Pisemne umiejętności komunikacyjne: Kompletny przewodnik 2023

By
Rahama
-
0
3575
pisemne umiejętności komunikacyjne
pisemne umiejętności komunikacyjne

Umiejętności komunikacji pisemnej należą do najważniejszych umiejętności, których należy się nauczyć. Te umiejętności to potężne narzędzia, które można wykorzystać do udostępniania informacji dużej liczbie osób.

Studenci potrzebują umiejętności komunikacji pisemnej, aby komunikować się ze swoimi wykładowcami i ubiegać się o stypendia, staże, pracę itp. Słabe umiejętności komunikacyjne mogą cię dużo kosztować, możesz stracić stypendium lub staż, ponieważ list motywacyjny był źle napisany.

Komunikacja pisemna to jedna z najczęstszych i najskuteczniejszych metod komunikacji. Ten rodzaj komunikacji staje się coraz ważniejszy w erze cyfrowej.

Według Krajowe Stowarzyszenie Uczelni i Pracodawców, 77.5% pracodawców chce kandydata z silnymi umiejętnościami komunikacji pisemnej.

W tym artykule poznasz definicję komunikacji pisemnej, przykłady, znaczenie, ograniczenia i sposoby doskonalenia umiejętności komunikacji pisemnej.

Czym są umiejętności komunikacji pisemnej

Komunikacja pisemna to rodzaj metody komunikacji wykorzystującej słowa pisane. Polega na komunikowaniu się za pomocą słów pisanych, w formie cyfrowej (np. e-maile) lub na papierze.

Umiejętności komunikacji pisemnej to umiejętności wymagane do skutecznego komunikowania się za pomocą słów pisanych.

Skuteczna komunikacja pisemna wymaga następujących umiejętności lub cech:

  • Konstrukcja zdania
  • Właściwe użycie interpunkcji
  • Znajomość podstawowych reguł gramatycznych
  • Właściwe użycie tonu
  • Korzystanie z niektórych narzędzi lub oprogramowania do edycji.

Znaczenie komunikacji pisemnej

Poniżej znajduje się znaczenie komunikacji pisemnej:

1. Tworzy trwały zapis

Każda forma pisemnej komunikacji jest trwałym zapisem i może służyć jako odniesienie w przyszłości. Pisemne dokumenty komunikacyjne mogą służyć jako dowód w każdej sprawie sądowej lub zawsze, gdy jest to potrzebne.

2. Zmniejsz nieporozumienia

Komunikacja pisemna to najlepszy sposób przedstawienia złożonej sprawy bez nieporozumień. Skuteczna komunikacja pisemna jest łatwa do zrozumienia, ponieważ jest napisana prostymi słowami.

Ponadto, w przypadku jakiegokolwiek nieporozumienia, czytelnik może łatwo przejść przez to kilka razy, aż w pełni zrozumie.

3. Dokładny

W komunikacji pisemnej jest mało miejsca na błędy lub nie ma go wcale. Dokładność jest gwarantowana w komunikacji pisemnej, ponieważ istnieje wiele możliwości poprawiania lub edytowania słów. Możesz łatwo edytować wiadomości e-mail, notatki, broszury itp.

4. Twórz profesjonalne relacje

Odpowiednia komunikacja z klientami lub klientami może sprzyjać profesjonalnym relacjom. Komunikacja pisemna jest najskuteczniejszym sposobem na osiągnięcie profesjonalnej relacji. Pozdrowienia, wiadomości z gratulacjami itp. Można wysyłać pocztą elektroniczną bez przerywania odbiorcy.

5. Nadaje się do komunikacji na duże odległości

Komunikacja pisemna to szybszy sposób komunikowania się z ludźmi z dala od Ciebie. Na przykład możesz łatwo wysyłać wiadomości przez WhatsApp niezależnie od lokalizacji.

6. Bardzo łatwy w dystrybucji

Komunikacja pisemna to najlepszy sposób na przekazanie informacji dużej liczbie osób jednocześnie. Na przykład wiadomość e-mail może być przekazywana do kilku osób jednocześnie.

