Навыки письменного общения являются одними из самых важных навыков, которым необходимо овладеть. Эти навыки являются мощными инструментами, которые можно использовать для обмена информацией с большим количеством людей.
Студентам необходимы навыки письменного общения, чтобы общаться со своими лекторами и подавать заявки на стипендии, стажировки, работу и т. д. Плохие навыки общения могут стоить вам дорого, вы можете потерять стипендию или стажировку, потому что ваше письмо-заявление было плохо написано.
Письменное общение является одним из самых распространенных и эффективных способов общения. Этот вид связи становится все более важным в эпоху цифровых технологий.
Согласно Национальная ассоциация колледжей и работодателей, 77.5% работодателей хотят, чтобы кандидат обладал сильными навыками письменного общения.
В этой статье вы узнаете определение письменного общения, примеры, важность, ограничения и способы улучшить навыки письменного общения.
Содержание
Что такое навыки письменного общения
Письменная коммуникация – это тип метода коммуникации, в котором используются письменные слова. Это включает в себя общение с помощью письменных слов, либо в цифровом виде (например, по электронной почте), либо на бумаге.
Навыки письменного общения - это те навыки, которые необходимы для эффективного общения с помощью письменных слов.
Эффективное письменное общение требует следующих навыков или качеств:
- Построение предложения
- Надлежащее использование знаков препинания
- Знание основных правил грамматики
- Правильное использование тона
- Использование определенных инструментов редактирования или программного обеспечения.
Важность письменного общения
Ниже приведена важность письменного общения:
- Создает постоянную запись
- Уменьшить недопонимание
- точный
- Создавайте профессиональные отношения
- Подходит для дальней связи
- Очень легко распределяется.
1. Создает постоянную запись
Любая форма письменного сообщения является постоянной записью и может служить справочной информацией в будущем. Письменные документы связи могут быть использованы в качестве доказательства в любом судебном деле или всякий раз, когда это необходимо.
2. Уменьшите количество недоразумений
Письменное общение — лучший способ изложить сложный вопрос без недопонимания. Эффективное письменное общение легко понять, потому что оно написано простыми словами.
Также, в случае какого-либо недопонимания, читатель может легко просмотреть его несколько раз, пока полностью не поймет.
3. Точный
В письменном общении практически нет места для ошибок. Точность гарантируется при письменном общении, потому что есть несколько возможностей исправить или отредактировать слова. Вы можете легко редактировать электронную почту, заметки, брошюры и т. д.
4. Создайте профессиональные отношения
Адекватное общение с вашими клиентами или клиентами может способствовать развитию профессиональных отношений. Письменное общение является наиболее эффективным способом установления профессиональных отношений. Приветствия, поздравительные сообщения и т. д. могут быть отправлены по электронной почте, не прерывая получателя.
5. Подходит для дальней связи
Письменное общение — это более быстрый способ общения с людьми, находящимися далеко от вас. Например, вы можете легко отправлять сообщения через WhatsApp независимо от местоположения.
6. Очень легко распространять
Письменное общение — лучший способ донести информацию до большого количества людей одновременно. Например, электронное письмо может быть отправлено нескольким людям одновременно.
Ограничения письменного общения
Хотя письменное общение имеет ряд преимуществ, все же существуют некоторые ограничения.
Ниже приведены ограничения (недостатки) письменного общения:
-
Поздняя обратная связь
Письменное общение не может обеспечить мгновенную обратную связь. Получатель должен будет прочитать и понять сообщение, прежде чем он сможет ответить отправителю.
Этот тип связи не следует использовать, когда вам нужны немедленные разъяснения.
-
Кропотливый
Составление и доставка письменного сообщения может занять много времени. Вам придется написать, отредактировать и вычитать, прежде чем вы сможете отправить большинство форм письменного сообщения.
-
Дорогостоящий
Письменное общение стоит дорого, потому что вам придется покупать некоторое оборудование, такое как чернила, бумага, принтер, компьютер и т. д.
Вам также может понадобиться нанять кого-то, кто будет писать или печатать за вас.
-
Бессмысленно для неграмотных
Письменное общение бесполезно, если получатель не умеет читать или писать.
Этот способ общения требует умения читать и писать. Письменное общение не должно использоваться при общении с неграмотным.
Примеры письменного общения в школах.
Здесь мы поделимся наиболее распространенными формами письменного общения, используемыми в школах.
Примечание: Есть несколько примеров письменного общения, но ниже приведены наиболее распространенные примеры письменного общения, используемые в школах.
Ниже приведены примеры письменного общения в школах:
-
Сообщения электронной почты
Электронная почта является одним из самых эффективных и дешевых средств письменного общения. Электронная почта может использоваться для разных целей: общение с преподавателями и научными руководителями, отправка электронных файлов, подача заявок на работу, стажировки, стипендии и т. д.
-
Memos
Заметки можно использовать для передачи важной информации людям в школе. Это эффективный способ общения со школьными отделами.
-
бюллетень
Бюллетень — это краткое официальное заявление, используемое для информирования группы людей по конкретному вопросу.
