ทักษะการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร: คู่มือฉบับสมบูรณ์ 2023

By
ราฮามาห์
-
0
3572
ทักษะการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร
ทักษะการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร

ทักษะการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรเป็นทักษะที่สำคัญที่สุดในการเรียนรู้ ทักษะเหล่านี้เป็นเครื่องมือที่ทรงพลังที่สามารถใช้แบ่งปันข้อมูลกับผู้คนจำนวนมากได้

นักเรียนต้องการทักษะการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อสื่อสารกับอาจารย์และสมัครขอทุนการศึกษา การฝึกงาน งาน ฯลฯ ทักษะการสื่อสารที่ไม่ดีอาจทำให้คุณเสียค่าใช้จ่ายมาก คุณอาจสูญเสียทุนการศึกษาหรือการฝึกงานเนื่องจากจดหมายสมัครงานของคุณเขียนไม่ดี

การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรเป็นหนึ่งในวิธีการสื่อสารที่ใช้กันทั่วไปและมีประสิทธิภาพมากที่สุด การสื่อสารประเภทนี้มีความสำคัญมากขึ้นเรื่อยๆ ในยุคดิจิทัล

จากการวิเคราะห์เพื่อบรรลุเป้าหมายของ สมาคมวิทยาลัยและนายจ้างแห่งชาติ77.5% ของนายจ้างต้องการผู้สมัครที่มีทักษะในการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร

ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้คำจำกัดความของการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร ตัวอย่าง ความสำคัญ ข้อจำกัด และวิธีพัฒนาทักษะการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร

สารบัญ

ทักษะการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรคืออะไร

การสื่อสารด้วยการเขียนเป็นวิธีการสื่อสารประเภทหนึ่งที่ใช้คำที่เป็นลายลักษณ์อักษร มันเกี่ยวข้องกับการสื่อสารผ่านคำที่เป็นลายลักษณ์อักษร ทั้งแบบดิจิทัล (เช่น อีเมล) หรือบนกระดาษ

ทักษะการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรคือทักษะที่จำเป็นในการสื่อสารด้วยคำที่เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างมีประสิทธิภาพ

การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรที่มีประสิทธิภาพต้องมีทักษะหรือคุณสมบัติดังต่อไปนี้:

  • การสร้างประโยค
  • การใช้เครื่องหมายวรรคตอนที่เหมาะสม
  • ความรู้เรื่องหลักไวยากรณ์เบื้องต้น
  • การใช้โทนเสียงอย่างเหมาะสม
  • การใช้เครื่องมือแก้ไขหรือซอฟต์แวร์บางอย่าง

ความสำคัญของการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร

ด้านล่างนี้คือความสำคัญของการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร:

1. สร้างบันทึกถาวร

การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรทุกรูปแบบถือเป็นบันทึกถาวรและสามารถใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงในอนาคตได้ เอกสารการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรสามารถใช้เป็นหลักฐานในคดีความทางกฎหมายใด ๆ หรือเมื่อใดก็ตามที่จำเป็น

2. ลดความเข้าใจผิด

การสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการนำเสนอเรื่องที่ซับซ้อนโดยไม่เกิดความเข้าใจผิด การสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรที่มีประสิทธิภาพสามารถเข้าใจได้ง่ายเพราะเขียนด้วยคำง่ายๆ

นอกจากนี้ ในกรณีที่เกิดความเข้าใจผิดใดๆ ผู้อ่านสามารถอ่านได้อย่างง่ายดายหลาย ๆ ครั้งจนกว่าเขาจะเข้าใจอย่างถ่องแท้

3. แม่นยำ

การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรมีพื้นที่น้อยหรือไม่มีเลยสำหรับข้อผิดพลาด รับประกันความถูกต้องในการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรเนื่องจากมีโอกาสหลายครั้งในการแก้ไขหรือแก้ไขคำ คุณสามารถแก้ไขอีเมล บันทึกช่วยจำ โบรชัวร์ ฯลฯ ได้อย่างง่ายดาย

