서면 커뮤니케이션 기술: 2023년 전체 가이드

By
라하마
-
0
3575
의사 소통 능력
의사 소통 능력

서면 의사 소통 기술은 배워야 할 가장 중요한 기술 중 하나입니다. 이러한 기술은 많은 사람들과 정보를 공유하는 데 사용할 수 있는 강력한 도구입니다.

학생들은 강사와 의사소통하고 장학금, 인턴십, 직업 등에 지원하기 위해 서면 의사소통 기술이 필요합니다. 의사소통 능력이 좋지 않으면 많은 비용이 들 수 있으며 지원서가 제대로 작성되지 않아 장학금이나 인턴십을 잃을 수 있습니다.

서면 의사 소통은 가장 일반적이고 효과적인 의사 소통 방법 중 하나입니다. 이러한 유형의 커뮤니케이션은 디지털 시대에 점점 더 중요해지고 있습니다.

이에 따르면 전국 대학 및 고용주 협회, 고용주의 77.5%는 강력한 서면 의사 소통 기술을 갖춘 후보자를 원합니다.

이 기사에서는 서면 의사 소통의 정의, 예, 중요성, 제한 사항 및 서면 의사 소통 기술을 향상시키는 방법을 배웁니다.

서면 의사 소통 기술이란 무엇입니까

서면 의사 소통은 서면 단어를 사용하는 일종의 의사 소통 방법입니다. 여기에는 디지털 방식(예: 이메일) 또는 종이 문서를 통해 서면으로 의사 소통하는 것이 포함됩니다.

서면 의사 소통 기술은 서면 단어로 효과적으로 의사 소통하는 데 필요한 기술입니다.

효과적인 서면 의사 소통에는 다음 기술 또는 자질이 필요합니다.

  • 문장 구성
  • 구두점의 적절한 사용
  • 기본 문법 규칙에 대한 지식
  • 톤의 적절한 사용
  • 특정 편집 도구 또는 소프트웨어 사용.

서면 커뮤니케이션의 중요성

다음은 서면 의사 소통의 중요성입니다.

1. 영구 기록 생성

모든 형태의 서면 의사 소통은 영구적인 기록이며 향후 참고 자료로 사용될 수 있습니다. 서면 의사 소통 문서는 모든 법적 사건에서 또는 필요할 때마다 증거로 사용할 수 있습니다.

2. 오해 줄이기

서면 의사 소통은 오해없이 복잡한 문제를 제시하는 가장 좋은 방법입니다. 효과적인 서면 커뮤니케이션은 간단한 단어로 작성되었기 때문에 이해하기 쉽습니다.

또한 오해가 있는 경우 독자가 완전히 이해할 때까지 쉽게 여러 번 반복할 수 있습니다.

3. 정확한

서면 의사소통에는 오류를 위한 공간이 거의 또는 전혀 없습니다. 단어를 수정하거나 편집할 기회가 여러 번 있기 때문에 서면 의사 소통의 정확성이 보장됩니다. 이메일, 메모, 브로셔 등을 쉽게 편집할 수 있습니다.

4. 전문적인 관계 만들기

클라이언트 또는 고객과의 적절한 의사 소통은 전문적인 관계를 촉진할 수 있습니다. 서면 의사 소통은 전문적인 관계를 달성하는 가장 효과적인 방법입니다. 받는 사람의 방해 없이 인사말, 축하 메시지 등을 이메일로 보낼 수 있습니다.

5. 장거리 통신에 적합

서면 의사 소통은 멀리 떨어진 사람들과 의사 소통하는 더 빠른 방법입니다. 예를 들어 위치에 관계없이 WhatsApp을 통해 쉽게 메시지를 보낼 수 있습니다.

6. 배포하기 매우 쉽습니다.

서면 의사 소통은 동시에 많은 사람들에게 정보를 배포하는 가장 좋은 방법입니다. 예를 들어, 이메일은 동시에 여러 사람에게 전달될 수 있습니다.

서면 커뮤니케이션의 한계

서면 의사 소통에는 몇 가지 장점이 있지만 여전히 몇 가지 제한 사항이 있습니다.

