સૌથી વધુ માંગવાળી કુશળતા પૈકીની એક છે લેખિત સંચાર કૌશલ્ય. તે એક આવશ્યક કૌશલ્ય છે જેના માટે લેખન પ્રતીકોના અસરકારક ઉપયોગની જરૂર છે જેમાં અક્ષરો, મૂળાક્ષરો, વિરામચિહ્નો, જગ્યાઓ વગેરેનો ઉપયોગ શામેલ છે. આ લેખમાં લેખિત સંદેશાવ્યવહારના ફાયદા તેમજ લેખિત સંચારના ગેરફાયદા છે.
લેખન પ્રક્રિયા માહિતી પસાર કરવા અને વાતચીત કરવા માટે વપરાતી પ્રક્રિયા છે. લેખિત સંદેશાવ્યવહાર ઈમેલ, પત્રો, લખાણો, ઓનલાઈન સંદેશાઓ, અખબારો, મેમો, અહેવાલો, જર્નલ્સ વગેરે દ્વારા મોકલી શકાય છે. લેખન દ્વારા સંચાર અસરકારક બનવા માટે, આવા લેખન સંક્ષિપ્ત હોવું જોઈએ.
વધુમાં, લેખિત સંદેશાવ્યવહાર એ વિવિધ સંસ્થાઓ અને વ્યક્તિઓ દ્વારા વ્યાપકપણે ઉપયોગમાં લેવાતું સંચાર સ્વરૂપ છે. જો કે, લેખિત સંદેશની અસરકારકતા શબ્દોની પસંદગી અને સામગ્રીની સુસંગતતા પર આધારિત છે.
સામગ્રીનું કોષ્ટક
લેખિત સંદેશાવ્યવહાર શું છે?
લેખિત સંદેશાવ્યવહારનો અર્થ લેખિત સંદેશ દ્વારા માહિતીનું ટ્રાન્સફર અથવા વિનિમય થાય છે. આ વિવિધ વ્યવસાયો, વ્યાવસાયિકો અને વ્યક્તિઓ દ્વારા માહિતીને પ્રસારિત કરવા માટે ઉપયોગમાં લેવાતું સંચારનું સૌથી સામાન્ય સ્વરૂપ છે.
સંદેશાવ્યવહાર એ ખૂબ જ નિર્ણાયક ભાગ છે જેની દરેક વ્યવસાયને અસરકારક રીતે ચલાવવા માટે જરૂરી છે, જેમાં લેખિત સંદેશાવ્યવહાર એક મહાન ભૂમિકા ભજવે છે.
લેખિત સંચાર કાગળ પર લખીને અથવા ઇલેક્ટ્રોનિક રીતે ઇલેક્ટ્રોનિક ઉપકરણ દ્વારા સંદેશાઓ લખીને અને મોકલીને જાતે કરી શકાય છે.
લેખિત સંદેશાવ્યવહારના પ્રકાર
નીચે વિવિધ પ્રકારના લેખિત સંચાર છે:
- ટેક્સ્ટ સંદેશ
- ઇમેઇલ્સ
- પત્ર
- યાદી
- દરખાસ્તો
- મેન્યુઅલ
- અખબારો
- બુલેટિન
- બ્રોશર
- ફaxક્સ
- પ્રશ્નાવલિ
- બ્લોગ પોસ્ટ્સ અને તેથી વધુ.
વધુમાં, લેખિત સંદેશાવ્યવહાર માટે જરૂરી છે કે તે લેખનનો સંદર્ભ વિગતવાર, સચોટ, સ્પષ્ટ અને યોગ્ય હોય.
વધુમાં, લેખિત સંચારના ફાયદા અને ગેરફાયદા છે.
લેખિત સંદેશાવ્યવહારના ફાયદા
નીચે લેખિત સંચારના 15 ફાયદા છે:
1) સંદેશા મોકલવા
લેખિત સંદેશાવ્યવહાર એ સંદેશાઓ મોકલવાનું એક આદર્શ સ્વરૂપ છે, ખાસ કરીને સંદેશાઓ કે જેને સંદર્ભોની જરૂર હોય. તદુપરાંત, વિવિધ કંપનીઓ અને વ્યાવસાયિકો લેખિત સ્વરૂપમાં સંદેશાઓ, દરખાસ્તો અને માહિતી મોકલવા અથવા દસ્તાવેજ કરવાનું પસંદ કરે છે.