4. สร้างความสัมพันธ์แบบมืออาชีพ

การสื่อสารอย่างเพียงพอกับลูกค้าหรือลูกค้าของคุณสามารถส่งเสริมความสัมพันธ์แบบมืออาชีพได้ การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดในการบรรลุความสัมพันธ์แบบมืออาชีพ สามารถส่งคำทักทาย ข้อความแสดงความยินดี ฯลฯ ทางอีเมลได้โดยไม่รบกวนผู้รับ

5. เหมาะสำหรับการสื่อสารทางไกล

การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรเป็นวิธีที่เร็วกว่าในการสื่อสารกับผู้คนที่อยู่ห่างไกลจากคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถส่งข้อความผ่าน WhatsApp ได้อย่างง่ายดายไม่ว่าจะอยู่ที่ใด

6. ง่ายต่อการแจกจ่าย

การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการเผยแพร่ข้อมูลไปยังผู้คนจำนวนมากในเวลาเดียวกัน ตัวอย่างเช่น สามารถส่งต่ออีเมลไปยังหลายคนพร้อมกันได้

ข้อ จำกัด ของการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร

แม้ว่าการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรจะมีข้อดีหลายประการ แต่ก็ยังมีข้อจำกัดบางประการ

ด้านล่างนี้เป็นข้อจำกัด (ข้อเสีย) ของการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร:

  • คำติชมล่าช้า

การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรไม่สามารถให้ข้อเสนอแนะได้ทันที ผู้รับจะต้องอ่านและทำความเข้าใจข้อความก่อนที่จะตอบกลับไปยังผู้ส่ง

ไม่ควรใช้การสื่อสารประเภทนี้เมื่อคุณต้องการคำชี้แจงในทันที

  • ใช้เวลามาก

การเขียนและส่งข้อความเป็นลายลักษณ์อักษรอาจใช้เวลานาน คุณจะต้องเขียน แก้ไข และตรวจทานก่อนจึงจะสามารถส่งการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรได้เกือบทุกรูปแบบ

  • แพง

การสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรมีราคาแพงเพราะคุณจะต้องซื้ออุปกรณ์บางอย่าง เช่น หมึก กระดาษ เครื่องพิมพ์ คอมพิวเตอร์ ฯลฯ

คุณอาจต้องจ้างใครสักคนมาเขียนหรือพิมพ์ให้คุณ

  • ไร้สาระจนไม่รู้หนังสือ

การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรจะไร้ประโยชน์หากผู้รับไม่สามารถอ่านหรือเขียนได้

วิธีการสื่อสารนี้ต้องใช้ความสามารถในการอ่านและเขียน ไม่ควรใช้การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรเมื่อสื่อสารกับผู้ไม่รู้หนังสือ

ตัวอย่างการเขียนการสื่อสารในโรงเรียน

เราจะแบ่งปันรูปแบบการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่ใช้กันทั่วไปในโรงเรียน

หมายเหตุ มีตัวอย่างการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรหลายตัวอย่าง แต่ด้านล่างนี้เป็นตัวอย่างที่พบบ่อยที่สุดของการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรที่ใช้ในโรงเรียน

ด้านล่างนี้เป็นตัวอย่างของการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรในโรงเรียน:

  • อีเมล

อีเมลเป็นหนึ่งในวิธีการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่มีประสิทธิภาพและถูกที่สุด อีเมลสามารถใช้เพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ: สื่อสารกับอาจารย์และหัวหน้างาน การส่งไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ การสมัครงาน การฝึกงาน และทุนการศึกษา ฯลฯ

  • บันทึก

บันทึกช่วยจำสามารถใช้ในการสื่อสารข้อมูลสำคัญกับคนในโรงเรียน เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการสื่อสารกับหน่วยงานของโรงเรียน

