Навички письмового спілкування: повний посібник 2023

By
Рахама
-
0
3575
навички письмового спілкування
навички письмового спілкування

Навички письмового спілкування є одними з найважливіших навичок, яким потрібно навчитися. Ці навички є потужними інструментами, які можна використовувати для обміну інформацією з великою кількістю людей.

Студентам потрібні навички письмового спілкування, щоб спілкуватися зі своїми викладачами та подавати заявки на стипендії, стажування, роботу тощо. Погані комунікативні навички можуть вам дорого коштувати, ви можете втратити стипендію чи стажування через те, що ваш лист-заявка був написаний погано.

Письмове спілкування є одним із найпоширеніших і ефективних методів спілкування. Цей тип спілкування стає все більш важливим у цифрову епоху.

Згідно зі Національна асоціація коледжів і роботодавців77.5% роботодавців хочуть кандидата з сильними навичками письмового спілкування.

У цій статті ви дізнаєтеся визначення письмового спілкування, приклади, важливість, обмеження та способи вдосконалення навичок письмового спілкування.

Що таке навички письмового спілкування

Письмова комунікація – це тип комунікаційного методу, який використовує письмові слова. Це передбачає спілкування за допомогою письмових слів, цифрових (наприклад, електронних листів) або на папері.

Навички письмового спілкування — це навички, необхідні для ефективного спілкування за допомогою письмових слів.

Ефективна письмова комунікація вимагає наступних навичок або якостей:

  • Побудова речення
  • Правильне вживання розділових знаків
  • Знання основних правил граматики
  • Правильне використання тону
  • Використання певних засобів редагування або програмного забезпечення.

Важливість письмового спілкування

Нижче описано важливість письмового спілкування:

1. Створює постійний запис

Будь-яка форма письмового спілкування є постійним записом і може слугувати довідкою в майбутньому. Письмові документи можна використовувати як доказ у будь-якій судовій справі або коли це необхідно.

2. Зменште непорозуміння

Письмове спілкування — найкращий спосіб представити складну тему без будь-яких непорозумінь. Ефективну письмову комунікацію легко зрозуміти, оскільки вона написана простими словами.

Крім того, у разі будь-якого непорозуміння, читач може легко переглянути це кілька разів, поки він/вона повністю не зрозуміє.

3. Точний

У письмовій формі майже немає місця для помилок. Точність гарантується в письмовому спілкуванні, оскільки є кілька шансів виправити або відредагувати слова. Ви можете легко редагувати електронний лист, пам’ятки, брошури тощо.

4. Створіть професійні відносини

Адекватне спілкування з вашими клієнтами або клієнтами може сприяти професійним стосункам. Письмове спілкування є найефективнішим способом досягнення професійних відносин. Привітання, вітальні повідомлення тощо можна надсилати електронною поштою, не перериваючи слухача.

5. Підходить для міжміського зв'язку

Письмове спілкування – це швидший спосіб спілкування з людьми, які знаходяться далеко від вас. Наприклад, ви можете легко надсилати повідомлення через WhatsApp незалежно від місцезнаходження.

6. Дуже легко поширювати

Письмова комунікація — найкращий спосіб поширити інформацію великій кількості людей одночасно. Наприклад, електронний лист можна переслати кільком людям одночасно.

Обмеження письмового спілкування

Хоча письмове спілкування має ряд переваг, все ж є деякі обмеження.

Нижче наведено обмеження (недоліки) письмового спілкування:

  • Пізній відгук

Письмове спілкування не може забезпечити миттєвий зворотний зв’язок. Одержувач повинен буде прочитати та зрозуміти повідомлення, перш ніж він/вона зможе відповісти відправнику.

Цей тип спілкування не слід використовувати, коли вам потрібні негайні роз’яснення.

  • Витрата часу

Складання та доставка письмового повідомлення може зайняти багато часу. Вам доведеться написати, відредагувати та перевірити, перш ніж ви зможете надіслати більшість форм письмового спілкування.

  • Дорогий

Письмова комунікація дорога, тому що вам доведеться купувати певне обладнання, наприклад чорнило, папір, принтер, комп’ютер тощо.

Вам також може знадобитися найняти когось, хто буде писати або друкувати за вас.

  • Безглуздо для неписьменних

Письмова комунікація марна, якщо одержувач не вміє читати чи писати.

Цей спосіб спілкування вимагає вміння читати і писати. Під час спілкування з неписьменними не слід використовувати письмове спілкування.

Приклади письмового спілкування в школах.

Тут ми поділимося найпоширенішими формами письмового спілкування, які використовуються в школах.

Примітка: Є кілька прикладів письмового спілкування, але нижче наведено найпоширеніші приклади письмового спілкування, що використовується в школах.

Нижче наведено приклади письмового спілкування в школах:

  • Листи

Електронна пошта є одним із найефективніших і найдешевших засобів письмового спілкування. Електронні листи можна використовувати для різних цілей: спілкування з професорами та керівниками, надсилання електронних файлів, подання заявок на роботу, стажування, стипендії тощо

  • Записки

Записки можна використовувати для передачі важливої ​​інформації людям у школі. Це ефективний спосіб спілкування зі шкільними відділами.

