Einn af mest krefjandi hæfileikum er skrifleg samskiptahæfni. Það er nauðsynleg kunnátta sem krefst skilvirkrar notkunar á rittáknum sem felur í sér notkun bókstafa, stafrófs, greinarmerkja, bils og svo framvegis. Þessi grein inniheldur kosti skriflegra samskipta sem og galla skriflegra samskipta.
Ritunarferlið er ferli sem notað er til að miðla upplýsingum og miðla. Skrifleg samskipti geta verið send með tölvupósti, bréfum, textaskilaboðum, netskilaboðum, dagblöðum, minnisblöðum, skýrslum, dagbókum og svo framvegis. Til að samskipti skili árangri með skrifum ættu slík skrif að vera hnitmiðuð.
Auk þess eru skrifleg samskipti mikið notað samskiptaform ýmissa stofnana og einstaklinga. Árangur skriflegs skilaboða fer þó eftir orðavali og samheldni innihaldsins.
Efnisyfirlit
Hvað eru skrifleg samskipti?
Skrifleg samskipti þýðir einfaldlega að flytja eða skiptast á upplýsingum með skriflegum skilaboðum. Þetta er algengasta samskiptaformið sem ýmis fyrirtæki, sérfræðingar og einstaklingar nota til að miðla upplýsingum.
Samskipti eru mjög mikilvægur þáttur sem hvert fyrirtæki þarf til að starfa á skilvirkan hátt, þar sem skrifleg samskipti gegna stóru hlutverki.
Skrifleg samskipti geta farið fram handvirkt með því að skrifa á pappír eða rafrænt með því að semja og senda skilaboð í gegnum rafeindabúnað.
Tegundir skriflegra samskipta
Hér að neðan eru ýmsar tegundir skriflegra samskipta:
- Textaskilaboð
- Tölvupósti
- Bréf
- Minnir
- Tillögur
- Manual
- Dagblöð
- Bulletin
- Bæklingur
- Fax
- Spurningalistar
- Bloggfærslur og svo framvegis.
Að auki krefjast skrifleg samskipti að samhengi þess skrifs sé ítarlegt, nákvæmt, skýrt og viðeigandi.
Þar að auki eru kostir og gallar við skrifleg samskipti.
Kostir skriflegra samskipta
Hér að neðan eru 15 kostir skriflegra samskipta:
1) Sending skilaboða
Skrifleg samskipti eru tilvalið form til að senda skilaboð, sérstaklega skilaboð sem krefjast tilvísana. Þar að auki kjósa ýmis fyrirtæki og fagfólk að senda eða skjalfesta skilaboð, tillögur og upplýsingar á skriflegu formi.
2) Framtíðartilvísun
Hægt er að geyma skrifleg samskipti til síðari viðmiðunar. Flestar skriflegar upplýsingar er hægt að miðla endurtekið. Þetta er stór kostur skriflegra samskipta.
3) Hentar fyrir tölfræðilegar upplýsingar
Þetta er kostur skriflegra samskipta sem hjálpa til við að koma tölfræðilegum upplýsingum á framfæri í formi töflur, skýringarmyndir eða myndir.
Án skriflegra samskipta gæti verið erfitt að miðla upplýsingum á þessu formi munnlega.
4) Notaðu fyrir lagaleg skjöl
Að lokum er hvert skjal á skriflegu formi. Skjöl eru að miðla upplýsingum, miðla, útskýra eða leiðbeina aðferð. Lögfræðileg skjöl eru alltaf skrifuð niður og undirrituð til að þjóna sem sönnun eða tilvísun.
5) Auðvelt að senda til margra í einu
Hægt er að senda skrifleg samskipti til mismunandi fólks á sama tíma til að draga úr álagi við innslátt fjölmargra skilaboða - td að senda fjölda SMS-skilaboða, útvarpsskilaboðum og svo framvegis.
6) Þarf ekki líkamlegan fund
Með því að senda skilaboð á skriflegu formi þarftu ekki líkamlegan fund. Hægt er að miðla öllum upplýsingum og senda þær sem texta eða skrifleg skilaboð.
7) Varanleg framsal valds
Þetta er sérstaklega mikilvægt í stórum fyrirtækjum þar sem framselja ábyrgð er nauðsynleg.
