Spretnosti pisne komunikacije: Celoten vodnik 2023

By
Rahamah
-
0
3572
pisne komunikacijske veščine
pisne komunikacijske veščine

Veščine pisne komunikacije so med najpomembnejšimi veščinami, ki se jih je treba naučiti. Te veščine so močna orodja, ki jih je mogoče uporabiti za izmenjavo informacij z velikim številom ljudi.

Študenti potrebujejo pisne komunikacijske veščine, da lahko komunicirajo s svojimi predavatelji in se prijavijo za štipendije, pripravništvo, zaposlitev itd. Slabe komunikacijske sposobnosti vas lahko veliko stanejo, lahko izgubite štipendijo ali pripravništvo, ker je bilo vaše prijavno pismo slabo napisano.

Pisno komuniciranje je eden najpogostejših in najučinkovitejših načinov komuniciranja. Tovrstna komunikacija postaja v digitalni dobi vse bolj pomembna.

Glede na Nacionalno združenje šol in delodajalcev, 77.5 % delodajalcev želi kandidata z močnimi pisnimi komunikacijskimi sposobnostmi.

V tem članku boste izvedeli definicijo pisne komunikacije, primere, pomen, omejitve in načine za izboljšanje pisnih komunikacijskih veščin.

Kaj so pisne komunikacijske veščine

Pisna komunikacija je vrsta komunikacijske metode, ki uporablja pisne besede. Vključuje komunikacijo s pisnimi besedami, bodisi digitalno (npr. elektronska pošta) bodisi na papirju.

Veščine pisnega komuniciranja so tiste veščine, ki so potrebne za učinkovito komuniciranje s pisnimi besedami.

Učinkovito pisno komuniciranje zahteva naslednje veščine ali lastnosti:

  • Konstrukcija stavka
  • Ustrezna raba ločil
  • Poznavanje osnovnih slovničnih pravil
  • Ustrezna uporaba tona
  • Uporaba določenih orodij ali programske opreme za urejanje.

Pomen pisne komunikacije

Spodaj je opisan pomen pisne komunikacije:

1. Ustvari trajni zapis

Vsaka oblika pisne komunikacije je trajen zapis in lahko služi kot prihodnja referenca. Pisne komunikacijske dokumente je mogoče uporabiti kot dokaz v kateri koli pravni zadevi ali kadar koli je to potrebno.

2. Zmanjšajte nesporazume

Pisna komunikacija je najboljši način za predstavitev kompleksne zadeve brez nesporazumov. Učinkovito pisno sporočilo je zlahka razumljivo, saj je napisano s preprostimi besedami.

Tudi v primeru kakršnega koli nesporazuma lahko bralec z lahkoto pregleda večkrat, dokler popolnoma ne razume.

3. Natančen

V pisni komunikaciji je malo ali nič prostora za napake. V pisni komunikaciji je zagotovljena točnost, saj obstaja več možnosti za popravljanje ali urejanje besed. Z lahkoto lahko urejate e-pošto, beležke, brošure itd.

4. Ustvarite profesionalne odnose

Ustrezna komunikacija z vašimi strankami ali strankami lahko spodbudi profesionalen odnos. Pisna komunikacija je najučinkovitejši način za vzpostavitev profesionalnega odnosa. Pozdrave, čestitke ipd. lahko pošiljate po e-pošti, ne da bi prekinili sprejemnika.

5. Primerno za komunikacijo na dolge razdalje

Pisna komunikacija je hitrejši način komuniciranja z ljudmi, ki so daleč od vas. Na primer, preprosto lahko pošiljate sporočila prek WhatsAppa ne glede na lokacijo.

6. Zelo enostavno za distribucijo

Pisna komunikacija je najboljši način za posredovanje informacij velikemu številu ljudi hkrati. E-poštno sporočilo se lahko na primer posreduje več osebam hkrati.

Omejitve pisne komunikacije

Čeprav ima pisna komunikacija več prednosti, še vedno obstajajo nekatere omejitve.

Spodaj so navedene omejitve (slabosti) pisne komunikacije:

  • Pozne povratne informacije

Pisna komunikacija ne more zagotoviti takojšnje povratne informacije. Prejemnik bo moral prebrati in razumeti sporočilo, preden lahko odgovori pošiljatelju.

Te vrste komunikacije ne bi smeli uporabljati, ko potrebujete takojšnje pojasnilo.

  • Zamudno

Sestavljanje in pošiljanje pisnega sporočila lahko vzame veliko časa. Preden boste lahko poslali večino oblik pisne komunikacije, boste morali napisati, urediti in lektorirati.

  • Drago

Pisna komunikacija je draga, ker boste morali kupiti nekaj opreme, kot so črnilo, papir, tiskalnik, računalnik itd.

Morda boste morali zaposliti tudi nekoga, ki bo pisal ali tipkal namesto vas.

  • Za nepismenega nesmiselno

Pisna komunikacija je neuporabna, če prejemnik ne zna brati ali pisati.

Ta način komunikacije zahteva sposobnost branja in pisanja. Pri komuniciranju z nepismenimi osebami se ne sme uporabljati pisne komunikacije.

Primeri pisne komunikacije v šolah.

Tukaj bomo delili najpogostejše oblike pisnega komuniciranja, ki se uporabljajo v šolah.

Opomba: Obstaja več primerov pisne komunikacije, spodaj pa so navedeni najpogostejši primeri pisne komunikacije, ki se uporabljajo v šolah.

Spodaj so primeri pisne komunikacije v šolah:

  • E-pošta

E-pošta je eden najučinkovitejših in najcenejših načinov pisne komunikacije. E-poštna sporočila se lahko uporabljajo za različne namene: komuniciranje s profesorji in mentorji, pošiljanje elektronskih datotek, prijave na delovna mesta, pripravništva in štipendije itd.

