Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản: Hướng dẫn hoàn chỉnh năm 2023

By
Rahamah
-
0
3575
kỹ năng giao tiếp bằng văn bản
kỹ năng giao tiếp bằng văn bản

Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản là một trong những kỹ năng quan trọng nhất cần học. Những kỹ năng này là những công cụ mạnh mẽ có thể được sử dụng để chia sẻ thông tin với một số lượng lớn người.

Sinh viên cần kỹ năng giao tiếp bằng văn bản để giao tiếp với giảng viên và xin học bổng, thực tập, việc làm, v.v. Kỹ năng giao tiếp kém có thể khiến bạn mất rất nhiều tiền, bạn có thể mất học bổng hoặc thực tập vì thư xin việc của bạn được viết kém.

Giao tiếp bằng văn bản là một trong những phương thức giao tiếp phổ biến và hiệu quả nhất. Loại hình giao tiếp này ngày càng trở nên quan trọng trong thời đại kỹ thuật số.

Theo Hiệp hội các trường đại học và người sử dụng lao động quốc gia, 77.5% nhà tuyển dụng muốn một ứng viên có kỹ năng giao tiếp bằng văn bản tốt.

Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu định nghĩa về giao tiếp bằng văn bản, các ví dụ, tầm quan trọng, hạn chế và cách cải thiện kỹ năng giao tiếp bằng văn bản.

Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản là gì

Giao tiếp bằng văn bản là một loại phương thức giao tiếp sử dụng các từ viết. Nó liên quan đến việc giao tiếp thông qua các từ viết, hoặc bằng kỹ thuật số (ví dụ: email) hoặc trên giấy.

Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản là những kỹ năng cần thiết để giao tiếp hiệu quả với các từ bằng văn bản.

Giao tiếp bằng văn bản hiệu quả đòi hỏi các kỹ năng hoặc phẩm chất sau:

  • Xây dựng câu
  • Sử dụng dấu câu hợp lí
  • Kiến thức về các quy tắc ngữ pháp cơ bản
  • Sử dụng âm điệu phù hợp
  • Cách sử dụng các công cụ hoặc phần mềm chỉnh sửa nhất định.

Tầm quan trọng của giao tiếp bằng văn bản

Dưới đây là tầm quan trọng của giao tiếp bằng văn bản:

1. Tạo bản ghi vĩnh viễn

Bất kỳ hình thức giao tiếp bằng văn bản nào đều là một bản ghi vĩnh viễn và có thể dùng như một tài liệu tham khảo trong tương lai. Các tài liệu giao tiếp bằng văn bản có thể được sử dụng làm bằng chứng trong bất kỳ trường hợp pháp lý nào hoặc bất cứ khi nào cần thiết.

2. Giảm hiểu lầm

Giao tiếp bằng văn bản là cách tốt nhất để trình bày một vấn đề phức tạp mà không có bất kỳ sự hiểu lầm nào. Giao tiếp bằng văn bản hiệu quả dễ hiểu vì nó được viết bằng những từ đơn giản.

Ngoài ra, trong trường hợp có bất kỳ sự hiểu lầm nào, người đọc có thể dễ dàng xem lại nó nhiều lần cho đến khi họ hiểu hoàn toàn.

3. Chính xác

Giao tiếp bằng văn bản có ít hoặc không có chỗ cho lỗi. Độ chính xác được đảm bảo trong giao tiếp bằng văn bản vì có nhiều cơ hội để sửa hoặc chỉnh sửa từ ngữ. Bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa email, bản ghi nhớ, tài liệu quảng cáo, v.v.

4. Tạo mối quan hệ chuyên nghiệp

Giao tiếp đầy đủ với khách hàng hoặc khách hàng của bạn có thể thúc đẩy mối quan hệ chuyên nghiệp. Giao tiếp bằng văn bản là cách hiệu quả nhất để đạt được một mối quan hệ chuyên nghiệp. Lời chào, tin nhắn chúc mừng, v.v. có thể được gửi qua email mà không làm gián đoạn người nhận.

5. Thích hợp cho liên lạc đường dài

Giao tiếp bằng văn bản là cách nhanh hơn để giao tiếp với những người ở xa bạn. Ví dụ: bạn có thể dễ dàng gửi tin nhắn qua WhatsApp bất kể vị trí.

6. Rất dễ phân phối

Giao tiếp bằng văn bản là cách tốt nhất để phân phối thông tin đến một số lượng lớn người cùng một lúc. Ví dụ, một email có thể được chuyển tiếp đến nhiều người cùng một lúc.

Hạn chế của giao tiếp bằng văn bản

Mặc dù giao tiếp bằng văn bản có một số ưu điểm, nhưng vẫn còn một số hạn chế.

