Un o'r sgiliau mwyaf heriol yw sgil cyfathrebu ysgrifenedig. Mae'n sgil angenrheidiol sy'n gofyn am ddefnydd effeithiol o symbolau ysgrifennu sy'n cynnwys y defnydd o lythrennau, wyddor, atalnodau, bylchau, ac ati. Mae'r erthygl hon yn cynnwys manteision cyfathrebu ysgrifenedig yn ogystal ag anfanteision cyfathrebu ysgrifenedig.
Mae'r broses ysgrifennu yn broses a ddefnyddir i drosglwyddo gwybodaeth a chyfathrebu. Gellir anfon cyfathrebu ysgrifenedig trwy e-byst, llythyrau, negeseuon testun, negeseuon ar-lein, papurau newydd, memos, adroddiadau, cyfnodolion, ac ati. Er mwyn i gyfathrebu fod yn effeithiol trwy ysgrifennu, dylai ysgrifennu o'r fath fod yn gryno.
Yn ogystal, mae cyfathrebu ysgrifenedig yn ddull cyfathrebu a ddefnyddir yn eang gan sefydliadau ac unigolion amrywiol. Fodd bynnag, mae effeithiolrwydd neges ysgrifenedig yn dibynnu ar y dewis o eiriau a pha mor gydlynol yw'r cynnwys.
Tabl Cynnwys
Beth yw cyfathrebu ysgrifenedig?
Yn syml, mae cyfathrebu ysgrifenedig yn golygu trosglwyddo neu gyfnewid gwybodaeth trwy neges ysgrifenedig. Dyma'r math mwyaf cyffredin o gyfathrebu a ddefnyddir gan wahanol fusnesau, gweithwyr proffesiynol ac unigolion i drosglwyddo gwybodaeth.
Mae cyfathrebu yn rhan hanfodol iawn sydd ei hangen ar bob busnes er mwyn gweithredu'n effeithiol, ac mae cyfathrebu ysgrifenedig yn chwarae rhan fawr.
Gellir cyfathrebu'n ysgrifenedig â llaw trwy ysgrifennu ar bapur neu'n electronig trwy gyfansoddi ac anfon negeseuon trwy ddyfais electronig.
Mathau o gyfathrebu ysgrifenedig
Isod mae gwahanol fathau o gyfathrebu ysgrifenedig:
- Neges destun
- Negeseuon e-bost
- Llythyr
- Memo
- Cynigion
- Â Llaw
- Papurau newydd
- Bwletin
- Llyfryn
- Ffacsys
- Holiaduron
- Postiadau blog ac ati.
Yn ogystal, mae cyfathrebu ysgrifenedig yn mynnu bod cyd-destun yr ysgrifennu yn fanwl, yn gywir, yn glir ac yn briodol.
At hynny, mae manteision ac anfanteision i gyfathrebu ysgrifenedig.
Manteision Cyfathrebu Ysgrifenedig
Isod mae 15 o fanteision cyfathrebu ysgrifenedig:
1) Anfon negeseuon
Mae cyfathrebu ysgrifenedig yn ffordd ddelfrydol o anfon negeseuon, yn enwedig negeseuon sydd angen geirda. Ar ben hynny, mae'n well gan gwmnïau a gweithwyr proffesiynol amrywiol anfon neu ddogfennu negeseuon, cynigion a gwybodaeth ar ffurf ysgrifenedig.
2) Cyfeiriad yn y Dyfodol
Gellir cadw cyfathrebiad ysgrifenedig er gwybodaeth yn y dyfodol. Gellir trosglwyddo'r rhan fwyaf o wybodaeth ysgrifenedig yn ailadroddus. Mae hyn yn fantais fawr o gyfathrebu ysgrifenedig.
3) Yn addas ar gyfer gwybodaeth ystadegol
Mae hyn yn fantais o gyfathrebu ysgrifenedig sy'n helpu i gyfleu gwybodaeth ystadegol ar ffurf siartiau, diagramau neu luniau.
