تحریری مواصلاتی ہنر: 2023 مکمل گائیڈ

By
راحمہ
-
0
3575
مواصلات کی تحریری صلاحیتیں
مواصلات کی تحریری صلاحیتیں

تحریری مواصلات کی مہارتیں سیکھنے کے لیے سب سے اہم ہنر ہیں۔ یہ مہارتیں طاقتور ٹولز ہیں جن کا استعمال لوگوں کی ایک بڑی تعداد کے ساتھ معلومات کا اشتراک کرنے کے لیے کیا جا سکتا ہے۔

طلباء کو اپنے لیکچررز کے ساتھ بات چیت کرنے اور اسکالرشپ، انٹرن شپ، نوکریوں وغیرہ کے لیے درخواست دینے کے لیے تحریری مواصلاتی مہارتوں کی ضرورت ہوتی ہے۔ کمیونیکیشن کی ناقص مہارت آپ کو بہت زیادہ خرچ کر سکتی ہے، آپ اسکالرشپ یا انٹرن شپ سے محروم ہو سکتے ہیں کیونکہ آپ کا درخواست خط غلط لکھا گیا تھا۔

تحریری مواصلات مواصلات کے سب سے عام اور موثر طریقوں میں سے ایک ہے۔ اس قسم کا مواصلات ڈیجیٹل دور میں تیزی سے اہم ہوتا جا رہا ہے۔

کے مطابق کالجوں اور ملازمین کی نیشنل ایسوسی ایشن, 77.5% آجر ایک امیدوار چاہتے ہیں جس میں تحریری مواصلات کی مضبوط مہارت ہو۔

اس مضمون میں، آپ تحریری مواصلات کی تعریف، مثالیں، اہمیت، حدود، اور تحریری مواصلات کی مہارت کو بہتر بنانے کے طریقے سیکھیں گے۔

تحریری مواصلات کی مہارتیں کیا ہیں؟

تحریری مواصلات ایک قسم کا مواصلاتی طریقہ ہے جو تحریری الفاظ کو استعمال کرتا ہے۔ اس میں تحریری الفاظ کے ذریعے بات چیت کرنا شامل ہے، یا تو ڈیجیٹل طور پر (جیسے ای میلز) یا کاغذ پر۔

تحریری مواصلات کی مہارتیں وہ مہارتیں ہیں جو تحریری الفاظ کے ساتھ مؤثر طریقے سے بات چیت کرنے کے لیے درکار ہیں۔

مؤثر تحریری مواصلت کے لیے درج ذیل مہارتوں یا خوبیوں کی ضرورت ہوتی ہے۔

  • جملے کی تعمیر
  • اوقاف کا مناسب استعمال
  • گرامر کے بنیادی اصولوں کا علم
  • لہجے کا مناسب استعمال
  • کچھ ترمیمی ٹولز یا سافٹ ویئر کا استعمال۔

تحریری ابلاغ کی اہمیت

ذیل میں تحریری ابلاغ کی اہمیت ہے:

1. ایک مستقل ریکارڈ بناتا ہے۔

تحریری مواصلات کی کوئی بھی شکل ایک مستقل ریکارڈ ہے اور مستقبل کے حوالے کے طور پر کام کر سکتی ہے۔ تحریری مواصلاتی دستاویزات کو کسی بھی قانونی معاملے میں یا جب بھی ضرورت ہو بطور ثبوت استعمال کیا جا سکتا ہے۔

2. غلط فہمیوں کو کم کریں۔

تحریری مواصلت بغیر کسی غلط فہمی کے پیچیدہ معاملے کو پیش کرنے کا بہترین طریقہ ہے۔ مؤثر تحریری مواصلات آسانی سے سمجھ میں آتا ہے کیونکہ یہ آسان الفاظ میں لکھا جاتا ہے.

