সবচেয়ে উচ্চ চাহিদা দক্ষতা এক লিখিত যোগাযোগ দক্ষতা। এটি একটি প্রয়োজনীয় দক্ষতা যার জন্য লেখার চিহ্নগুলির কার্যকর ব্যবহার প্রয়োজন যার মধ্যে অক্ষর, বর্ণমালা, বিরাম চিহ্ন, স্পেস ইত্যাদির ব্যবহার অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। এই নিবন্ধে লিখিত যোগাযোগের সুবিধার পাশাপাশি লিখিত যোগাযোগের অসুবিধাও রয়েছে।
লেখার প্রক্রিয়া হল একটি প্রক্রিয়া যা তথ্য প্রেরণ এবং যোগাযোগ করতে ব্যবহৃত হয়। লিখিত যোগাযোগ ইমেল, চিঠি, পাঠ্য, অনলাইন বার্তা, সংবাদপত্র, মেমো, প্রতিবেদন, জার্নাল ইত্যাদির মাধ্যমে পাঠানো যেতে পারে। লেখার মাধ্যমে যোগাযোগ কার্যকর হওয়ার জন্য, এই ধরনের লেখা সংক্ষিপ্ত হওয়া উচিত।
উপরন্তু, লিখিত যোগাযোগ বিভিন্ন সংস্থা এবং ব্যক্তিদের দ্বারা যোগাযোগের একটি বহুল ব্যবহৃত রূপ। যাইহোক, একটি লিখিত বার্তার কার্যকারিতা শব্দ চয়ন এবং বিষয়বস্তুর সমন্বয়ের উপর নির্ভর করে।
সুচিপত্র
লিখিত যোগাযোগ কি?
লিখিত যোগাযোগ বলতে বোঝায় একটি লিখিত বার্তার মাধ্যমে তথ্যের স্থানান্তর বা আদান-প্রদান। এটি বিভিন্ন ব্যবসা, পেশাদার এবং ব্যক্তিদের দ্বারা তথ্য রিলে করার জন্য ব্যবহৃত যোগাযোগের সবচেয়ে সাধারণ ফর্ম।
যোগাযোগ একটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ অংশ যা প্রতিটি ব্যবসাকে কার্যকরভাবে পরিচালনা করার জন্য প্রয়োজন, যার মধ্যে লিখিত যোগাযোগ একটি দুর্দান্ত ভূমিকা পালন করে।
লিখিত যোগাযোগ ম্যানুয়ালি কাগজে লিখে বা ইলেকট্রনিকভাবে একটি ইলেকট্রনিক ডিভাইসের মাধ্যমে বার্তা রচনা এবং পাঠানোর মাধ্যমে করা যেতে পারে।
লিখিত যোগাযোগের ধরন
নিচে লিখিত যোগাযোগের বিভিন্ন প্রকার রয়েছে:
- লিখিত বার্তা
- ইমেইল
- চিঠি
- স্মারকলিপি
- প্রস্তাব
- ম্যানুয়াল
- সংবাদপত্র
- বুলেটিন
- প্রচারপত্র
- ফ্যাক্স
- প্রশ্নাবলীর
- ব্লগ পোস্ট এবং তাই.
