書面によるコミュニケーションスキル：2023年完全ガイド

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ラハマ
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書面によるコミュニケーション能力
書面によるコミュニケーション能力

書面によるコミュニケーションスキルは、学ぶべき最も重要なスキルのXNUMXつです。 これらのスキルは、多数の人々と情報を共有するために使用できる強力なツールです。

学生は、講師とコミュニケーションを取り、奨学金、インターンシップ、仕事などに応募するための書面によるコミュニケーションスキルを必要とします。

書面によるコミュニケーションは、最も一般的で効果的なコミュニケーション方法のXNUMXつです。 この種のコミュニケーションは、デジタル時代においてますます重要になっています。

による カレッジと雇用者の全国協会、雇用主の77.5％は、強力な書面によるコミュニケーションスキルを備えた候補者を望んでいます。

この記事では、書面によるコミュニケーションの定義、例、重要性、制限、および書面によるコミュニケーションスキルを向上させる方法を学びます。

書面によるコミュニケーションスキルとは

書面によるコミュニケーションは、書かれた言葉を利用したコミュニケーション手段の一種です。 それは、デジタル（例えば電子メール）または紙のいずれかで書かれた言葉を介して通信することを含みます。

書かれたコミュニケーションスキルは、書かれた言葉と効果的にコミュニケーションするために必要なスキルです。

効果的な書面によるコミュニケーションには、次のスキルまたは資質が必要です。

  • 文の構成
  • 句読点の適切な使用
  • 基本的な文法規則の知識
  • トーンの適切な使用
  • 特定の編集ツールまたはソフトウェアの使用。

書面によるコミュニケーションの重要性

以下は、書面によるコミュニケーションの重要性です。

1.永続的なレコードを作成します

書面によるコミュニケーションの形式はすべて永続的な記録であり、将来の参照として役立ちます。 書面によるコミュニケーション文書は、あらゆる訴訟において、または必要なときにいつでも証拠として使用できます。

2.誤解を減らす

書面によるコミュニケーションは、複雑な問題を誤解なく提示するための最良の方法です。 効果的な書面によるコミュニケーションは、簡単な言葉で書かれているため、簡単に理解できます。

また、誤解が生じた場合でも、読者は完全に理解するまで何度か簡単に理解することができます。

3.正確

書面によるコミュニケーションには、エラーの余地がほとんどないか、まったくありません。 単語を修正または編集する機会が複数あるため、書面によるコミュニケーションでは正確さが保証されます。 メール、メモ、パンフレットなどを簡単に編集できます。

4.専門的な関係を築く

クライアントや顧客との適切なコミュニケーションは、専門的な関係を育むことができます。 書面によるコミュニケーションは、専門的な関係を築くための最も効果的な方法です。 受信者を遮ることなく、挨拶やお祝いのメッセージなどをメールで送信できます。

5.長距離通信に適しています

書面によるコミュニケーションは、あなたから遠く離れた人々とコミュニケーションをとるためのより速い方法です。 たとえば、場所に関係なく、WhatsAppを介してメッセージを簡単に送信できます。

6.配布が非常に簡単

書面によるコミュニケーションは、同時に多数の人々に情報を配布するための最良の方法です。 たとえば、電子メールを同時に複数の人に転送することができます。

書面によるコミュニケーションの制限

書面によるコミュニケーションにはいくつかの利点がありますが、それでもいくつかの制限があります。

書面によるコミュニケーションの制限（デメリット）は次のとおりです。

  • 遅いフィードバック

書面によるコミュニケーションでは、すぐにフィードバックを提供することはできません。 受信者は、送信者に返信する前に、メッセージを読んで理解する必要があります。

このタイプのコミュニケーションは、すぐに説明する必要がある場合は使用しないでください。

  • 時間がかかる

書かれたメッセージの作成と配信には多くの時間がかかる場合があります。 ほとんどの形式の書面によるコミュニケーションを送信する前に、書面、編集、および校正を行う必要があります。

  • 高価な

書面によるコミュニケーションは、インク、紙、プリンター、コンピューターなどの機器を購入する必要があるため、費用がかかります。

あなたはまたあなたのために書くかタイプするために誰かを雇う必要があるかもしれません。

  • 読み書きができない意味がない

受信者が読み取りまたは書き込みできない場合、書面による通信は役に立ちません。

このコミュニケーション方法には、読み書きの能力が必要です。 読み書きのできない人とのコミュニケーションには、書面によるコミュニケーションを使用すべきではありません。

学校での書面によるコミュニケーションの例。

ここでは、学校で使用される最も一般的な書面によるコミュニケーションの形式を共有します。

注： 書面によるコミュニケーションの例はいくつかありますが、学校で使用される書面によるコミュニケーションの最も一般的な例を以下に示します。

以下は、学校での書面によるコミュニケーションの例です。

  • メール

電子メールは、書面によるコミュニケーションの最も効果的で最も安価な手段のXNUMXつです。 電子メールは、教授や監督者とのコミュニケーション、電子ファイルの送信、仕事、インターンシップ、奨学金の申請など、さまざまな目的に使用できます。