다음은 서면 커뮤니케이션의 한계(단점)입니다.

  • 늦은 피드백

서면 커뮤니케이션은 즉각적인 피드백을 제공할 수 없습니다. 수신자는 발신자에게 답장을 보내기 전에 메시지를 읽고 이해해야 합니다.

즉각적인 설명이 필요한 경우 이러한 유형의 통신을 사용해서는 안 됩니다.

  • 시간이 많이 걸리는

서면 메시지를 작성하고 전달하는 데 많은 시간이 소요될 수 있습니다. 대부분의 서면 커뮤니케이션을 보내려면 먼저 작성하고 편집하고 교정해야 합니다.

  • 고급 레벨

서면 통신은 잉크, 종이, 프린터, 컴퓨터 등과 같은 일부 장비를 구입해야 하기 때문에 비용이 많이 듭니다.

당신을 대신해 글을 쓰거나 타이핑할 사람을 고용해야 할 수도 있습니다.

  • 무의미한 문맹

수신자가 읽거나 쓸 수 없으면 서면 통신은 쓸모가 없습니다.

이 통신 방법에는 읽고 쓸 수 있는 능력이 필요합니다. 글을 모르는 사람과 의사소통할 때 서면 의사소통을 사용해서는 안 됩니다.

학교에서의 서면 의사 소통의 예.

여기에서 우리는 학교에서 사용되는 가장 일반적인 서면 커뮤니케이션 형식을 공유할 것입니다.

참고 : 서면 의사 소통의 몇 가지 예가 있지만 아래는 학교에서 사용되는 서면 의사 소통의 가장 일반적인 예입니다.

다음은 학교에서의 서면 의사 소통의 예입니다.

  • 이메일

이메일은 가장 효과적이고 저렴한 서면 커뮤니케이션 수단 중 하나입니다. 이메일은 교수 및 감독관과의 커뮤니케이션, 전자 파일 전송, 취업 지원, 인턴십, 장학금 등 다양한 용도로 사용할 수 있습니다.

  • 메모

메모는 학교 내 사람들에게 중요한 정보를 전달하는 데 사용할 수 있습니다. 학교 부서와 의사 소통하는 효과적인 방법입니다.

  • 회보

게시판은 특정 문제에 대해 한 그룹의 사람들에게 알리는 데 사용되는 짧은 공식 성명입니다.

  • 설문 조사

설문지는 연구 또는 조사 중에 학생들로부터 필요한 정보를 얻기 위해 사용되는 일련의 질문입니다.

  • 교육 자료

교과서, 워크북, 유인물, 학습 가이드, 매뉴얼 등과 같은 교육 자료도 서면 의사 소통의 예입니다. 교사가 가르치는 데 사용할 수 있는 모든 자료 모음입니다.

  • 인스턴트 메시징

인스턴트 메시징은 둘 이상의 사람이 휴대폰이나 컴퓨터를 통해 대화에 참여하는 서면 통신의 한 형태입니다. Facebook 메신저, Snapchat, WhatsApp, Telegram, WeChat 등을 통해 보낼 수 있습니다.

  • 웹 사이트 콘텐츠

웹사이트 콘텐츠는 학교에서 제공하는 서비스에 대해 사이트 방문자를 교육하는 데 사용할 수 있습니다.

  • 브로셔

브로셔는 학부모가 학교 운영 방식을 이해하는 데 도움이 될 수 있습니다. 여기에는 학교, 교직원 및 이사회에 대한 정보가 포함되어 있습니다.

  • 교실 웹페이지

교실 웹 페이지는 중요한 업데이트 게시, 과제 업로드, 성적 액세스 제공, 학부모 및 학생과의 커뮤니케이션 등 다양한 목적으로 사용할 수 있습니다.

  • 뉴스 레터

뉴스레터는 학생과 학부모에게 다양한 학교 활동, 뉴스, 행사, 일정 변경 등에 대해 알리는 효과적인 방법입니다.

  • 보도 자료

보도 자료는 회사 또는 조직이 언론에 제공하는 공식 성명입니다. 뉴스 가치가 있는 정보를 공유하기 위해 학교에서 사용할 수 있습니다.