Heb gyfathrebu ysgrifenedig, gallai fod yn anodd trosglwyddo gwybodaeth yn y ffurflen hon ar lafar.
4) Defnydd ar gyfer dogfennaeth gyfreithiol
Yn y pen draw, mae pob dogfen ar ffurf ysgrifenedig. Dogfennaeth yw trosglwyddo gwybodaeth, cyfathrebu, esbonio, neu gyfarwyddo gweithdrefn. Mae papurau cyfreithiol bob amser yn cael eu hysgrifennu a'u llofnodi er mwyn bod yn brawf neu'n dystlythyr.
5) Hawdd i'w anfon at lawer o bobl ar y tro
Gellir anfon cyfathrebiad ysgrifenedig at wahanol bobl ar yr un pryd er mwyn lleihau straen teipio nifer o negeseuon - ee anfon SMS swmp, negeseuon darlledu, ac ati.
6) Nid oes angen cyfarfod corfforol
Trwy anfon negeseuon ar ffurf ysgrifenedig, nid oes angen cyfarfod corfforol arnoch. Gellir cyfathrebu pob darn o wybodaeth a'i anfon ar ffurf testun neu neges ysgrifenedig.
7) Dirprwyo Awdurdodau Parhaol
Mae hyn yn arbennig o hanfodol mewn busnesau mawr lle mae dirprwyo cyfrifoldebau yn hanfodol.
Yn hytrach na thrafod tasgau yn gyson ac yn barhaus gyda gweithwyr newydd, gellir darparu dogfen ysgrifenedig yn cynnwys y dyletswyddau disgwyliedig i'r staff newydd i'w hadolygu ac i gyfeirio ati'n aml.
8) Yn darparu prawf
Gellir defnyddio dogfen ysgrifenedig i ddarparu prawf neu dystiolaeth pan fo angen. Mewn achosion lle mae anghydfod neu anghytundeb, gellir defnyddio dogfen neu ddatganiad ysgrifenedig i gyfleu prawf.
9) Derbyniol yn Eang
Mae cyfathrebu ysgrifenedig yn ddull cyfathrebu a dderbynnir yn bennaf, yn enwedig pan fydd at ddibenion ffurfiol.
10) Hawdd ei ddeall
Mae'n hawdd iawn i unrhyw un ddeall gwybodaeth ysgrifenedig yn enwedig pan fydd yn gryno ac yn glir.
11) Dull cyfathrebu amgen
Gellir defnyddio cyfathrebu ysgrifenedig fel dull arall o gyfathrebu pan allai fod yn heriol cyfathrebu ar lafar.
13) Cyfathrebu effeithiol
Oherwydd y defnydd eang o gyfathrebu ysgrifenedig, mae cyfathrebu effeithiol yn gyraeddadwy. Fodd bynnag, mae'n gofyn bod y cyd-destun yn glir ac yn syth at y pwynt.
14) Hygyrch yn hawdd
Can ysgrifenedig yw'r unig ddull o gyfathrebu y gellir ei gyrchu ni waeth am ba amser neu gyfnod y cafodd ei ddefnyddio. Gallwch chi gael mynediad hawdd at wybodaeth a anfonwyd amser maith yn ôl ar yr amod ei bod wedi'i hysgrifennu a'i chadw.
15) Hawdd i'w addasu
Gellir golygu, drafftio ac addasu cyfathrebiad ysgrifenedig cyn ei anfon at bobl neu at y derbynnydd.
Anfanteision cyfathrebu ysgrifenedig
Isod mae 15 o anfanteision cyfathrebu ysgrifenedig:
1) Oedi cyn cael ymatebion
Un anfantais fawr o gyfathrebu ysgrifenedig yw'r oedi y byddwch yn ei gael yn ôl pob tebyg cyn derbyn ymateb, yn enwedig o'i gymharu â chyfathrebu llafar.
