Μια από τις πιο απαιτητικές δεξιότητες είναι γραπτή επικοινωνιακή ικανότητα. Είναι μια απαραίτητη δεξιότητα που απαιτεί αποτελεσματική χρήση συμβόλων γραφής που περιλαμβάνει τη χρήση γραμμάτων, αλφαβήτων, σημείων στίξης, διαστημάτων κ.λπ. Αυτό το άρθρο περιέχει τα πλεονεκτήματα της γραπτής επικοινωνίας καθώς και τα μειονεκτήματα της γραπτής επικοινωνίας.
Η διαδικασία γραφής είναι μια διαδικασία που χρησιμοποιείται για τη μετάδοση πληροφοριών και την επικοινωνία. Η γραπτή επικοινωνία μπορεί να σταλεί μέσω email, επιστολών, κειμένων, ηλεκτρονικών μηνυμάτων, εφημερίδων, σημειωμάτων, εκθέσεων, περιοδικών κ.λπ. Για να είναι αποτελεσματική η επικοινωνία μέσω της γραφής, αυτή η γραφή θα πρέπει να είναι συνοπτική.
Επιπλέον, η γραπτή επικοινωνία είναι μια ευρέως χρησιμοποιούμενη μορφή επικοινωνίας από διάφορους οργανισμούς και άτομα. Ωστόσο, η αποτελεσματικότητα ενός γραπτού μηνύματος εξαρτάται από την επιλογή των λέξεων και τη συνοχή του περιεχομένου.
Πίνακας περιεχομένων
Τι είναι η γραπτή επικοινωνία;
Η γραπτή επικοινωνία σημαίνει απλώς τη μεταφορά ή ανταλλαγή πληροφοριών μέσω γραπτού μηνύματος. Αυτή είναι η πιο κοινή μορφή επικοινωνίας που χρησιμοποιείται από διάφορες επιχειρήσεις, επαγγελματίες και ιδιώτες για τη μετάδοση πληροφοριών.
Η επικοινωνία είναι ένα πολύ κρίσιμο κομμάτι που χρειάζεται κάθε επιχείρηση για να λειτουργεί αποτελεσματικά, εκ των οποίων μεγάλο ρόλο παίζει η γραπτή επικοινωνία.
Η γραπτή επικοινωνία μπορεί να γίνει χειροκίνητα γράφοντας σε χαρτί ή ηλεκτρονικά με σύνταξη και αποστολή μηνυμάτων μέσω ηλεκτρονικής συσκευής.
Είδη γραπτής επικοινωνίας
Ακολουθούν διάφοροι τύποι γραπτής επικοινωνίας:
- Γραπτό μήνυμα
- Emails
- Επιστολή
- Σημείωμα
- Προτάσεις
- Χειροκίνητο
- Εφημερίδες
- Δελτίο
- ΦΥΛΛΑΔΙΟ
- Φαξ
- Ερωτηματολόγια
- Αναρτήσεις ιστολογίου και ούτω καθεξής.
Επιπλέον, η γραπτή επικοινωνία απαιτεί το περιεχόμενο της γραφής να είναι λεπτομερές, ακριβές, σαφές και κατάλληλο.
Επιπλέον, υπάρχουν πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα της γραπτής επικοινωνίας.
Πλεονεκτήματα της γραπτής επικοινωνίας
Ακολουθούν 15 πλεονεκτήματα της γραπτής επικοινωνίας:
1) Αποστολή μηνυμάτων
Η γραπτή επικοινωνία είναι μια ιδανική μορφή αποστολής μηνυμάτων, ειδικά μηνυμάτων που απαιτούν παραπομπές. Επιπλέον, διάφορες εταιρείες και επαγγελματίες προτιμούν να στέλνουν ή να τεκμηριώνουν μηνύματα, προτάσεις και πληροφορίες σε γραπτή μορφή.
2) Μελλοντική αναφορά
Η γραπτή επικοινωνία μπορεί να διατηρηθεί για μελλοντική αναφορά. Οι περισσότερες γραπτές πληροφορίες μπορούν να μεταδοθούν επανειλημμένα. Αυτό είναι ένα σημαντικό πλεονέκτημα της γραπτής επικοινωνίας.
3) Κατάλληλο για στατιστικές πληροφορίες
Αυτό είναι ένα πλεονέκτημα της γραπτής επικοινωνίας που βοηθά στη μετάδοση στατιστικών πληροφοριών με τη μορφή διαγραμμάτων, διαγραμμάτων ή εικόνων.
