Skriftlig kommunikationsförmåga: 2023 komplett guide

By
Rahamah
-
0
3575
skriftlig kommunikationsförmåga
skriftlig kommunikationsförmåga

Skriftlig kommunikation är bland de viktigaste färdigheterna att lära sig. Dessa färdigheter är kraftfulla verktyg som kan användas för att dela information med ett stort antal människor.

Studenter behöver skriftlig kommunikationsförmåga för att kunna kommunicera med sina föreläsare och söka stipendier, praktik, jobb etc. Dålig kommunikationsförmåga kan kosta dig mycket, du kan förlora ett stipendium eller praktik på grund av att ditt ansökningsbrev var dåligt skrivet.

Skriftlig kommunikation är en av de vanligaste och mest effektiva metoderna för kommunikation. Denna typ av kommunikation blir allt viktigare i den digitala tidsåldern.

Enligt National Association of Colleges and Employers, 77.5 % av arbetsgivarna vill ha en kandidat med god skriftlig kommunikationsförmåga.

I den här artikeln kommer du att lära dig definitionen av skriftlig kommunikation, exempel, betydelse, begränsningar och sätt att förbättra skriftlig kommunikationsförmåga.

Vad är skriftlig kommunikation

Skriftlig kommunikation är en typ av kommunikationsmetod som använder skrivna ord. Det handlar om att kommunicera genom skrivna ord, antingen digitalt (t.ex. mejl) eller på papper.

Skriftlig kommunikationsförmåga är de färdigheter som krävs för att effektivt kommunicera med skrivna ord.

Effektiv skriftlig kommunikation kräver följande färdigheter eller egenskaper:

  • Meningskonstruktion
  • Lämplig användning av skiljetecken
  • Kunskaper om grundläggande grammatikregler
  • Lämplig användning av tonen
  • Användning av vissa redigeringsverktyg eller programvara.

Vikten av skriftlig kommunikation

Nedan är vikten av skriftlig kommunikation:

1. Skapar en permanent post

Varje form av skriftlig kommunikation är ett permanent register och kan fungera som en framtida referens. Skriftliga kommunikationshandlingar kan användas som bevis i alla rättsfall eller närhelst det behövs.

2. Minska missförstånd

Skriftlig kommunikation är det bästa sättet att presentera en komplex fråga utan några missförstånd. Effektiv skriftlig kommunikation är lätt att förstå eftersom den är skriven med enkla ord.

Dessutom, i händelse av missförstånd, kan en läsare lätt gå igenom det flera gånger tills han/hon helt förstår.

3. Noggrann

Skriftlig kommunikation har lite eller inget utrymme för fel. Noggrannhet garanteras i skriftlig kommunikation eftersom det finns flera möjligheter att korrigera eller redigera ord. Du kan enkelt redigera ett e-postmeddelande, PM, broschyrer, etc.

4. Skapa professionella relationer

Adekvat kommunikation med dina kunder eller kunder kan främja en professionell relation. Skriftlig kommunikation är det mest effektiva sättet att uppnå en professionell relation. Hälsningar, gratulationer etc. kan skickas via e-post utan att avbryta mottagaren.

5. Lämplig för långdistanskommunikation

Skriftlig kommunikation är ett snabbare sätt att kommunicera med människor långt borta från dig. Du kan till exempel enkelt skicka meddelanden via WhatsApp oavsett var du befinner dig.

6. Mycket lätt att distribuera

Skriftlig kommunikation är det bästa sättet att distribuera information till ett stort antal människor samtidigt. Ett e-postmeddelande kan till exempel vidarebefordras till flera personer samtidigt.

Begränsningar för skriftlig kommunikation

Även om skriftlig kommunikation har flera fördelar finns det fortfarande vissa begränsningar.

Nedan följer begränsningarna (nackdelarna) med skriftlig kommunikation:

  • Sen feedback

Skriftlig kommunikation kan inte ge omedelbar feedback. Mottagaren måste läsa och förstå ett meddelande innan han/hon kan svara avsändaren.

Denna typ av kommunikation bör inte användas när du behöver omedelbart förtydligande.

  • Tidskrävande

Att skriva och leverera ett skriftligt meddelande kan ta mycket tid. Du måste skriva, redigera och korrekturläsa innan du kan skicka de flesta former av skriftlig kommunikation.

  • Dyr

Skriftlig kommunikation är dyr eftersom du måste köpa en del utrustning som bläck, papper, skrivare, dator, etc.

Du kan också behöva anställa någon för att skriva eller skriva åt dig.

  • Meningslös för analfabeter

Skriftlig kommunikation är värdelös om mottagaren inte kan läsa eller skriva.

Denna kommunikationsmetod kräver förmåga att läsa och skriva. Skriftlig kommunikation ska inte användas när man kommunicerar med en analfabet.

Exempel på skriftlig kommunikation i skolan.

Här kommer vi att dela med oss ​​av de vanligaste formerna av skriftlig kommunikation som används i skolor.

Notera: Det finns flera exempel på skriftlig kommunikation men nedan är de vanligaste exemplen på skriftlig kommunikation som används i skolor.

Nedan följer exempel på skriftlig kommunikation i skolan:

  • E-post

E-post är ett av de mest effektiva och billigaste sätten för skriftlig kommunikation. E-postmeddelanden kan användas för olika ändamål: att kommunicera med professorer och handledare, skicka elektroniska filer, söka jobb, praktikplatser och stipendier etc.

