אחת הכישורים התובעניים ביותר היא מיומנות תקשורת בכתב. זוהי מיומנות הכרחית הדורשת שימוש יעיל בכתיבת סמלים הכוללת שימוש באותיות, אלפבית, סימני פיסוק, רווחים וכדומה. מאמר זה מכיל את היתרונות של תקשורת כתובה כמו גם את החסרונות של תקשורת כתובה.
תהליך הכתיבה הוא תהליך המשמש להעברת מידע ותקשורת. תקשורת בכתב יכולה להישלח באמצעות מיילים, מכתבים, טקסטים, הודעות מקוונות, עיתונים, מזכרים, דוחות, יומנים וכדומה. כדי שהתקשורת תהיה יעילה באמצעות כתיבה, כתיבה כזו צריכה להיות תמציתית.
בנוסף, תקשורת כתובה היא צורת תקשורת בשימוש נרחב על ידי ארגונים ואנשים שונים. עם זאת, האפקטיביות של מסר כתוב תלויה בבחירת המילים ובהלכידות של התוכן.
תוכן העניינים
מהי תקשורת כתובה?
תקשורת בכתב פירושה פשוט העברה או החלפה של מידע באמצעות הודעה כתובה. זוהי צורת התקשורת הנפוצה ביותר בה משתמשים עסקים, אנשי מקצוע ואנשים שונים כדי להעביר מידע.
תקשורת היא חלק מאוד מכריע שכל עסק צריך על מנת לפעול בצורה יעילה, שהתקשורת הכתובה משחקת בו תפקיד גדול.
תקשורת בכתב יכולה להתבצע באופן ידני על ידי כתיבה על נייר או אלקטרונית על ידי חיבור ושליחת הודעות באמצעות מכשיר אלקטרוני.
סוגי תקשורת בכתב
להלן סוגים שונים של תקשורת בכתב:
- הודעת טקסט
- הודעות דוא"ל
- מִכְתָב
- תזכיר
- הצעות
- מדריך ל
- עיתונים
- עָלוֹן
- חוברת
- פקסים
- שאלונים
- פוסטים בבלוג וכן הלאה.
בנוסף, תקשורת בכתב מחייבת שההקשר לכך שהכתיבה תהיה מפורטת, מדויקת, ברורה והולמת.
יתרה מכך, ישנם יתרונות וחסרונות של תקשורת כתובה.
יתרונות התקשורת בכתב
להלן 15 יתרונות של תקשורת בכתב:
1) שליחת הודעות
תקשורת בכתב היא צורה אידיאלית של שליחת הודעות, במיוחד הודעות הדורשות הפניות. יתרה מכך, חברות ואנשי מקצוע שונים מעדיפים לשלוח או לתעד הודעות, הצעות ומידע בכתב.
2) התייחסות עתידית
ניתן לשמור תקשורת בכתב לעיון עתידי. את רוב המידע הכתוב ניתן להעביר שוב ושוב. זהו יתרון מרכזי של תקשורת בכתב.
3) מתאים למידע סטטיסטי
זהו יתרון של תקשורת כתובה המסייעת בהעברת מידע סטטיסטי בצורה של תרשימים, דיאגרמות או תמונות.
ללא תקשורת בכתב, מידע בצורה זו עשוי להיות קשה להעביר בעל פה.
4) שימוש לתיעוד משפטי
בסופו של דבר, כל מסמך הוא בצורה כתובה. תיעוד הוא העברת מידע, תקשורת, הסבר או הנחיה של הליך. מסמכים משפטיים תמיד נרשמים וחתומים על מנת לשמש כהוכחה או אסמכתא.
5) קל לשלוח להרבה אנשים בו זמנית
תקשורת כתובה יכולה להישלח לאנשים שונים בו-זמנית על מנת להפחית את הלחץ בהקלדת הודעות רבות - למשל שליחת SMS בתפזורת, הודעות שידור וכו'.
6) אינו מצריך פגישה פיזית
על ידי שליחת הודעות בצורה כתובה, אינך דורש פגישה פיזית. ניתן להעביר כל פיסת מידע ולשלוח אותה כטקסט או כהודעה כתובה.
7) האצלת רשויות מתמשכת
זה חיוני במיוחד בעסקים גדולים שבהם האצלת אחריות חיונית.
במקום לדון באופן מתמיד במשימות עם עובדים חדשים, ניתן לספק לצוות החדש מסמך כתוב הכולל את החובות הצפויות לעיון ולהתייחסות תכופה.
8) מספק הוכחה
ניתן להשתמש במסמך כתוב כדי לספק הוכחות או ראיות בעת הצורך. במקרים בהם יש מחלוקת או אי הסכמה, ניתן להשתמש במסמך או הצהרה בכתב כדי להעביר הוכחה.
9) מקובל באופן נרחב
תקשורת בכתב היא אמצעי תקשורת מקובל במידה רבה במיוחד כשהיא למטרות פורמליות.
10) מובן בקלות
לכל אחד קל מאוד להבין מידע כתוב במיוחד כאשר הוא תמציתי וברור.
11) שיטת תקשורת חלופית
תקשורת בכתב יכולה לשמש כשיטת תקשורת חלופית כאשר זה עשוי להיות מאתגר לתקשר בעל פה.
13) תקשורת יעילה
בשל השימוש הנרחב בתקשורת כתובה, ניתן להשיג תקשורת יעילה. עם זאת, זה דורש שההקשר יהיה ברור וישר לעניין.
