori di lavoro, il 77.5% dei datori di lavoro desidera un candidato con forti capacità di comunicazione scritta.

In questo articolo imparerai la definizione di comunicazione scritta, esempi, importanza, limiti e modi per migliorare le capacità di comunicazione scritta.

Cosa sono le capacità di comunicazione scritta

La comunicazione scritta è un tipo di metodo di comunicazione che utilizza parole scritte. Implica la comunicazione attraverso parole scritte, in formato digitale (ad es. e-mail) o su carta.

Le abilità di comunicazione scritta sono quelle abilità richieste per comunicare efficacemente con le parole scritte.

Una comunicazione scritta efficace richiede le seguenti abilità o qualità:

  • Costruzione della frase
  • Uso appropriato della punteggiatura
  • Conoscenza delle regole grammaticali di base
  • Uso appropriato del tono
  • Utilizzo di determinati strumenti o software di modifica.

Importanza della comunicazione scritta

Di seguito l'importanza della comunicazione scritta:

1. Crea un record permanente

Qualsiasi forma di comunicazione scritta è una registrazione permanente e può fungere da riferimento futuro. I documenti di comunicazione scritta possono essere utilizzati come prova in ogni caso legale o ogniqualvolta sia necessario.

2. Riduci le incomprensioni

La comunicazione scritta è il modo migliore per presentare una questione complessa senza fraintendimenti. Una comunicazione scritta efficace è facilmente comprensibile perché è scritta con parole semplici.

Inoltre, in caso di qualsiasi malinteso, un lettore può facilmente rileggerlo più volte fino a comprendere appieno.

3. Accurato

La comunicazione scritta ha poco o nessuno spazio per gli errori. La precisione è garantita nella comunicazione scritta perché ci sono molteplici possibilità di correggere o modificare le parole. Puoi modificare facilmente un'e-mail, promemoria, brochure, ecc.

4. Creare relazioni professionali

Una comunicazione adeguata con i tuoi clienti o clienti può favorire un rapporto professionale. La comunicazione scritta è il modo più efficace per realizzare una relazione professionale. Saluti, messaggi di congratulazioni, ecc. possono essere inviati via e-mail senza interrompere il destinatario.

5. Adatto per comunicazioni a lunga distanza

La comunicazione scritta è un modo più veloce per comunicare con persone lontane da te. Ad esempio, puoi facilmente inviare messaggi tramite WhatsApp indipendentemente dalla posizione.

6. Molto facile da distribuire

La comunicazione scritta è il modo migliore per distribuire informazioni a un gran numero di persone contemporaneamente. Ad esempio, un'e-mail può essere inoltrata a più persone contemporaneamente.

Limiti della comunicazione scritta

Sebbene la comunicazione scritta presenti diversi vantaggi, ci sono ancora alcune limitazioni.

Di seguito i limiti (svantaggi) della comunicazione scritta:

  • Feedback in ritardo

La comunicazione scritta non può fornire un feedback immediato. Il destinatario dovrà leggere e comprendere un messaggio prima di poter rispondere al mittente.

Questo tipo di comunicazione non deve essere utilizzato quando sono necessari chiarimenti immediati.

  • Richiede tempo

La composizione e la consegna di un messaggio scritto possono richiedere molto tempo. Dovrai scrivere, modificare e correggere le bozze prima di poter inviare la maggior parte delle forme di comunicazione scritta.

  • Costoso

La comunicazione scritta è costosa perché dovrai acquistare alcune attrezzature come inchiostro, carta, stampante, computer, ecc.

Potrebbe anche essere necessario assumere qualcuno che scriva o digiti per te.

  • Insensato per analfabeta

La comunicazione scritta è inutile se il ricevitore non può leggere o scrivere.

Questo metodo di comunicazione richiede la capacità di leggere e scrivere. La comunicazione scritta non dovrebbe essere usata quando si comunica con un analfabeta.

Esempi di comunicazione scritta nelle scuole.

Qui condivideremo le forme più comuni di comunicazione scritta utilizzate nelle scuole.

Nota: Esistono diversi esempi di comunicazione scritta, ma di seguito sono riportati gli esempi più comuni di comunicazione scritta utilizzati nelle scuole.

Di seguito sono riportati esempi di comunicazione scritta nelle scuole:

  • Emails

L'e-mail è uno dei mezzi di comunicazione scritta più efficaci ed economici. Le e-mail possono essere utilizzate per diversi scopi: comunicare con professori e supervisori, inviare file elettronici, fare domanda per lavoro, stage e borse di studio ecc.

  • Memo

I promemoria possono essere utilizzati per comunicare informazioni importanti alle persone all'interno di una scuola. È un modo efficace per comunicare con i dipartimenti scolastici.

  • bollettino

Un bollettino è una breve dichiarazione ufficiale utilizzata per informare un gruppo di persone su una questione specifica.

  • Questionari

Un questionario è un insieme di domande utilizzate per ottenere le informazioni richieste dagli studenti, durante la ricerca o il sondaggio.