  • Memos

Memon kan användas för att kommunicera viktig information till människor inom en skola. Det är ett effektivt sätt att kommunicera med skolavdelningar.

  • Bulletin

En bulletin är ett kort officiellt uttalande som används för att informera en grupp människor om ett specifikt ärende.

  • frågeformulär

Ett frågeformulär är en uppsättning frågor som används för att få den information som krävs från studenter, under forskning eller undersökning.

  • Instruktionsmaterial

Instruktionsmaterial som läroböcker, arbetsböcker, utdelat material, studieguider, manualer etc är också exempel på skriftlig kommunikation. De är vilken samling material som helst som en lärare kan använda i undervisningen.

  • Instant Messaging

Snabbmeddelanden är en form av skriftlig kommunikation där två eller flera personer deltar i en konversation över sina mobiltelefoner eller datorer. Det kan skickas via Facebook messenger, Snapchat, WhatsApp, Telegram, WeChat, etc.

  • Webbplatsens innehåll

Webbplatsinnehåll kan användas för att utbilda webbplatsbesökare om de tjänster en skola tillhandahåller.

  • Broschyrer

Broschyrer kan användas för att hjälpa föräldrar att förstå hur en skola fungerar. Den innehåller information om skolan, dess personal och styrelsen.

  • Klassrumswebbsidor

Klassrumswebbsidor kan användas för olika ändamål: lägga upp viktiga uppdateringar, ladda upp uppgifter, ge tillgång till betyg, kommunicera med föräldrar och elever, etc.

  • nyhetsbrev

Nyhetsbrev är ett effektivt sätt att informera elever och föräldrar om olika skolaktiviteter, nyheter, evenemang, schemaändringar etc.

  • Pressmeddelande

Ett pressmeddelande är ett officiellt uttalande från ett företag eller en organisation till media. Den kan användas av skolor för att dela information som är nyhetsvärd.

  • Kommentarer till rapporten

Kommentarer på rapportkort informerar föräldrar om deras barns akademiska prestationer.

  • Brev

Brev kan användas för att skicka information, klagomål, hälsningar m.m.

  • Vykort

Klassrumsvykort är ett snabbt och enkelt sätt att skicka korta personliga meddelanden (t.ex. meddelande om välkommen tillbaka till skolan) till dina elever.

  • förslag

Förslag kan användas för att få godkännande för ett specifikt utbildningsprojekt

Tips för att förbättra din skriftliga kommunikationsförmåga

Följ dessa tips för att utveckla effektiva skriftliga kommunikationsförmåga:

1. Identifiera ditt mål

Effektiv skriftlig kommunikation måste ha ett syfte. Detta syfte måste identifieras och kommuniceras till mottagaren på ett enkelt sätt.

2. Använd rätt ton

Tonen du använder beror på din målgrupp och syftet med att skriva. Vissa former av skriftlig kommunikation (som förslag, meritförteckningar etc.) kräver en formell ton.

3. Undvik att använda jargong

I skriftlig kommunikation ska ditt ordval vara enkelt och lätt att förstå. Undvik att använda jargong och komplexa ord.

4. Håll dig till ämnet

Du måste hålla dig till ämnet och undvika att dela irrelevant information. Detta kan göra det svårt att förstå syftet med meddelandet.

Effektiv skriftlig kommunikation måste vara kortfattad. Så du måste ange dina poäng tydligt utan att ta med irrelevant information.

5. Använd Active Voice

Skriv de flesta meningar med aktiv röst istället för passiv röst. Meningar skrivna med aktiv röst är lättare att förstå än meningar skrivna med passiv röst.

Till exempel är "Jag matade hundarna" (aktiv röst) lättare att läsa och förstå än "Hundarna matades av mig" (passiv röst).

6. Lätt att läsa

Effektiv skriftlig kommunikation ska vara lättläst. Använd mellanrum, korta meningar, korta stycken, punktpunkter, rubriker och underrubriker. Detta kommer att göra det lättare och mindre tråkigt att läsa någon form av skriftlig kommunikation.

7. Korrekturläsning

Kontrollera noggrant efter grammatik-, stavnings- och skiljetecken innan du delar något skriftligt kommunikationsdokument.

Du kan antingen be någon att korrekturläsa ditt skrivande eller göra det själv genom att använda korrekturprogram som Grammarly, Paper Rater, ProWriting Aid, Hemingway etc.

Träna dessutom på att skriva en mängd olika dokument för att förbättra din skriftliga kommunikationsförmåga. Du kan börja med att skicka e-postmeddelanden till dina vänner och familj.

Vi rekommenderar även:

Slutsats

Den digitala tidsåldern har förändrat hur vi kommunicerar med varandra. För några år sedan delar vi information via brev, vilket kan ta dagar att leverera. Nu kan du enkelt dela information med bara ett klick.

Moderna skriftliga kommunikationsmetoder t.ex. e-post, textmeddelanden etc är bekvämare än äldre metoder för skriftlig kommunikation t.ex. brev.

Utöver höga GPA-poäng ser arbetsgivare upp efter kommunikationsförmåga, särskilt skriftlig kommunikation. Utan tvekan är skriftlig kommunikation en viktig del av våra liv. Det är därför du måste förbättra din skriftliga kommunikationsförmåga.

Vi har nu kommit till slutet av den här artikeln. Tycker du att den här artikeln är användbar? Låt oss veta i kommentarsektionen.