2) ભાવિ સંદર્ભ
લેખિત સંદેશાવ્યવહાર ભવિષ્યના સંદર્ભ માટે રાખી શકાય છે. મોટાભાગની લેખિત માહિતી પુનરાવર્તિત રીતે પસાર કરી શકાય છે. લેખિત સંદેશાવ્યવહારનો આ એક મોટો ફાયદો છે.
3) આંકડાકીય માહિતી માટે યોગ્ય
આ લેખિત સંદેશાવ્યવહારનો ફાયદો છે જે આંકડાકીય માહિતીને ચાર્ટ, આકૃતિઓ અથવા ચિત્રોના સ્વરૂપમાં પહોંચાડવામાં મદદ કરે છે.
લેખિત સંચાર વિના, આ ફોર્મમાંની માહિતી મૌખિક રીતે પસાર કરવી મુશ્કેલ હોઈ શકે છે.
4) કાનૂની દસ્તાવેજો માટે ઉપયોગ કરો
છેવટે, દરેક દસ્તાવેજ લેખિત સ્વરૂપમાં હોય છે. દસ્તાવેજીકરણ માહિતી પસાર કરે છે, વાતચીત કરે છે, સમજાવે છે અથવા પ્રક્રિયાને સૂચના આપે છે. પુરાવા અથવા સંદર્ભ તરીકે સેવા આપવા માટે કાનૂની કાગળો હંમેશા લખવામાં આવે છે અને સહી કરવામાં આવે છે.
5) એક સમયે ઘણા લોકોને મોકલવા માટે સરળ
અસંખ્ય સંદેશાઓના સ્ટ્રેસ ટાઇપિંગને ઘટાડવા માટે એક જ સમયે વિવિધ લોકોને લેખિત સંદેશાવ્યવહાર મોકલી શકાય છે - દા.ત. જથ્થાબંધ SMS મોકલવા, સંદેશા પ્રસારિત કરવા વગેરે.
6) શારીરિક મીટિંગની જરૂર નથી
લેખિત સ્વરૂપમાં સંદેશા મોકલીને, તમારે શારીરિક મીટિંગની જરૂર નથી. માહિતીનો દરેક ભાગ સંદેશાવ્યવહાર કરી શકાય છે અને ટેક્સ્ટ અથવા લેખિત સંદેશ તરીકે મોકલી શકાય છે.
7) સત્તાધિકારીઓનું લાસ્ટિંગ ડેલિગેશન
આ ખાસ કરીને મોટા વ્યવસાયોમાં નિર્ણાયક છે જ્યાં જવાબદારીઓ સોંપવી જરૂરી છે.
નવા કામદારો સાથે સતત અને સતત કાર્યોની ચર્ચા કરવાને બદલે, અપેક્ષિત ફરજો સહિત લેખિત દસ્તાવેજ નવા સ્ટાફને સમીક્ષા અને વારંવાર સંદર્ભ માટે પ્રદાન કરી શકાય છે.
8) પુરાવો આપે છે
જ્યારે જરૂર પડે ત્યારે પુરાવા અથવા પુરાવા આપવા માટે લેખિત દસ્તાવેજનો ઉપયોગ કરી શકાય છે. એવા કિસ્સામાં જ્યાં વિવાદ અથવા અસંમતિ હોય, લેખિત દસ્તાવેજ અથવા નિવેદનનો ઉપયોગ પુરાવા સાથે વાતચીત કરવા માટે થઈ શકે છે.
9) વ્યાપકપણે સ્વીકાર્ય
લેખિત સંદેશાવ્યવહાર એ સંચારનું મોટાભાગે સ્વીકૃત માધ્યમ છે, ખાસ કરીને જ્યારે તે ઔપચારિક હેતુઓ માટે હોય.