উপরন্তু, লিখিত যোগাযোগের জন্য প্রয়োজন যে লেখার প্রসঙ্গটি বিশদ, নির্ভুল, স্পষ্ট এবং উপযুক্ত।
তাছাড়া লিখিত যোগাযোগের সুবিধা ও অসুবিধা রয়েছে।
লিখিত যোগাযোগের সুবিধা
নীচে লিখিত যোগাযোগের 15টি সুবিধা রয়েছে:
1) বার্তা পাঠানো
লিখিত যোগাযোগ হল বার্তা পাঠানোর একটি আদর্শ রূপ, বিশেষ করে বার্তাগুলির জন্য রেফারেন্স প্রয়োজন। তাছাড়া, বিভিন্ন কোম্পানি এবং পেশাদাররা লিখিত আকারে বার্তা, প্রস্তাবনা এবং তথ্য পাঠাতে বা নথিভুক্ত করতে পছন্দ করে।
2) ভবিষ্যতের রেফারেন্স
লিখিত যোগাযোগ ভবিষ্যতে রেফারেন্স জন্য রাখা যেতে পারে. বেশিরভাগ লিখিত তথ্য পুনরাবৃত্তিমূলকভাবে পাস করা যেতে পারে। এটি লিখিত যোগাযোগের একটি প্রধান সুবিধা।
3) পরিসংখ্যানগত তথ্যের জন্য উপযুক্ত
এটি লিখিত যোগাযোগের একটি সুবিধা যা চার্ট, ডায়াগ্রাম বা ছবির আকারে পরিসংখ্যানগত তথ্য জানাতে সাহায্য করে।
লিখিত যোগাযোগ ছাড়া, এই ফর্মের তথ্য মৌখিকভাবে পাস করা কঠিন হতে পারে।
4) আইনি ডকুমেন্টেশন জন্য ব্যবহার করুন
অবশেষে, প্রতিটি নথি একটি লিখিত আকারে। ডকুমেন্টেশন হল তথ্য প্রেরণ করা, যোগাযোগ করা, ব্যাখ্যা করা বা একটি পদ্ধতি নির্দেশ করা। প্রমাণ বা রেফারেন্স হিসাবে পরিবেশন করার জন্য আইনি কাগজপত্র সর্বদা লিখিত এবং স্বাক্ষর করা হয়।
5) এক সময়ে অনেক লোককে পাঠানো সহজ
অসংখ্য বার্তার চাপ কমাতে একই সময়ে বিভিন্ন লোকের কাছে লিখিত যোগাযোগ পাঠানো যেতে পারে—যেমন বাল্ক এসএমএস পাঠানো, সম্প্রচার বার্তা ইত্যাদি।
6) শারীরিক মিলনের প্রয়োজন নেই
লিখিত আকারে বার্তা পাঠানোর মাধ্যমে, আপনার শারীরিক মিলনের প্রয়োজন নেই। তথ্যের প্রতিটি অংশ একটি পাঠ্য বা লিখিত বার্তা হিসাবে যোগাযোগ এবং পাঠানো যেতে পারে।
7) কর্তৃপক্ষের দীর্ঘস্থায়ী প্রতিনিধি দল
এটি বিশেষ করে বড় ব্যবসার ক্ষেত্রে গুরুত্বপূর্ণ যেখানে দায়িত্ব অর্পণ করা অপরিহার্য।
নতুন কর্মীদের সাথে ক্রমাগত এবং ক্রমাগত আলোচনা করার পরিবর্তে, প্রত্যাশিত দায়িত্ব সহ একটি লিখিত নথি নতুন কর্মীদের পর্যালোচনা এবং ঘন ঘন রেফারেন্সের জন্য সরবরাহ করা যেতে পারে।
8) প্রমাণ প্রদান করে
একটি লিখিত দলিল প্রয়োজনে প্রমাণ বা প্রমাণ প্রদানের জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে। যে ক্ষেত্রে বিরোধ বা মতানৈক্য আছে, সেখানে প্রমাণের জন্য একটি লিখিত নথি বা বিবৃতি ব্যবহার করা যেতে পারে।
9) ব্যাপকভাবে গ্রহণযোগ্য
লিখিত যোগাযোগ হল যোগাযোগের একটি ব্যাপকভাবে স্বীকৃত মাধ্যম, বিশেষ করে যখন এটি আনুষ্ঠানিক উদ্দেশ্যে হয়।