  • Beležke

Beležke lahko uporabite za sporočanje pomembnih informacij ljudem v šoli. Je učinkovit način komuniciranja s šolskimi oddelki.

  • bilten

Bilten je kratka uradna izjava, ki se uporablja za obveščanje skupine ljudi o določeni zadevi.

  • Vprašalniki

Vprašalnik je niz vprašanj, ki se uporabljajo za pridobivanje zahtevanih informacij od študentov med raziskavo ali anketo.

  • Učna gradiva

Učna gradiva, kot so učbeniki, delovni zvezki, izročki, študijski vodniki, priročniki itd., so prav tako primeri pisne komunikacije. So katera koli zbirka gradiv, ki jih lahko učitelj uporablja pri poučevanju.

  • Instant Messaging

Takojšnje sporočanje je oblika pisne komunikacije, pri kateri dve ali več oseb sodeluje v pogovoru prek svojih mobilnih telefonov ali računalnikov. Pošlje se lahko prek Facebook messengerja, Snapchata, WhatsAppa, Telegrama, WeChata itd.

  • Spletna stran Vsebina

Vsebino spletnega mesta je mogoče uporabiti za izobraževanje obiskovalcev spletnega mesta o storitvah, ki jih ponuja šola.

  • Brošure

Brošure lahko staršem pomagajo razumeti, kako deluje šola. Vsebuje informacije o šoli, njenem osebju in svetu guvernerjev.

  • Spletne strani učilnice

Spletne strani učilnice se lahko uporabljajo za različne namene: objavljanje pomembnih posodobitev, nalaganje nalog, omogočanje dostopa do ocen, komuniciranje s starši in učenci itd.

  • glasila

Glasila so učinkovit način obveščanja učencev in staršev o različnih šolskih dejavnostih, novostih, dogodkih, spremembah urnika itd.

  • Sporočilo za javnost

Sporočilo za javnost je uradna izjava podjetja ali organizacije za medije. Šole ga lahko uporabljajo za izmenjavo informacij, ki so pomembne.

  • Komentarji poročila

Komentarji izkaznic obveščajo starše o učni uspešnosti njihovih otrok.

  • Pisma

Pisma se lahko uporabljajo za pošiljanje informacij, pritožb, pozdravov itd.

  • Razglednice

Razglednice v razredu so hiter in enostaven način za pošiljanje kratkih osebnih sporočil (npr. pozdravno sporočilo nazaj v šolo) vašim učencem.

  • Predlogi

Predloge je mogoče uporabiti za pridobitev odobritve za določen izobraževalni projekt

Nasveti za izboljšanje vaših pisnih komunikacijskih spretnosti

Za razvoj učinkovitih pisnih komunikacijskih veščin upoštevajte te nasvete:

1. Določite svoj cilj

Učinkovita pisna komunikacija mora imeti namen. Ta namen je treba identificirati in na preprost način sporočiti prejemniku.

2. Uporabite pravi ton

Ton, ki ga uporabljate, je odvisen od vaše ciljne publike in namena pisanja. Nekatere oblike pisne komunikacije (kot so predlogi, življenjepisi itd.) zahtevajo formalen ton.

3. Izogibajte se uporabi žargona

V pisni komunikaciji mora biti vaša izbira besed preprosta in lahko razumljiva. Izogibajte se uporabi žargona in zapletenih besed.

4. Drži se teme

Držati se morate teme in se izogibati deljenju nepomembnih informacij. To lahko oteži razumevanje namena sporočila.

Učinkovita pisna komunikacija mora biti jedrnata. Torej morate jasno izraziti svoje točke, ne da bi vključili nepomembne informacije.

5. Uporabite Active Voice

Večino stavkov napišite v aktivu namesto v pasivu. Stavke, napisane v pasivu, je lažje razumeti kot stavke, napisane v pasivu.

Na primer, "Jaz sem hranil pse" (aktivni glas) je lažje brati in razumeti kot "Pse sem hranil jaz" (pasiv).

6. Enostaven za branje

Učinkovito pisno sporočilo mora biti lahko berljivo. Uporabljajte presledke, kratke stavke, kratke odstavke, oznake, naslove in podnaslove. Tako bo branje katere koli oblike pisnega sporočila lažje in manj dolgočasno.

7. Lektoriranje

Previdno preverite slovnične, črkovalne in ločilne napake, preden daste v skupno rabo kateri koli pisni komunikacijski dokument.

Lahko prosite nekoga, da lektorira vaše pisanje, ali pa to storite sami z uporabo programske opreme za lektoriranje, kot je Grammarly, Paper Rater, ProWriting Aid, Hemingway itd.

Poleg tega vadite pisanje različnih dokumentov, da izboljšate svoje pisne komunikacijske sposobnosti. Začnete lahko s pošiljanjem e-pošte svojim prijateljem in družini.

Priporočamo tudi:

zaključek

Digitalna doba je spremenila naš način komuniciranja med seboj. Nekaj ​​let nazaj si izmenjujemo informacije prek pisem, ki lahko trajajo dneve, da so dostavljena. Zdaj lahko preprosto delite informacije z enim klikom.

Sodobne metode pisne komunikacije, npr. elektronska pošta, besedilna sporočila itd., so bolj priročne od starejših metod pisne komunikacije, npr. pisma.

Poleg visokih rezultatov GPA so delodajalci pozorni na komunikacijske spretnosti, zlasti pisne komunikacijske veščine. Brez dvoma je pisna komunikacija bistveni del našega življenja. Zato morate izboljšati svoje pisne komunikacijske sposobnosti.

Zdaj smo prišli do konca tega članka. Se vam zdi ta članek v pomoč? Sporočite nam v razdelku za komentarje.