10) સરળતાથી સમજી શકાય છે
કોઈપણ વ્યક્તિ માટે લેખિત માહિતી સમજવી ખૂબ જ સરળ છે, ખાસ કરીને જ્યારે તે સંક્ષિપ્ત અને સ્પષ્ટ હોય.
11) વૈકલ્પિક સંચાર પદ્ધતિ
જ્યારે મૌખિક રીતે વાતચીત કરવી મુશ્કેલ હોય ત્યારે લેખિત સંદેશાવ્યવહારનો ઉપયોગ સંચારની વૈકલ્પિક પદ્ધતિ તરીકે થઈ શકે છે.
13) અસરકારક સંચાર
લેખિત સંદેશાવ્યવહારના વ્યાપક ઉપયોગને લીધે, અસરકારક સંદેશાવ્યવહાર પ્રાપ્ય છે. જો કે, તે જરૂરી છે કે સંદર્ભ સ્પષ્ટ અને સીધા મુદ્દા પર હોય.
14) સરળતાથી સુલભ
લેખિત કેન એ સંદેશાવ્યવહારનું એકમાત્ર સ્વરૂપ છે જેનો ઉપયોગ સમય અથવા અવધિને ધ્યાનમાં લીધા વિના કરી શકાય છે. લાંબા સમય પહેલા મોકલવામાં આવેલી માહિતી તમે સરળતાથી મેળવી શકો છો, જો કે તે લખેલી અને રાખવામાં આવી હોય.
15) સુધારવા માટે સરળ
લેખિત સંદેશાવ્યવહાર લોકોને અથવા રીસીવરને મોકલતા પહેલા સંપાદિત, મુસદ્દો તૈયાર અને સંશોધિત કરી શકાય છે.
લેખિત સંદેશાવ્યવહારના ગેરફાયદા
નીચે લેખિત સંચારના 15 ગેરફાયદા છે:
1) જવાબો મેળવવામાં વિલંબ
લેખિત સંદેશાવ્યવહારનો એક મુખ્ય ગેરલાભ એ છે કે તમને પ્રતિસાદ પ્રાપ્ત કરવામાં વિલંબ થશે, ખાસ કરીને જ્યારે મૌખિક સંચાર સાથે સરખામણી કરવામાં આવે.
આ સામાન્ય પરિબળ સંચાર અવરોધો તરફ દોરી શકે છે, ખાસ કરીને જ્યારે પ્રાપ્તકર્તા તરફથી તાત્કાલિક પ્રતિસાદની જરૂર હોય.
2) બાંધકામ માટે વધુ સમય લો
લેખિત સંદેશાવ્યવહારમાં જે મુખ્ય પડકારનો સામનો કરવો પડે છે તે આ સંદેશાઓ કંપોઝ કરવામાં સમયનો વપરાશ છે. સંદેશા લખવા કે લખવા, મોકલવા તેમજ રીસીવરના પ્રતિભાવની રાહ જોવી એ એવા પરિબળો છે જે સંચારને મર્યાદિત કરે છે અથવા અસર કરે છે.
3) કટોકટી માટે અસરકારક નથી
કટોકટીના કેસોમાં લેખિત સંદેશાવ્યવહાર એ સંચારનું અસરકારક સ્વરૂપ નથી. આ એટલા માટે છે કારણ કે તાત્કાલિક પ્રતિસાદ મેળવવો શક્ય ન હોઈ શકે.
4) ખર્ચાળ
મૌખિક રીતે વાતચીત કરવાની તુલનામાં લેખિત સંદેશાવ્યવહાર ખૂબ ખર્ચાળ છે. આ કિસ્સામાં, તેને એવી સામગ્રીની જરૂર છે જેનો મોટો ખર્ચ થઈ શકે. ઉદાહરણ તરીકે, કમ્પ્યુટર, પેન અથવા કાગળ મેળવવો.
5) જટિલ વાક્ય
લેખિત સંદેશાવ્યવહારમાં જટિલ વાક્યોની શ્રેણી શામેલ હોઈ શકે છે જે પ્રાપ્તકર્તા માટે સંદેશના ઉદ્દેશ્ય અથવા હેતુને સમજવામાં મુશ્કેલી ઊભી કરે છે.