10) সহজে বোঝা যায়
লিখিত তথ্য বিশেষ করে সংক্ষিপ্ত এবং স্পষ্ট হলে যে কারো পক্ষে বোঝা খুব সহজ।
11) বিকল্প যোগাযোগ পদ্ধতি
লিখিত যোগাযোগ যোগাযোগের বিকল্প পদ্ধতি হিসাবে ব্যবহার করা যেতে পারে যখন এটি মৌখিকভাবে যোগাযোগ করা চ্যালেঞ্জ হতে পারে।
13) কার্যকর যোগাযোগ
লিখিত যোগাযোগের ব্যাপক ব্যবহারের কারণে, কার্যকর যোগাযোগ অর্জনযোগ্য। যাইহোক, এর জন্য প্রসঙ্গটি পরিষ্কার এবং সরাসরি পয়েন্টে থাকা প্রয়োজন।
14) সহজেই অ্যাক্সেসযোগ্য
লিখিত ক্যান যোগাযোগের একমাত্র রূপ যা ব্যবহার করা সময় বা সময় নির্বিশেষে অ্যাক্সেস করা যেতে পারে। আপনি সহজেই তথ্য অ্যাক্সেস করতে পারেন যা অনেক আগে পাঠানো হয়েছিল যদি এটি লেখা এবং রাখা হয়।
15) পরিবর্তন করা সহজ
লিখিত যোগাযোগ মানুষের কাছে বা রিসিভারের কাছে পাঠানোর আগে সম্পাদনা, খসড়া তৈরি এবং সংশোধন করা যেতে পারে।
লিখিত যোগাযোগের অসুবিধা
নীচে লিখিত যোগাযোগের 15টি অসুবিধা রয়েছে:
1) প্রতিক্রিয়া পেতে বিলম্ব
লিখিত যোগাযোগের একটি প্রধান অসুবিধা হল আপনি সম্ভবত একটি প্রতিক্রিয়া পেতে বিলম্বিত হবেন, বিশেষ করে যখন মৌখিক যোগাযোগের সাথে তুলনা করা হয়।
এই সাধারণ ফ্যাক্টরটি যোগাযোগের বাধা সৃষ্টি করতে পারে, বিশেষ করে যখন রিসিভার থেকে একটি জরুরী প্রতিক্রিয়া প্রয়োজন হয়।
2) নির্মাণের জন্য আরও সময় নিন
লিখিত যোগাযোগের মুখোমুখি হওয়া প্রধান চ্যালেঞ্জ হল এই বার্তাগুলি রচনায় সময় ব্যয়। মেসেজ টাইপ করা বা লেখা, পাঠানোর পাশাপাশি রিসিভারের সাড়া দেওয়ার জন্য অপেক্ষা করা এমন বিষয় যা যোগাযোগকে সীমিত বা প্রভাবিত করে।
3) জরুরি অবস্থার জন্য কার্যকর নয়
লিখিত যোগাযোগ জরুরী পরিস্থিতিতে যোগাযোগের একটি কার্যকর রূপ নয়। এটি কারণ একটি জরুরী প্রতিক্রিয়া পাওয়া সম্ভব নাও হতে পারে।
4) ব্যয়বহুল
মৌখিক যোগাযোগের তুলনায় লিখিত যোগাযোগ বেশ ব্যয়বহুল। এই ক্ষেত্রে, এটি একটি বিশাল খরচ বহন করতে পারে যে উপকরণ প্রয়োজন. যেমন একটি কম্পিউটার, কলম বা কাগজ পাওয়া, যেমনটি হতে পারে।
5) জটিল বাক্য
লিখিত যোগাযোগে জটিল বাক্যগুলির একটি সিরিজ জড়িত থাকতে পারে যা বার্তাটির উদ্দেশ্য বা উদ্দেশ্য বোঝা রিসিভারের পক্ষে কঠিন করে তোলে।
তদুপরি, এটি লিখিত যোগাযোগের একটি বড় অসুবিধা।
6) অনুমোদন পেতে বিলম্ব
একটি লিখিত বা নথিভুক্ত প্রকল্পের অনুমোদন পেতে আরও বেশি সময় লাগতে পারে। এই চ্যালেঞ্জটি প্রধানত কোম্পানী, ব্যবসায়িক বিভাজনকারী, ছাত্র, এবং তাই দ্বারা সম্মুখীন হয়.
