በጣም ከሚያስፈልጉት ችሎታዎች ውስጥ አንዱ የጽሑፍ ግንኙነት ችሎታ. ፊደሎችን፣ ፊደላትን፣ ሥርዓተ-ነጥብ ምልክቶችን፣ ቦታዎችን እና የመሳሰሉትን የሚያካትት የአጻጻፍ ምልክቶችን ውጤታማ በሆነ መንገድ መጠቀምን የሚጠይቅ አስፈላጊ ችሎታ ነው። ይህ ጽሑፍ የጽሑፍ ግንኙነት ጥቅሞችን እንዲሁም የጽሑፍ ግንኙነትን ጉዳቶች ይዟል.
የአጻጻፍ ሂደቱ መረጃን ለማስተላለፍ እና ለመግባባት የሚያገለግል ሂደት ነው. የጽሑፍ ግንኙነት በኢሜል፣ በደብዳቤዎች፣ በጽሑፍ፣ በኦንላይን መልእክቶች፣ በጋዜጣዎች፣ በማስታወሻዎች፣ በሪፖርቶች፣ በመጽሔቶች እና በመሳሰሉት መላክ ይቻላል። ግንኙነት በጽሑፍ ውጤታማ እንዲሆን፣ እንዲህ ዓይነቱ ጽሑፍ አጭር መሆን አለበት።
በተጨማሪም የጽሑፍ ግንኙነት በተለያዩ ድርጅቶችና ግለሰቦች በስፋት ጥቅም ላይ የሚውል የመገናኛ ዘዴ ነው። ሆኖም የጽሑፍ መልእክት ውጤታማነት በቃላት ምርጫ እና በይዘቱ ቅንጅት ላይ የተመሰረተ ነው።
ዝርዝር ሁኔታ
የጽሑፍ ግንኙነት ምንድን ነው?
የጽሁፍ ግንኙነት በቀላሉ በጽሁፍ መልእክት ማስተላለፍ ወይም መለዋወጥ ማለት ነው። ይህ በተለያዩ ንግዶች፣ ባለሙያዎች እና ግለሰቦች መረጃን ለማስተላለፍ የሚጠቀሙበት በጣም የተለመደ የመገናኛ ዘዴ ነው።
ግንኙነት ውጤታማ በሆነ መንገድ ለመስራት እያንዳንዱ ንግድ የሚያስፈልገው በጣም ወሳኝ አካል ነው፣ ከዚህ ውስጥ የጽሁፍ ግንኙነት ትልቅ ሚና ይጫወታል።
የጽሑፍ ግንኙነትን በወረቀት ወይም በኤሌክትሮኒካዊ መንገድ በመጻፍ እና በኤሌክትሮኒክ መሣሪያ መልዕክቶችን በመላክ በእጅ ሊከናወን ይችላል.
የጽሑፍ ግንኙነት ዓይነቶች
ከዚህ በታች የተለያዩ የጽሑፍ ግንኙነት ዓይነቶች አሉ።:
- የጽሁፍ መልዕክት
- ኢሜይሎች
- ደብዳቤ
- Memo
- ፕሮፖዛሎች
- መምሪያ መጽሐፍ
- ጋዜጦች
- ቡለቲን
- ብሮሹር
- ፋክስ
- መጠይቆች
- የብሎግ ልጥፎች እና የመሳሰሉት።
በተጨማሪም፣ የጽሑፍ ግንኙነት የዚያ ጽሑፍ አውድ ዝርዝር፣ ትክክለኛ፣ ግልጽ እና ተገቢ እንዲሆን ይጠይቃል።
ከዚህም በላይ የጽሑፍ ግንኙነት ጥቅሞች እና ጉዳቶች አሉ.
