Jednou z nejnáročnějších dovedností je schopnost písemné komunikace. Je to nezbytná dovednost, která vyžaduje efektivní používání symbolů psaní, které zahrnuje používání písmen, abeced, interpunkčních znamének, mezer a tak dále. Tento článek obsahuje výhody písemné komunikace i nevýhody písemné komunikace.
Proces psaní je proces používaný k předávání informací a komunikaci. Písemnou komunikaci lze zasílat prostřednictvím e-mailů, dopisů, textových zpráv, online zpráv, novin, poznámek, zpráv, deníků a tak dále. Aby komunikace prostřednictvím psaní byla účinná, mělo by být takové psaní stručné.
Kromě toho je písemná komunikace široce používanou formou komunikace různými organizacemi a jednotlivci. Účinnost psaného sdělení však závisí na volbě slov a soudržnosti obsahu.
Obsah
Co je písemná komunikace?
Písemná komunikace jednoduše znamená přenos nebo výměnu informací prostřednictvím písemné zprávy. Toto je nejběžnější forma komunikace, kterou používají různé podniky, odborníci a jednotlivci k předávání informací.
Komunikace je velmi zásadní součástí, kterou každý podnik potřebuje, aby fungoval efektivně, přičemž písemná komunikace hraje velkou roli.
Písemnou komunikaci lze provádět ručně psaním na papír nebo elektronicky sestavováním a odesíláním zpráv prostřednictvím elektronického zařízení.
Druhy písemné komunikace
Níže jsou uvedeny různé typy písemné komunikace:
- Textová zpráva
- E-maily
- Dopis
- Memorandum
- Návrhy
- Manuál
- Noviny
- Bulletin
- Brožura
- Faxy
- Dotazníky
- Blogové příspěvky a tak dále.
Kromě toho písemná komunikace vyžaduje, aby byl kontext psaní podrobný, přesný, jasný a vhodný.
Kromě toho existují výhody a nevýhody písemné komunikace.
Výhody písemné komunikace
Níže je uvedeno 15 výhod písemné komunikace:
1) Odesílání zpráv
Písemná komunikace je ideální formou zasílání zpráv, zejména zpráv, které vyžadují reference. Různé společnosti a odborníci navíc dávají přednost zasílání nebo dokumentování zpráv, návrhů a informací v písemné formě.
2) Budoucí reference
Písemná komunikace může být uchována pro budoucí použití. Většinu písemných informací lze předávat opakovaně. To je hlavní výhoda písemné komunikace.
3) Vhodné pro statistické informace
To je výhoda písemné komunikace, která pomáhá při předávání statistických informací ve formě grafů, diagramů nebo obrázků.
Bez písemné komunikace může být obtížné předat informace v této podobě ústně.
4) Použijte pro právní dokumentaci
Nakonec je každý dokument v písemné podobě. Dokumentace je předávání informací, sdělování, vysvětlování nebo instruování postupu. Právní dokumenty jsou vždy sepsány a podepsány, aby sloužily jako důkaz nebo reference.
5) Snadné odeslání mnoha lidem najednou
Písemnou komunikaci lze posílat různým lidem současně, aby se snížilo stresové psaní mnoha zpráv – např. odesílání hromadných SMS, vysílaných zpráv a tak dále.
6) Nevyžaduje fyzickou schůzku
Odesíláním zpráv v písemné formě nevyžadujete fyzickou schůzku. Každou informaci lze sdělit a odeslat jako textovou nebo psanou zprávu.
7) Trvalé delegování orgánů
To je zvláště důležité ve velkých podnicích, kde je delegování odpovědnosti zásadní.
Namísto neustálého a neustálého projednávání úkolů s novými pracovníky lze novým pracovníkům poskytnout písemný dokument obsahující očekávané povinnosti, aby si je mohli prohlédnout a často na ně odkazovat.
8) Poskytuje důkaz
V případě potřeby lze k poskytnutí důkazu nebo důkazu použít písemný dokument. V případech, kdy dojde ke sporu nebo neshodě, lze ke sdělení důkazu použít písemný dokument nebo prohlášení.
9) Všeobecně přijatelné
Písemná komunikace je široce přijímaným prostředkem komunikace, zejména pokud je pro formální účely.
10) Snadno pochopitelné
Pro každého je velmi snadné porozumět písemným informacím, zvláště když jsou stručné a jasné.
11) Alternativní způsob komunikace
Písemná komunikace může být použita jako alternativní způsob komunikace, pokud může být obtížné komunikovat ústně.
13) Efektivní komunikace
Díky rozšířenému používání písemné komunikace je dosažitelná efektivní komunikace. Vyžaduje však, aby byl kontext jasný a přímo k věci.
14) Snadno přístupné
Písemná plechovka je jedinou formou komunikace, ke které lze přistupovat bez ohledu na čas nebo období, kdy byla použita. Můžete snadno získat přístup k informacím, které byly odeslány již dávno, za předpokladu, že byly napsány a uchovány.
15) Snadno upravitelné
Písemnou komunikaci lze před odesláním lidem nebo příjemci upravovat, koncipovat a upravovat.
Nevýhody písemné komunikace
Níže je 15 nevýhod písemné komunikace:
1) Zpoždění při získávání odpovědí
Jednou z hlavních nevýhod písemné komunikace je zpoždění, které pravděpodobně dostanete při obdržení odpovědi, zejména ve srovnání s ústní komunikací.