7) নিরক্ষরদের জন্য অনুপযুক্ত
এটি যোগাযোগের একটি গুরুত্বপূর্ণ ফ্যাক্টর। কোনো বাধা ছাড়াই যোগাযোগ কার্যকর হওয়ার জন্য, এটি সবার কাছে অ্যাক্সেসযোগ্য হবে বলে আশা করা হচ্ছে।
যাইহোক, লিখিত যোগাযোগ সকলের কাছে অ্যাক্সেসযোগ্য নয়, বিশেষ করে যারা লেখার মাধ্যমে তাদের সাথে যা যোগাযোগ করা হয় তা পড়তে পারেন না।
8) সরাসরি যোগাযোগ নেই
মানুষের সাথে যোগাযোগের জন্য কখনও কখনও মুখোমুখি মিথস্ক্রিয়া প্রয়োজন হতে পারে। যাইহোক, লিখিত যোগাযোগের সাথে এটি সম্ভব নয়।
9) এর জন্য লেখার দক্ষতা প্রয়োজন
সাধারণত, লেখার জন্য আপনার ভাল লেখার দক্ষতা থাকতে হবে। যাইহোক, লিখিত যোগাযোগের সাথে এটি একটি অসুবিধা; ভাল লেখার দক্ষতা ছাড়া, কেউ সফলভাবে যোগাযোগ করতে পারে না।
নমনীয় না হলে যোগাযোগ কার্যকর হতে পারে না। অন্য ক্ষেত্রে প্রেরক এবং প্রাপকের মধ্যে যোগাযোগ কার্যকর হওয়ার জন্য, এটি নমনীয় হবে বলে আশা করা হচ্ছে। যেমন একটি লিখিত নথি সহজে পরিবর্তন করা যাবে না এবং একটি দ্রুত প্রতিক্রিয়া সম্ভব নয়।
11) স্ফীত তথ্য
লিখিত তথ্য স্ফীত বা ভুল হতে পারে; যা লেখা আছে তা সত্যি কিনা তা নির্ধারণ করতে সময় লাগে। স্ফীত হতে পারে এমন তথ্যের উদাহরণ হল জীবনবৃত্তান্ত, কভার লেটার ইত্যাদি।
যাইহোক, একটি স্ফীত বা মিথ্যা জীবনবৃত্তান্ত এবং কভার লেটারের ফলে কর্মচারীরা চাকরি পাবেন না যদি তাদের জীবনবৃত্তান্ত মিথ্যা বলে চিহ্নিত করা হয়।
12) ভুল তথ্য সংশোধনে বিলম্ব
এই কারণে যে লিখিত যোগাযোগে মুখোমুখি যোগাযোগের অভাব রয়েছে, ত্রুটি বা ভুল তথ্য তাৎক্ষণিকভাবে চিহ্নিত করা গেলেও তা সংশোধন করতে বেশি সময় লাগতে পারে।
13) কোন গোপনীয়তা নেই
লিখিত যোগাযোগের সাথে কোন গোপনীয়তা নেই; এটা যার সাথে উদ্বিগ্ন তা উন্মুক্ত করা হয়। অধিকন্তু, তথ্য ফাঁস হওয়ার একটি উচ্চ ঝুঁকি রয়েছে যা লিখিত যোগাযোগের একটি বড় অসুবিধা।
14) সাধারণত আনুষ্ঠানিক
লিখিত যোগাযোগ সাধারণত আনুষ্ঠানিক শোনায় এবং কিছু তথ্য জানাতে ভঙ্গি করা কঠিন। একটি উদাহরণ হল একটি যোগাযোগ যা অনুভূতি এবং আবেগ জড়িত; এটি সাধারণত সবচেয়ে ভালো যোগাযোগ করা হয় মুখ-মুখ।
15) তথ্যের ভুল ব্যাখ্যা
লিখিত তথ্যের ভুল ব্যাখ্যা বা ভুল বোঝাবুঝির একটি উচ্চ সম্ভাবনা রয়েছে, বিশেষ করে যখন যোগাযোগকারী তাদের বার্তা সহজে এবং স্পষ্টভাবে প্রকাশ করতে পারে না।
লিখিত যোগাযোগের সুবিধা এবং অসুবিধা সম্পর্কে প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন
1) কেন লিখিত যোগাযোগ অত্যন্ত সুপারিশ করা হয়?
