Písomné komunikačné zručnosti: Kompletný sprievodca 2023

By
Rahamah
-
0
3572
písomné komunikačné zručnosti
písomné komunikačné zručnosti

Písomná komunikácia patrí medzi najdôležitejšie zručnosti, ktoré sa treba naučiť. Tieto zručnosti sú výkonnými nástrojmi, ktoré možno použiť na zdieľanie informácií s veľkým počtom ľudí.

Študenti potrebujú písomné komunikačné zručnosti, aby mohli komunikovať so svojimi lektormi a uchádzať sa o štipendiá, stáže, prácu atď. Slabé komunikačné zručnosti vás môžu stáť veľa, môžete prísť o štipendium alebo stáž, pretože vaša žiadosť bola zle napísaná.

Písomná komunikácia je jedným z najbežnejších a najúčinnejších spôsobov komunikácie. Tento typ komunikácie je v digitálnom veku čoraz dôležitejší.

Podľa Národná asociácia vysokých škôl a zamestnávateľov77.5 % zamestnávateľov chce kandidáta so silnými schopnosťami písomnej komunikácie.

V tomto článku sa dozviete definíciu písomnej komunikácie, príklady, dôležitosť, obmedzenia a spôsoby, ako zlepšiť písomnú komunikáciu.

Čo sú to písomné komunikačné zručnosti

Písomná komunikácia je typ komunikačnej metódy, ktorá využíva písané slová. Zahŕňa komunikáciu prostredníctvom písaných slov, či už digitálne (napr. e-maily) alebo na papieri.

Písomné komunikačné zručnosti sú zručnosti potrebné na efektívnu komunikáciu písanými slovami.

Efektívna písomná komunikácia si vyžaduje nasledujúce zručnosti alebo vlastnosti:

  • Konštrukcia viet
  • Vhodné používanie interpunkcie
  • Znalosť základných gramatických pravidiel
  • Vhodné použitie tónu
  • Používanie určitých nástrojov alebo softvéru na úpravu.

Význam písomnej komunikácie

Nižšie je uvedený význam písomnej komunikácie:

1. Vytvorí sa trvalý záznam

Akákoľvek forma písomnej komunikácie je trvalým záznamom a môže slúžiť ako referencia v budúcnosti. Písomné komunikačné dokumenty možno použiť ako dôkaz v akomkoľvek právnom prípade alebo kedykoľvek je to potrebné.

2. Zmiernite nedorozumenia

Písomná komunikácia je najlepší spôsob, ako prezentovať zložitú záležitosť bez akéhokoľvek nedorozumenia. Efektívna písomná komunikácia je ľahko zrozumiteľná, pretože je napísaná jednoduchými slovami.

V prípade akéhokoľvek nedorozumenia si to čitateľ môže ľahko prečítať niekoľkokrát, kým úplne nepochopí.

3. Presné

Písomná komunikácia má malý alebo žiadny priestor na chyby. V písomnej komunikácii je zaručená presnosť, pretože existuje viacero možností na opravu alebo úpravu slov. Môžete jednoducho upravovať e-maily, poznámky, brožúry atď.

4. Vytvárajte profesionálne vzťahy

Adekvátna komunikácia s vašimi klientmi alebo zákazníkmi môže podporiť profesionálny vzťah. Písomná komunikácia je najefektívnejší spôsob, ako dosiahnuť profesionálny vzťah. Pozdravy, blahoželania atď. je možné posielať e-mailom bez prerušenia príjemcu.

5. Vhodné pre komunikáciu na diaľku

Písomná komunikácia je rýchlejší spôsob komunikácie s ľuďmi ďaleko od vás. Napríklad môžete ľahko posielať správy cez WhatsApp bez ohľadu na miesto.

6. Veľmi jednoduchá distribúcia

Písomná komunikácia je najlepší spôsob, ako distribuovať informácie veľkému počtu ľudí súčasne. Napríklad e-mail môže byť preposlaný viacerým ľuďom súčasne.

