सबसे अधिक मांग वाले कौशलों में से एक है लिखित संचार कौशल। यह एक आवश्यक कौशल है जिसमें लेखन प्रतीकों के प्रभावी उपयोग की आवश्यकता होती है जिसमें अक्षरों, अक्षरों, विराम चिह्नों, रिक्त स्थान आदि का उपयोग शामिल है। इस लेख में लिखित संचार के फायदे के साथ-साथ लिखित संचार के नुकसान भी शामिल हैं।
लेखन प्रक्रिया एक प्रक्रिया है जिसका उपयोग सूचनाओं को पारित करने और संचार करने के लिए किया जाता है। लिखित संचार ईमेल, पत्रों, ग्रंथों, ऑनलाइन संदेशों, समाचार पत्रों, ज्ञापनों, रिपोर्टों, पत्रिकाओं आदि के माध्यम से भेजा जा सकता है। लेखन के माध्यम से संचार को प्रभावी बनाने के लिए, ऐसा लेखन संक्षिप्त होना चाहिए।
इसके अलावा, लिखित संचार विभिन्न संगठनों और व्यक्तियों द्वारा संचार का व्यापक रूप से उपयोग किया जाने वाला रूप है। हालांकि, लिखित संदेश की प्रभावशीलता शब्दों की पसंद और सामग्री के सामंजस्य पर निर्भर करती है।
विषय - सूची
लिखित संचार क्या है?
लिखित संचार का सीधा अर्थ है लिखित संदेश के माध्यम से सूचना का हस्तांतरण या आदान-प्रदान। यह विभिन्न व्यवसायों, पेशेवरों और व्यक्तियों द्वारा सूचना प्रसारित करने के लिए उपयोग किए जाने वाले संचार का सबसे सामान्य रूप है।
संचार एक बहुत ही महत्वपूर्ण हिस्सा है जो प्रत्येक व्यवसाय को प्रभावी ढंग से संचालित करने के लिए आवश्यक है, जिसमें लिखित संचार एक महान भूमिका निभाता है।
लिखित संचार कागज पर लिखकर या इलेक्ट्रॉनिक रूप से इलेक्ट्रॉनिक उपकरण के माध्यम से संदेश लिखकर और भेजकर किया जा सकता है।
लिखित संचार के प्रकार
नीचे विभिन्न प्रकार के लिखित संचार दिए गए हैं:
- पाठ संदेश
- ईमेल
- पत्र
- मेमो
- प्रस्ताव
- हाथ-संबंधी
- समाचार पत्र
- बुलेटिन
- विवरणिका
- फैक्स
- प्रश्नावली
- ब्लॉग पोस्ट आदि।
इसके अलावा, लिखित संचार के लिए आवश्यक है कि उसका संदर्भ विस्तृत, सटीक, स्पष्ट और उपयुक्त हो।
इसके अलावा, लिखित संचार के फायदे और नुकसान हैं।
लिखित संचार के लाभ
लिखित संचार के 15 लाभ नीचे दिए गए हैं:
1) संदेश भेजना
लिखित संचार संदेश भेजने का एक आदर्श रूप है, विशेष रूप से ऐसे संदेश जिन्हें संदर्भों की आवश्यकता होती है। इसके अलावा, विभिन्न कंपनियां और पेशेवर लिखित रूप में संदेश, प्रस्ताव और जानकारी भेजना या दस्तावेज करना पसंद करते हैं।
2) भविष्य का संदर्भ
लिखित संचार भविष्य के संदर्भ के लिए रखा जा सकता है। अधिकांश लिखित सूचनाओं को बार-बार प्रेषित किया जा सकता है। यह लिखित संचार का एक प्रमुख लाभ है।
3) सांख्यिकीय जानकारी के लिए उपयुक्त
यह लिखित संचार का एक फायदा है जो चार्ट, आरेख या चित्रों के रूप में सांख्यिकीय जानकारी देने में मदद करता है।
लिखित संचार के बिना, इस रूप में जानकारी को मौखिक रूप से प्रसारित करना मुश्किल हो सकता है।