اس کے علاوہ، کسی بھی غلط فہمی کی صورت میں، ایک قاری اس وقت تک کئی بار آسانی سے گزر سکتا ہے جب تک کہ وہ پوری طرح سمجھ نہ جائے۔

3. درست

تحریری مواصلات میں غلطیوں کے لیے بہت کم یا کوئی جگہ نہیں ہے۔ تحریری مواصلت میں درستگی کی ضمانت دی جاتی ہے کیونکہ الفاظ کو درست کرنے یا ترمیم کرنے کے متعدد امکانات ہوتے ہیں۔ آپ آسانی سے ای میل، میمو، بروشر وغیرہ میں ترمیم کر سکتے ہیں۔

4. پیشہ ورانہ تعلقات بنائیں

آپ کے گاہکوں یا گاہکوں کے ساتھ مناسب مواصلت پیشہ ورانہ تعلقات کو فروغ دے سکتی ہے۔ تحریری مواصلات پیشہ ورانہ تعلقات کو حاصل کرنے کا سب سے مؤثر طریقہ ہے۔ مبارکباد، مبارکباد کے پیغامات وغیرہ ای میل کے ذریعے وصول کنندہ کو روکے بغیر بھیجے جا سکتے ہیں۔

5. لمبی دوری کے مواصلات کے لیے موزوں

تحریری مواصلت آپ سے دور لوگوں کے ساتھ بات چیت کرنے کا تیز تر طریقہ ہے۔ مثال کے طور پر، آپ مقام سے قطع نظر WhatsApp کے ذریعے آسانی سے پیغامات بھیج سکتے ہیں۔

6. تقسیم کرنا بہت آسان ہے۔

تحریری مواصلت ایک ہی وقت میں لوگوں کی ایک بڑی تعداد میں معلومات تقسیم کرنے کا بہترین طریقہ ہے۔ مثال کے طور پر، ایک ای میل ایک ہی وقت میں کئی لوگوں کو بھیجا جا سکتا ہے۔

تحریری مواصلات کی حدود

اگرچہ تحریری مواصلات کے کئی فوائد ہیں، لیکن پھر بھی کچھ حدود ہیں۔

ذیل میں تحریری مواصلات کی حدود (نقصانات) ہیں:

  • دیر سے تاثرات

تحریری مواصلت فوری رائے نہیں دے سکتی۔ وصول کنندہ کو بھیجنے والے کو جواب دینے سے پہلے اسے پڑھنا اور سمجھنا ہوگا۔

جب آپ کو فوری وضاحت کی ضرورت ہو تو اس قسم کی بات چیت کا استعمال نہیں کیا جانا چاہیے۔

  • ذیادہ وقت کا استعمال

تحریری پیغام لکھنے اور پہنچانے میں کافی وقت لگ سکتا ہے۔ تحریری مواصلات کی زیادہ تر شکلیں بھیجنے سے پہلے آپ کو لکھنا، ترمیم کرنا اور پروف ریڈ کرنا ہوگا۔

  • مہنگی

تحریری مواصلات مہنگا ہے کیونکہ آپ کو کچھ سامان خریدنا پڑے گا جیسے سیاہی، کاغذ، پرنٹر، کمپیوٹر وغیرہ۔

آپ کو اپنے لیے لکھنے یا ٹائپ کرنے کے لیے کسی کو ملازمت دینے کی بھی ضرورت پڑ سکتی ہے۔

  • ناخواندہ کے لیے بے معنی

تحریری مواصلات بیکار ہے اگر وصول کنندہ پڑھ یا لکھ نہیں سکتا۔

مواصلات کے اس طریقے کے لیے پڑھنے لکھنے کی صلاحیت کی ضرورت ہوتی ہے۔ کسی ناخواندہ کے ساتھ بات چیت کرتے وقت تحریری مواصلات کا استعمال نہیں کیا جانا چاہئے۔

اسکولوں میں تحریری مواصلات کی مثالیں۔

یہاں ہم اسکولوں میں استعمال ہونے والی تحریری مواصلات کی سب سے عام شکلوں کا اشتراک کریں گے۔

نوٹ: تحریری مواصلات کی متعدد مثالیں ہیں لیکن ذیل میں اسکولوں میں استعمال ہونے والی تحریری مواصلات کی سب سے عام مثالیں ہیں۔

ذیل میں اسکولوں میں تحریری مواصلات کی مثالیں ہیں:

  • ای میلز

ای میل تحریری رابطے کا سب سے مؤثر اور سستا ذریعہ ہے۔ ای میلز کو مختلف مقاصد کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے: پروفیسرز اور سپروائزرز کے ساتھ بات چیت کرنا، الیکٹرانک فائلیں بھیجنا، نوکریوں کے لیے درخواست دینا، انٹرنشپ، اور اسکالرشپ وغیرہ۔

  • میمو

میمو کو اسکول کے اندر لوگوں کو اہم معلومات پہنچانے کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے۔ یہ اسکول کے محکموں کے ساتھ بات چیت کرنے کا ایک مؤثر طریقہ ہے۔