  • Бюлетень

Бюлетень — це коротка офіційна заява, яка використовується для інформування групи людей про конкретну справу.

  • Анкети

Анкета – це набір запитань, який використовується для отримання необхідної інформації від студентів під час дослідження чи опитування.

  • Навчальні матеріали

Навчальні матеріали, такі як підручники, робочі зошити, роздаткові матеріали, навчальні посібники, посібники тощо, також є прикладами письмового спілкування. Це будь-яка колекція матеріалів, які вчитель може використовувати під час навчання.

  • Миттєві повідомлення

Миттєвий обмін повідомленнями – це форма письмового спілкування, у якому дві або більше осіб беруть участь у розмові через свої мобільні телефони чи комп’ютери. Його можна надіслати через месенджер Facebook, Snapchat, WhatsApp, Telegram, WeChat тощо.

  • Зміст веб-сайту

Вміст веб-сайту можна використовувати для ознайомлення відвідувачів сайту з послугами, які надає школа.

  • Брошури

Брошури можна використовувати, щоб допомогти батькам зрозуміти, як працює школа. У ньому міститься інформація про школу, її персонал і раду керівників.

  • Веб-сторінки класу

Веб-сторінки класу можна використовувати для різних цілей: для публікації важливих оновлень, завантаження завдань, надання доступу до оцінок, спілкування з батьками та учнями тощо.

  • Інформаційні бюлетені

Інформаційні бюлетені є ефективним способом інформування учнів та батьків про різноманітні шкільні заходи, новини, події, зміни в розкладі тощо.

  • Прес-реліз

Прес-реліз — це офіційна заява компанії чи організації для ЗМІ. Його можуть використовувати школи для обміну інформацією, яка заслуговує на висвітлення.

  • Коментарі до звіту

Коментарі до табеля інформують батьків про успішність їхніх дітей.

  • літери

У листах можна надсилати інформацію, скарги, привітання тощо.

  • Листівки

Листівки для класу – це швидкий і простий спосіб надсилати короткі особисті повідомлення (наприклад, вітання з поверненням до школи) вашим учням.

  • Пропозиції

Пропозиції можна використовувати для отримання схвалення конкретного освітнього проекту

Поради щодо вдосконалення ваших навичок письмового спілкування

Щоб розвинути ефективні навички письмового спілкування, дотримуйтесь цих порад:

1. Визначте свою мету

Ефективна письмова комунікація повинна мати мету. Цю мету необхідно визначити та повідомити одержувачу простим способом.

2. Використовуйте правильний тон

Тон, який ви використовуєте, залежить від вашої цільової аудиторії та мети написання. Деякі форми письмового спілкування (наприклад, пропозиції, резюме тощо) вимагають офіційного тону.

3. Уникайте використання жаргону

У письмовому спілкуванні ваш вибір слів має бути простим і зрозумілим. Уникайте використання жаргонів і складних слів.

4. Дотримуйтесь теми

Ви повинні дотримуватися теми та уникати поширення нерелевантної інформації. Це може ускладнити розуміння мети повідомлення.

Ефективне письмове спілкування має бути стислим. Отже, вам потрібно чітко висловлювати свої думки, не включаючи нерелевантну інформацію.

5. Використовуйте Active Voice

Пишіть більшість речень в активному стані замість пасивного стану. Речення, написані активним заставою, легше зрозуміти, ніж речення, написані пасивним заставою.

Наприклад, «Я годував собак» (активний заставу) легше прочитати та зрозуміти, ніж «Собак годував я» (пасивний залог).

6. Легко читається

Ефективне письмове спілкування має бути легким для читання. Використовуйте пробіли, короткі речення, короткі абзаци, маркери, заголовки та підзаголовки. Це полегшить і стане менш нудним читання будь-якої форми письмового спілкування.

7. Коректування

Уважно перевірте наявність граматичних, орфографічних і пунктуаційних помилок, перш ніж надавати будь-який письмовий документ для спілкування.

Ви можете або попросити когось перевірити ваш текст, або зробити це самостійно, скориставшись програмним забезпеченням для перевірки, таким як Grammarly, Paper Rater, ProWriting Aid, Hemingway тощо.

Крім того, практикуйтеся в написанні різноманітних документів, щоб покращити свої навички письмового спілкування. Ви можете почати з надсилання електронних листів друзям і родині.

Ми також рекомендуємо:

Висновок

Цифрова ера змінила наш спосіб спілкування один з одним. Кілька років тому ми обмінюємося інформацією за допомогою листів, які можуть бути доставлені днями. Тепер ви можете легко ділитися інформацією лише одним клацанням миші.

Сучасні методи письмового спілкування, наприклад електронні листи, текстові повідомлення тощо, є більш зручними, ніж старі методи письмового спілкування, наприклад листи.

Окрім високих балів GPA, роботодавці звертають увагу на комунікативні навички, особливо навички письмового спілкування. Без сумніву, письмове спілкування є невід’ємною частиною нашого життя. Ось чому ви повинні вдосконалити свої навички письмового спілкування.

Ми підійшли до кінця цієї статті. Чи вважаєте ви цю статтю корисною? Повідомте нас у розділі коментарів.