Адзін з самых патрабавальных навыкаў навык пісьмовай камунікацыі. Гэта неабходны навык, які патрабуе эфектыўнага выкарыстання пісьмовых сімвалаў, якія ўключаюць у сябе выкарыстанне літар, алфавітаў, знакаў прыпынку, прабелаў і гэтак далей. Гэты артыкул змяшчае перавагі пісьмовай камунікацыі, а таксама недахопы пісьмовай камунікацыі.
Працэс пісьма - гэта працэс перадачы інфармацыі і зносін. Пісьмовыя паведамленні можна адпраўляць праз электронную пошту, лісты, тэкставыя паведамленні, паведамленні ў Інтэрнэце, газеты, памяткі, справаздачы, часопісы і г.д. Каб пісьмовая камунікацыя была эфектыўнай, яна павінна быць лаканічнай.
Акрамя таго, пісьмовыя зносіны з'яўляюцца шырока выкарыстоўванай формай зносін рознымі арганізацыямі і прыватнымі асобамі. Аднак эфектыўнасць пісьмовага паведамлення залежыць ад падбору слоў і звязнасці зместу.
Змест
Што такое пісьмовае паведамленне?
Пісьмовае паведамленне проста азначае перадачу або абмен інфармацыяй праз пісьмовае паведамленне. Гэта найбольш распаўсюджаная форма сувязі, якая выкарыстоўваецца рознымі прадпрыемствамі, спецыялістамі і прыватнымі асобамі для перадачы інфармацыі.
Камунікацыя з'яўляецца вельмі важнай часткай, неабходнай кожнаму бізнесу для эфектыўнай працы, у якой вялікую ролю адыгрывае пісьмовая камунікацыя.
Пісьмовыя зносіны можна рабіць уручную, пісаўшы на паперы, альбо ў электронным выглядзе, складаючы і адпраўляючы паведамленні праз электронную прыладу.
Віды пісьмовых зносін
Ніжэй прыведзены розныя тыпы пісьмовых паведамленняў:
- Тэкставае паведамленне
- Лісты
- Ліст
- Мемарандум
- прапановы
- кіраўніцтва
- Газеты
- бюлетэнь
- Брашура
- Факсы
- анкетаванне
- Паведамленні ў блогу і гэтак далей.
Акрамя таго, пісьмовая камунікацыя патрабуе, каб кантэкст гэтага пісьма быў падрабязным, дакладным, ясным і адпаведным.
Акрамя таго, ёсць перавагі і недахопы пісьмовай камунікацыі.
Перавагі пісьмовай камунікацыі
Ніжэй прыведзены 15 пераваг пісьмовай камунікацыі:
1) Адпраўка паведамленняў
Пісьмовае паведамленне - ідэальная форма адпраўкі паведамленняў, асабліва паведамленняў, якія патрабуюць спасылак. Больш за тое, розныя кампаніі і спецыялісты аддаюць перавагу адпраўляць або дакументаваць паведамленні, прапановы і інфармацыю ў пісьмовай форме.
2) Спасылка на будучыню
Пісьмовыя паведамленні можна захаваць для выкарыстання ў будучыні. Большасць пісьмовай інфармацыі можа перадавацца паўторна. Гэта галоўная перавага пісьмовай камунікацыі.
3) Падыходзіць для статыстычнай інфармацыі
Гэта перавага пісьмовай камунікацыі, якая дапамагае перадаць статыстычную інфармацыю ў выглядзе дыяграм, дыяграм або малюнкаў.
Без пісьмовага паведамлення інфармацыю ў такой форме можа быць цяжка перадаць вусна.
4) Выкарыстанне для юрыдычнай дакументацыі
У рэшце рэшт, кожны дакумент складаецца ў пісьмовай форме. Дакументаванне - гэта перадача інфармацыі, паведамленне, тлумачэнне або ўказанне працэдуры. Юрыдычныя дакументы заўсёды запісваюцца і падпісваюцца, каб служыць доказам або спасылкай.
5) Лёгка адправіць многім людзям адначасова
Пісьмовае паведамленне можа быць адпраўлена розным людзям адначасова, каб паменшыць стрэс пры ўводзе шматлікіх паведамленняў, напрыклад, масавая адпраўка SMS, трансляцыя паведамленняў і гэтак далей.
6) Не патрабуе фізічнай сустрэчы
Адпраўляючы паведамленні ў пісьмовым выглядзе, вы не патрабуеце фізічнай сустрэчы. Кожная частка інфармацыі можа быць перададзена і адпраўлена ў выглядзе тэкставага або пісьмовага паведамлення.