የጽሑፍ ግንኙነት ጥቅሞች
ከዚህ በታች የጽሑፍ ግንኙነት 15 ጥቅሞች አሉ-
1) መልዕክቶችን መላክ
የጽሑፍ ግንኙነት ጥሩ የመልእክት መላኪያ ዘዴ ነው ፣ በተለይም ማጣቀሻ የሚያስፈልጋቸው መልዕክቶች። ከዚህም በላይ የተለያዩ ኩባንያዎች እና ባለሙያዎች መልእክቶችን, ሀሳቦችን እና መረጃዎችን በጽሁፍ መላክ ወይም መመዝገብ ይመርጣሉ.
2) የወደፊት ማጣቀሻ
የጽሁፍ ግንኙነት ለወደፊት ማጣቀሻ ሊቀመጥ ይችላል. አብዛኛው የተፃፈ መረጃ በተደጋጋሚ ሊተላለፍ ይችላል። ይህ የጽሑፍ ግንኙነት ዋነኛ ጥቅም ነው.
3) ለስታቲስቲክስ መረጃ ተስማሚ
ይህ በገበታዎች፣ በስዕላዊ መግለጫዎች ወይም በስዕሎች መልክ ስታቲስቲካዊ መረጃን ለማስተላለፍ የሚረዳ የጽሁፍ ግንኙነት ጥቅም ነው።
ያለ የጽሑፍ ግንኙነት፣ በዚህ ቅጽ ውስጥ ያለ መረጃ በቃል ማስተላለፍ አስቸጋሪ ሊሆን ይችላል።
4) ለህጋዊ ሰነዶች ይጠቀሙ
በመጨረሻም, እያንዳንዱ ሰነድ በጽሁፍ መልክ ነው. ሰነድ መረጃን ማስተላለፍ፣መነጋገር፣ማብራራት ወይም አሰራርን ማስተማር ነው። እንደማስረጃ ወይም ማጣቀሻ ሆኖ እንዲያገለግል ህጋዊ ወረቀቶች ሁል ጊዜ ተጽፈው ይፈርማሉ።
5) በአንድ ጊዜ ለብዙ ሰዎች ለመላክ ቀላል
የበርካታ መልእክቶችን የጭንቀት መተየብ ለመቀነስ የጽሁፍ ግንኙነት ወደ ተለያዩ ሰዎች በአንድ ጊዜ መላክ ይቻላል-ለምሳሌ የጅምላ ኤስኤምኤስ መላክ፣ የስርጭት መልዕክቶች እና የመሳሰሉት።
6) አካላዊ ስብሰባ አይፈልግም
በጽሑፍ መልክ መልዕክቶችን በመላክ አካላዊ ስብሰባ ማድረግ አያስፈልግም። እያንዳንዱን መረጃ በጽሑፍ ወይም በጽሑፍ መልእክት ማስተላለፍ እና ማስተላለፍ ይችላል።
7) የባለሥልጣናት ዘላቂ ውክልና
ይህ በተለይ ኃላፊነቶችን ማስተላለፍ አስፈላጊ በሆነባቸው ትላልቅ ንግዶች ውስጥ በጣም አስፈላጊ ነው።
ከአዳዲስ ሰራተኞች ጋር ያለማቋረጥ እና በቀጣይነት ስራዎችን ከመወያየት ይልቅ የሚጠበቁትን ተግባራት ጨምሮ የጽሁፍ ሰነድ ለአዲሱ ሰራተኛ ለግምገማ እና ለተደጋጋሚ ማጣቀሻ ሊሰጥ ይችላል።
8) ማስረጃዎችን ያቀርባል
አስፈላጊ ሆኖ ሲገኝ የጽሁፍ ሰነድ ማስረጃ ወይም ማስረጃ ለማቅረብ ሊያገለግል ይችላል። ክርክር ወይም አለመግባባት በሚፈጠርበት ጊዜ፣ የጽሁፍ ሰነድ ወይም መግለጫ ማስረጃዎችን ለማስተላለፍ መጠቀም ይቻላል።
9) ተቀባይነት ያለው
የጽሑፍ ግንኙነት በተለይ ለመደበኛ ዓላማዎች በሚሆንበት ጊዜ በአብዛኛው ተቀባይነት ያለው የመገናኛ ዘዴ ነው።
10) በቀላሉ መረዳት
በተለይም አጭር እና ግልጽ በሆነበት ጊዜ ማንኛውም ሰው የተፃፈ መረጃን ለመረዳት በጣም ቀላል ነው።
11) አማራጭ የመገናኛ ዘዴ
በቃላት ለመግባባት አስቸጋሪ በሚሆንበት ጊዜ የጽሁፍ ግንኙነት እንደ አማራጭ የመገናኛ ዘዴ መጠቀም ይቻላል.