  • 보고서 카드 설명

성적표 의견은 부모에게 자녀의 학업 성취도를 알려줍니다.

  • 편지

편지는 정보, 불만, 인사 등을 보내는 데 사용할 수 있습니다.

  • 엽서

교실 엽서는 학생들에게 짧은 개인 메시지(예: 학교 복귀 환영 메시지)를 빠르고 쉽게 보낼 수 있는 방법입니다.

  • 제안

제안서는 특정 교육 프로젝트에 대한 승인을 받는 데 사용할 수 있습니다.

서면 의사 소통 기술을 향상시키는 팁

효과적인 서면 의사 소통 기술을 개발하려면 다음 팁을 따르십시오.

1. 목표 확인

효과적인 서면 커뮤니케이션에는 목적이 있어야 합니다. 이 목적은 간단한 방법으로 식별되고 수신자에게 전달되어야 합니다.

2. 올바른 음색을 사용하십시오

사용하는 어조는 대상 청중과 글쓰기 목적에 따라 다릅니다. 어떤 형태의 서면 커뮤니케이션(예: 제안서, 이력서 등)에는 형식적인 어조가 필요합니다.

3. 전문 용어 사용을 피하십시오

서면 의사 소통에서 단어 선택은 간단하고 이해하기 쉬워야 합니다. 전문용어와 복잡한 단어의 사용을 피하십시오.

4. 주제에 충실

주제를 고수하고 관련 없는 정보를 공유하지 않아야 합니다. 이것은 메시지의 목적을 이해하기 어렵게 만들 수 있습니다.

효과적인 서면 커뮤니케이션은 간결해야 합니다. 따라서 관련 없는 정보를 포함하지 않고 요점을 명확하게 기술해야 합니다.

5. 액티브 보이스 사용

수동태 대신 능동태로 대부분의 문장을 씁니다. 능동태로 작성된 문장은 수동태로 작성된 문장보다 이해하기 쉽습니다.

예를 들어 "나는 개를 먹였습니다"(능동태)는 "개는 내가 먹였습니다"(수동태)보다 읽고 이해하기 쉽습니다.

6. 읽기 쉬운

효과적인 서면 커뮤니케이션은 읽기 쉬워야 합니다. 간격, 짧은 문장, 짧은 단락, 글머리 기호, 제목 및 부제목을 사용합니다. 이렇게 하면 모든 형태의 서면 커뮤니케이션을 더 쉽고 덜 지루하게 읽을 수 있습니다.

7. 교정

서면 커뮤니케이션 문서를 공유하기 전에 문법, 철자 및 구두점 오류를 주의 깊게 확인하십시오.

다른 사람에게 자신의 글을 교정하도록 요청하거나 Grammarly, Paper Rater, ProWriting Aid, Hemingway 등과 같은 교정 소프트웨어를 사용하여 직접 교정할 수 있습니다.

또한 다양한 문서 작성을 연습하여 서면 의사 소통 능력을 향상시킵니다. 친구와 가족에게 이메일을 보내는 것으로 시작할 수 있습니다.

우리는 또한 추천 :

결론

디지털 시대는 우리가 서로 의사소통하는 방식을 변화시켰습니다. 몇 년 전, 우리는 편지를 통해 정보를 공유했는데, 전달되는 데 며칠이 걸릴 수 있습니다. 이제 클릭 한 번으로 쉽게 정보를 공유할 수 있습니다.

이메일, 문자 메시지 등과 같은 현대의 서면 의사 소통 방법은 편지와 같은 이전의 서면 의사 소통 방법보다 더 편리합니다.

높은 GPA 점수 외에도 고용주는 의사 소통 기술, 특히 서면 의사 소통 기술을 찾습니다. 의심의 여지없이 서면 의사 소통은 우리 삶의 필수적인 부분입니다. 이것이 서면 의사 소통 능력을 향상시켜야 하는 이유입니다.

이제 이 기사의 끝 부분에 이르렀습니다. 이 기사가 도움이 되었습니까? 의견 섹션에서 알려주십시오.