یکی از مهارت‌های بسیار سخت این است مهارت ارتباط نوشتاری این یک مهارت ضروری است که مستلزم استفاده مؤثر از علائم نوشتاری است که شامل استفاده از حروف، حروف الفبا، علائم نگارشی، فاصله و غیره است. این مقاله شامل مزایای ارتباط نوشتاری و همچنین معایب ارتباط نوشتاری است.
فرآیند نوشتن فرآیندی است که برای انتقال اطلاعات و برقراری ارتباط استفاده می شود. ارتباط کتبی را می توان از طریق ایمیل، نامه، متن، پیام آنلاین، روزنامه، یادداشت، گزارش، مجلات و غیره ارسال کرد. برای اینکه ارتباط از طریق نوشتن مؤثر باشد، چنین نوشتاری باید مختصر باشد.
علاوه بر این، ارتباطات نوشتاری شکل گسترده ای از ارتباطات توسط سازمان ها و افراد مختلف است. با این حال، اثربخشی یک پیام مکتوب به انتخاب کلمات و انسجام محتوا بستگی دارد.
فهرست مندرجات
ارتباط کتبی چیست؟
ارتباط کتبی صرفاً به معنای انتقال یا تبادل اطلاعات از طریق یک پیام مکتوب است. این رایج ترین شکل ارتباطی است که توسط مشاغل مختلف، متخصصان و افراد برای انتقال اطلاعات استفاده می شود.
ارتباطات بخش بسیار مهمی است که هر کسب و کاری برای فعالیت موثر به آن نیاز دارد که ارتباطات نوشتاری نقش مهمی در آن ایفا می کند.
ارتباط کتبی را می توان به صورت دستی با نوشتن روی کاغذ یا الکترونیکی با نوشتن و ارسال پیام از طریق دستگاه الکترونیکی انجام داد.
انواع ارتباط نوشتاری
در زیر انواع مختلف ارتباط نوشتاری آورده شده است:
- پیام متنی
- ایمیل
- نامه
- یادداشت
- پیشنهادات
- دستی
- مطبوعات
- پژوهشنامه
- جزوه
- نمابر
- پرسشنامه ها
- پست های وبلاگ و غیره.
علاوه بر این، ارتباط کتبی مستلزم آن است که زمینه آن نوشته مفصل، دقیق، واضح و مناسب باشد.
علاوه بر این، ارتباطات نوشتاری دارای مزایا و معایبی است.
مزایای ارتباطات کتبی
در زیر 15 مزیت ارتباط نوشتاری آورده شده است:
1) ارسال پیام
ارتباط کتبی شکل ایده آلی برای ارسال پیام است، به ویژه پیام هایی که نیاز به ارجاع دارند. علاوه بر این، شرکت ها و متخصصان مختلف ترجیح می دهند پیام ها، پیشنهادات و اطلاعات را به صورت مکتوب ارسال یا مستند کنند.
2) مرجع آینده
ارتباطات کتبی را می توان برای مراجعات بعدی نگه داشت. بیشتر اطلاعات مکتوب را می توان به طور مکرر منتقل کرد. این مزیت اصلی ارتباطات نوشتاری است.
3) مناسب برای اطلاعات آماری
این مزیت ارتباط نوشتاری است که به انتقال اطلاعات آماری در قالب نمودارها، نمودارها یا تصاویر کمک می کند.
بدون ارتباط کتبی، انتقال اطلاعات به شکل شفاهی ممکن است دشوار باشد.
4) برای اسناد قانونی استفاده کنید
در نهایت، هر سند به صورت مکتوب است. مستندسازی عبارت است از انتقال اطلاعات، برقراری ارتباط، توضیح یا دستور دادن به یک رویه. اسناد حقوقی همیشه نوشته و امضا می شود تا به عنوان مدرک یا مرجع باشد.
5) ارسال آسان برای بسیاری از افراد در یک زمان
ارتباطات کتبی می تواند به طور همزمان برای افراد مختلف ارسال شود تا استرس تایپ کردن پیام های متعدد را کاهش دهد - به عنوان مثال ارسال اس ام اس انبوه، پیام های پخش و غیره.
6) نیازی به جلسه فیزیکی ندارد
با ارسال پیام به صورت کتبی، نیازی به ملاقات فیزیکی ندارید. هر بخش از اطلاعات را می توان به عنوان یک پیام متنی یا کتبی ارسال و ارسال کرد.
7) تفویض دائمی مقامات
این امر به ویژه در مشاغل بزرگ که واگذاری مسئولیت ها ضروری است بسیار مهم است.