লিখিত যোগাযোগ অত্যন্ত সুপারিশ করা হয় কারণ এটি আরও সুনির্দিষ্ট এবং রেফারেন্সের জন্য রেকর্ড রাখতে ব্যবহার করা যেতে পারে।
2) কিভাবে লিখিত যোগাযোগ উন্নত করা যেতে পারে?
ঠিক আছে, লিখিত যোগাযোগের উন্নতি করার জন্য বিভিন্ন পদক্ষেপ নিতে হবে: এর মধ্যে রয়েছে: আপনি বার্তা দিয়ে কী অর্জন করতে চান তা খুঁজে বের করুন, আপনার ধারণাগুলি লিখুন, এটিকে যতটা সহজ আপনি পড়তে এবং সম্পাদনা করতে পারেন তা রাখুন, শব্দযুক্ত বাক্যগুলি সরান আপনার বার্তাটি স্পষ্ট এবং সংক্ষিপ্ত করুন, একজন বন্ধুকে সাহায্য করতে বলুন বা তাকে জোরে জোরে পড়ুন
3) লিখিত যোগাযোগ একটি পরিসংখ্যান বার্তা যোগাযোগের জন্য আরও সুবিধাজনক।
হ্যাঁ, মৌখিকভাবে যোগাযোগের চেয়ে পরিসংখ্যানগত বার্তার বিশদ বিবরণে লিখিত যোগাযোগ বেশি সুবিধাজনক।
প্রস্তাবনা
- প্রবন্ধ লেখার শীর্ষ 10টি গুরুত্ব
- এমবিএ অনলাইন স্টুডেন্টস গাইড
- লেখার দক্ষতার শীর্ষ 10টি গুরুত্ব
- 2022 GMAT স্কোর চার্ট: সব জানার জন্য এবং সহজ ব্যবহারের টিপস
- চৌর্যবৃত্তি ছাড়া কিভাবে একটি গবেষণা পত্র লিখতে
উপসংহার
আধুনিক পাঠ্য যোগাযোগ পদ্ধতি উন্নত হয়েছে, ডিজিটাল যন্ত্র ব্যবহার করে বার্তা প্রেরণ করা সহজ করে তুলেছে।
অধিকন্তু, যেকোনো নিয়োগকর্তা ভালো এবং কার্যকর লিখিত যোগাযোগ দক্ষতার মূল্য দেন। প্রতিটি কোম্পানি, সংস্থা এবং ব্যক্তি লিখিত যোগাযোগ ব্যবহারে বৈচিত্র্য এনেছে।
আপনি এখন দেখতে পাচ্ছেন যে লিখিত যোগাযোগ যোগাযোগের একটি গুরুত্বপূর্ণ রূপ।
এই দক্ষতার বিকাশ কর্মসংস্থানের জন্য একটি মূল বৈশিষ্ট্য। অনুযায়ী NACE সম্প্রদায়, 75% এরও বেশি নিয়োগকর্তা ভাল লিখিত যোগাযোগ দক্ষতা সহ একজন আবেদনকারীকে গ্রহণ করেন।