Χωρίς γραπτή επικοινωνία, οι πληροφορίες σε αυτή τη μορφή ενδέχεται να είναι δύσκολο να διαβιβαστούν προφορικά.
4) Χρήση για νομική τεκμηρίωση
Τελικά, κάθε έγγραφο είναι σε γραπτή μορφή. Η τεκμηρίωση είναι η μετάδοση πληροφοριών, η επικοινωνία, η εξήγηση ή η καθοδήγηση μιας διαδικασίας. Τα νομικά έγγραφα γράφονται πάντα και υπογράφονται για να χρησιμεύσουν ως απόδειξη ή αναφορά.
5) Εύκολη αποστολή σε πολλά άτομα ταυτόχρονα
Η γραπτή επικοινωνία μπορεί να αποσταλεί σε διαφορετικούς ανθρώπους ταυτόχρονα, προκειμένου να μειωθεί η πληκτρολόγηση πολλών μηνυμάτων—π.χ. αποστολή μαζικών SMS, μετάδοση μηνυμάτων κ.λπ.
6) Δεν απαιτεί φυσική συνάντηση
Με την αποστολή μηνυμάτων σε γραπτή μορφή, δεν απαιτείται φυσική συνάντηση. Κάθε πληροφορία μπορεί να κοινοποιηθεί και να σταλεί ως κείμενο ή γραπτό μήνυμα.
7) Διαρκής Ανάθεση Αρχών
Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό σε μεγάλες επιχειρήσεις όπου η ανάθεση ευθυνών είναι απαραίτητη.
Αντί να συζητάμε συνεχώς και διαρκώς τα καθήκοντα με νέους εργαζόμενους, μπορεί να παρέχεται στο νέο προσωπικό ένα γραπτό έγγραφο που περιλαμβάνει τα αναμενόμενα καθήκοντα για επανεξέταση και συχνή αναφορά.
8) Παρέχει απόδειξη
Ένα γραπτό έγγραφο μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την παροχή αποδείξεων ή αποδεικτικών στοιχείων όταν χρειάζεται. Σε περιπτώσεις που υπάρχει διαφωνία ή διαφωνία, ένα γραπτό έγγραφο ή δήλωση μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την απόδειξη.
9) Ευρέως αποδεκτό
Η γραπτή επικοινωνία είναι ένα ευρέως αποδεκτό μέσο επικοινωνίας, ειδικά όταν είναι για επίσημους σκοπούς.
10) Εύκολα κατανοητό
Είναι πολύ εύκολο για οποιονδήποτε να κατανοήσει γραπτές πληροφορίες ειδικά όταν είναι συνοπτικές και σαφείς.
11) Εναλλακτική μέθοδος επικοινωνίας
Η γραπτή επικοινωνία μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως εναλλακτική μέθοδος επικοινωνίας όταν μπορεί να είναι δύσκολη η προφορική επικοινωνία.
13) Αποτελεσματική επικοινωνία
Λόγω της ευρείας χρήσης της γραπτής επικοινωνίας, είναι εφικτή η αποτελεσματική επικοινωνία. Ωστόσο, απαιτεί το πλαίσιο να είναι σαφές και ευθύ στην ουσία.
14) Εύκολα προσβάσιμο
Η γραπτή κονσέρβα είναι η μόνη μορφή επικοινωνίας στην οποία είναι δυνατή η πρόσβαση ανεξάρτητα από το χρόνο ή την περίοδο που χρησιμοποιήθηκε. Μπορείτε να αποκτήσετε εύκολα πρόσβαση σε πληροφορίες που στάλθηκαν πριν από πολύ καιρό, υπό τον όρο ότι ήταν γραπτές και διατηρημένες.
15) Εύκολο στην τροποποίηση
Η γραπτή επικοινωνία μπορεί να επεξεργαστεί, να συνταχθεί και να τροποποιηθεί πριν την αποστολή σε άτομα ή στον παραλήπτη.
Μειονεκτήματα της γραπτής επικοινωνίας
Ακολουθούν 15 μειονεκτήματα της γραπτής επικοινωνίας:
1) Καθυστέρηση στη λήψη απαντήσεων
Ένα σημαντικό μειονέκτημα της γραπτής επικοινωνίας είναι η καθυστέρηση που πιθανότατα θα έχετε στη λήψη μιας απάντησης, ειδικά σε σύγκριση με την προφορική επικοινωνία.