4) कानूनी दस्तावेज के लिए उपयोग करें
आखिरकार, प्रत्येक दस्तावेज़ एक लिखित रूप में होता है। दस्तावेज़ीकरण जानकारी पारित कर रहा है, संचार कर रहा है, समझा रहा है, या एक प्रक्रिया को निर्देश दे रहा है। सबूत या संदर्भ के रूप में काम करने के लिए कानूनी कागजात हमेशा नीचे लिखे और हस्ताक्षर किए जाते हैं।
5) एक बार में कई लोगों को भेजना आसान
कई संदेशों के तनाव टाइपिंग को कम करने के लिए एक ही समय में अलग-अलग लोगों को लिखित संचार भेजा जा सकता है - जैसे बल्क एसएमएस भेजना, संदेश प्रसारित करना, और इसी तरह।
6) एक शारीरिक बैठक की आवश्यकता नहीं है
लिखित रूप में संदेश भेजकर, आपको एक भौतिक बैठक की आवश्यकता नहीं है। सूचना के प्रत्येक अंश को पाठ या लिखित संदेश के रूप में संप्रेषित और भेजा जा सकता है।
7) अधिकारियों का स्थायी प्रतिनिधिमंडल
यह बड़े व्यवसायों में विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जहां जिम्मेदारियां सौंपना आवश्यक है।
नए कर्मचारियों के साथ कार्यों पर लगातार और लगातार चर्चा करने के बजाय, नए कर्मचारियों को समीक्षा और बार-बार संदर्भ के लिए अपेक्षित कर्तव्यों सहित एक लिखित दस्तावेज प्रदान किया जा सकता है।
8) सबूत प्रदान करता है
जरूरत पड़ने पर सबूत या सबूत देने के लिए एक लिखित दस्तावेज का इस्तेमाल किया जा सकता है। ऐसे मामलों में जहां कोई विवाद या असहमति है, सबूत को संप्रेषित करने के लिए एक लिखित दस्तावेज या बयान का उपयोग किया जा सकता है।
9) व्यापक रूप से स्वीकार्य
लिखित संचार संचार का एक व्यापक रूप से स्वीकृत साधन है, खासकर जब यह औपचारिक उद्देश्यों के लिए हो।
10) आसानी से समझ में आ गया
किसी के लिए भी लिखित जानकारी को समझना बहुत आसान है, खासकर जब वह संक्षिप्त और स्पष्ट हो।
11) वैकल्पिक संचार विधि
लिखित संचार को संचार के वैकल्पिक तरीके के रूप में इस्तेमाल किया जा सकता है जब मौखिक रूप से संवाद करना चुनौतीपूर्ण हो सकता है।
13) प्रभावी संचार
लिखित संचार के व्यापक उपयोग के कारण प्रभावी संचार प्राप्य है। हालाँकि, यह आवश्यक है कि संदर्भ स्पष्ट और सीधे बिंदु पर हो।
14) आसानी से सुलभ
लिखित कैन संचार का एकमात्र रूप है जिसे उपयोग किए गए समय या अवधि की परवाह किए बिना पहुँचा जा सकता है। आप आसानी से उस जानकारी तक पहुँच प्राप्त कर सकते हैं जो बहुत पहले भेजी गई थी बशर्ते वह लिखी और रखी गई हो।
15) संशोधित करने में आसान
लिखित संचार को लोगों या प्राप्तकर्ता को भेजने से पहले संपादित, प्रारूपित और संशोधित किया जा सकता है।
लिखित संचार के नुकसान
लिखित संचार के 15 नुकसान नीचे दिए गए हैं:
1) प्रतिक्रिया प्राप्त करने में देरी
लिखित संचार का एक बड़ा नुकसान यह है कि आपको प्रतिक्रिया प्राप्त करने में देरी हो सकती है, खासकर जब मौखिक संचार के साथ तुलना की जाती है।