به جای بحث مداوم و مستمر در مورد وظایف با کارگران جدید، می توان یک سند مکتوب شامل وظایف مورد انتظار برای بررسی و مراجعه مکرر در اختیار کارکنان جدید قرار داد.
8) اثبات می کند
در صورت نیاز می توان از یک سند مکتوب برای ارائه مدرک یا مدرک استفاده کرد. در مواردی که اختلاف یا اختلاف وجود دارد، می توان از یک سند یا بیانیه کتبی برای ابلاغ اثبات استفاده کرد.
9) به طور گسترده قابل قبول است
ارتباط کتبی یک وسیله ارتباطی تا حد زیادی پذیرفته شده است، به ویژه زمانی که برای اهداف رسمی باشد.
10) به راحتی قابل درک است
درک اطلاعات نوشته شده برای هر کسی بسیار آسان است، به خصوص زمانی که مختصر و واضح باشد.
11) روش ارتباطی جایگزین
هنگامی که ممکن است برقراری ارتباط شفاهی چالش برانگیز باشد، می توان از ارتباط نوشتاری به عنوان روشی جایگزین برای برقراری ارتباط استفاده کرد.
13) ارتباط موثر
با توجه به استفاده گسترده از ارتباطات نوشتاری، ارتباط موثر قابل دستیابی است. با این حال، مستلزم آن است که زمینه روشن و مستقیم به موضوع باشد.
14) به راحتی در دسترس است
قوطی کتبی تنها شکل ارتباطی است که بدون توجه به زمان یا دوره استفاده از آن می توان به آن دسترسی داشت. شما می توانید به راحتی به اطلاعاتی که مدت ها پیش ارسال شده است دسترسی پیدا کنید، البته به شرطی که نوشته شده و نگهداری شود.
15) آسان برای تغییر
ارتباطات کتبی را می توان قبل از ارسال به افراد یا گیرنده ویرایش، تنظیم و اصلاح کرد.
معایب ارتباط نوشتاری
در زیر 15 مضرات ارتباط نوشتاری آورده شده است:
1) تاخیر در دریافت پاسخ
یکی از معایب مهم ارتباطات کتبی تاخیری است که احتمالاً در دریافت پاسخ خواهید داشت، به خصوص در مقایسه با ارتباطات شفاهی.
این عامل مشترک می تواند به موانع ارتباطی منجر شود، به خصوص زمانی که نیاز به پاسخ فوری از طرف گیرنده باشد.
2) زمان بیشتری را برای ساختن اختصاص دهید
چالش عمده ای که در ارتباطات نوشتاری با آن مواجه است، صرف زمان در نوشتن این پیام ها است. تایپ یا نوشتن پیام، ارسال و همچنین انتظار برای پاسخ گیرنده عواملی هستند که ارتباطات را محدود یا تحت تاثیر قرار می دهند.
3) برای شرایط اضطراری موثر نیست
ارتباط کتبی در مواقع اضطراری شکل موثری از ارتباط نیست. این به این دلیل است که دریافت یک پاسخ فوری ممکن است امکان پذیر نباشد.
4) گران است
ارتباط نوشتاری در مقایسه با ارتباط شفاهی بسیار گران است. در این مورد، به موادی نیاز دارد که ممکن است هزینه زیادی را متحمل شود. به عنوان مثال، بر حسب مورد، یک کامپیوتر، خودکار یا کاغذ دریافت کنید.
5) جمله پیچیده
ارتباط نوشتاری ممکن است شامل یک سری جملات پیچیده باشد که درک هدف یا هدف پیام را برای گیرنده دشوار می کند.
علاوه بر این، این یک عیب بزرگ ارتباط نوشتاری است.
6) تأخیر در گرفتن تأییدیه
دریافت تاییدیه برای یک پروژه مکتوب یا مستند ممکن است زمان بیشتری طول بکشد. این چالش عمدتاً توسط شرکت‌ها، پارتیشن‌کننده‌های کسب‌وکار، دانشجویان و غیره مواجه است.
7) نامناسب برای افراد بی سواد
این یک عامل مهم در ارتباطات است. برای اینکه ارتباطات بدون هیچ مانعی مؤثر باشد، انتظار می رود که برای همه قابل دسترسی باشد.
با این حال، ارتباط کتبی برای همه قابل دسترسی نیست، به ویژه برای کسانی که نمی توانند آنچه را که از طریق نوشتن به آنها ابلاغ می شود، بخوانند.
8) بدون ارتباط مستقیم
ارتباط با افراد ممکن است گاهی نیاز به تعامل چهره داشته باشد. با این حال، این امر با ارتباط کتبی امکان پذیر نیست.