Gallai'r ffactor cyffredin hwn arwain at rwystrau cyfathrebu, yn enwedig pan fydd angen ymateb brys gan y derbynnydd.
2) Cymryd mwy o amser i adeiladu
Yr her fawr a wynebir mewn cyfathrebu ysgrifenedig yw'r amser a dreulir wrth gyfansoddi'r negeseuon hyn. Mae teipio neu ysgrifennu negeseuon, anfon yn ogystal ag aros i'r derbynnydd ymateb yn ffactorau sy'n cyfyngu neu'n effeithio ar gyfathrebu.
3) Ddim yn effeithiol ar gyfer argyfwng
Nid yw cyfathrebu ysgrifenedig yn ddull effeithiol o gyfathrebu mewn achosion brys. Mae hyn oherwydd efallai na fydd yn ymarferol cael ymateb brys.
4) Yn ddrud
Mae cyfathrebu ysgrifenedig yn eithaf drud o'i gymharu â chyfathrebu ar lafar. Yn yr achos hwn, mae angen deunyddiau a allai achosi cost enfawr. ee cael cyfrifiadur, beiro, neu bapur, yn ôl y digwydd.
5) Brawddeg gymhleth
Gall cyfathrebu ysgrifenedig gynnwys cyfres o frawddegau cymhleth sy'n ei gwneud yn anodd i'r derbynnydd ddeall bwriad neu ddiben y neges.
Ar ben hynny, mae hyn yn anfantais fawr o gyfathrebu ysgrifenedig.
6) Oedi cyn cael cymeradwyaeth
Gall gymryd mwy o amser i gael cymeradwyaeth ar gyfer prosiect ysgrifenedig neu ddogfenedig. Mae'r her hon yn cael ei hwynebu'n bennaf gan gwmnïau, rhanwyr busnes, myfyrwyr, ac ati.
7) Anaddas i anllythrennog
Mae hwn yn ffactor pwysig mewn cyfathrebu. Er mwyn i gyfathrebu fod yn effeithiol heb unrhyw rwystrau, disgwylir iddo fod yn hygyrch i bawb.
Fodd bynnag, nid yw cyfathrebu ysgrifenedig yn hygyrch i bawb, yn enwedig i'r rhai na allant ddarllen yr hyn a gyfathrebir iddynt trwy ysgrifennu.
8) Dim cyfathrebu uniongyrchol
Efallai y bydd angen rhyngweithio wyneb yn wyneb weithiau er mwyn cyfathrebu â phobl. Fodd bynnag, nid yw hyn yn bosibl gyda chyfathrebu ysgrifenedig.
9) Mae angen sgiliau ysgrifennu
Yn gyffredinol, mae ysgrifennu yn gofyn bod gennych sgiliau ysgrifennu da. Fodd bynnag, mae hyn yn anfantais gyda chyfathrebu ysgrifenedig; heb sgiliau ysgrifennu da, ni all neb gyfathrebu'n llwyddiannus.
Ni all cyfathrebu fod yn effeithiol os nad oes hyblygrwydd. Mewn eraill er mwyn i gyfathrebu rhwng yr anfonwr a'r derbynnydd fod yn effeithiol, disgwylir iddo fod yn hyblyg. ee ni ellir newid dogfen ysgrifenedig yn hawdd ac nid yw ymateb prydlon yn bosibl.
11) gwybodaeth chwyddedig
Gall gwybodaeth ysgrifenedig fod yn chwyddedig neu'n anghywir; mae'n cymryd amser i benderfynu a yw'r hyn a ysgrifennwyd yn ddilys ai peidio. Enghreifftiau o wybodaeth y gellir ei chwyddo yw ailddechrau, llythyrau eglurhaol, ac ati.
Fodd bynnag, gall ailddechrau chwyddedig neu ffug a llythyr eglurhaol olygu na fydd gweithwyr yn cael swydd os nodir bod eu hailddechrau yn ffug.
