書面溝通技巧：2023 年完整指南

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拉哈瑪
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書面溝通技巧
書面溝通技巧

書面溝通技巧是最重要的學習技能之一。 這些技能是強大的工具，可用於與大量人員共享信息。

學生需要書面溝通技巧來與他們的講師溝通併申請獎學金、實習、工作等。糟糕的溝通技巧會讓你付出很多代價，你可能會因為你的申請信寫得不好而失去獎學金或實習機會。

書面溝通是最常見、最有效的溝通方式之一。 這種類型的通信在數字時代變得越來越重要。

根據本 全國大學和雇主協會, 77.5% 的雇主希望應聘者俱有較強的書面溝通能力。

在本文中，您將了解書面溝通的定義、示例、重要性、局限性以及提高書面溝通技巧的方法。

什麼是書面溝通技巧

書面交流是一種利用書面文字的交流方法。 它涉及通過書面文字進行交流，無論是數字形式（例如電子郵件）還是紙質形式。

書面溝通技巧是用書面文字進行有效溝通所需的技能。

有效的書面溝通需要以下技能或素質：

  • 句子結構
  • 正確使用標點符號
  • 基本語法規則知識
  • 適當使用音調
  • 使用某些編輯工具或軟件。

書面溝通的重要性

以下是書面溝通的重要性：

1. 創建永久記錄

任何形式的書面交流都是永久記錄，可以作為未來的參考。 書面溝通文件可以在任何法律案件中或在需要時用作證據。

2. 減少誤解

書面交流是在沒有任何誤解的情況下呈現複雜問題的最佳方式。 有效的書面交流很容易理解，因為它是用簡單的文字寫成的。

另外，如果有任何誤解，讀者可以輕鬆地瀏覽幾次，直到完全理解為止。

3.準確

書面交流很少或沒有錯誤空間。 書面交流的準確性得到保證，因為有多次糾正或編輯單詞的機會。 您可以輕鬆編輯電子郵件、備忘錄、小冊子等。

4. 建立專業關係

與您的客戶或客戶進行充分的溝通可以促進專業關係。 書面交流是建立專業關係的最有效方式。 問候、祝賀信息等可以通過電子郵件發送，而不會打擾接收者。

5. 適合遠距離通訊

書面交流是與遠離您的人交流的更快方式。 例如，無論身在何處，您都可以通過 WhatsApp 輕鬆發送消息。

6. 很容易分發

書面交流是同時向大量人員分發信息的最佳方式。 例如，一封電子郵件可以同時轉發給幾個人。

書面交流的局限性

儘管書面交流有幾個優點，但仍然存在一些局限性。

以下是書面交流的限制（缺點）：

  • 延遲反饋

書面交流無法提供即時反饋。 收件人必須先閱讀並理解消息，然後才能回復發件人。

當您需要立即澄清時，不應使用這種類型的溝通。

  • 耗時的

撰寫和傳遞書面消息可能需要花費大量時間。 在發送大多數形式的書面通信之前，您必須進行寫作、編輯和校對。

  • 昂貴

書面交流很昂貴，因為您必須購買一些設備，如墨水、紙張、打印機、計算機等。

您可能還需要雇人為您寫作或打字。

  • 對文盲毫無意義

如果接收者不能讀或寫，書面交流是沒有用的。

這種交流方式需要讀寫能力。 與文盲交流時不應使用書面交流。

學校書面交流的例子。

在這裡，我們將分享學校使用的最常見的書面交流形式。

注意： 有幾個書面交流的例子，但以下是學校最常見的書面交流的例子。

以下是學校書面交流的例子：

  • 電子郵件

電子郵件是最有效和最便宜的書面溝通方式之一。 電子郵件可用於不同目的：與教授和導師溝通、發送電子文件、申請工作、實習和獎學金等

  • 備忘錄

備忘錄可用於向學校內的人員傳達重要信息。 這是與學校部門溝通的有效方式。

  • 公告

公告是一份簡短的官方聲明，用於向一群人通報特定事項。

  • 問卷調查

問卷是一組問題，用於在研究或調查期間從學生那裡獲取所需的信息。

  • 教學資料

教科書、練習冊、講義、學習指南、手冊等教學材料也是書面交流的例子。 它們是教師在教學中可能使用的任何材料的集合。

  • 即時通訊

即時消息是一種書面通信形式，其中兩個或更多人通過他們的移動電話或計算機參與對話。 它可以通過 Facebook Messenger、Snapchat、WhatsApp、Telegram、微信等發送。

  • 網站內容

網站內容可用於向網站訪問者介紹學校提供的服務。

  • 手冊

小冊子可用於幫助家長了解學校的運作方式。 它包含有關學校、教職員工和董事會的信息。

  • 課堂網頁

課堂網頁可用於不同目的：發布重要更新、上傳作業、提供成績訪問權限、與家長和學生溝通等。

  • 簡訊

簡訊是通知學生和家長各種學校活動、新聞、事件、日程安排變更等的有效方式。

  • 新聞稿

新聞稿是公司或組織向媒體發布的官方聲明。 學校可以使用它來共享具有新聞價值的信息。

  • 成績單評論

成績單評論會告知家長他們孩子的學習成績。

  • 信件

信件可以用來傳遞信息、抱怨、問候等。

  • 明信片

課堂明信片是向學生髮送簡短的個人信息（例如歡迎回到學校的信息）的一種快速、簡單的方法。

  • 建議

提案可用於獲得特定教育項目的批准

提高書面溝通技巧的技巧

要培養有效的書面溝通技巧，請遵循以下提示：

1. 確定你的目標

有效的書面交流必須有目的。 必須以簡單的方式確定此目的並傳達給收件人。

2.使用正確的語氣

您使用的語氣取決於您的目標受眾和寫作目的。 某些形式的書面交流（如提案、簡歷等）需要正式的語氣。

3.避免使用行話

在書面交流中，你的用詞應該簡單易懂。 避免使用行話和復雜的詞語。

4. 緊扣主題

您必須緊扣主題，避免分享不相關的信息。 這可能會導致難以理解消息的目的。

有效的書面溝通必須簡潔。 所以，你需要清楚地表達你的觀點，不要包含不相關的信息。

5. 使用主動語態

大多數句子都用主動語態而不是被動語態。 用主動語態寫的句子比用被動語態寫的句子更容易理解。

例如，“我餵狗”（主動語態）比“狗是我餵的”（被動語態）更容易閱讀和理解。

6. 易於閱讀

有效的書面交流必須易於閱讀。 使用間距、短句、短段落、項目符號、標題和副標題。 這將使閱讀任何形式的書面交流變得更容易和不那麼無聊。

7。 校對

在分享任何書面溝通文檔之前，請仔細檢查語法、拼寫和標點符號錯誤。

您可以請人校對您的作品，也可以使用 Grammarly、Paper Rater、ProWriting Aid、Hemingway 等校對軟件自行校對。

此外，練習編寫各種文檔以提高您的書面溝通技巧。 您可以首先向您的朋友和家人發送電子郵件。

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結論

數字時代改變了我們彼此溝通的方式。 幾年前，我們通過信件分享信息，這可能需要幾天的時間才能送達。 現在，您只需一鍵點擊即可輕鬆共享信息。

現代書面通信方法（例如電子郵件、短信等）比舊的書面通信方法（例如信件）更方便。

除了高 GPA 分數外，雇主還注重溝通技巧，尤其是書面溝通技巧。 毫無疑問，書面交流是我們生活的重要組成部分。 這就是為什麼你必須提高你的書面溝通技巧。

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