Skriftlige kommunikasjonsferdigheter: 2023 komplett veiledning

By
Rahamah
-
0
3572
skriftlige kommunikasjonsevner
skriftlige kommunikasjonsevner

Skriftlige kommunikasjonsferdigheter er blant de viktigste ferdighetene å lære. Disse ferdighetene er kraftige verktøy som kan brukes til å dele informasjon med et stort antall mennesker.

Studentene trenger skriftlige kommunikasjonsevner for å kommunisere med foreleserne og søke om stipend, praksisplasser, jobber osv. Dårlige kommunikasjonsevner kan koste deg mye, du kan miste et stipend eller praksisplass fordi søknadsbrevet ditt var dårlig skrevet.

Skriftlig kommunikasjon er en av de vanligste og mest effektive kommunikasjonsmetodene. Denne typen kommunikasjon blir stadig viktigere i den digitale tidsalderen.

Ifølge National Association of Colleges and Employers, 77.5 % av arbeidsgiverne ønsker en kandidat med sterke skriftlige kommunikasjonsevner.

I denne artikkelen vil du lære definisjonen av skriftlig kommunikasjon, eksempler, viktighet, begrensninger og måter å forbedre skriftlig kommunikasjon på.

Hva er skriftlige kommunikasjonsferdigheter

Skriftlig kommunikasjon er en type kommunikasjonsmetode som bruker skrevne ord. Det innebærer å kommunisere gjennom skriftlige ord, enten digitalt (f.eks. e-post) eller på papir.

Skriftlige kommunikasjonsferdigheter er de ferdighetene som kreves for å effektivt kommunisere med skriftlige ord.

Effektiv skriftlig kommunikasjon krever følgende ferdigheter eller egenskaper:

  • Setningskonstruksjon
  • Riktig bruk av tegnsetting
  • Kjennskap til grunnleggende grammatikkregler
  • Riktig bruk av tone
  • Bruk av visse redigeringsverktøy eller programvare.

Viktigheten av skriftlig kommunikasjon

Nedenfor er viktigheten av skriftlig kommunikasjon:

1. Oppretter en permanent post

Enhver form for skriftlig kommunikasjon er en permanent registrering og kan tjene som fremtidig referanse. Skriftlige kommunikasjonsdokumenter kan brukes som bevis i enhver rettssak eller når det er nødvendig.

2. Reduser misforståelser

Skriftlig kommunikasjon er den beste måten å presentere en kompleks sak uten noen misforståelser. Effektiv skriftlig kommunikasjon er lett å forstå fordi den er skrevet med enkle ord.

I tilfelle en misforståelse kan en leser lett gå gjennom det flere ganger til han/hun forstår det fullt ut.

3. Nøyaktig

Skriftlig kommunikasjon har liten eller ingen plass for feil. Nøyaktighet er garantert i skriftlig kommunikasjon fordi det er flere sjanser til å rette eller redigere ord. Du kan enkelt redigere en e-post, notater, brosjyrer osv.

4. Skap profesjonelle relasjoner

Tilstrekkelig kommunikasjon med dine klienter eller kunder kan fremme et profesjonelt forhold. Skriftlig kommunikasjon er den mest effektive måten å oppnå et profesjonelt forhold på. Hilsener, gratulasjonsmeldinger osv. kan sendes via e-post uten å avbryte mottakeren.

5. Egnet for langdistansekommunikasjon

Skriftlig kommunikasjon er en raskere måte å kommunisere med folk langt unna deg. For eksempel kan du enkelt sende meldinger via WhatsApp uavhengig av plassering.

6. Veldig enkelt å distribuere

Skriftlig kommunikasjon er den beste måten å distribuere informasjon til et stort antall mennesker på samme tid. For eksempel kan en e-post videresendes til flere personer samtidig.

Begrensninger for skriftlig kommunikasjon

Selv om skriftlig kommunikasjon har flere fordeler, er det fortsatt noen begrensninger.

Nedenfor er begrensningene (ulempene) ved skriftlig kommunikasjon:

  • Sen tilbakemelding

Skriftlig kommunikasjon kan ikke gi umiddelbar tilbakemelding. Mottakeren må lese og forstå en melding før han/hun kan svare avsenderen.

Denne typen kommunikasjon bør ikke brukes når du trenger umiddelbar avklaring.

  • Tidkrevende

Å skrive og levere en skriftlig melding kan ta mye tid. Du må skrive, redigere og korrekturlese før du kan sende de fleste former for skriftlig kommunikasjon.

  • Dyrt

Skriftlig kommunikasjon er dyrt fordi du må kjøpe noe utstyr som blekk, papir, skriver, datamaskin, etc.

Du må kanskje også ansette noen til å skrive eller skrive for deg.

  • Meningsløst for analfabeter

Skriftlig kommunikasjon er ubrukelig hvis mottakeren ikke kan lese eller skrive.

Denne kommunikasjonsmetoden krever evnen til å lese og skrive. Skriftlig kommunikasjon bør ikke brukes når man kommuniserer med en analfabet.

Eksempler på skriftlig kommunikasjon i skolen.

Her vil vi dele de vanligste formene for skriftlig kommunikasjon som brukes i skolen.

OBS: Det er flere eksempler på skriftlig kommunikasjon, men nedenfor er de vanligste eksemplene på skriftlig kommunikasjon brukt i skolen.

Nedenfor er eksempler på skriftlig kommunikasjon i skolen:

  • E-post

E-post er en av de mest effektive og billigste måtene for skriftlig kommunikasjon. E-poster kan brukes til forskjellige formål: å kommunisere med professorer og veiledere, sende elektroniske filer, søke på jobber, praksisplasser og stipend osv.