Obmedzenia písomnej komunikácie

Hoci písomná komunikácia má niekoľko výhod, stále existujú určité obmedzenia.

Nižšie sú uvedené obmedzenia (nevýhody) písomnej komunikácie:

  • Neskorá spätná väzba

Písomná komunikácia nemôže poskytnúť okamžitú spätnú väzbu. Príjemca si bude musieť prečítať správu a porozumieť jej, aby mohol odpovedať odosielateľovi.

Tento typ komunikácie by ste nemali používať, keď potrebujete okamžité vysvetlenie.

  • časovo náročné

Vytvorenie a doručenie písomnej správy môže zabrať veľa času. Pred odoslaním väčšiny foriem písomnej komunikácie budete musieť písať, upravovať a korigovať.

  • Drahý

Písomná komunikácia je drahá, pretože si budete musieť kúpiť nejaké vybavenie, ako je atrament, papier, tlačiareň, počítač atď.

Možno budete musieť zamestnať niekoho, kto bude písať alebo písať za vás.

  • Nezmyselné pre negramotných

Písomná komunikácia je zbytočná, ak prijímač nevie čítať alebo písať.

Tento spôsob komunikácie vyžaduje schopnosť čítať a písať. Písomná komunikácia by sa nemala používať pri komunikácii s negramotným.

Príklady písomnej komunikácie na školách.

Tu sa podelíme o najbežnejšie formy písomnej komunikácie používané v školách.

Poznámka: Existuje niekoľko príkladov písomnej komunikácie, ale nižšie sú najbežnejšie príklady písomnej komunikácie používanej v školách.

Nižšie sú uvedené príklady písomnej komunikácie v školách:

  • E-maily

E-mail je jedným z najefektívnejších a najlacnejších prostriedkov písomnej komunikácie. E-maily môžu byť použité na rôzne účely: komunikácia s profesormi a supervízormi, odosielanie elektronických súborov, uchádzanie sa o prácu, stáže a štipendiá atď.

  • Poznámok

Poznámky možno použiť na oznamovanie dôležitých informácií ľuďom v škole. Je to efektívny spôsob komunikácie so školskými oddeleniami.

  • bulletin

Bulletin je krátke oficiálne vyhlásenie, ktoré sa používa na informovanie skupiny ľudí o konkrétnej záležitosti.

  • dotazníky

Dotazník je súbor otázok, ktoré sa používajú na získanie požadovaných informácií od študentov počas výskumu alebo prieskumu.

  • Inštruktážne materiály

Inštruktážne materiály ako učebnice, pracovné zošity, letáky, študijné príručky, manuály atď. sú tiež príkladmi písomnej komunikácie. Sú to akékoľvek zbierky materiálov, ktoré môže učiteľ použiť pri vyučovaní.

  • instant Messaging

Instant messaging je forma písomnej komunikácie, pri ktorej sa dve alebo viac osôb zúčastňuje konverzácie prostredníctvom svojich mobilných telefónov alebo počítačov. Dá sa poslať cez Facebook messenger, Snapchat, WhatsApp, Telegram, WeChat atď.

  • Webové stránky Content

Obsah webovej stránky možno použiť na vzdelávanie návštevníkov stránky o službách, ktoré škola poskytuje.

  • Brožúry

Brožúry môžu rodičom pomôcť pochopiť, ako škola funguje. Obsahuje informácie o škole, jej zamestnancoch a správnej rade.

  • Webové stránky triedy

Webové stránky triedy možno použiť na rôzne účely: uverejňovanie dôležitých aktualizácií, nahrávanie úloh, poskytovanie prístupu k známkam, komunikácia s rodičmi a študentmi atď.

  • spravodajcu

Newsletter je efektívny spôsob, ako informovať žiakov a rodičov o rôznych školských aktivitách, novinkách, akciách, zmenách rozvrhu a pod.

  • Tlačová správa

Tlačová správa je oficiálne vyhlásenie spoločnosti alebo organizácie pre médiá. Školy ho môžu použiť na zdieľanie informácií, ktoré sú zaujímavé pre spravodajstvo.