यह सामान्य कारक संचार बाधाओं को जन्म दे सकता है, खासकर जब रिसीवर से तत्काल प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है।
2) निर्माण के लिए अधिक समय लें
लिखित संचार में आने वाली प्रमुख चुनौती इन संदेशों को लिखने में समय की खपत है। संदेश लिखना या लिखना, भेजने के साथ-साथ रिसीवर के जवाब की प्रतीक्षा करना ऐसे कारक हैं जो संचार को सीमित या प्रभावित करते हैं।
3) आपात स्थिति के लिए प्रभावी नहीं
आपात स्थिति के मामलों में लिखित संचार संचार का एक प्रभावी रूप नहीं है। ऐसा इसलिए है क्योंकि तत्काल प्रतिक्रिया प्राप्त करना संभव नहीं हो सकता है।
4) महँगा
मौखिक रूप से संवाद करने की तुलना में लिखित संचार काफी महंगा है। इस मामले में, इसके लिए ऐसी सामग्रियों की आवश्यकता होती है, जिनकी कीमत बहुत अधिक हो सकती है। उदाहरण के लिए, जैसा भी मामला हो, कंप्यूटर, पेन या पेपर प्राप्त करना।
5) जटिल वाक्य
लिखित संचार में जटिल वाक्यों की एक श्रृंखला शामिल हो सकती है जो रिसीवर के लिए संदेश के इरादे या उद्देश्य को समझना मुश्किल बना देती है।
इसके अलावा, यह लिखित संचार का एक बड़ा नुकसान है।
6) स्वीकृति मिलने में देरी
किसी लिखित या प्रलेखित परियोजना के लिए अनुमोदन प्राप्त करने में अधिक समय लग सकता है। यह चुनौती मुख्य रूप से कंपनियों, व्यवसाय विभाजनकर्ताओं, छात्रों आदि के सामने आती है।
7) निरक्षरों के लिए अनुपयुक्त
यह संचार का एक महत्वपूर्ण कारक है। संचार बिना किसी बाधा के प्रभावी होने के लिए, यह सभी के लिए सुलभ होने की उम्मीद है।
हालांकि, लिखित संचार सभी के लिए सुलभ नहीं है, खासकर उन लोगों के लिए जो लेखन के माध्यम से उन्हें जो कुछ भी संप्रेषित किया जाता है उसे नहीं पढ़ सकते हैं।
8) कोई सीधा संचार नहीं
लोगों के साथ संचार के लिए कभी-कभी आमने-सामने बातचीत की आवश्यकता हो सकती है। हालाँकि, लिखित संचार के साथ यह संभव नहीं है।
9) इसके लिए लेखन कौशल की आवश्यकता होती है
आम तौर पर, लेखन के लिए आपके पास अच्छे लेखन कौशल की आवश्यकता होती है। हालाँकि, यह लिखित संचार के साथ एक नुकसान है; अच्छे लेखन कौशल के बिना कोई भी सफलतापूर्वक संवाद नहीं कर सकता है।
यदि लचीले नहीं हैं तो संचार प्रभावी नहीं हो सकता। दूसरे में प्रेषक और रिसीवर के बीच संचार के प्रभावी होने के लिए, यह अपेक्षा की जाती है कि यह लचीला हो। उदाहरण के लिए एक लिखित दस्तावेज़ को आसानी से नहीं बदला जा सकता है और त्वरित प्रतिक्रिया संभव नहीं है।
11) फुलाया जानकारी
लिखित जानकारी को फुलाया या गलत किया जा सकता है; यह निर्धारित करने में समय लगता है कि जो लिखा गया है वह वास्तविक है या नहीं। जानकारी के उदाहरण जिन्हें फुलाया जा सकता है, वे हैं रिज्यूमे, कवर लेटर आदि।