  • Materiali didattici

Anche i materiali didattici come libri di testo, quaderni di lavoro, dispense, guide di studio, manuali ecc. sono esempi di comunicazione scritta. Sono qualsiasi raccolta di materiali che un insegnante può utilizzare nell'insegnamento.

  • Messaggistica istantanea

La messaggistica istantanea è una forma di comunicazione scritta in cui due o più persone partecipano a una conversazione sui loro telefoni cellulari o computer. Può essere inviato tramite Facebook Messenger, Snapchat, WhatsApp, Telegram, WeChat, ecc.

  • Sito Web Content

Il contenuto del sito Web può essere utilizzato per istruire i visitatori del sito sui servizi offerti da una scuola.

  • Brochures

Gli opuscoli possono essere utilizzati per aiutare i genitori a capire come funziona una scuola. Contiene informazioni sulla scuola, il suo personale e il consiglio di amministrazione.

  • Pagine Web in aula

Le pagine Web di Classroom possono essere utilizzate per diversi scopi: pubblicare aggiornamenti importanti, caricare compiti, fornire accesso ai voti, comunicare con genitori e studenti, ecc.

  • Newsletter

Le newsletter sono un modo efficace per informare studenti e genitori su varie attività scolastiche, notizie, eventi, cambiamenti di programma, ecc.

  • Comunicati Stampa

Un comunicato stampa è una dichiarazione ufficiale rilasciata da un'azienda o un'organizzazione ai media. Può essere utilizzato dalle scuole per condividere informazioni degne di nota.

  • Commenti sulla pagella

I commenti sulla pagella informano i genitori sul rendimento scolastico dei loro figli.

  • Lettere

Le lettere possono essere utilizzate per inviare informazioni, reclami, saluti, ecc.

  • CARTOLINE

Le cartoline per l'aula sono un modo semplice e veloce per inviare brevi messaggi personali (ad es. messaggio di bentornato a scuola) ai tuoi studenti.

  • proposte

Le proposte possono essere utilizzate per ottenere l'approvazione per un progetto educativo specifico

Suggerimenti per migliorare le tue capacità di comunicazione scritta

Per sviluppare capacità di comunicazione scritta efficaci segui questi suggerimenti:

1. Identifica il tuo obiettivo

Una comunicazione scritta efficace deve avere uno scopo. Questa finalità deve essere identificata e comunicata al destinatario in modo semplice.

2. Usa il tono giusto

Il tono che usi dipende dal tuo pubblico di destinazione e dallo scopo della scrittura. Alcune forme di comunicazione scritta (come proposte, curriculum ecc.) richiedono un tono formale.

3. Evitare l'uso del gergo

Nella comunicazione scritta, la scelta delle parole dovrebbe essere semplice e di facile comprensione. Evita l'uso di gergo e parole complesse.

4. Attenersi all'argomento

È necessario attenersi all'argomento ed evitare di condividere informazioni irrilevanti. Ciò può rendere difficile la comprensione dello scopo del messaggio.

Una comunicazione scritta efficace deve essere concisa. Quindi, devi indicare chiaramente i tuoi punti senza includere informazioni irrilevanti.

5. Usa la voce attiva

Scrivi la maggior parte delle frasi con voce attiva anziché con voce passiva. Le frasi scritte con voce attiva sono più facili da capire rispetto alle frasi scritte con voce passiva.

Ad esempio, "Ho dato da mangiare ai cani" (voce attiva) è più facile da leggere e capire rispetto a "I cani sono stati nutriti da me" (voce passiva).

6. Facile da leggere

Una comunicazione scritta efficace deve essere di facile lettura. Usa la spaziatura, le frasi brevi, i paragrafi brevi, i punti elenco, i titoli e i sottotitoli. In questo modo sarà più facile e meno noioso leggere qualsiasi forma di comunicazione scritta.

7. Correggi

Verifica attentamente la presenza di errori di grammatica, ortografia e punteggiatura prima di condividere qualsiasi documento di comunicazione scritto.

Puoi chiedere a qualcuno di correggere le bozze della tua scrittura o farlo tu stesso utilizzando software di correzione di bozze come Grammarly, Paper Rater, ProWriting Aid, Hemingway ecc.

Inoltre, esercitati a scrivere una varietà di documenti per migliorare le tue capacità di comunicazione scritta. Puoi iniziare inviando e-mail ai tuoi amici e familiari.

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Conclusione

L'era digitale ha trasformato il modo in cui comunichiamo tra di noi. Alcuni anni fa, condividiamo le informazioni tramite lettere, che possono richiedere giorni per essere consegnate. Ora puoi condividere facilmente le informazioni con un solo clic.

I moderni metodi di comunicazione scritta, ad esempio e-mail, messaggi di testo, ecc., sono più convenienti rispetto ai vecchi metodi di comunicazione scritta, ad esempio lettere.

Oltre agli alti punteggi GPA, i datori di lavoro cercano abilità comunicative, in particolare abilità di comunicazione scritta. Senza dubbio, la comunicazione scritta è una parte essenziale della nostra vita. Questo è il motivo per cui devi migliorare le tue capacità di comunicazione scritta.

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