9) به مهارت نوشتاری نیاز دارد
به طور کلی، نوشتن مستلزم داشتن مهارت های نوشتاری خوب است. با این حال، این یک نقطه ضعف در ارتباط نوشتاری است. بدون مهارت های نوشتاری خوب، هیچ کس نمی تواند با موفقیت ارتباط برقرار کند.
اگر انعطاف‌پذیر نباشد، ارتباط نمی‌تواند مؤثر باشد. در موارد دیگر برای مؤثر بودن ارتباط بین فرستنده و گیرنده، انتظار می رود که این ارتباط انعطاف پذیر باشد. به عنوان مثال یک سند مکتوب را نمی توان به راحتی تغییر داد و پاسخ سریع ممکن نیست.
11) اطلاعات متورم
اطلاعات مکتوب می تواند متورم یا نادرست باشد. تعیین اینکه آیا آنچه نوشته شده واقعی است یا نه، زمان می برد. نمونه‌هایی از اطلاعاتی که می‌توان آنها را افزایش داد، رزومه، نامه‌های پوششی و غیره است.
با این حال، یک رزومه و نامه پوششی متورم یا نادرست می تواند باعث شود که کارمندان در صورتی که رزومه آنها نادرست باشد، شغلی پیدا نکنند.
12) تأخیر در اصلاح اطلاعات نادرست
با توجه به این واقعیت که ارتباطات نوشتاری فاقد ارتباط رودررو است، اشتباهات یا اطلاعات نادرست ممکن است زمان بیشتری طول بکشد تا تصحیح شوند، حتی اگر فورا شناسایی شوند.
13) بدون رازداری
در ارتباط کتبی هیچ محرمانه ای وجود ندارد. آن را در معرض هر کسی که آن را نگران است. علاوه بر این، خطر نشت اطلاعات وجود دارد که یکی از معایب بزرگ داشتن ارتباط مکتوب است.
14) معمولاً رسمی
ارتباطات کتبی معمولاً رسمی به نظر می رسد و برای انتقال برخی اطلاعات به سختی ایجاد می شود. یک مثال ارتباطی است که شامل احساسات و عواطف است. معمولاً بهترین ارتباط صورت با چهره است.
15) تفسیر نادرست اطلاعات
احتمال سوء تعبیر یا درک نادرست از اطلاعات مکتوب زیاد است، به خصوص زمانی که ارتباط دهنده نتواند به راحتی و به وضوح پیام خود را بیان کند.
سوالات متداول در مورد مزایا و معایب ارتباط نوشتاری
1) چرا ارتباط کتبی بسیار توصیه می شود؟
ارتباط کتبی بسیار توصیه می شود زیرا دقیق تر است و می توان از آن برای نگهداری سوابق برای مراجع استفاده کرد.
2) چگونه می توان ارتباطات نوشتاری را بهبود بخشید؟
خوب، مراحل مختلفی برای بهبود ارتباطات نوشتاری وجود دارد: این موارد عبارتند از: پیدا کردن آنچه می‌خواهید با پیام به دست آورید، ایده‌های خود را یادداشت کنید، آن را تا جایی که می‌توانید درک کنید، خواندن و ویرایش را ساده نگه دارید، جملات پرکلمات را حذف کنید. پیام خود را واضح و مختصر بیان کنید، از یک دوست بخواهید کمک کند یا آن را با صدای بلند برای او بخوانید
3) آیا ارتباط نوشتاری در انتقال پیام آماری سودمندتر است؟
بله، ارتباط کتبی در جزئیات پیام های آماری بیشتر از ارتباط شفاهی سودمند است.
توصیه
- 10 اهمیت نوشتن مقاله
- راهنمای دانشجویی آنلاین MBA
- 10 اهمیت مهارت های نوشتاری
- نمودار امتیازی GMAT 2022: همه چیز برای دانستن و نکات استفاده آسان
- چگونه یک مقاله تحقیقاتی بدون سرقت ادبی بنویسیم
نتیجه
روش‌های ارتباط متنی مدرن پیشرفت کرده‌اند و ارسال پیام با استفاده از ابزار دیجیتال را آسان‌تر کرده‌اند.
علاوه بر این، هر کارفرمایی برای مهارت های ارتباطی نوشتاری خوب و موثر ارزش قائل است. هر شرکت، سازمان و فردی برای استفاده از ارتباطات نوشتاری متنوع شده است.
اکنون می توانید ببینید که ارتباط نوشتاری شکل مهمی از ارتباط است.
توسعه این مهارت یک ویژگی کلیدی برای اشتغال است. بر اساس انجمن NACE، بیش از 75 درصد از کارفرمایان متقاضی را با مهارت های ارتباطی خوب می پذیرند.