Ograniczenia komunikacji pisemnej

Chociaż komunikacja pisemna ma kilka zalet, nadal istnieją pewne ograniczenia.

Poniżej przedstawiamy ograniczenia (wady) komunikacji pisemnej:

  • Późna informacja zwrotna

Komunikacja pisemna nie może zapewnić natychmiastowej informacji zwrotnej. Odbiorca będzie musiał przeczytać i zrozumieć wiadomość, zanim będzie mógł odpowiedzieć nadawcy.

Ten rodzaj komunikacji nie powinien być używany, gdy potrzebujesz natychmiastowego wyjaśnienia.

  • Czasochłonne

Skomponowanie i dostarczenie pisemnej wiadomości może zająć dużo czasu. Będziesz musiał pisać, edytować i sprawdzać, zanim będziesz mógł wysyłać większość form komunikacji pisemnej.

  • Drogi

Komunikacja pisemna jest kosztowna, ponieważ będziesz musiał kupić trochę sprzętu, takiego jak atrament, papier, drukarka, komputer itp.

Być może będziesz musiał zatrudnić kogoś do pisania lub pisania dla Ciebie.

  • Bezsensowne dla analfabetów

Komunikacja pisemna jest bezużyteczna, jeśli odbiorca nie może czytać ani pisać.

Ta metoda komunikacji wymaga umiejętności czytania i pisania. Komunikacja pisemna nie powinna być używana podczas komunikowania się z analfabetą.

Przykłady komunikacji pisemnej w szkołach.

Tutaj podzielimy się najczęstszymi formami komunikacji pisemnej używanymi w szkołach.

Uwaga: Istnieje kilka przykładów komunikacji pisemnej, ale poniżej znajdują się najczęstsze przykłady komunikacji pisemnej stosowane w szkołach.

Poniżej znajdują się przykłady komunikacji pisemnej w szkołach:

  • E-maile

E-mail to jeden z najskuteczniejszych i najtańszych środków komunikacji pisemnej. E-maile mogą być wykorzystywane do różnych celów: komunikowanie się z profesorami i promotorami, wysyłanie plików elektronicznych, aplikowanie o pracę, staże i stypendia itp.

  • Notatki

Notatki mogą być używane do przekazywania ważnych informacji osobom w szkole. Jest to skuteczny sposób komunikowania się z wydziałami szkolnymi.

  • Biuletyn

Biuletyn to krótkie oficjalne oświadczenie służące do poinformowania grupy osób o określonej sprawie.

  • kwestionariusze

Kwestionariusz to zestaw pytań służących do uzyskania wymaganych informacji od studentów podczas badania lub ankiety.

  • Materiały instruktażowe

Materiały instruktażowe, takie jak podręczniki, zeszyty ćwiczeń, materiały informacyjne, przewodniki do nauki, podręczniki itp. są również przykładami komunikacji pisemnej. Są to dowolne zbiory materiałów, które nauczyciel może wykorzystać w nauczaniu.

  • Komunikatory

Wiadomości błyskawiczne to forma pisemnej komunikacji, w której dwie lub więcej osób uczestniczy w rozmowie za pośrednictwem swoich telefonów komórkowych lub komputerów. Można go wysłać za pośrednictwem komunikatora Facebook, Snapchata, WhatsApp, Telegram, WeChat itp.

  • Zawartość WWW

Treść witryny może być wykorzystywana do informowania odwiedzających witrynę o usługach świadczonych przez szkołę.

  • Broszury

Broszury mogą pomóc rodzicom w zrozumieniu funkcjonowania szkoły. Zawiera informacje o szkole, jej pracownikach i radzie gubernatorów.

  • Strony internetowe klas

Strony internetowe Classroom mogą być używane do różnych celów: publikowania ważnych aktualizacji, przesyłania zadań, zapewniania dostępu do ocen, komunikowania się z rodzicami i uczniami itp.

  • Newsletter

Biuletyny to skuteczny sposób informowania uczniów i rodziców o różnych wydarzeniach szkolnych, nowościach, wydarzeniach, zmianach w harmonogramie itp.