Í stað þess að vera stöðugt og stöðugt að ræða verkefni við nýja starfsmenn, er hægt að útvega skriflegt skjal með væntanlegum skyldum til nýrra starfsmanna til yfirferðar og tíðrar tilvísunar.
8) Veitir sönnun
Hægt er að nota skriflegt skjal til að leggja fram sönnun eða sönnunargögn þegar þörf krefur. Í þeim tilvikum þar sem ágreiningur eða ágreiningur er uppi er hægt að nota skriflegt skjal eða yfirlýsingu til að koma á framfæri sönnunum.
9) Víða viðunandi
Skrifleg samskipti eru að mestu viðurkennd samskiptaleið, sérstaklega þegar þau eru í formlegum tilgangi.
10) Auðvelt að skilja
Það er mjög auðvelt fyrir alla að skilja skriflegar upplýsingar sérstaklega þegar þær eru hnitmiðaðar og skýrar.
11) Önnur samskiptaaðferð
Hægt er að nota skrifleg samskipti sem annan samskiptaaðferð þegar það getur verið krefjandi að eiga munnleg samskipti.
13) Skilvirk samskipti
Vegna mikillar notkunar á skriflegum samskiptum er hægt að ná skilvirkum samskiptum. Það krefst hins vegar að samhengið sé skýrt og beint að efninu.
14) Auðvelt aðgengilegt
Skrifleg dós er eina samskiptaformið sem hægt er að nálgast óháð tíma eða tímabili sem það var notað. Þú getur auðveldlega fengið aðgang að upplýsingum sem voru sendar fyrir löngu að því gefnu að þær hafi verið skrifaðar og geymdar.
15) Auðvelt að breyta
Hægt er að breyta, semja og breyta skriflegum samskiptum áður en þau eru send til fólks eða viðtakanda.
Ókostir við skrifleg samskipti
Hér að neðan eru 15 ókostir við skrifleg samskipti:
1) Seinkun á að fá svör
Einn stór ókostur við skrifleg samskipti er seinkunin sem þú munt líklega fá á að fá svar, sérstaklega í samanburði við munnleg samskipti.
Þessi sameiginlegi þáttur gæti leitt til samskiptahindrana, sérstaklega þegar þörf er á brýnu svari frá viðtakanda.
2) Taktu meiri tíma til að smíða
Helsta áskorunin sem stendur frammi fyrir í skriflegum samskiptum er tímanotkun við að semja þessi skilaboð. Innsláttur eða ritun skilaboða, sending sem og bið eftir að viðtakandi svari eru þættir sem takmarka eða hafa áhrif á samskipti.
3) Ekki árangursríkt fyrir neyðartilvik
Skrifleg samskipti eru ekki áhrifarík samskipti í neyðartilvikum. Þetta er vegna þess að það gæti ekki verið framkvæmanlegt að fá brýn viðbrögð.
4) Dýrt
Skrifleg samskipti eru frekar dýr miðað við munnleg samskipti. Í þessu tilviki krefst það efni sem getur haft mikinn kostnað í för með sér. td að fá tölvu, penna eða pappír, eftir því sem við á.
5) Flókin setning
Skrifleg samskipti geta falið í sér röð flókinna setninga sem gera viðtakandanum erfitt fyrir að skilja tilgang eða tilgang skilaboðanna.
Þar að auki er þetta mikill ókostur við skrifleg samskipti.
6) Seinkun á að fá samþykki
Það getur tekið lengri tíma að fá samþykki fyrir skriflegu eða skjalfestu verkefni. Þessari áskorun standa aðallega frammi fyrir fyrirtæki, viðskiptaskilamenn, námsmenn og svo framvegis.
7) Hentar ólæsum
Þetta er mikilvægur þáttur í samskiptum. Til að samskipti skili árangri án nokkurra hindrana er ætlast til að þau séu aðgengileg öllum.
Hins vegar eru skrifleg samskipti ekki aðgengileg öllum, sérstaklega þeim sem ekki geta lesið það sem þeim er miðlað með skrifum.
8) Engin bein samskipti
Samskipti við fólk geta stundum krafist andlits-andlits samskipta. Hins vegar er þetta ekki mögulegt með skriflegum samskiptum.