તદુપરાંત, આ લેખિત સંદેશાવ્યવહારનો મોટો ગેરલાભ છે.
6) મંજૂરી મેળવવામાં વિલંબ
લેખિત અથવા દસ્તાવેજી પ્રોજેક્ટ માટે મંજૂરી મેળવવામાં લાંબો સમય લાગી શકે છે. આ પડકાર મુખ્યત્વે કંપનીઓ, બિઝનેસ પાર્ટીશનર્સ, વિદ્યાર્થીઓ અને તેથી વધુ દ્વારા સામનો કરવામાં આવે છે.
7) અભણ માટે અયોગ્ય
સંદેશાવ્યવહારમાં આ એક મહત્વપૂર્ણ પરિબળ છે. કોઈપણ અવરોધો વિના સંચાર અસરકારક બનવા માટે, તે દરેક માટે સુલભ હોવાની અપેક્ષા છે.
જો કે, લેખિત સંદેશાવ્યવહાર દરેક માટે સુલભ નથી, ખાસ કરીને જેઓ લેખન દ્વારા તેમને જે સંચાર કરવામાં આવે છે તે વાંચી શકતા નથી.
8) કોઈ સીધો સંચાર નથી
લોકો સાથે વાતચીત કરવા માટે કેટલીકવાર સામ-સામે ક્રિયાપ્રતિક્રિયાની જરૂર પડી શકે છે. જો કે, લેખિત સંચાર સાથે આ શક્ય નથી.
9) તેને લેખન કૌશલ્યની જરૂર છે
સામાન્ય રીતે, લેખન માટે તમારી પાસે સારી લેખન કુશળતા હોવી જરૂરી છે. જો કે, લેખિત સંચાર સાથે આ એક ગેરલાભ છે; સારી લેખન કૌશલ્ય વિના, કોઈ પણ વ્યક્તિ સફળતાપૂર્વક વાતચીત કરી શકતું નથી.
જો લવચીક ન હોય તો વાતચીત અસરકારક બની શકતી નથી. અન્યમાં, પ્રેષક અને પ્રાપ્તકર્તા વચ્ચેના સંચાર અસરકારક બનવા માટે, તે લવચીક હોવાની અપેક્ષા છે. દા.ત. લેખિત દસ્તાવેજ સરળતાથી બદલી શકાતો નથી અને તાત્કાલિક પ્રતિભાવ શક્ય નથી.
11) ઇન્ફ્લેટેડ માહિતી
લેખિત માહિતી ફૂલેલી અથવા ખોટી હોઈ શકે છે; જે લખવામાં આવ્યું છે તે સાચું છે કે નહીં તે નક્કી કરવામાં સમય લાગે છે. માહિતીના ઉદાહરણો કે જે ફૂલાવી શકાય છે તે રિઝ્યુમ્સ, કવર લેટર્સ અને તેથી વધુ છે.
જો કે, ફુલેલા અથવા ખોટા રિઝ્યુમ અને કવર લેટરને પરિણામે કર્મચારીઓને નોકરી ન મળી શકે જો તેમના બાયોડેટા ખોટા હોવાનું ઓળખવામાં આવે છે.
12) ખોટી માહિતી સુધારવામાં વિલંબ
હકીકત એ છે કે લેખિત સંદેશાવ્યવહારમાં સામ-સામે વાતચીતનો અભાવ છે, ભૂલો અથવા ખોટી માહિતી તરત જ ઓળખાય તો પણ તેને સુધારવામાં લાંબો સમય લાગી શકે છે.
13) કોઈ ગુપ્તતા
લેખિત સંચાર સાથે કોઈ ગુપ્તતા નથી; તે જેની સાથે સંબંધિત છે તેની સામે તે ખુલ્લું છે. તદુપરાંત, માહિતીના લીક થવાનું ઉચ્ચ જોખમ છે જે સંચાર લેખિત હોવાનો મોટો ગેરલાભ છે.