  • メモ

メモは、学校内の人々に重要な情報を伝えるために使用できます。 学部とのコミュニケーションに効果的な方法です。

  • 掲示板

Bulletinは、特定の問題について人々のグループに通知するために使用される短い公式声明です。

  • アンケート

アンケートは、研究または調査中に学生から必要な情報を取得するために使用される一連の質問です。

  • 教材

教科書、ワークブック、配布物、学習ガイド、マニュアルなどの教材も、書面によるコミュニケーションの例です。 これらは、教師が指導に使用できる資料のコレクションです。

  • インスタントメッセージ

インスタント メッセージングは​​、XNUMX 人以上の人が携帯電話またはコンピューターを介して会話に参加する書面によるコミュニケーションの形式です。 Facebookメッセンジャー、Snapchat、WhatsApp、Telegram、WeChatなどで送信できます。

  • ウェブサイトのコンテンツ

Webサイトのコンテンツは、学校が提供するサービスについてサイト訪問者を教育するために使用できます。

  • カタログ

パンフレットは、保護者が学校の運営方法を理解するのを支援するために使用できます。 学校、そのスタッフ、および知事会に関する情報が含まれています。

  • 教室のウェブページ

教室の Web ページは、重要な更新情報の投稿、課題のアップロード、成績へのアクセスの提供、保護者や生徒とのコミュニケーションなど、さまざまな目的に使用できます。

  • ニュースレター

ニュースレターは、さまざまな学校の活動、ニュース、イベント、スケジュールの変更などについて生徒や保護者に知らせる効果的な方法です。

  • プレスリリース

プレスリリースとは、企業や組織がメディアに対して行う公式声明です。 報道価値のある情報を共有するために学校で使用できます。

  • 通知表のコメント

通知表のコメントは、子供の学業成績について保護者に知らせます。

  • 手紙

手紙は、情報、苦情、挨拶などを送るために使用できます。

  • ポストカード

教室のはがきは、生徒に短い個人的なメッセージ（例：学校に戻るメッセージ）をすばやく簡単に送信する方法です。

  • 提案

提案は、特定の教育プロジェクトの承認を得るために使用できます

書面によるコミュニケーションスキルを向上させるためのヒント

効果的な書面によるコミュニケーションスキルを身に付けるには、次のヒントに従ってください。

1.あなたの目標を特定する

効果的な書面によるコミュニケーションには目的が必要です。 この目的を特定し、簡単な方法で受信者に伝える必要があります。

2.正しいトーンを使用する

使用するトーンは、対象読者と執筆の目的によって異なります。 書面によるコミュニケーションの一部の形式 (提案書、履歴書など) には、フォーマルなトーンが必要です。

3.専門用語の使用を避けます

書面によるコミュニケーションでは、言葉の選択は単純で理解しやすいものでなければなりません。 専門用語や複雑な単語の使用は避けてください。

4.トピックに固執する

トピックに固執し、無関係な情報を共有しないようにする必要があります。 これにより、メッセージの目的を理解するのが難しくなる可能性があります。

効果的な書面によるコミュニケーションは簡潔でなければなりません。 したがって、無関係な情報を含めずに、ポイントを明確に述べる必要があります。

5.能動態を使用する

ほとんどの文章は受動態ではなく能動態で書きます。 能動態で書かれた文章は、受動態で書かれた文章よりも理解しやすいです。

たとえば、「犬に餌をやった」（能動態）は、「犬に餌をやった」（受動態）よりも読みやすく、理解しやすいです。

6.読みやすい

効果的な書面によるコミュニケーションは、読みやすくなければなりません。 間隔、短い文章、短い段落、箇条書き、見出し、および小見出しを活用します。 これにより、あらゆる形式の書面によるコミュニケーションを読むのが簡単になり、退屈しなくなります。

7。 校正

書面によるコミュニケーション文書を共有する前に、文法、スペル、句読点の間違いを注意深く確認してください。

誰かに文章の校正を依頼するか、Grammarly、Paper Rater、ProWriting Aid、Hemingway などの校正ソフトウェアを利用して自分で校正することができます。

さらに、さまざまな文書を書く練習をして、書面によるコミュニケーションスキルを向上させます。 あなたはあなたの友人や家族に電子メールを送ることから始めることができます。

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まとめ

デジタル時代は、私たちが互いにコミュニケーションをとる方法を変えました。 数年前、私たちは手紙で情報を共有しますが、配達には数日かかる場合があります。 これで、ワンクリックで簡単に情報を共有できます。

電子メールやテキストメッセージなどの最新の書面によるコミュニケーション方法は、手紙などの古い書面によるコミュニケーション方法よりも便利です。

高いGPAスコアを超えて、雇用主はコミュニケーションスキル、特に書面によるコミュニケーションスキルに注目しています。 間違いなく、書面によるコミュニケーションは私たちの生活に欠かせないものです。 これがあなたがあなたの書面によるコミュニケーションスキルを向上させなければならない理由です。

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