7) Працяглае дэлегаванне паўнамоцтваў
Гэта асабліва важна ў буйных прадпрыемствах, дзе вельмі важна дэлегаваць абавязкі.
Замест таго, каб пастаянна і бесперапынна абмяркоўваць задачы з новымі супрацоўнікамі, пісьмовы дакумент, які змяшчае чаканыя абавязкі, можа быць прадастаўлены новым супрацоўнікам для агляду і частага выкарыстання.
8) Прадастаўляе доказы
Пісьмовы дакумент можа быць выкарыстаны для забеспячэння доказаў або доказаў, калі гэта неабходна. У выпадках, калі ёсць спрэчка або рознагалоссі, пісьмовы дакумент або заява могуць быць выкарыстаны ў якасці доказу.
9) Шырока прымальны
Пісьмовая камунікацыя з'яўляецца шырока прынятым сродкам камунікацыі, асабліва ў фармальных мэтах.
10) Лёгка зразумець
Любому чалавеку вельмі лёгка зразумець пісьмовую інфармацыю, асабліва калі яна кароткая і зразумелая.
11) Альтэрнатыўны спосаб зносін
Пісьмовыя зносіны могуць быць выкарыстаны ў якасці альтэрнатыўнага метаду зносін, калі гэта можа быць складана мець зносіны вусна.
13) Эфектыўная камунікацыя
Дзякуючы шырокаму выкарыстанню пісьмовай камунікацыі, эфектыўная камунікацыя дасягальная. Аднак гэта патрабуе, каб кантэкст быў зразумелым і дакладным.
14) Лёгкадаступны
Пісьмовая кансервацыя - гэта адзіная форма сувязі, да якой можна атрымаць доступ незалежна ад часу або перыяду яе выкарыстання. Вы можаце лёгка атрымаць доступ да інфармацыі, якая была адпраўлена даўно, калі яна была напісана і захавана.
15) Лёгка мадыфікаваць
Пісьмовае паведамленне можна рэдагаваць, складаць і змяняць перад адпраўкай людзям або атрымальніку.
Недахопы пісьмовай камунікацыі
Ніжэй прыведзены 15 недахопаў пісьмовай камунікацыі:
1) Затрымка ў атрыманні адказаў
Адным з асноўных недахопаў пісьмовай камунікацыі з'яўляецца затрымка, якую вы, верагодна, атрымаеце пры атрыманні адказу, асабліва ў параўнанні з вуснай камунікацыяй.
Гэты агульны фактар можа прывесці да камунікацыйных бар'ераў, асабліва калі патрабуецца тэрміновы адказ ад атрымальніка.
2) Выдаткуйце больш часу на пабудову
Асноўная праблема, з якой сутыкаюцца ў пісьмовай камунікацыі, - гэта выдаткі часу на складанне гэтых паведамленняў. Увод або напісанне паведамленняў, адпраўка, а таксама чаканне адказу атрымальніка з'яўляюцца фактарамі, якія абмяжоўваюць або ўплываюць на зносіны.
3) Не эфектыўны ў надзвычайных сітуацыях
Пісьмовае паведамленне не з'яўляецца эфектыўнай формай зносін у надзвычайных сітуацыях. Гэта таму, што атрымаць тэрміновы адказ можа быць немагчыма.
4) Дорага
Пісьмовае зносіны каштуе даволі дорага ў параўнанні з вусным. У гэтым выпадку патрабуюцца матэрыялы, якія могуць пацягнуць за сабой велізарныя выдаткі. напрыклад, атрымаць кампутар, ручку або паперу, у залежнасці ад выпадку.
5) Складаны сказ
Пісьмовае паведамленне можа ўключаць шэраг складаных прапаноў, якія ўскладняюць атрымальніку разуменне намеру або мэты паведамлення.
Больш за тое, гэта галоўны недахоп пісьмовай камунікацыі.
6) Затрымка ў атрыманні адабрэння
Атрыманне адабрэння пісьмовага або дакументаванага праекта можа заняць больш часу. З гэтай праблемай у асноўным сутыкаюцца кампаніі, бізнесмены, студэнты і гэтак далей.
7) Непрыдатны для непісьменных
Гэта важны фактар у зносінах. Каб камунікацыя была эфектыўнай без бар'ераў, яна павінна быць даступная кожнаму.
Аднак пісьмовая камунікацыя даступная не ўсім, асабліва тым, хто не ўмее чытаць тое, што ім паведамляецца пісьмова.
8) Няма прамога зносін
Камунікацыя з людзьмі можа часам патрабаваць зносін тварам да твару. Аднак гэта немагчыма з пісьмовым паведамленнем.