14) સામાન્ય રીતે ઔપચારિક
લેખિત સંદેશાવ્યવહાર સામાન્ય રીતે ઔપચારિક લાગે છે અને કેટલીક માહિતી પહોંચાડવા માટે મુદ્રામાં બનાવવામાં મુશ્કેલ લાગે છે. ઉદાહરણ એ સંચાર છે જેમાં લાગણીઓ અને લાગણીઓનો સમાવેશ થાય છે; તે સામાન્ય રીતે શ્રેષ્ઠ-સંચારિત ચહેરો છે.
15) માહિતીનું ખોટું અર્થઘટન
લેખિત માહિતીના ખોટા અર્થઘટન અથવા ગેરસમજની ઉચ્ચ સંભાવના છે, ખાસ કરીને જ્યારે વાતચીતકર્તા તેમનો સંદેશ સરળતાથી અને સ્પષ્ટ રીતે વ્યક્ત કરી શકતા નથી.
લેખિત સંચારના ફાયદા અને ગેરફાયદા વિશે વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો
1) શા માટે લેખિત સંદેશાવ્યવહારની ખૂબ ભલામણ કરવામાં આવે છે?
લેખિત સંદેશાવ્યવહારની ખૂબ ભલામણ કરવામાં આવે છે કારણ કે તે વધુ ચોક્કસ છે અને તેનો ઉપયોગ સંદર્ભો માટે રેકોર્ડ રાખવા માટે થઈ શકે છે.
2) લેખિત સંદેશાવ્યવહાર કેવી રીતે સુધારી શકાય?
ઠીક છે, લેખિત સંદેશાવ્યવહારને બહેતર બનાવવા માટે વિવિધ પગલાં લેવાના છે: આમાં શામેલ છે: તમે સંદેશ સાથે શું પ્રાપ્ત કરવા માંગો છો તે શોધો, તમારા વિચારો લખો, તેને તમે વાંચી અને સંપાદિત કરી શકો તેટલું સરળ રાખો, શબ્દયુક્ત વાક્યો દૂર કરો તમારો સંદેશ સ્પષ્ટ અને સંક્ષિપ્ત બનાવો, મિત્રને મદદ કરવા કહો અથવા તેને મોટેથી વાંચો
3) શું લેખિત સંદેશાવ્યવહાર આંકડાકીય સંદેશાવ્યવહારમાં વધુ ફાયદાકારક છે.
હા, લેખિત સંદેશાવ્યવહાર મૌખિક રીતે સંચાર કરતાં આંકડાકીય સંદેશાઓની વિગતો આપવા માટે વધુ ફાયદાકારક છે.
ભલામણો
- નિબંધ લખવાના ટોચના 10 મહત્વ
- MBA ઓનલાઈન સ્ટુડન્ટ્સ ગાઈડ
- લેખન કૌશલ્યના ટોચના 10 મહત્વ
- 2022 GMAT સ્કોર ચાર્ટ: જાણવા જેવું અને સરળ ઉપયોગ ટિપ્સ
- સાહિત્યચોરી વિના સંશોધન પેપર કેવી રીતે લખવું
ઉપસંહાર
આધુનિક ટેક્સ્ચ્યુઅલ કમ્યુનિકેશન પદ્ધતિઓ આગળ વધી છે, જે ડિજિટલ સાધનોનો ઉપયોગ કરીને સંદેશા મોકલવાનું સરળ બનાવે છે.
તદુપરાંત, કોઈપણ એમ્પ્લોયર સારા અને અસરકારક લેખિત સંચાર કૌશલ્યને મહત્વ આપે છે. દરેક કંપની, સંસ્થા અને વ્યક્તિએ લેખિત સંચારનો ઉપયોગ કરીને વૈવિધ્યીકરણ કર્યું છે.
તમે હવે જોઈ શકો છો કે લેખિત સંદેશાવ્યવહાર એ સંચારનું એક મહત્વપૂર્ણ સ્વરૂપ છે.
આ કૌશલ્યનો વિકાસ એ રોજગાર માટેનું મુખ્ય લક્ષણ છે. અનુસાર NACE સમુદાય, 75% થી વધુ નોકરીદાતાઓ સારી રીતે લેખિત સંચાર કૌશલ્ય ધરાવતા અરજદારને સ્વીકારે છે.