13) ውጤታማ ግንኙነት
የጽሁፍ ግንኙነት በሰፊው ጥቅም ላይ በመዋሉ ውጤታማ ግንኙነት ማግኘት ይቻላል። ሆኖም፣ ዐውደ-ጽሑፉ ግልጽ እና ወደ ነጥቡ ቀጥተኛ እንዲሆን ይፈልጋል።
14) በቀላሉ ተደራሽ
ጥቅም ላይ የዋለበት ጊዜ ወይም ጊዜ ምንም ይሁን ምን ሊደረስበት የሚችል ብቸኛው የመገናኛ ዘዴ የተጻፈ ቆርቆሮ ነው. ከረጅም ጊዜ በፊት የተላከውን መረጃ ተጽፎ እስከተቀመጠ ድረስ በቀላሉ ማግኘት ይችላሉ።
15) ለመለወጥ ቀላል
ለሰዎች ወይም ለተቀባዩ ከመላኩ በፊት የጽሁፍ ግንኙነት ሊስተካከል፣ ሊቀረጽ እና ሊሻሻል ይችላል።
የጽሑፍ ግንኙነት ጉዳቶች
ከታች ያሉት 15 የጽሁፍ ግንኙነት ጉዳቶች፡-
1) ምላሾችን ለማግኘት መዘግየት
የጽሁፍ ግንኙነት አንድ ትልቅ ኪሳራ በተለይ ከቃል ግንኙነት ጋር ሲወዳደር ምላሹን በመቀበል ሊያገኙት የሚችለው መዘግየት ነው።
ይህ የተለመደ ምክንያት በተለይ ከተቀባዩ አስቸኳይ ምላሽ በሚያስፈልግበት ጊዜ የግንኙነት እንቅፋቶችን ሊያስከትል ይችላል።
2) ለመገንባት ተጨማሪ ጊዜ ይውሰዱ
በጽሑፍ ግንኙነት ውስጥ የሚያጋጥመው ዋነኛው ፈተና እነዚህን መልዕክቶች በመጻፍ ጊዜን ማጥፋት ነው። መልዕክቶችን መተየብ ወይም መጻፍ፣ መላክ እና ተቀባዩ ምላሽ እንዲሰጥ መጠበቅ ግንኙነቶችን የሚገድቡ ወይም የሚነኩ ናቸው።
3) ለድንገተኛ አደጋ ውጤታማ አይደለም
የጽሑፍ ግንኙነት በድንገተኛ ሁኔታዎች ውስጥ ውጤታማ የመገናኛ ዘዴ አይደለም. ምክንያቱም አስቸኳይ ምላሽ ማግኘት የሚቻል ላይሆን ይችላል።
4) ውድ
የጽሁፍ ግንኙነት በቃል ከመነጋገር ጋር ሲወዳደር በጣም ውድ ነው። በዚህ ሁኔታ, ከፍተኛ ወጪን ሊያስከትሉ የሚችሉ ቁሳቁሶችን ይጠይቃል. ለምሳሌ እንደ ሁኔታው ኮምፒውተር፣ እስክሪብቶ ወይም ወረቀት ማግኘት።
5) ውስብስብ ዓረፍተ ነገር
የጽሑፍ ግንኙነት ለተቀባዩ የመልእክቱን ዓላማ ወይም ዓላማ ለመረዳት የሚያስቸግሩ ተከታታይ ውስብስብ ዓረፍተ ነገሮችን ሊያካትት ይችላል።
ከዚህም በላይ ይህ የጽሑፍ ግንኙነት ትልቅ ጉዳት ነው.