  • Notater

Memoer kan brukes til å kommunisere viktig informasjon til folk på en skole. Det er en effektiv måte å kommunisere med skoleavdelinger på.

  • Bulletin

En bulletin er en kort offisiell uttalelse som brukes til å informere en gruppe mennesker om en bestemt sak.

  • spørre~~POS=TRUNC

Et spørreskjema er et sett med spørsmål som brukes for å få den nødvendige informasjonen fra studenter, under forskning eller undersøkelse.

  • Instruksjonsmateriell

Instruksjonsmateriell som lærebøker, arbeidsbøker, utdelinger, studieveiledninger, manualer osv. er også eksempler på skriftlig kommunikasjon. De er enhver samling av materialer som en lærer kan bruke i undervisningen.

  • instant Messaging

Direktemeldinger er en form for skriftlig kommunikasjon der to eller flere personer deltar i en samtale over mobiltelefoner eller datamaskiner. Det kan sendes via Facebook-messenger, Snapchat, WhatsApp, Telegram, WeChat, etc.

  • Nettstedet Innhold

Nettstedinnhold kan brukes til å utdanne besøkende på nettstedet om tjenestene skolen yter.

  • Brosjyrer

Brosjyrer kan brukes til å hjelpe foreldre til å forstå hvordan en skole fungerer. Den inneholder informasjon om skolen, dens ansatte og styret.

  • Klasseroms nettsider

Klasseroms nettsider kan brukes til forskjellige formål: legge ut viktige oppdateringer, laste opp oppgaver, gi tilgang til karakterer, kommunisere med foreldre og elever, etc.

  • nyhetsbrev

Nyhetsbrev er en effektiv måte å informere elever og foreldre om ulike skoleaktiviteter, nyheter, arrangementer, timeplanendringer osv.

  • Pressemelding

En pressemelding er en offisiell uttalelse gitt av et selskap eller en organisasjon til media. Den kan brukes av skoler til å dele informasjon som er nyhetsverdig.

  • Rapportkortkommentarer

Rapportkortkommentarer informerer foreldre om barnas akademiske prestasjoner.

  • Letters

Brev kan brukes til å sende informasjon, klager, hilsener m.m.

  • Postkort

Klasseromspostkort er en rask og enkel måte å sende korte personlige meldinger (f.eks. velkommen tilbake til skolen) til elevene dine.

  • forslag

Forslag kan brukes for å få godkjenning for et spesifikt utdanningsprosjekt

Tips for å forbedre dine skriftlige kommunikasjonsferdigheter

Følg disse tipsene for å utvikle effektive skriftlige kommunikasjonsferdigheter:

1. Identifiser målet ditt

Effektiv skriftlig kommunikasjon må ha et formål. Dette formålet skal identifiseres og kommuniseres til mottakeren på en enkel måte.

2. Bruk høyre tone

Tonen du bruker avhenger av målgruppen din og formålet med å skrive. Noen former for skriftlig kommunikasjon (som forslag, CV osv.) krever en formell tone.

3. Unngå bruk av sjargong

I skriftlig kommunikasjon bør ordvalget ditt være enkelt og lett å forstå. Unngå bruk av sjargong og komplekse ord.

4. Hold deg til temaet

Du må holde deg til temaet og unngå å dele irrelevant informasjon. Dette kan gjøre det vanskelig å forstå formålet med meldingen.

Effektiv skriftlig kommunikasjon må være kortfattet. Så du må oppgi poengene dine tydelig uten å inkludere irrelevant informasjon.

5. Bruk Active Voice

Skriv de fleste setninger med aktiv stemme i stedet for passiv stemme. Setninger skrevet med aktiv stemme er lettere å forstå enn setninger skrevet med passiv stemme.

For eksempel er "Jeg matet hundene" (aktiv stemme) lettere å lese og forstå enn "Hundene ble matet av meg" (passiv stemme).

6. Lett å lese

Effektiv skriftlig kommunikasjon må være lett å lese. Benytt deg av mellomrom, korte setninger, korte avsnitt, punktpunkter, overskrifter og underoverskrifter. Dette vil gjøre det enklere og mindre kjedelig å lese enhver form for skriftlig kommunikasjon.

7. korrektur

Se nøye etter grammatikk-, stave- og tegnsettingsfeil før du deler noe skriftlig kommunikasjonsdokument.

Du kan enten be noen om å korrekturlese det du skriver eller gjøre det selv ved å bruke korrekturprogramvare som Grammarly, Paper Rater, ProWriting Aid, Hemingway etc.

I tillegg kan du øve på å skrive en rekke dokumenter for å forbedre dine skriftlige kommunikasjonsevner. Du kan starte med å sende e-post til venner og familie.

Vi anbefaler også:

konklusjonen

Den digitale tidsalderen har forandret hvordan vi kommuniserer med hverandre. For noen år tilbake deler vi informasjon via brev, som kan ta dager å bli levert. Nå kan du enkelt dele informasjon med bare ett klikk.

Moderne skriftlige kommunikasjonsmetoder, f.eks. e-post, tekstmeldinger osv., er mer praktisk enn eldre metoder for skriftlig kommunikasjon, f.eks. brev.

Utover høye GPA-score, ser arbeidsgivere etter kommunikasjonsevner, spesielt skriftlige kommunikasjonsevner. Uten tvil er skriftlig kommunikasjon en viktig del av livene våre. Dette er grunnen til at du må forbedre dine skriftlige kommunikasjonsevner.

Vi har nå kommet til slutten av denne artikkelen. Synes du denne artikkelen er nyttig? Gi oss beskjed i kommentarfeltet.