-
Анкетирование
Анкета представляет собой набор вопросов, используемых для получения необходимой информации от студентов, во время исследования или опроса.
-
Учебные материалы
Учебные материалы, такие как учебники, рабочие тетради, раздаточные материалы, учебные пособия, пособия и т. д., также являются примерами письменного общения. Это любой набор материалов, которые учитель может использовать в обучении.
-
Система мгновенных сообщений
Обмен мгновенными сообщениями — это форма письменного общения, в которой два или более человека участвуют в разговоре по своим мобильным телефонам или компьютерам. Его можно отправить через мессенджер Facebook, Snapchat, WhatsApp, Telegram, WeChat и т. д.
-
Содержание веб-сайта
Контент веб-сайта можно использовать для информирования посетителей сайта об услугах, предоставляемых школой.
-
Брошюры
Брошюры могут быть использованы, чтобы помочь родителям понять, как работает школа. Он содержит информацию о школе, ее персонале и совете управляющих.
-
Веб-страницы класса
Веб-страницы класса можно использовать для разных целей: размещение важных обновлений, загрузка заданий, предоставление доступа к оценкам, общение с родителями и учениками и т. д.
-
Рассылки
Информационные бюллетени являются эффективным способом информирования учащихся и родителей о различных школьных мероприятиях, новостях, событиях, изменениях в расписании и т. д.
-
Пресс-релизы
Пресс-релиз – это официальное заявление компании или организации для средств массовой информации. Он может использоваться школами для обмена информацией, заслуживающей освещения в печати.
-
Комментарии к табелю успеваемости
Комментарии в табеле успеваемости информируют родителей об успеваемости их детей.
-
Буквы
Письма могут использоваться для отправки информации, жалоб, приветствий и т. д.
-
Открытки
Классные открытки — это быстрый и простой способ отправить короткие личные сообщения (например, приветствие обратно в школу) своим ученикам.
-
Предложения
Предложения могут быть использованы для получения одобрения конкретного образовательного проекта.
Советы по улучшению ваших навыков письменного общения
Чтобы развить навыки эффективного письменного общения, следуйте этим советам:
- Определите свою цель
- Используйте правильный тон
- Избегайте использования жаргона
- Придерживайтесь темы
- Используйте активный голос
- Легко читаемый
- Читать корректуру.
1. Определите свою цель
Эффективное письменное общение должно иметь цель. Эта цель должна быть определена и доведена до получателя простым способом.
2. Используйте правильный тон
Тон, который вы используете, зависит от вашей целевой аудитории и цели письма. Некоторые формы письменного общения (например, предложения, резюме и т. д.) требуют формального тона.
3. Избегайте использования жаргона
В письменном общении ваш выбор слов должен быть простым и понятным. Избегайте использования жаргона и сложных слов.
4. Придерживайтесь темы
Вы должны придерживаться темы и не делиться ненужной информацией. Это может затруднить понимание цели сообщения.
Эффективное письменное общение должно быть кратким. Итак, вам нужно четко изложить свою точку зрения, не включая не относящуюся к делу информацию.
5. Используйте активный голос
Напишите большинство предложений в активном залоге вместо пассивного залога. Предложения, написанные в активном залоге, легче понять, чем предложения, написанные в пассивном залоге.
Например, «Я кормил собак» (действительный залог) легче читать и понимать, чем «Я кормил собак» (страдательный залог).
6. Легко читать
Эффективное письменное общение должно легко читаться. Используйте интервалы, короткие предложения, короткие абзацы, маркеры, заголовки и подзаголовки. Это облегчит и сделает менее скучным чтение любой формы письменного общения.
7. Корректура
Внимательно проверьте грамматику, орфографию и пунктуацию на наличие ошибок, прежде чем делиться письменным коммуникационным документом.
Вы можете либо попросить кого-нибудь проверить ваше письмо, либо сделать это самостоятельно, используя программное обеспечение для корректуры, такое как Grammarly, Paper Rater, ProWriting Aid, Hemingway и т. д.
Кроме того, попрактикуйтесь в написании различных документов, чтобы улучшить свои навыки письменного общения. Вы можете начать с отправки электронных писем своим друзьям и семье.
Мы также рекомендуем:
- Топ-10 важности написания эссе
- 10 самых важных навыков письма
- Онлайн-руководство для студентов MBA
- Таблица результатов GMAT 2022: все, что нужно знать, и простые советы по использованию
- 20. Важность высшего образования: колледж или университет
Заключение
Цифровая эпоха изменила то, как мы общаемся друг с другом. Несколько лет назад мы делились информацией через письма, доставка которых могла занять несколько дней. Теперь вы можете легко обмениваться информацией одним щелчком мыши.
Современные методы письменного общения, например электронная почта, текстовые сообщения и т. д., более удобны, чем старые методы письменного общения, например письма.
Помимо высоких баллов GPA, работодатели обращают внимание на коммуникативные навыки, особенно навыки письменного общения. Без сомнения, письменное общение является неотъемлемой частью нашей жизни. Вот почему вы должны улучшить свои навыки письменного общения.
Мы подошли к концу этой статьи. Считаете ли вы эту статью полезной? Дайте нам знать в разделе комментариев.