Dưới đây là những hạn chế (nhược điểm) của giao tiếp bằng văn bản:

  • Phản hồi muộn

Giao tiếp bằng văn bản không thể cung cấp phản hồi ngay lập tức. Người nhận sẽ phải đọc và hiểu một tin nhắn trước khi có thể trả lời người gửi.

Loại giao tiếp này không nên được sử dụng khi bạn cần làm rõ ngay lập tức.

  • Mất thời gian

Soạn và gửi một thông điệp bằng văn bản có thể mất rất nhiều thời gian. Bạn sẽ phải viết, chỉnh sửa và đọc lại trước khi có thể gửi hầu hết các hình thức giao tiếp bằng văn bản.

  • Đắt tiền

Giao tiếp bằng văn bản rất tốn kém vì bạn sẽ phải mua một số thiết bị như mực, giấy, máy in, máy tính, v.v.

Bạn cũng có thể cần thuê người viết hoặc đánh máy cho bạn.

  • Vô nghĩa với mù chữ

Giao tiếp bằng văn bản là vô ích nếu người nhận không thể đọc hoặc ghi.

Phương pháp giao tiếp này yêu cầu khả năng đọc và viết. Giao tiếp bằng văn bản không nên được sử dụng khi giao tiếp với một người mù chữ.

Ví dụ về giao tiếp bằng văn bản trong trường học.

Sau đây, chúng tôi sẽ chia sẻ những hình thức giao tiếp bằng văn bản phổ biến nhất được sử dụng trong trường học.

Lưu ý: Có một số ví dụ về giao tiếp bằng văn bản nhưng dưới đây là những ví dụ phổ biến nhất về giao tiếp bằng văn bản được sử dụng trong trường học.

Dưới đây là các ví dụ về giao tiếp bằng văn bản trong trường học:

  • Email

Email là một trong những phương tiện giao tiếp bằng văn bản hiệu quả nhất và rẻ nhất. Email có thể được sử dụng cho các mục đích khác nhau: liên lạc với các giáo sư và người giám sát, gửi các tệp điện tử, xin việc, thực tập và học bổng, v.v.

  • Bản ghi nhớ

Bản ghi nhớ có thể được sử dụng để truyền đạt thông tin quan trọng cho mọi người trong trường học. Đó là một cách hiệu quả để liên lạc với các bộ phận trong trường.

  • Bản tin

Bản tin là một tuyên bố chính thức ngắn được sử dụng để thông báo cho một nhóm người về một vấn đề cụ thể.

  • Bảng câu hỏi

Bảng câu hỏi là một bộ câu hỏi được sử dụng để lấy thông tin cần thiết từ sinh viên, trong quá trình nghiên cứu hoặc khảo sát.

  • Những nguyên liệu công nghiệp

Tài liệu Giảng dạy như sách giáo khoa, sách bài tập, tài liệu phát tay, hướng dẫn học tập, sách hướng dẫn, v.v. cũng là những ví dụ về giao tiếp bằng văn bản. Chúng là bất kỳ bộ sưu tập tài liệu nào mà giáo viên có thể sử dụng trong giảng dạy.

  • Tin nhắn tức thời

Nhắn tin nhanh là một hình thức giao tiếp bằng văn bản trong đó hai hoặc nhiều người tham gia vào một cuộc trò chuyện qua điện thoại di động hoặc máy tính của họ. Nó có thể được gửi qua Facebook messenger, Snapchat, WhatsApp, Telegram, WeChat, v.v.

  • Nội dung trang web

Nội dung Trang web có thể được sử dụng để giáo dục khách truy cập trang web về các dịch vụ mà trường học cung cấp.

  • Tài liệu Quảng cáo

Tài liệu quảng cáo có thể được sử dụng để hỗ trợ phụ huynh hiểu cách hoạt động của một trường học. Nó chứa thông tin về trường, nhân viên của trường và hội đồng quản trị.

  • Trang web lớp học

Trang web Lớp học có thể được sử dụng cho các mục đích khác nhau: đăng các cập nhật quan trọng, tải bài tập lên, cung cấp quyền truy cập vào điểm, liên lạc với phụ huynh và học sinh, v.v.

  • Tin

Bản tin là một cách hiệu quả để thông báo cho học sinh và phụ huynh về các hoạt động khác nhau của trường, tin tức, sự kiện, thay đổi lịch trình, v.v.

  • Thông cáo báo chí

Thông cáo báo chí là một tuyên bố chính thức được đưa ra bởi một công ty hoặc tổ chức cho giới truyền thông. Nó có thể được các trường sử dụng để chia sẻ thông tin đáng chú ý.