हालाँकि, एक बढ़ा-चढ़ाकर या गलत रिज्यूमे और कवर लेटर के परिणामस्वरूप कर्मचारियों को नौकरी नहीं मिल सकती है यदि उनके रिज्यूमे को गलत माना जाता है।
12) गलत सूचना को ठीक करने में देरी
इस तथ्य के कारण कि लिखित संचार में आमने-सामने संचार का अभाव है, त्रुटियों या गलत सूचनाओं को ठीक करने में अधिक समय लग सकता है, भले ही उन्हें तुरंत पहचान लिया जाए।
13) कोई गोपनीयता नहीं
लिखित संचार में कोई गोपनीयता नहीं है; यह किसी भी व्यक्ति के संपर्क में है जिससे यह संबंधित है। इसके अलावा, सूचना के रिसाव का एक उच्च जोखिम है जो लिखित संचार होने का एक बड़ा नुकसान है।
14) आमतौर पर औपचारिक
लिखित संचार आमतौर पर औपचारिक और कुछ जानकारी देने के लिए मुद्रा बनाने में कठिन लगता है। एक उदाहरण एक संचार है जिसमें भावनाओं और भावनाओं को शामिल किया जाता है; यह आमतौर पर सबसे अच्छी तरह से संवाद करने वाला चेहरा होता है।
15) सूचना की गलत व्याख्या
लिखित जानकारी की गलत व्याख्या या गलतफहमी की एक उच्च संभावना है, खासकर जब संचारक अपने संदेश को आसानी से और स्पष्ट रूप से व्यक्त नहीं कर सकता है।
लिखित संचार के फायदे और नुकसान के बारे में अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
1) लिखित संचार की अत्यधिक अनुशंसा क्यों की जाती है?
लिखित संचार की अत्यधिक अनुशंसा की जाती है क्योंकि यह अधिक सटीक है और इसका उपयोग संदर्भों के लिए रिकॉर्ड रखने के लिए किया जा सकता है।
2) लिखित संचार को कैसे बेहतर बनाया जा सकता है?
खैर, लिखित संचार को बेहतर बनाने के लिए कई कदम उठाने होंगे: इसमें शामिल हैं: पता करें कि आप संदेश के साथ क्या हासिल करना चाहते हैं, अपने विचारों को संक्षेप में लिखें, इसे जितना आसान समझ सकें, पढ़ें और संपादित करें, शब्दों के वाक्यों को हटा दें अपना संदेश स्पष्ट और संक्षिप्त बनाएं, किसी मित्र से उसकी सहायता करने के लिए कहें या उसे ज़ोर से पढ़कर सुनाएं
3) क्या लिखित संचार एक सांख्यिकीय संदेश को संप्रेषित करने में अधिक फायदेमंद है।
हां, मौखिक रूप से संप्रेषित करने की तुलना में सांख्यिकीय संदेशों का विवरण देने में लिखित संचार अधिक फायदेमंद है।
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निष्कर्ष
आधुनिक पाठ्य संचार विधियां उन्नत हो गई हैं, जिससे डिजिटल उपकरणों का उपयोग करके संदेश भेजना आसान हो गया है।
इसके अलावा, कोई भी नियोक्ता अच्छे और प्रभावी लिखित संचार कौशल को महत्व देता है। प्रत्येक कंपनी, संगठन और व्यक्ति ने लिखित संचार का उपयोग करने में विविधता लाई है।
अब आप देख सकते हैं कि लिखित संचार संचार का एक महत्वपूर्ण रूप है।
इस कौशल को विकसित करना रोजगार के लिए एक प्रमुख विशेषता है। के मुताबिक एनएसीई समुदाय, 75% से अधिक नियोक्ता एक आवेदक को अच्छी तरह से लिखित संचार कौशल के साथ स्वीकार करते हैं।