12) Oedi wrth gywiro gwybodaeth anghywir
Oherwydd bod diffyg cyfathrebu wyneb yn wyneb mewn cyfathrebu ysgrifenedig, gall gwallau neu wybodaeth anghywir gymryd mwy o amser i gael eu cywiro hyd yn oed os cânt eu nodi ar unwaith.
13) Dim cyfrinachedd
Nid oes unrhyw gyfrinachedd gyda chyfathrebu ysgrifenedig; mae'n agored i unrhyw un y mae'n ymwneud ag ef. Ar ben hynny, mae risg uchel y bydd gwybodaeth yn gollwng, sy'n anfantais fawr o ysgrifennu gohebiaeth.
14) Fel arfer yn ffurfiol
Mae cyfathrebu ysgrifenedig fel arfer yn swnio'n ffurfiol ac yn anodd gwneud ystum er mwyn cyfleu rhywfaint o wybodaeth. Enghraifft yw cyfathrebiad sy'n cynnwys teimladau ac emosiynau; fel arfer wyneb-wyneb sy'n cael ei gyfathrebu orau.
15) Camddehongli gwybodaeth
Mae siawns uchel o gamddehongli neu gamddealltwriaeth o wybodaeth ysgrifenedig, yn enwedig pan na all y cyfathrebwr fynegi ei neges yn hawdd ac yn glir.
Cwestiynau cyffredin am fanteision ac anfanteision cyfathrebu ysgrifenedig
1) Pam mae cyfathrebu ysgrifenedig yn cael ei argymell yn fawr?
Argymhellir cyfathrebu ysgrifenedig yn fawr oherwydd ei fod yn fwy manwl gywir a gellir ei ddefnyddio i gadw cofnodion ar gyfer geirda.
2) Sut y gellir gwella cyfathrebu ysgrifenedig?
Wel, mae yna gamau amrywiol i'w cymryd er mwyn gwella cyfathrebu ysgrifenedig: roedd hyn yn cynnwys: Darganfod beth rydych am ei gyflawni gyda'r neges, nodi eich syniadau, ei gadw mor syml ag y gallwch ei ddeall darllen a golygu, dileu brawddegau geiriog i gwnewch eich neges yn glir ac yn gryno, gofynnwch i ffrind helpu neu darllenwch hi yn uchel iddo/iddi
3) A yw cyfathrebu ysgrifenedig yn fwy manteisiol o ran cyfleu neges ystadegol.
Ydy, mae cyfathrebu ysgrifenedig yn fwy manteisiol wrth fanylu ar negeseuon ystadegol na chyfathrebu ar lafar.
Argymhellion
- 10 Pwysigrwydd Ysgrifennu Traethawd Gorau
- Canllaw Myfyrwyr Ar-lein MBA
- 10 Pwysigrwydd Gorau Sgiliau Ysgrifennu
- Siart Sgôr GMAT 2022: Pawb i'w Gwybod a Chynghorion Defnydd Hawdd
- Sut i ysgrifennu papur ymchwil heb lên-ladrad
Casgliad
Mae dulliau cyfathrebu testunol modern wedi datblygu, gan ei gwneud hi'n haws anfon negeseuon gan ddefnyddio offerynnau digidol.
At hynny, mae unrhyw gyflogwr yn gwerthfawrogi sgiliau cyfathrebu ysgrifenedig da ac effeithiol. Mae pob cwmni, sefydliad ac unigolyn wedi arallgyfeirio i ddefnyddio cyfathrebu ysgrifenedig.
Nawr gallwch weld bod cyfathrebu ysgrifenedig yn ffurf bwysig o gyfathrebu.
Mae datblygu'r sgil hwn yn nodwedd allweddol ar gyfer cyflogaeth. Yn ôl y cymuned NACE, mae dros 75% o gyflogwyr yn derbyn ymgeisydd sydd â sgiliau cyfathrebu ysgrifenedig da.