Αυτός ο κοινός παράγοντας θα μπορούσε να οδηγήσει σε εμπόδια επικοινωνίας, ειδικά όταν απαιτείται επείγουσα απάντηση από τον δέκτη.
2) Αφιερώστε περισσότερο χρόνο για την κατασκευή
Η κύρια πρόκληση που αντιμετωπίζουμε στη γραπτή επικοινωνία είναι η κατανάλωση χρόνου για τη σύνταξη αυτών των μηνυμάτων. Η πληκτρολόγηση ή η σύνταξη μηνυμάτων, η αποστολή καθώς και η αναμονή για απάντηση από τον παραλήπτη είναι παράγοντες που περιορίζουν ή επηρεάζουν την επικοινωνία.
3) Μη αποτελεσματικό για έκτακτη ανάγκη
Η γραπτή επικοινωνία δεν είναι αποτελεσματική μορφή επικοινωνίας σε περιπτώσεις έκτακτης ανάγκης. Αυτό συμβαίνει επειδή η λήψη επείγουσας απάντησης μπορεί να μην είναι εφικτή.
4) Ακριβό
Η γραπτή επικοινωνία είναι αρκετά ακριβή σε σύγκριση με την προφορική επικοινωνία. Σε αυτή την περίπτωση, απαιτεί υλικά που μπορεί να έχουν τεράστιο κόστος. π.χ. απόκτηση υπολογιστή, στυλό ή χαρτιού, ανάλογα με την περίπτωση.
5) Σύνθετη πρόταση
Η γραπτή επικοινωνία μπορεί να περιλαμβάνει μια σειρά από σύνθετες προτάσεις που δυσκολεύουν τον παραλήπτη να κατανοήσει την πρόθεση ή το σκοπό του μηνύματος.
Επιπλέον, αυτό είναι ένα σημαντικό μειονέκτημα της γραπτής επικοινωνίας.
6) Καθυστέρηση στη λήψη έγκρισης
Η λήψη έγκρισης για ένα γραπτό ή τεκμηριωμένο έργο μπορεί να διαρκέσει περισσότερο χρόνο. Αυτή η πρόκληση αντιμετωπίζεται κυρίως από εταιρείες, επιχειρηματίες, φοιτητές κ.λπ.
7) Ακατάλληλο για αναλφάβητους
Αυτός είναι ένας σημαντικός παράγοντας στην επικοινωνία. Για να είναι αποτελεσματική η επικοινωνία χωρίς εμπόδια, αναμένεται να είναι προσβάσιμη σε όλους.
Ωστόσο, η γραπτή επικοινωνία δεν είναι προσβάσιμη σε όλους, ειδικά σε όσους δεν μπορούν να διαβάσουν ό,τι τους κοινοποιείται μέσω της γραφής.
8) Καμία άμεση επικοινωνία
Η επικοινωνία με τους ανθρώπους μπορεί μερικές φορές να απαιτεί αλληλεπίδραση πρόσωπο με πρόσωπο. Ωστόσο, αυτό δεν είναι δυνατό με γραπτή επικοινωνία.
9) Απαιτεί δεξιότητες γραφής
Γενικά, το γράψιμο απαιτεί να έχετε καλές δεξιότητες γραφής. Ωστόσο, αυτό είναι ένα μειονέκτημα της γραπτής επικοινωνίας. χωρίς καλές δεξιότητες γραφής, κανείς δεν μπορεί να επικοινωνήσει με επιτυχία.
Η επικοινωνία δεν μπορεί να είναι αποτελεσματική εάν δεν υπάρχουν ευέλικτες. Σε άλλα για να είναι αποτελεσματική η επικοινωνία μεταξύ αποστολέα και παραλήπτη, αναμένεται να είναι ευέλικτη. π.χ. ένα γραπτό έγγραφο δεν μπορεί να αλλάξει εύκολα και δεν είναι δυνατή η άμεση απάντηση.
11) Φουσκωμένη πληροφορία
Οι γραπτές πληροφορίες μπορεί να είναι διογκωμένες ή εσφαλμένες. χρειάζεται χρόνος για να καθοριστεί αν αυτό που γράφεται είναι γνήσιο ή όχι. Παραδείγματα πληροφοριών που μπορούν να διογκωθούν είναι τα βιογραφικά, οι συνοδευτικές επιστολές και ούτω καθεξής.
Ωστόσο, ένα διογκωμένο ή ψευδές βιογραφικό και συνοδευτική επιστολή μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα οι εργαζόμενοι να μην βρουν δουλειά, εάν τα βιογραφικά τους διαπιστωθεί ότι είναι ψευδή.