  • Nhận xét trên thẻ báo cáo

Nhận xét học bạ thông báo cho phụ huynh về kết quả học tập của con em họ.

  • Bức thư

Thư có thể được sử dụng để gửi thông tin, khiếu nại, lời chào, v.v.

  • Bưu thiếp

Bưu thiếp lớp học là một cách nhanh chóng và dễ dàng để gửi những thông điệp cá nhân ngắn (ví dụ: thông điệp chào mừng trở lại trường) cho học sinh của bạn.

  • Đề xuất

Các đề xuất có thể được sử dụng để được phê duyệt cho một dự án giáo dục cụ thể

Mẹo để cải thiện kỹ năng giao tiếp bằng văn bản của bạn

Để phát triển kỹ năng giao tiếp bằng văn bản hiệu quả, hãy làm theo các mẹo sau:

1. Xác định mục tiêu của bạn

Giao tiếp bằng văn bản hiệu quả phải có mục đích. Mục đích này phải được xác định và truyền đạt tới người nhận một cách đơn giản.

2. Sử dụng đúng giai điệu

Giọng điệu bạn sử dụng phụ thuộc vào đối tượng mục tiêu của bạn và mục đích viết. Một số hình thức giao tiếp bằng văn bản (như đề xuất, sơ yếu lý lịch, v.v.) yêu cầu giọng điệu trang trọng.

3. Tránh sử dụng biệt ngữ

Trong giao tiếp bằng văn bản, lựa chọn từ ngữ của bạn phải đơn giản và dễ hiểu. Tránh sử dụng biệt ngữ và từ phức tạp.

4. Bám sát chủ đề

Bạn phải bám sát chủ đề và tránh chia sẻ thông tin không liên quan. Điều này có thể khiến bạn khó hiểu mục đích của thông điệp.

Giao tiếp bằng văn bản hiệu quả phải ngắn gọn. Vì vậy, bạn cần trình bày rõ ràng quan điểm của mình mà không bao gồm những thông tin không liên quan.

5. Sử dụng Active Voice

Viết hầu hết các câu ở giọng chủ động thay vì giọng bị động. Các câu được viết ở giọng chủ động dễ hiểu hơn câu được viết ở giọng bị động.

Ví dụ: “Tôi đã cho chó ăn” (giọng chủ động) dễ đọc và dễ hiểu hơn “Những con chó đã được tôi cho ăn” (giọng bị động).

6. Dễ đọc

Giao tiếp bằng văn bản hiệu quả phải dễ đọc. Tận dụng khoảng cách, câu ngắn, đoạn văn ngắn, dấu đầu dòng, tiêu đề và tiêu đề phụ. Điều này sẽ làm cho việc đọc bất kỳ hình thức giao tiếp bằng văn bản nào trở nên dễ dàng và đỡ nhàm chán hơn.

7. Hiệu đính

Kiểm tra cẩn thận các lỗi ngữ pháp, chính tả và dấu câu trước khi bạn chia sẻ bất kỳ tài liệu giao tiếp bằng văn bản nào.

Bạn có thể nhờ ai đó đọc lại bài viết của mình hoặc tự làm bằng cách sử dụng phần mềm hiệu đính như Grammarly, Paper Rater, ProWriting Aid, Hemingway, v.v.

Ngoài ra, hãy luyện viết nhiều loại tài liệu khác nhau để cải thiện kỹ năng giao tiếp bằng văn bản. Bạn có thể bắt đầu bằng cách gửi email cho bạn bè và gia đình của mình.

Chúng tôi cũng đề nghị:

Kết luận

Thời đại kỹ thuật số đã biến đổi cách chúng ta giao tiếp với nhau. Vài năm trở lại đây, chúng tôi chia sẻ thông tin qua thư, có thể mất vài ngày để gửi. Giờ đây, bạn có thể dễ dàng chia sẻ thông tin chỉ với một cú nhấp chuột.

Các phương pháp giao tiếp bằng văn bản hiện đại, ví dụ như email, tin nhắn văn bản, v.v. thuận tiện hơn các phương pháp giao tiếp bằng văn bản cũ hơn, ví dụ như thư từ.

Ngoài điểm GPA cao, Nhà tuyển dụng còn chú ý đến kỹ năng giao tiếp, đặc biệt là kỹ năng giao tiếp bằng văn bản. Không nghi ngờ gì nữa, giao tiếp bằng văn bản là một phần thiết yếu trong cuộc sống của chúng ta. Đây là lý do tại sao bạn phải cải thiện kỹ năng giao tiếp bằng văn bản của mình.

Bây giờ chúng ta đã đi đến phần cuối của bài viết này, Bạn có thấy bài viết này hữu ích không? Cho chúng tôi biết trong phần bình luận.