  • بلٹین

بلیٹن ایک مختصر سرکاری بیان ہے جو لوگوں کے ایک گروپ کو کسی خاص معاملے کے بارے میں مطلع کرنے کے لیے استعمال ہوتا ہے۔

  • سوالنامہ

سوالنامہ سوالات کا ایک مجموعہ ہے جو تحقیق یا سروے کے دوران طلباء سے مطلوبہ معلومات حاصل کرنے کے لیے استعمال کیا جاتا ہے۔

  • تعلیمی مواد

تدریسی مواد جیسے نصابی کتب، ورک بک، ہینڈ آؤٹ، اسٹڈی گائیڈ، دستورالعمل وغیرہ بھی تحریری ابلاغ کی مثالیں ہیں۔ یہ مواد کا کوئی بھی مجموعہ ہے جسے ایک استاد تدریس میں استعمال کر سکتا ہے۔

  • فوری پیغام رسانی

فوری پیغام رسانی تحریری مواصلات کی ایک شکل ہے جس میں دو یا دو سے زیادہ افراد اپنے موبائل فون یا کمپیوٹر پر گفتگو میں حصہ لیتے ہیں۔ اسے فیس بک میسنجر، اسنیپ چیٹ، واٹس ایپ، ٹیلی گرام، وی چیٹ وغیرہ کے ذریعے بھیجا جا سکتا ہے۔

  • ویب سائٹ کے مواد

ویب سائٹ کا مواد سائٹ کے وزٹرز کو اسکول کی جانب سے فراہم کی جانے والی خدمات کے بارے میں آگاہ کرنے کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے۔

  • برو شر

بروشرز کا استعمال والدین کو یہ سمجھنے میں مدد کرنے کے لیے کیا جا سکتا ہے کہ اسکول کیسے چلتا ہے۔ اس میں اسکول، اس کے عملے، اور بورڈ آف گورنرز کے بارے میں معلومات ہوتی ہیں۔

  • کلاس روم ویب پیجز

کلاس روم ویب پیجز کو مختلف مقاصد کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے: اہم اپ ڈیٹس پوسٹ کرنا، اسائنمنٹس اپ لوڈ کرنا، گریڈز تک رسائی فراہم کرنا، والدین اور طلباء سے بات چیت کرنا وغیرہ۔

  • خبرنامے

خبرنامے طلباء اور والدین کو اسکول کی مختلف سرگرمیوں، خبروں، واقعات، نظام الاوقات میں تبدیلی وغیرہ کے بارے میں آگاہ کرنے کا ایک مؤثر طریقہ ہیں۔

  • ریلیز دبائیں

پریس ریلیز ایک سرکاری بیان ہے جو کسی کمپنی یا تنظیم کی طرف سے میڈیا کو دیا جاتا ہے۔ اسے اسکولوں کے ذریعہ ایسی معلومات کا اشتراک کرنے کے لئے استعمال کیا جاسکتا ہے جو قابل خبر ہے۔

  • رپورٹ کارڈ کے تبصرے

رپورٹ کارڈ کے تبصرے والدین کو اپنے بچوں کی تعلیمی کارکردگی کے بارے میں آگاہ کرتے ہیں۔

  • خط

خطوط کو معلومات، شکایات، مبارکباد وغیرہ بھیجنے کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے۔

  • پوسٹ

کلاس روم پوسٹ کارڈز آپ کے طلباء کو مختصر ذاتی پیغامات بھیجنے کا ایک تیز اور آسان طریقہ ہے (مثلاً اسکول کے پیغام میں خوش آمدید)۔

  • تجاویز

کسی مخصوص تعلیمی منصوبے کی منظوری حاصل کرنے کے لیے تجاویز کا استعمال کیا جا سکتا ہے۔

اپنی تحریری مواصلات کی مہارتوں کو بہتر بنانے کے لیے نکات

مؤثر تحریری مواصلات کی مہارت کو فروغ دینے کے لئے ان تجاویز پر عمل کریں:

1. اپنے مقصد کی شناخت کریں۔

مؤثر تحریری مواصلات کا ایک مقصد ہونا ضروری ہے۔ اس مقصد کی نشاندہی کی جانی چاہیے اور وصول کنندہ تک آسان طریقے سے آگاہ کیا جانا چاہیے۔