6) ተቀባይነት ለማግኘት መዘግየት
በጽሁፍ ወይም በሰነድ የተደገፈ ፕሮጀክት ማጽደቅ ብዙ ጊዜ ሊወስድ ይችላል። ይህ ፈተና በዋነኛነት በኩባንያዎች፣ በንግድ ክፍልፋዮች፣ በተማሪዎች፣ ወዘተ.
7) ማንበብና መጻፍ የማይችሉ
ይህ በመገናኛ ውስጥ አስፈላጊ ነገር ነው. ግንኙነት ያለምንም እንቅፋት ውጤታማ እንዲሆን ለሁሉም ሰው ተደራሽ እንዲሆን ይጠበቃል።
ይሁን እንጂ የጽሑፍ ግንኙነት ለሁሉም ሰው ተደራሽ አይደለም, በተለይም በጽሑፍ የተነገረውን ማንበብ ለማይችሉ.
8) ቀጥተኛ ግንኙነት የለም
ከሰዎች ጋር መግባባት አንዳንድ ጊዜ የፊት-ፊት መስተጋብርን ሊጠይቅ ይችላል። ሆኖም፣ ይህ በጽሁፍ ግንኙነት አይቻልም።
9) የመጻፍ ችሎታን ይጠይቃል
በአጠቃላይ መጻፍ ጥሩ የአጻጻፍ ችሎታ እንዲኖርዎት ይጠይቃል። ሆኖም ግን, ይህ በጽሑፍ ግንኙነት ላይ ጉዳት ነው; ጥሩ የመጻፍ ችሎታ ከሌለ ማንም ሰው በተሳካ ሁኔታ መግባባት አይችልም.
ተለዋዋጭ ካልሆኑ መግባባት ውጤታማ ሊሆን አይችልም። በሌላ በኩል በላኪ እና በተቀባዩ መካከል ያለው ግንኙነት ውጤታማ እንዲሆን፣ ተለዋዋጭ እንዲሆን ይጠበቃል። ለምሳሌ የጽሁፍ ሰነድ በቀላሉ መቀየር አይቻልም እና ፈጣን ምላሽ መስጠት አይቻልም.
11) የተጋነነ መረጃ
የተፃፈ መረጃ የተጋነነ ወይም የተሳሳተ ሊሆን ይችላል; የተጻፈው እውነት መሆኑን ወይም አለመሆኑን ለመወሰን ጊዜ ይወስዳል። ሊተነፍሱ የሚችሉ የመረጃ ምሳሌዎች ከሪፖርት፣ የሽፋን ደብዳቤዎች እና የመሳሰሉት ናቸው።
ነገር ግን የተጋነነ ወይም የውሸት የስራ ልምድ እና የሽፋን ደብዳቤ ሰራተኞቻቸው ስራ እንዳያገኙ ያደርጋቸዋል የስራ ደብተራቸው ውሸት እንደሆነ ከታወቀ።
12) የተሳሳተ መረጃ ለማረም መዘግየት
የጽሁፍ ግንኙነት የፊት ለፊት ግንኙነት ስለሌለው ስህተቶች ወይም የተሳሳቱ መረጃዎች ወዲያውኑ ተለይተው ቢታወቁም ለመታረም ረጅም ጊዜ ሊወስድ ይችላል።
13) ሚስጥራዊነት የለም
በጽሑፍ ግንኙነት ምንም ሚስጥራዊነት የለም; ለሚመለከተው ሁሉ ይጋለጣል። ከዚህም በላይ የመረጃ ልውውጥ ከፍተኛ ጉዳት አለው ይህም የመረጃ ልውውጥ መፃፍ ከፍተኛ ጉዳት አለው.