9) Það krefst ritfærni
Almennt þarf að skrifa að þú hafir góða ritfærni. Hins vegar er þetta ókostur við skrifleg samskipti; án góðrar ritfærni getur enginn átt samskipti á farsælan hátt.
Samskipti geta ekki verið árangursrík ef þau eru ekki sveigjanleg. Að öðru leyti til að samskipti milli sendanda og móttakanda séu skilvirk, er gert ráð fyrir að þau séu sveigjanleg. td ekki er auðvelt að breyta skriflegu skjali og ekki er hægt að svara skjótt.
11) Uppblásnar upplýsingar
Skriflegar upplýsingar geta verið uppblásnar eða rangar; það tekur tíma að ákvarða hvort það sem skrifað er sé ósvikið eða ekki. Dæmi um upplýsingar sem hægt er að blása upp eru ferilskrár, kynningarbréf og svo framvegis.
Hins vegar getur uppblásið eða rangt ferilskrá og kynningarbréf leitt til þess að starfsmenn fái ekki vinnu ef ferilskrá þeirra er auðkennd sem rangar.
12) Seinkun á að leiðrétta rangar upplýsingar
Vegna þess að skrifleg samskipti skortir andlitssamskipti geta villur eða rangar upplýsingar tekið lengri tíma að leiðrétta jafnvel þótt þær komist strax í ljós.
13) Engin leynd
Það er engin leynd með skriflegum samskiptum; það er afhjúpað öllum sem það hefur áhyggjur af. Þar að auki er mikil hætta á leka upplýsinga sem er mikill ókostur við að hafa samskipti skrifuð.
14) Venjulega formlegt
Skrifleg samskipti hljóma venjulega formleg og erfitt að koma sér upp stellingum til að koma einhverjum upplýsingum á framfæri. Sem dæmi má nefna samskipti sem fela í sér tilfinningar og tilfinningar; það er yfirleitt best tjáð andlit-andlit.
15) Rangtúlkun upplýsinga
Það eru miklar líkur á rangtúlkun eða misskilningi á skriflegum upplýsingum, sérstaklega þegar miðlarinn getur ekki auðveldlega og skýrt tjáð skilaboð sín.
Algengar spurningar um kosti og galla skriflegra samskipta
1) Hvers vegna er mælt með skriflegum samskiptum?
Mjög mælt er með skriflegum samskiptum vegna þess að þau eru nákvæmari og hægt er að nota til að halda skrár fyrir tilvísanir.
2) Hvernig er hægt að bæta skrifleg samskipti?
Jæja, það eru ýmis skref sem þarf að taka til að bæta skrifleg samskipti: þetta innifalið: Finndu út hvað þú vilt ná með skilaboðunum, skrifaðu niður hugmyndir þínar, hafðu það eins einfalt og þú getur skilið lestur og breytt, fjarlægðu orðríkar setningar til gerðu skilaboðin þín skýr og hnitmiðuð, biddu vin um að hjálpa þér eða lestu þau upphátt fyrir hann/henni
3) Eru skrifleg samskipti hagstæðari við að koma tölfræðilegum skilaboðum á framfæri.
Já, skrifleg samskipti eru hagstæðari við að útskýra tölfræðileg skilaboð en munnleg samskipti.
Tillögur
- Top 10 mikilvægi þess að skrifa ritgerð
- MBA Online Nemendahandbók
- Top 10 mikilvægi ritfærni
- 2022 GMAT stigatöflu: Allt að vita og auðveld notkunarráð
- Hvernig á að skrifa rannsóknarritgerð án ritstulds
Niðurstaða
Nútíma textasamskiptaaðferðir hafa fleygt fram, sem gerir það auðveldara að senda skilaboð með stafrænum tækjum.
Þar að auki metur hvaða vinnuveitandi góða og árangursríka skriflega samskiptahæfileika. Sérhver fyrirtæki, stofnun og einstaklingur hefur breyst í að nota skrifleg samskipti.
Þú getur nú séð að skrifleg samskipti eru mikilvæg samskiptaform.
Að þróa þessa færni er lykileiginleiki fyrir atvinnu. Samkvæmt NACE samfélagið, yfir 75% vinnuveitenda taka við umsækjanda með vel skrifaða samskiptahæfileika.