12) Καθυστέρηση στη διόρθωση μιας παραπληροφόρησης
Λόγω του γεγονότος ότι η γραπτή επικοινωνία στερείται επικοινωνίας με πρόσωπο, τα λάθη ή η παραπληροφόρηση ενδέχεται να χρειαστούν περισσότερο χρόνο για να διορθωθούν ακόμη και αν εντοπιστούν αμέσως.
13) Καμία μυστικότητα
Δεν υπάρχει μυστικότητα με γραπτή επικοινωνία. εκτίθεται σε οποιονδήποτε τον ενδιαφέρει. Επιπλέον, υπάρχει υψηλός κίνδυνος διαρροής πληροφοριών που αποτελεί σημαντικό μειονέκτημα της γραπτής επικοινωνίας.
14) Συνήθως τυπικά
Η γραπτή επικοινωνία συνήθως ακούγεται τυπική και είναι δύσκολη η στάση του σώματος για να μεταδοθούν κάποιες πληροφορίες. Ένα παράδειγμα είναι μια επικοινωνία που περιλαμβάνει συναισθήματα και συναισθήματα. είναι συνήθως η καλύτερη επικοινωνία πρόσωπο-πρόσωπο.
15) Παρερμηνεία πληροφοριών
Υπάρχει μεγάλη πιθανότητα παρερμηνείας ή παρανόησης των γραπτών πληροφοριών, ειδικά όταν ο συνομιλητής δεν μπορεί εύκολα και ξεκάθαρα να εκφράσει το μήνυμά του.
Συχνές ερωτήσεις σχετικά με τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα της γραπτής επικοινωνίας
1)Γιατί συνιστάται ιδιαίτερα η γραπτή επικοινωνία;
Η γραπτή επικοινωνία συνιστάται ιδιαίτερα επειδή είναι πιο ακριβής και μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη διατήρηση αρχείων για αναφορές.
2) Πώς μπορεί να βελτιωθεί η γραπτή επικοινωνία;
Λοιπόν, υπάρχουν διάφορα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε για να βελτιωθεί η γραπτή επικοινωνία: αυτό περιλαμβάνει: Μάθετε τι θέλετε να πετύχετε με το μήνυμα, σημειώστε τις ιδέες σας, διατηρήστε το όσο πιο απλό μπορείτε να καταλάβετε, διαβάστε και επεξεργαστείτε, αφαιρέστε τις φριχτές προτάσεις Κάντε το μήνυμά σας σαφές και περιεκτικό, ζητήστε από έναν φίλο να σας βοηθήσει ή διαβάστε το δυνατά σε αυτόν/της
3) Είναι η γραπτή επικοινωνία πιο συμφέρουσα για την επικοινωνία ενός στατιστικού μηνύματος.
Ναι, η γραπτή επικοινωνία είναι πιο συμφέρουσα στη λεπτομέρεια των στατιστικών μηνυμάτων από την προφορική επικοινωνία.
συστάσεις
- Top 10 Σημασία της Συγγραφής Δοκιμίου
- Ηλεκτρονικός οδηγός σπουδαστών MBA
- Top 10 Σημασία των δεξιοτήτων γραφής
- Διάγραμμα βαθμολογίας GMAT 2022: Όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε και εύκολες συμβουλές χρήσης
- Πώς να γράψετε μια ερευνητική εργασία χωρίς λογοκλοπή
Συμπέρασμα
Οι σύγχρονες μέθοδοι επικοινωνίας κειμένου έχουν προχωρήσει, καθιστώντας ευκολότερη την αποστολή μηνυμάτων χρησιμοποιώντας ψηφιακά όργανα.
Επιπλέον, κάθε εργοδότης εκτιμά τις καλές και αποτελεσματικές δεξιότητες γραπτής επικοινωνίας. Κάθε εταιρεία, οργανισμός και άτομο έχει διαφοροποιηθεί στη χρήση γραπτής επικοινωνίας.
Μπορείτε τώρα να δείτε ότι η γραπτή επικοινωνία είναι μια σημαντική μορφή επικοινωνίας.
Η ανάπτυξη αυτής της δεξιότητας είναι ένα βασικό χαρακτηριστικό για την απασχόληση. Σύμφωνα με την κοινότητα NACE, πάνω από το 75% των εργοδοτών δέχονται έναν υποψήφιο με καλογραμμένες επικοινωνιακές δεξιότητες.