  • แถลงการณ์

กระดานข่าวเป็นคำแถลงอย่างเป็นทางการสั้นๆ ที่ใช้เพื่อแจ้งกลุ่มบุคคลเกี่ยวกับเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ

  • แบบสอบถาม

แบบสอบถามเป็นชุดคำถามที่ใช้เพื่อรับข้อมูลที่จำเป็นจากนักเรียน ในระหว่างการวิจัยหรือการสำรวจ

  • สื่อการสอน

สื่อการสอน เช่น หนังสือเรียน สมุดงาน เอกสารประกอบคำบรรยาย คู่มือการเรียน คู่มือ ฯลฯ เป็นตัวอย่างของการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร เป็นชุดของสื่อการเรียนการสอนที่ครูอาจใช้ในการสอน

  • ข้อความโต้ตอบแบบทันที

ข้อความโต้ตอบแบบทันทีเป็นรูปแบบหนึ่งของการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรซึ่งบุคคลตั้งแต่สองคนขึ้นไปมีส่วนร่วมในการสนทนาผ่านโทรศัพท์มือถือหรือคอมพิวเตอร์ สามารถส่งผ่าน Facebook messenger, Snapchat, WhatsApp, Telegram, WeChat เป็นต้น

  • เนื้อหาเว็บไซต์

เนื้อหาเว็บไซต์สามารถใช้เพื่อให้ความรู้แก่ผู้เยี่ยมชมเว็บไซต์เกี่ยวกับบริการที่โรงเรียนมอบให้

  • แผ่นพับ

สามารถใช้โบรชัวร์เพื่อช่วยให้ผู้ปกครองเข้าใจว่าโรงเรียนดำเนินการอย่างไร ประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับโรงเรียน เจ้าหน้าที่ และคณะกรรมการผู้ว่าการ

  • หน้าเว็บห้องเรียน

หน้าเว็บของ Classroom สามารถใช้เพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ กัน: โพสต์การอัปเดตที่สำคัญ อัปโหลดงาน การให้สิทธิ์เข้าถึงเกรด สื่อสารกับผู้ปกครองและนักเรียน ฯลฯ

  • จดหมายข่าว

จดหมายข่าวเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการแจ้งนักเรียนและผู้ปกครองเกี่ยวกับกิจกรรมต่างๆ ของโรงเรียน ข่าวสาร กิจกรรม การเปลี่ยนแปลงกำหนดการ ฯลฯ

  • ข่าวประชาสัมพันธ์

ข่าวประชาสัมพันธ์คือแถลงการณ์อย่างเป็นทางการที่บริษัทหรือองค์กรมอบให้กับสื่อ โรงเรียนสามารถใช้เพื่อแบ่งปันข้อมูลที่น่าสนใจ

  • รายงานความคิดเห็นเกี่ยวกับการ์ด

รายงานความคิดเห็นของบัตรแจ้งผู้ปกครองเกี่ยวกับผลการเรียนของบุตรหลาน

  • ตัวอักษร

จดหมายสามารถใช้เพื่อส่งข้อมูล ข้อร้องเรียน คำทักทาย ฯลฯ

  • โปสการ์ด

ไปรษณียบัตรห้องเรียนเป็นวิธีที่รวดเร็วและง่ายดายในการส่งข้อความส่วนตัวสั้นๆ (เช่น ข้อความต้อนรับกลับสู่โรงเรียน) ถึงนักเรียนของคุณ

  • ข้อเสนอ

สามารถใช้ข้อเสนอเพื่อขออนุมัติโครงการการศึกษาที่เฉพาะเจาะจงได้

เคล็ดลับในการพัฒนาทักษะการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรของคุณ

เพื่อพัฒนาทักษะการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรให้มีประสิทธิภาพ ให้ปฏิบัติตามคำแนะนำเหล่านี้:

1. ระบุเป้าหมายของคุณ

การสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรที่มีประสิทธิภาพต้องมีจุดมุ่งหมาย วัตถุประสงค์นี้จะต้องได้รับการระบุและสื่อสารกับผู้รับด้วยวิธีง่ายๆ