9) Гэта патрабуе навыкаў пісьма
Увогуле, пісьменства патрабуе добрых пісьменніцкіх навыкаў. Аднак гэта недахоп пісьмовай камунікацыі; без добрых пісьменніцкіх навыкаў ніхто не можа паспяхова размаўляць.
Зносіны не могуць быць эфектыўнымі, калі няма гнуткасці. З іншага боку, каб сувязь паміж адпраўніком і атрымальнікам была эфектыўнай, яна павінна быць гнуткай. напрыклад, пісьмовы дакумент не можа быць лёгка зменены і хуткі адказ немагчымы.
11) Завышаная інфармацыя
Пісьмовая інфармацыя можа быць завышанай або няправільнай; патрабуецца час, каб вызначыць, ці з'яўляецца напісанае сапраўдным. Прыклады інфармацыі, якую можна завышаць, - гэта рэзюмэ, суправаджальныя лісты і гэтак далей.
Аднак завышанае або ілжывае рэзюмэ і суправаджальны ліст могуць прывесці да таго, што супрацоўнікі не атрымаюць працу, калі іх рэзюмэ будзе прызнана ілжывым.
12) Затрымка ў выпраўленні дэзінфармацыі
З-за таго, што ў пісьмовай камунікацыі адсутнічае асабістая камунікацыя, выпраўленне памылак або дэзінфармацыі можа заняць больш часу, нават калі яны будуць выяўлены адразу.
13) Ніякай сакрэтнасці
У пісьмовых зносінах няма сакрэтнасці; ён падвяргаецца кожнаму, каго гэта тычыцца. Больш за тое, існуе высокая рызыка ўцечкі інфармацыі, што з'яўляецца галоўным недахопам пісьмовага паведамлення.
14) Звычайна фармальна
Пісьмовае паведамленне звычайна гучыць фармальна, і яго цяжка зрабіць, каб перадаць нейкую інфармацыю. Прыклад - зносіны, якія ўключаюць пачуцці і эмоцыі; гэта звычайна лепш за ўсё перадаць тварам да твару.
15) Няправільная інтэрпрэтацыя інфармацыі
Існуе высокая верагоднасць няправільнай інтэрпрэтацыі або няправільнага разумення пісьмовай інфармацыі, асабліва калі камунікатар не можа лёгка і ясна выказаць сваё паведамленне.
Часта задаюць пытанні аб перавагах і недахопах пісьмовай камунікацыі
1)Чаму пісьмовае паведамленне настойліва рэкамендуецца?
Настойліва рэкамендуецца пісьмовае паведамленне, таму што яно больш дакладнае і можа выкарыстоўвацца для вядзення даведкі.
2) Як можна палепшыць пісьмовую камунікацыю?
Каб палепшыць пісьмовую камунікацыю, трэба зрабіць розныя крокі: высвятліце, чаго вы хочаце дасягнуць з дапамогай паведамлення, запішыце свае ідэі, зрабіце яго простым, наколькі вы можаце зразумець, прачытайце і адрэдагуйце, выдаліце шматслоўныя прапановы, каб зрабіце сваё паведамленне ясным і кароткім, папрасіце сябра дапамагчы або прачытайце яго ўслых
3) Ці з'яўляецца пісьмовая камунікацыя больш выгаднай для перадачы статыстычнага паведамлення.
Так, пісьмовая камунікацыя больш выгадная ў дэталізацыі статыстычных паведамленняў, чым вусная камунікацыя.
Рэкамендацыі
- Топ-10 важнасці напісання эсэ
- Інтэрнэт-даведнік для студэнтаў MBA
- Топ-10 важнасці навыкаў пісьма
- Табліца балаў GMAT 2022: усё, што трэба ведаць, і простыя парады па выкарыстанні
- Як напісаць даследчую працу без плагіяту
заключэнне
Сучасныя метады тэкставай камунікацыі прасунуліся наперад, спрашчаючы адпраўку паведамленняў з дапамогай лічбавых інструментаў.
Больш за тое, любы працадаўца цэніць добрыя і эфектыўныя навыкі пісьмовай камунікацыі. Кожная кампанія, арганізацыя і прыватная асоба пачалі выкарыстоўваць пісьмовую камунікацыю.
Цяпер вы бачыце, што пісьмовыя зносіны з'яўляюцца важнай формай зносін.
Развіццё гэтага навыку з'яўляецца ключавым атрыбутам для працаўладкавання. У адпаведнасці з суполка NACE, больш за 75% працадаўцаў прымаюць заяўніка з добра напісанымі камунікатыўнымі навыкамі.