14) በተለምዶ መደበኛ
የጽሑፍ ግንኙነት ብዙውን ጊዜ መደበኛ ይመስላል እና አንዳንድ መረጃዎችን ለማስተላለፍ አቀማመጥ ለማድረግ አስቸጋሪ ነው። ምሳሌ ስሜቶችን እና ስሜቶችን የሚያካትት መግባባት ነው; ብዙውን ጊዜ በደንብ የሚግባባ የፊት-ፊት ነው።
15) የመረጃ ትርጉም
የተፃፉ መረጃዎችን በተሳሳተ መንገድ የመተርጎም ወይም የመረዳት እድላቸው ከፍተኛ ነው፣ በተለይም አስተላላፊው መልዕክታቸውን በቀላሉ እና በግልፅ መግለጽ በማይችልበት ጊዜ።
ስለ የጽሁፍ ግንኙነት ጥቅምና ጉዳት በተደጋጋሚ የሚጠየቁ ጥያቄዎች
1) የጽሑፍ ግንኙነት በጣም የሚመከር ለምንድነው?
የጽሑፍ ግንኙነት በጣም የሚመከር ነው ምክንያቱም የበለጠ ትክክለኛ እና ለማጣቀሻዎች መዝገቦችን ለማስቀመጥ ሊያገለግል ይችላል።
2) የጽሑፍ ግንኙነትን እንዴት ማሻሻል ይቻላል?
መልካም፣ የጽሁፍ ግንኙነትን ለማሻሻል የተለያዩ እርምጃዎችን መውሰድ አለብን፡ ይህ የሚያጠቃልለው፡ በመልእክቱ ምን ማግኘት እንደሚፈልጉ ይወቁ፣ ሃሳቦችዎን ይፃፉ፣ በተረዳችሁት መሰረት ማንበብ እና አርትዕ ማድረግ፣ የቃላት አረፍተ ነገሮችን አስወግድ መልእክትህን ግልጽ እና አጭር አድርግ፣ ጓደኛህ እንዲረዳው ጠይቅ ወይም ጮክ ብለህ አንብበው
3) የጽሑፍ መልእክትን በማስተላለፍ ረገድ የበለጠ ጠቃሚ ነው ።
አዎን፣ የጽሁፍ ግንኙነት በቃላት ከመናገር ይልቅ ስታቲስቲካዊ መልዕክቶችን በዝርዝር በመግለጽ የበለጠ ጠቃሚ ነው።
ምክሮች
- ምርጥ 10 ድርሰት የመጻፍ አስፈላጊነት
- MBA የመስመር ላይ የተማሪ መመሪያ
- ምርጥ 10 የመፃፍ ችሎታዎች አስፈላጊነት
- 2022 GMAT የውጤት ገበታ፡ ሁሉም ማወቅ እና ቀላል የአጠቃቀም ምክሮች
- ያለ ተንኮል እንዴት የምርምር ወረቀት እንደሚፃፍ
መደምደሚያ
ዘመናዊ የጽሑፍ ግንኙነት ዘዴዎች ፈጥረዋል, ይህም ዲጂታል መሳሪያዎችን በመጠቀም መልዕክቶችን ለመላክ ቀላል ያደርገዋል.
ከዚህም በላይ ማንኛውም ቀጣሪ ጥሩ እና ውጤታማ የጽሁፍ ግንኙነት ችሎታዎችን ከፍ አድርጎ ይመለከታል. እያንዳንዱ ኩባንያ፣ ድርጅት እና ግለሰብ በተለያዩ የጽሁፍ ግንኙነቶች ተጠቅመዋል።
አሁን የጽሑፍ ግንኙነት አስፈላጊ የመገናኛ ዘዴ መሆኑን ማየት ይችላሉ.
ይህንን ችሎታ ማዳበር ለሥራ ስምሪት ቁልፍ ባህሪ ነው። እንደ እ.ኤ.አ NACE ማህበረሰብከ 75% በላይ አሠሪዎች በደንብ የተጻፈ የግንኙነት ችሎታ ያለው አመልካች ይቀበላሉ.