2. ใช้โทนเสียงที่เหมาะสม

น้ำเสียงที่คุณใช้ขึ้นอยู่กับกลุ่มเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของการเขียน การสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรบางรูปแบบ (เช่น ข้อเสนอ เรซูเม่ เป็นต้น) ต้องใช้น้ำเสียงที่เป็นทางการ

3. หลีกเลี่ยงการใช้ศัพท์เฉพาะ

ในการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร การเลือกคำควรเรียบง่ายและเข้าใจง่าย หลีกเลี่ยงการใช้ศัพท์แสงและคำที่ซับซ้อน

4. ยึดติดกับหัวข้อ

คุณต้องยึดติดกับหัวข้อและหลีกเลี่ยงการแบ่งปันข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้อง อาจทำให้เข้าใจจุดประสงค์ของข้อความได้ยาก

การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่มีประสิทธิภาพจะต้องกระชับ ดังนั้น คุณต้องระบุประเด็นของคุณให้ชัดเจนโดยไม่ต้องใส่ข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้อง

5. ใช้เสียงที่ใช้งาน

เขียนประโยคส่วนใหญ่ด้วยเสียงแอ็กทีฟแทนเสียงพาสซีฟ ประโยคที่เขียนด้วยเสียงที่ใช้งานจะเข้าใจได้ง่ายกว่าประโยคที่เขียนด้วยเสียงแบบพาสซีฟ

ตัวอย่างเช่น "ฉันให้อาหารสุนัข" (เสียงพูด) อ่านและเข้าใจได้ง่ายกว่า "ฉันให้อาหารสุนัข" (เสียงโต้ตอบ)

6. อ่านง่าย

การสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรที่มีประสิทธิภาพต้องอ่านง่าย ใช้การเว้นวรรค ประโยคสั้นๆ ย่อหน้าสั้นๆ หัวข้อย่อย หัวเรื่อง และหัวข้อย่อย สิ่งนี้จะทำให้การอ่านการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรในรูปแบบต่างๆ ง่ายขึ้นและน่าเบื่อน้อยลง

7. พิสูจน์อักษร

ตรวจสอบข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ การสะกดคำ และเครื่องหมายวรรคตอนอย่างรอบคอบ ก่อนที่คุณจะแชร์เอกสารการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร

คุณสามารถขอให้คนอื่นพิสูจน์อักษรงานเขียนของคุณหรือทำเองโดยใช้ซอฟต์แวร์พิสูจน์อักษร เช่น Grammarly, Paper Rater, ProWriting Aid, Hemingway เป็นต้น

นอกจากนี้ ฝึกเขียนเอกสารที่หลากหลายเพื่อพัฒนาทักษะการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรของคุณ คุณสามารถเริ่มต้นด้วยการส่งอีเมลถึงเพื่อนและครอบครัวของคุณ

เราขอแนะนำ:

สรุป

ยุคดิจิทัลได้เปลี่ยนวิธีการสื่อสารระหว่างกัน เมื่อหลายปีก่อน เราแชร์ข้อมูลผ่านจดหมาย ซึ่งอาจใช้เวลาหลายวันกว่าจะถึง ตอนนี้คุณสามารถแบ่งปันข้อมูลได้อย่างง่ายดายด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว

วิธีการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรสมัยใหม่ เช่น อีเมล ข้อความ ฯลฯ จะสะดวกกว่าวิธีการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรแบบเก่า เช่น จดหมาย

นอกเหนือจากคะแนน GPA ที่สูง นายจ้างมองหาทักษะในการสื่อสาร โดยเฉพาะทักษะการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร ไม่ต้องสงสัยเลยว่าการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรเป็นส่วนสำคัญในชีวิตของเรา นี่คือเหตุผลที่คุณต้องพัฒนาทักษะการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร

มาถึงตอนท้ายของบทความนี้แล้ว คุณคิดว่าบทความนี้มีประโยชน์หรือไม่? แจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็น