Jedna od najzahtjevnijih vještina je pismena komunikacijska vještina. To je nužna vještina koja zahtijeva učinkovito korištenje simbola za pisanje, što uključuje korištenje slova, abecede, interpunkcijskih znakova, razmaka i tako dalje. Ovaj članak sadrži prednosti pisane komunikacije, kao i nedostatke pisane komunikacije.
Proces pisanja je proces koji se koristi za prijenos informacija i komunikaciju. Pisana komunikacija može se slati putem e-pošte, pisama, tekstualnih poruka, online poruka, novina, dopisa, izvješća, dnevnika i tako dalje. Da bi komunikacija putem pisanja bila učinkovita, takvo bi pisanje trebalo biti sažeto.
Osim toga, pisana komunikacija široko je korišten oblik komunikacije od strane raznih organizacija i pojedinaca. Međutim, učinkovitost pisane poruke ovisi o odabiru riječi i kohezivnosti sadržaja.
Pregled sadržaja
Što je pisana komunikacija?
Pisana komunikacija jednostavno znači prijenos ili razmjenu informacija putem pisane poruke. Ovo je najčešći oblik komunikacije koji koriste različite tvrtke, profesionalci i pojedinci za prenošenje informacija.
Komunikacija je vrlo bitan dio koji svaki posao treba za učinkovito poslovanje, od čega veliku ulogu igra pisana komunikacija.
Pisana komunikacija može se obavljati ručno pisanjem na papiru ili elektroničkim putem sastavljanjem i slanjem poruka putem elektroničkog uređaja.
Vrste pisane komunikacije
Ispod su različite vrste pisane komunikacije:
- Tekstualna poruka
- Pismo
- Memorandum
- prijedlozi
- Priručnik
- Novine
- Bilten
- Brošura
- faksovi
- upitnici
- Postovi na blogu i tako dalje.
Osim toga, pisana komunikacija zahtijeva da kontekst tog pisma bude detaljan, točan, jasan i prikladan.
Štoviše, postoje prednosti i nedostaci pisane komunikacije.
Prednosti pisane komunikacije
Ispod je 15 prednosti pisane komunikacije:
1) Slanje poruka
Pisana komunikacija idealan je oblik slanja poruka, posebice poruka koje zahtijevaju reference. Štoviše, različite tvrtke i stručnjaci radije šalju ili dokumentiraju poruke, prijedloge i informacije u pisanom obliku.
2) Buduća referenca
Pisana komunikacija može se sačuvati za buduću upotrebu. Većina pisanih informacija može se ponavljati. Ovo je velika prednost pisane komunikacije.
3) Prikladno za statističke podatke
Ovo je prednost pisane komunikacije koja pomaže u prenošenju statističkih informacija u obliku grafikona, dijagrama ili slika.
Bez pisane komunikacije informacije u ovom obliku bi mogle biti teško prenijeti usmeno.
4) Upotreba za pravnu dokumentaciju
Na kraju, svaki dokument je u pisanom obliku. Dokumentacija je prosljeđivanje informacija, komunikacija, objašnjenje ili davanje uputa za postupak. Pravni dokumenti su uvijek napisani i potpisani kako bi služili kao dokaz ili referenca.
5) Jednostavan za slanje većem broju ljudi odjednom
Pisana komunikacija može se slati različitim osobama u isto vrijeme kako bi se smanjio stres pri tipkanju brojnih poruka—npr. masovno slanje SMS-ova, emitirane poruke i tako dalje.
6) Ne zahtijeva fizički sastanak
Slanjem poruka u pisanom obliku nije vam potreban fizički susret. Svaka informacija može se prenijeti i poslati kao tekstualna ili pisana poruka.
7) Trajno delegiranje ovlasti
To je posebno važno u velikim poduzećima gdje je delegiranje odgovornosti ključno.
Umjesto stalnog i neprekidnog raspravljanja o zadacima s novim radnicima, pisani dokument koji uključuje očekivane dužnosti može se dati novom osoblju na pregled i često upućivanje.
8) Pruža dokaz
Pisani dokument može se koristiti kao dokaz ili dokaz kada je to potrebno. U slučajevima kada postoji spor ili neslaganje, pisani dokument ili izjava mogu se koristiti kao dokaz.
9) Široko prihvatljivo
Pisana komunikacija je uvelike prihvaćeno sredstvo komunikacije, posebno kada je u formalne svrhe.
10) Lako razumljivo
Svima je vrlo lako razumjeti pisane informacije, osobito ako su sažete i jasne.
11) Alternativni način komunikacije
Pisana komunikacija može se koristiti kao alternativna metoda komunikacije kada može biti izazovno komunicirati usmeno.
13) Učinkovita komunikacija
Zbog široke upotrebe pisane komunikacije, učinkovita komunikacija je moguća. Međutim, zahtijeva da kontekst bude jasan i direktan do suštine.
14) Lako dostupan
Pisani limenka je jedini oblik komunikacije kojem je moguće pristupiti bez obzira na vrijeme ili razdoblje u kojem se koristila. Možete lako dobiti pristup informacijama koje su davno poslane pod uvjetom da su napisane i čuvane.
15) Lako se mijenja
Pisana komunikacija može se uređivati, sastavljati i mijenjati prije nego što se pošalje ljudima ili primatelju.
Nedostaci pisane komunikacije
Ispod je 15 nedostataka pisane komunikacije:
1) Kašnjenje u dobivanju odgovora
Jedan od glavnih nedostataka pisane komunikacije je kašnjenje koje ćete vjerojatno dobiti u primanju odgovora, posebno u usporedbi s usmenom komunikacijom.