  • Informacja prasowa

Komunikat prasowy to oficjalne oświadczenie firmy lub organizacji skierowane do mediów. Może być używany przez szkoły do ​​udostępniania informacji, które są warte opublikowania.

  • Zgłoś komentarze do karty

Komentarze na kartach raportu informują rodziców o wynikach w nauce ich dzieci.

  • Listy

Listy mogą być używane do wysyłania informacji, skarg, pozdrowień itp.

  • Pocztówki

Pocztówki klasowe to szybki i łatwy sposób wysyłania krótkich wiadomości osobistych (np. powitanie w szkole) do uczniów.

  • Propozycje

Propozycje mogą być wykorzystane do uzyskania zgody na konkretny projekt edukacyjny

Wskazówki, jak poprawić swoje umiejętności w zakresie komunikacji pisemnej

Aby rozwinąć skuteczne umiejętności komunikacji pisemnej, postępuj zgodnie z poniższymi wskazówkami:

1. Określ swój cel

Skuteczna komunikacja pisemna musi mieć cel. Cel ten musi być zidentyfikowany i zakomunikowany odbiorcy w prosty sposób.

2. Użyj właściwego tonu

Ton, którego używasz, zależy od grupy docelowej i celu pisania. Niektóre formy komunikacji pisemnej (takie jak propozycje, CV itp.) wymagają formalnego tonu.

3. Unikaj używania żargonu

W komunikacji pisemnej dobór słów powinien być prosty i łatwy do zrozumienia. Unikaj używania żargonu i złożonych słów.

4. Trzymaj się tematu

Musisz trzymać się tematu i unikać dzielenia się nieistotnymi informacjami. Może to utrudnić zrozumienie celu wiadomości.

Skuteczna komunikacja pisemna musi być zwięzła. Musisz więc jasno określić swoje punkty, bez dołączania nieistotnych informacji.

5. Użyj aktywnego głosu

Napisz większość zdań głosem czynnym zamiast biernym. Zdania pisane głosem czynnym są łatwiejsze do zrozumienia niż zdania pisane głosem biernym.

Na przykład „Nakarmiłem psy” (głos aktywny) jest łatwiejszy do odczytania i zrozumienia niż „Psy były przeze mnie karmione” (głos bierny).

6. Łatwy do odczytania

Skuteczna komunikacja pisemna musi być łatwa do odczytania. Używaj odstępów, krótkich zdań, krótkich akapitów, wypunktowań, nagłówków i śródtytułów. Dzięki temu czytanie jakiejkolwiek formy komunikacji pisemnej będzie łatwiejsze i mniej nudne.

7. Czytać korektę

Dokładnie sprawdź, czy nie ma błędów gramatycznych, ortograficznych i interpunkcyjnych, zanim udostępnisz jakikolwiek pisemny dokument komunikacyjny.

Możesz poprosić kogoś o korektę twojego tekstu lub zrobić to sam, korzystając z oprogramowania do korekty, takiego jak Grammarly, Paper Rater, ProWriting Aid, Hemingway itp.

Ponadto przećwicz pisanie różnych dokumentów, aby poprawić swoje umiejętności komunikacji pisemnej. Możesz zacząć od wysłania e-maili do znajomych i rodziny.

Polecamy również:

Wnioski

Era cyfrowa zmieniła sposób, w jaki się ze sobą komunikujemy. Kilka lat temu udostępniamy informacje za pośrednictwem listów, których dostarczenie może zająć kilka dni. Teraz możesz łatwo udostępniać informacje za pomocą jednego kliknięcia.

Nowoczesne metody komunikacji pisemnej, np. e-maile, smsy itp. są wygodniejsze niż starsze metody komunikacji pisemnej, np. listy.

Poza wysokimi wynikami GPA, Pracodawcy zwracają uwagę na umiejętności komunikacyjne, zwłaszcza umiejętności komunikacji pisemnej. Bez wątpienia komunikacja pisemna jest istotną częścią naszego życia. Dlatego musisz doskonalić swoje umiejętności komunikacji pisemnej.

Dotarliśmy do końca tego artykułu. Czy uważasz, że ten artykuł jest pomocny? Daj nam znać w sekcji komentarzy.