2. صحیح ٹون استعمال کریں۔

آپ جو ٹون استعمال کرتے ہیں اس کا انحصار آپ کے ہدف کے سامعین اور تحریر کے مقصد پر ہوتا ہے۔ تحریری مواصلت کی کچھ شکلیں (جیسے تجاویز، دوبارہ شروع وغیرہ) کے لیے رسمی لہجے کی ضرورت ہوتی ہے۔

3. جرگن کے استعمال سے پرہیز کریں۔

تحریری رابطے میں، آپ کے الفاظ کا انتخاب آسان اور سمجھنے میں آسان ہونا چاہیے۔ جارجن اور پیچیدہ الفاظ کے استعمال سے گریز کریں۔

4. موضوع پر قائم رہیں

آپ کو موضوع پر قائم رہنا چاہیے اور غیر متعلقہ معلومات کو شیئر کرنے سے گریز کرنا چاہیے۔ اس سے پیغام کے مقصد کو سمجھنا مشکل ہو سکتا ہے۔

مؤثر تحریری مواصلت مختصر ہونی چاہیے۔ لہذا، آپ کو غیر متعلقہ معلومات کو شامل کیے بغیر اپنے نکات کو واضح طور پر بیان کرنے کی ضرورت ہے۔

5. فعال آواز استعمال کریں۔

زیادہ تر جملے غیر فعال آواز کے بجائے فعال آواز میں لکھیں۔ فعال آواز میں لکھے گئے جملے غیر فعال آواز میں لکھے گئے جملوں سے سمجھنا آسان ہوتے ہیں۔

مثال کے طور پر، "میں نے کتوں کو کھلایا" (فعال آواز) پڑھنے اور سمجھنا آسان ہے اس کے مقابلے میں "کتوں کو مجھے کھلایا گیا" (غیر فعال آواز)۔

6. پڑھنے میں آسان ہے

مؤثر تحریری مواصلات کو پڑھنے میں آسان ہونا چاہئے۔ وقفہ کاری، مختصر جملے، مختصر پیراگراف، بلٹ پوائنٹس، عنوانات اور ذیلی عنوانات کا استعمال کریں۔ یہ تحریری مواصلت کی کسی بھی شکل کو پڑھنا آسان اور کم بورنگ بنائے گا۔

7 پروف پروف

کسی تحریری مواصلاتی دستاویز کا اشتراک کرنے سے پہلے گرامر، ہجے، اور اوقاف کی غلطیوں کو احتیاط سے چیک کریں۔

آپ یا تو کسی سے اپنی تحریر کی پروف ریڈنگ کے لیے کہہ سکتے ہیں یا پروف ریڈنگ سافٹ ویئر جیسے گرامرلی، پیپر ریٹر، پرو رائٹنگ ایڈ، ہیمنگ وے وغیرہ کا استعمال کر کے خود کر سکتے ہیں۔

اس کے علاوہ، اپنی تحریری مواصلات کی مہارت کو بہتر بنانے کے لیے متعدد دستاویزات لکھنے کی مشق کریں۔ آپ اپنے دوستوں اور خاندان والوں کو ای میلز بھیج کر شروع کر سکتے ہیں۔

ہم یہ بھی تجویز کرتے ہیں:

نتیجہ

ڈیجیٹل دور نے بدل دیا ہے کہ ہم ایک دوسرے کے ساتھ کیسے بات چیت کرتے ہیں۔ کچھ سال پہلے، ہم خطوط کے ذریعے معلومات کا اشتراک کرتے ہیں، جس کی ترسیل میں دن لگ سکتے ہیں۔ اب، آپ آسانی سے صرف ایک کلک سے معلومات کا اشتراک کر سکتے ہیں۔

جدید تحریری مواصلاتی طریقے جیسے ای میلز، ٹیکسٹ میسجز وغیرہ تحریری مواصلات کے پرانے طریقوں جیسے خطوط سے زیادہ آسان ہیں۔

اعلی GPA سکور کے علاوہ، آجر مواصلات کی مہارتوں، خاص طور پر تحریری مواصلات کی مہارتوں کی تلاش کرتے ہیں۔ کوئی شک نہیں، تحریری مواصلت ہماری زندگی کا ایک لازمی حصہ ہے۔ یہی وجہ ہے کہ آپ کو اپنی تحریری مواصلات کی مہارت کو بہتر بنانا ہوگا۔

اب ہم اس مضمون کے اختتام پر آگئے ہیں، کیا آپ کو یہ مضمون کارآمد لگتا ہے؟ ہمیں کمنٹ سیکشن میں بتائیں۔