  • Komentáre na karte správy

Komentáre k vysvedčeniam informujú rodičov o študijných výsledkoch ich detí.

  • Listy

Listy môžu byť použité na odosielanie informácií, sťažností, pozdravov atď.

  • Pohľadnice

Pohľadnice do triedy predstavujú rýchly a jednoduchý spôsob, ako svojim študentom posielať krátke osobné správy (napr. uvítaciu správu späť do školy).

  • návrhy

Návrhy možno použiť na získanie schválenia pre konkrétny vzdelávací projekt

Tipy na zlepšenie písomných komunikačných zručností

Ak chcete rozvíjať efektívne písomné komunikačné zručnosti, postupujte podľa týchto tipov:

1. Identifikujte svoj cieľ

Efektívna písomná komunikácia musí mať svoj účel. Tento účel musí byť identifikovaný a oznámený príjemcovi jednoduchým spôsobom.

2. Použite pravý tón

Tón, ktorý použijete, závisí od vašej cieľovej skupiny a účelu písania. Niektoré formy písomnej komunikácie (ako sú návrhy, životopisy atď.) si vyžadujú formálny tón.

3. Vyhnite sa používaniu žargónu

V písomnej komunikácii by mal byť výber slov jednoduchý a ľahko pochopiteľný. Vyhnite sa používaniu žargónu a zložitých slov.

4. Držte sa témy

Musíte sa držať témy a vyhýbať sa zdieľaniu irelevantných informácií. To môže sťažiť pochopenie účelu správy.

Efektívna písomná komunikácia musí byť stručná. Takže musíte jasne uviesť svoje body bez zahrnutia irelevantných informácií.

5. Použite Active Voice

Väčšinu viet píšte aktívnym hlasom namiesto pasívnym. Vety napísané aktívnym hlasom sú ľahšie pochopiteľné ako vety napísané pasívnym hlasom.

Napríklad „Nakŕmil som psov“ (aktívny hlas) je ľahšie čitateľný a zrozumiteľnejší ako „Psy som nakŕmil ja“ (pasívny hlas).

6. Ľahko čitateľné

Efektívna písomná komunikácia musí byť ľahko čitateľná. Používajte medzery, krátke vety, krátke odseky, odrážky, nadpisy a podnadpisy. Vďaka tomu bude čítanie akejkoľvek formy písomnej komunikácie jednoduchšie a menej nudné.

7. korektúry

Pred zdieľaním akéhokoľvek písomného komunikačného dokumentu starostlivo skontrolujte gramatické, pravopisné a interpunkčné chyby.

Môžete buď niekoho požiadať, aby skontroloval váš text, alebo to urobte sami pomocou softvéru na korektúry, ako je Grammarly, Paper Rater, ProWriting Aid, Hemingway atď.

Okrem toho si precvičte písanie rôznych dokumentov, aby ste zlepšili svoje písomné komunikačné schopnosti. Môžete začať posielaním e-mailov svojim priateľom a rodine.

Odporúčame tiež:

záver

Digitálny vek zmenil spôsob, akým spolu komunikujeme. Pred niekoľkými rokmi zdieľame informácie prostredníctvom listov, ktorých doručenie môže trvať niekoľko dní. Teraz môžete jednoducho zdieľať informácie jediným kliknutím.

Moderné spôsoby písomnej komunikácie, napr. e-maily, textové správy atď., sú pohodlnejšie ako staršie spôsoby písomnej komunikácie, napríklad listy.

Okrem vysokého skóre GPA zamestnávatelia dbajú na komunikačné zručnosti, najmä písomné komunikačné zručnosti. Niet pochýb, že písomná komunikácia je nevyhnutnou súčasťou nášho života. To je dôvod, prečo musíte zlepšiť svoje písomné komunikačné zručnosti.

Teraz sme sa dostali na koniec tohto článku. Považujete tento článok za užitočný? Dajte nám vedieť v sekcii komentárov.