Tento společný faktor by mohl vést ke komunikačním bariérám, zvláště když je potřeba naléhavá reakce ze strany příjemce.
2) Věnujte více času konstrukci
Hlavním problémem, kterému čelí písemná komunikace, je časová náročnost při sestavování těchto zpráv. Psaní nebo psaní zpráv, odesílání a čekání na odpověď příjemce jsou faktory, které omezují nebo ovlivňují komunikaci.
3) Neefektivní v případě nouze
Písemná komunikace není efektivní formou komunikace v případě nouze. Je to proto, že získat naléhavou odpověď nemusí být proveditelné.
4) Drahé
Písemná komunikace je poměrně drahá ve srovnání s komunikací ústní. V tomto případě to vyžaduje materiály, které mohou způsobit obrovské náklady. např. získání počítače, pera nebo papíru, podle okolností.
5) Složitá věta
Písemná komunikace může zahrnovat řadu složitých vět, které příjemci znesnadňují pochopení záměru nebo účelu zprávy.
To je navíc hlavní nevýhoda písemné komunikace.
6) Zpoždění při získávání souhlasu
Získání souhlasu pro písemný nebo zdokumentovaný projekt může trvat déle. Této výzvě čelí především společnosti, obchodní partneři, studenti a tak dále.
7) Nevhodné pro negramotné
To je důležitý faktor v komunikaci. Aby byla komunikace efektivní bez jakýchkoli překážek, očekává se, že bude přístupná všem.
Písemná komunikace však není přístupná všem, zejména těm, kteří neumí číst, co se jim písemně sděluje.
8) Žádná přímá komunikace
Komunikace s lidmi může někdy vyžadovat interakci obličeje. To však u písemné komunikace není možné.
9) Vyžaduje to psaní
Obecně platí, že psaní vyžaduje, abyste měli dobré písemné dovednosti. To je však nevýhoda u písemné komunikace; bez dobrých písemných dovedností nemůže nikdo úspěšně komunikovat.
Komunikace nemůže být efektivní, pokud není flexibilní. Aby byla komunikace mezi odesílatelem a příjemcem efektivní, očekává se, že bude flexibilní. např. písemný dokument nelze snadno změnit a není možná rychlá reakce.
11) Nadsazené informace
Písemné informace mohou být nafouknuté nebo nesprávné; chvíli trvá, než se zjistí, zda to, co je napsáno, je pravé. Příklady informací, které lze nafouknout, jsou životopisy, motivační dopisy a tak dále.
Nafouknutý nebo nepravdivý životopis a motivační dopis však mohou vést k tomu, že zaměstnanci nedostanou práci, pokud jsou jejich životopisy identifikovány jako nepravdivé.
12) Zpoždění v opravě dezinformace
Vzhledem k tomu, že písemná komunikace postrádá komunikaci tváří v tvář, může náprava chyb nebo dezinformací trvat déle, i když jsou identifikovány okamžitě.
13) Žádné tajemství
U písemné komunikace neexistuje žádné tajemství; je vystaven každému, koho se to týká. Navíc existuje vysoké riziko úniku informací, což je hlavní nevýhoda písemné komunikace.
14) Obvykle formální
Písemná komunikace obvykle zní formálně a je obtížné zaujmout postoj za účelem předání nějaké informace. Příkladem je komunikace, která zahrnuje pocity a emoce; je to obvykle nejlépe komunikovaná tvář-obličej.
15) Nesprávná interpretace informací
Existuje vysoká pravděpodobnost nesprávné interpretace nebo nepochopení písemných informací, zvláště když komunikující nemůže snadno a jasně vyjádřit své sdělení.
Často kladené otázky o výhodách a nevýhodách písemné komunikace
1) Proč se písemná komunikace důrazně doporučuje?
Důrazně se doporučuje písemná komunikace, protože je přesnější a lze ji použít k uchování záznamů pro reference.
2) Jak lze zlepšit písemnou komunikaci?
Ke zlepšení písemné komunikace je třeba podniknout různé kroky: toto zahrnovalo: Zjistěte, čeho chcete zprávou dosáhnout, zapište si své nápady, udržujte ji tak jednoduchou, jak můžete číst a upravovat, odstraňte rozvláčné věty Udělejte svou zprávu jasnou a stručnou, požádejte přítele, aby vám pomohl, nebo mu jej přečtěte nahlas
3) Je písemná komunikace výhodnější při sdělování statistické zprávy.
Ano, písemná komunikace je v podrobnostech statistických zpráv výhodnější než komunikace ústní.
Doporučení
- Top 10 důležitosti psaní eseje
- Online studentský průvodce MBA
- Top 10 důležitosti psaní
- Tabulka skóre GMAT pro rok 2022: Vše, co potřebujete vědět a tipy pro snadné použití
- Jak napsat výzkumnou práci bez plagiátorství
Proč investovat do čističky vzduchu?
Moderní metody textové komunikace pokročily a usnadňují odesílání zpráv pomocí digitálních nástrojů.
Každý zaměstnavatel si navíc cení dobrých a efektivních písemných komunikačních dovedností. Každá společnost, organizace a jednotlivec se diverzifikoval do používání písemné komunikace.
Nyní můžete vidět, že písemná komunikace je důležitou formou komunikace.
Rozvoj této dovednosti je klíčovým atributem pro zaměstnání. Podle komunita NACE, přes 75 % zaměstnavatelů přijme uchazeče s dobře napsanými komunikačními schopnostmi.