Ovaj zajednički čimbenik može dovesti do komunikacijskih barijera, osobito kada je potreban hitan odgovor primatelja.
2) Odvojite više vremena za izgradnju
Glavni izazov s kojim se suočava pisana komunikacija je utrošak vremena za sastavljanje tih poruka. Tipkanje ili pisanje poruka, slanje kao i čekanje da primatelj odgovori faktori su koji ograničavaju ili utječu na komunikaciju.
3) Nije učinkovito u hitnim slučajevima
Pisana komunikacija nije učinkovit oblik komunikacije u hitnim slučajevima. To je zato što dobivanje hitnog odgovora možda neće biti izvedivo.
4) Skupo
Pisana komunikacija prilično je skupa u usporedbi s usmenom komunikacijom. U ovom slučaju, to zahtijeva materijale koji mogu izazvati velike troškove. npr. nabaviti računalo, olovku ili papir, ovisno o slučaju.
5) Složena rečenica
Pisana komunikacija može uključivati niz složenih rečenica koje primatelju otežavaju razumijevanje namjere ili svrhe poruke.
Štoviše, ovo je veliki nedostatak pisane komunikacije.
6) Kašnjenje u dobivanju odobrenja
Dobivanje odobrenja za pisani ili dokumentirani projekt može potrajati dulje. S ovim izazovom uglavnom se suočavaju tvrtke, dioničari poduzeća, studenti i tako dalje.
7) Neprikladno za nepismene
Ovo je važan faktor u komunikaciji. Kako bi komunikacija bila učinkovita bez ikakvih prepreka, očekuje se da bude dostupna svima.
Međutim, pisana komunikacija nije dostupna svima, osobito onima koji ne mogu pročitati ono što im se putem pisma priopćava.
8) Nema izravne komunikacije
Komunikacija s ljudima ponekad može zahtijevati interakciju licem u lice. Međutim, to nije moguće s pisanom komunikacijom.
9) Zahtijeva vještine pisanja
Općenito, pisanje zahtijeva da imate dobre vještine pisanja. Međutim, to je nedostatak kod pisane komunikacije; bez dobrih vještina pisanja nitko ne može uspješno komunicirati.
Komuniciranje ne može biti učinkovito ako nema fleksibilnosti. Da bi komunikacija između pošiljatelja i primatelja bila učinkovita, očekuje se da bude fleksibilna. npr. pisani dokument ne može se lako promijeniti i nije moguć brz odgovor.
11) Prenapuhane informacije
Pisane informacije mogu biti prenapuhane ili netočne; potrebno je vrijeme da se utvrdi je li ono što je napisano autentično ili nije. Primjeri informacija koje se mogu prenapuhati su životopisi, popratna pisma i tako dalje.
Međutim, napuhani ili lažni životopis i propratno pismo mogu rezultirati time da zaposlenici ne dobiju posao ako se utvrdi da su njihovi životopisi lažni.
12) Kašnjenje u ispravljanju dezinformacije
Zbog činjenice da pisanoj komunikaciji nedostaje komunikacija licem u lice, za ispravljanje pogrešaka ili dezinformacija može biti potrebno više vremena čak i ako se odmah identificiraju.
13) Bez tajnovitosti
U pisanoj komunikaciji nema tajnosti; izložen je svakome koga se tiče. Štoviše, postoji visok rizik od curenja informacija, što je glavni nedostatak pisane komunikacije.
14) Obično formalno
Pisana komunikacija obično zvuči formalno i teško je zauzeti stav kako bi se prenijela neka informacija. Primjer je komunikacija koja uključuje osjećaje i emocije; obično se najbolje komunicira licem u lice.
15) Pogrešno tumačenje informacija
Postoji velika vjerojatnost pogrešnog tumačenja ili nerazumijevanja pisanih informacija, posebno kada komunikator ne može jednostavno i jasno izraziti svoju poruku.
Često postavljana pitanja o prednostima i nedostacima pisane komunikacije
1) Zašto se pismena komunikacija toplo preporučuje?
Pisana komunikacija se toplo preporučuje jer je preciznija i može se koristiti za vođenje evidencije za reference.
2) Kako se može poboljšati pisana komunikacija?
Pa, postoje različiti koraci koje treba poduzeti kako biste poboljšali pisanu komunikaciju: ovo uključuje: saznajte što želite postići porukom, zabilježite svoje ideje, neka bude što jednostavnija koju možete razumjeti, čitajte i uređujte, uklonite riječi s puno riječi neka vaša poruka bude jasna i koncizna, zamolite prijatelja da vam pomogne ili mu/joj je pročitajte naglas
3) Ima li pisana komunikacija prednost u prenošenju statističke poruke.
Da, pisana komunikacija je korisnija u detaljnim statističkim porukama od usmene komunikacije.
Preporuke
- 10 najvažnijih važnosti pisanja eseja
- MBA Online studentski vodič
- 10 najvažnijih vještina pisanja
- Tablica rezultata GMAT za 2022.: Sve što treba znati i savjeti za jednostavno korištenje
- Kako napisati istraživački rad bez plagijata
Zaključak
Moderne metode tekstualne komunikacije napredovale su, što olakšava slanje poruka korištenjem digitalnih instrumenata.
Štoviše, svaki poslodavac cijeni dobre i učinkovite vještine pismene komunikacije. Svaka tvrtka, organizacija i pojedinac proširili su se na korištenje pisane komunikacije.
Sada možete vidjeti da je pismena komunikacija važan oblik komunikacije.
Razvijanje ove vještine ključna je osobina za zapošljavanje. Prema NACE zajednice, više od 75% poslodavaca prihvaća kandidata s dobro napisanim komunikacijskim vještinama.
