书面沟通技巧：2023 年完整指南

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拉哈玛
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书面沟通技巧
书面沟通技巧

书面沟通技巧是最重要的学习技能之一。 这些技能是强大的工具，可用于与大量人共享信息。

学生需要书面沟通技巧来与他们的讲师沟通并申请奖学金、实习、工作等。糟糕的沟通技巧会让你付出很多代价，你可能会因为你的申请信写得不好而失去奖学金或实习机会。

书面沟通是最常见、最有效的沟通方式之一。 这种类型的通信在数字时代变得越来越重要。

据 全国大学和雇主协会, 77.5% 的雇主希望应聘者具有较强的书面沟通能力。

在本文中，您将了解书面沟通的定义、示例、重要性、局限性以及提高书面沟通技巧的方法。

什么是书面沟通技巧

书面交流是一种利用书面文字的交流方式。 它涉及通过书面文字进行交流，无论是数字方式（例如电子邮件）还是在纸上。

书面沟通技巧是用书面文字进行有效沟通所需的技能。

有效的书面沟通需要以下技能或素质：

  • 句子结构
  • 正确使用标点符号
  • 基本语法规则知识
  • 适当使用音调
  • 使用某些编辑工具或软件。

书面沟通的重要性

以下是书面沟通的重要性：

1. 创建永久记录

任何形式的书面交流都是永久记录，可作为未来参考。 书面沟通文件可在任何法律案件中或在需要时用作证据。

2. 减少误解

书面交流是在没有任何误解的情况下呈现复杂问题的最佳方式。 有效的书面交流很容易理解，因为它是用简单的文字写成的。

此外，万一有任何误解，读者可以轻松地多读几遍，直到他/她完全理解为止。

3.准确

书面交流很少或没有错误空间。 书面交流的准确性得到保证，因为有多次纠正或编辑单词的机会。 您可以轻松编辑电子邮件、备忘录、小册子等。

4. 建立专业关系

与您的客户或客户进行充分的沟通可以促进专业关系。 书面交流是建立专业关系的最有效方式。 问候、祝贺信息等可以通过电子邮件发送，而不会打扰接收者。

5. 适合远距离通讯

书面交流是与远离您的人交流的更快方式。 例如，无论身在何处，您都可以通过 WhatsApp 轻松发送消息。

6. 很容易分发

书面沟通是同时向大量人员分发信息的最佳方式。 例如，一封电子邮件可以同时转发给几个人。

书面交流的局限性

尽管书面交流有几个优点，但仍然存在一些局限性。

以下是书面交流的限制（缺点）：

  • 延迟反馈

书面交流无法提供即时反馈。 收件人必须先阅读并理解消息，然后才能回复发件人。

当您需要立即澄清时，不应使用这种类型的沟通。

  • 耗时的

撰写和传递书面信息可能需要很多时间。 您必须先编写、编辑和校对，然后才能发送大多数形式的书面通信。

  • 昂贵

书面交流很昂贵，因为您必须购买一些设备，如墨水、纸张、打印机、计算机等。

您可能还需要雇人为您写作或打字。

  • 对文盲毫无意义

如果接收者不能读或写，书面交流是没有用的。

这种交流方式需要读写能力。 与文盲交流时不应使用书面交流。

学校书面交流的例子。

在这里，我们将分享学校使用的最常见的书面交流形式。

请注意： 有几个书面交流的例子，但以下是学校使用的最常见的书面交流例子。

以下是学校书面交流的例子：

  • 电子邮件

电子邮件是最有效和最便宜的书面交流方式之一。 电子邮件可用于不同目的：与教授和导师交流、发送电子文件、申请工作、实习和奖学金等

  • 备忘录

备忘录可用于向学校内的人员传达重要信息。 这是与学校部门沟通的有效方式。

  • 公告

公告是一种简短的官方声明，用于通知一群人有关特定事项的信息。

  • 问卷调查

问卷是一组问题，用于在研究或调查期间从学生那里获取所需的信息。

  • 教学资料

教科书、工作簿、讲义、学习指南、手册等教学材料也是书面交流的例子。 它们是教师可以在教学中使用的任何材料集合。

  • 即时通讯

即时消息是一种书面通信形式，其中两个或更多人通过他们的移动电话或计算机参与对话。 它可以通过 Facebook Messenger、Snapchat、WhatsApp、Telegram、微信等发送。

  • 网站内容

网站内容可用于向网站访问者介绍学校提供的服务。

  • 宣传手册

小册子可用于帮助家长了解学校的运作方式。 它包含有关学校、教职员工和理事会的信息。

  • 课堂网页

课堂网页可用于不同目的：发布重要更新、上传作业、提供成绩访问权限、与家长和学生沟通等。

  • 新闻简报

简讯是通知学生和家长各种学校活动、新闻、事件、日程安排变更等的有效方式。

  • 新闻报道

新闻稿是公司或组织向媒体发布的官方声明。 学校可以使用它来共享具有新闻价值的信息。

  • 成绩单评论

成绩单评论会告知家长他们孩子的学习成绩。

  • 信件

信件可以用来传递信息、抱怨、问候等。

  • 明信片

课堂明信片是一种向学生发送简短个人信息（例如欢迎返校信息）的快捷方式。

  • 建议

提案可用于获得特定教育项目的批准

提高书面沟通技巧的技巧

要培养有效的书面沟通技巧，请遵循以下提示：

1. 确定你的目标

有效的书面交流必须有目的。 必须以简单的方式确定此目的并传达给收件人。

2.使用正确的语气

您使用的语气取决于您的目标受众和写作目的。 某些形式的书面交流（如提案、简历等）需要正式的语气。

3.避免使用行话

在书面交流中，您选择的词语应该简单易懂。 避免使用行话和复杂的词。

4. 紧扣主题

你必须坚持主题，避免分享不相关的信息。 这可能会让人难以理解消息的目的。

有效的书面沟通必须简明扼要。 所以，你需要清楚地陈述你的观点，而不包括不相关的信息。

5. 使用主动语态

用主动语态而不是被动语态写大多数句子。 用主动语态写的句子比用被动语态写的句子更容易理解。

例如，“我喂狗”（主动语态）比“狗是我喂的”（被动语态）更容易阅读和理解。

6.易读

有效的书面交流必须易于阅读。 使用间距、短句、短段落、项目符号、标题和副标题。 这将使阅读任何形式的书面交流变得更容易和不那么无聊。

7。 校对

在分享任何书面交流文档之前，请仔细检查语法、拼写和标点符号错误。

您可以请人校对您的作品，也可以使用 Grammarly、Paper Rater、ProWriting Aid、Hemingway 等校对软件自行校对。

此外，练习编写各种文件，以提高您的书面沟通技巧。 您可以从向您的朋友和家人发送电子邮件开始。

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结论

数字时代已经改变了我们彼此交流的方式。 几年前，我们通过信件共享信息，这可能需要几天时间才能送达。 现在，您只需单击一下即可轻松共享信息。

现代书面交流方法，例如电子邮件、短信等，比旧的书面交流方法（例如信件）更方便。

除了高 GPA 分数外，雇主还关注沟通技巧，尤其是书面沟通技巧。 毫无疑问，书面交流是我们生活中必不可少的一部分。 这就是为什么你必须提高你的书面沟通技巧。

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