14) נגיש בקלות
פחית כתובה היא צורת התקשורת היחידה שניתן לגשת אליה ללא קשר לזמן או לתקופה שבה נעשה שימוש. אתה יכול לקבל בקלות גישה למידע שנשלח לפני זמן רב בתנאי שהוא נכתב ונשמר.
15) קל לשינוי
ניתן לערוך, לנסח ולשנות תקשורת בכתב לפני שליחתה לאנשים או למקלט.
חסרונות של תקשורת בכתב
להלן 15 חסרונות של תקשורת בכתב:
1) עיכוב בקבלת תגובות
אחד החסרונות העיקריים של תקשורת בכתב הוא העיכוב שכנראה תקבל בקבלת תגובה, במיוחד בהשוואה לתקשורת בעל פה.
גורם משותף זה עלול להוביל למחסומי תקשורת, במיוחד כאשר יש צורך בתגובה דחופה מהמקלט.
2) קח יותר זמן לבנות
האתגר העיקרי העומד בפני תקשורת כתובה הוא צריכת זמן בחיבור המסרים הללו. הקלדה או כתיבת הודעות, שליחה כמו גם המתנה לתגובה של המקלט הם גורמים המגבילים או משפיעים על התקשורת.
3) לא יעיל לשעת חירום
תקשורת בכתב אינה צורת תקשורת יעילה במקרים של חירום. הסיבה לכך היא שקבלת תגובה דחופה עשויה להיות בלתי אפשרית.
4) יקר
תקשורת בכתב היא די יקרה בהשוואה לתקשורת בעל פה. במקרה זה, זה דורש חומרים שעלולים לגרור עלות עצומה. למשל קבלת מחשב, עט או נייר, לפי העניין.
5) משפט מורכב
תקשורת בכתב עשויה לכלול סדרה של משפטים מורכבים המקשים על המקבל להבין את כוונת המסר או מטרתו.
יתרה מכך, זהו חיסרון גדול של תקשורת כתובה.
6) עיכוב בקבלת האישור
קבלת אישור לפרויקט כתוב או מתועד עשוי להימשך זמן רב יותר. עם אתגר זה מתמודדים בעיקר חברות, מחיצות עסקיות, סטודנטים וכדומה.
7) לא מתאים לאלפביתים
זהו גורם חשוב בתקשורת. כדי שהתקשורת תהיה יעילה ללא כל מחסומים, היא צפויה להיות נגישה לכולם.
עם זאת, תקשורת כתובה אינה נגישה לכולם, במיוחד למי שאינו יכול לקרוא את הנמסר לו באמצעות הכתיבה.
8) אין תקשורת ישירה
תקשורת עם אנשים עשויה לפעמים לדרוש אינטראקציה פנים-פנים. עם זאת, זה לא אפשרי עם תקשורת בכתב.
9) זה דורש כישורי כתיבה
באופן כללי, כתיבה מחייבת שיש לך כישורי כתיבה טובים. עם זאת, זהו חיסרון בתקשורת בכתב; ללא כישורי כתיבה טובים, אף אחד לא יכול לתקשר בהצלחה.
תקשורת לא יכולה להיות יעילה אם אין גמישים. אחרת כדי שהתקשורת בין השולח והמקבל תהיה יעילה, מצופה שהיא תהיה גמישה. למשל, לא ניתן לשנות בקלות מסמך כתוב ואין אפשרות להגיב מיידית.
11) מידע מנופח
מידע כתוב יכול להיות מנופח או שגוי; לוקח זמן לקבוע אם מה שכתוב הוא אמיתי או לא. דוגמאות למידע שניתן לנפח הן קורות חיים, מכתבי כיסוי וכדומה.
עם זאת, קורות חיים ומכתב כיסוי מנופחים או כוזבים עלולים לגרום לכך שהעובדים לא יגיעו לעבודה אם קורות החיים שלהם מזוהים כשקריים.
12) עיכוב בתיקון מידע מוטעה
בשל העובדה שתקשורת כתובה חסרה תקשורת פנים-פנים, שגיאות או מידע מוטעה עלולים להימשך זמן רב יותר לתיקון גם אם הם מזוהים באופן מיידי.
13) אין סודיות
אין סודיות בתקשורת בכתב; הוא חשוף לכל מי שהוא עוסק בו. יתרה מכך, קיים סיכון גבוה לדליפת מידע שהוא חיסרון גדול בכתיבה של תקשורת.
14) בדרך כלל פורמלי
תקשורת כתובה נשמעת בדרך כלל פורמלית וקשה ליציבה על מנת להעביר מידע מסוים. דוגמה לכך היא תקשורת הכוללת רגשות ורגשות; זה בדרך כלל הכי טוב לתקשר בפנים-פנים.
15) פרשנות שגויה של מידע
קיים סיכוי גבוה לפרשנות שגויה או אי הבנה של מידע כתוב, במיוחד כאשר המתקשר אינו יכול להביע את המסר שלו בקלות ובבהירות.
שאלות נפוצות על היתרונות והחסרונות של תקשורת כתובה
1)מדוע תקשורת כתובה מומלצת בחום?
תקשורת בכתב מומלצת מאוד מכיוון שהיא מדויקת יותר וניתן להשתמש בה כדי לשמור תיעוד להפניות.
2) כיצד ניתן לשפר את התקשורת הכתובה?
ובכן, ישנם צעדים שונים שצריך לנקוט על מנת לשפר את התקשורת הכתובה: זה כלל: גלה מה אתה רוצה להשיג עם המסר, רשום את הרעיונות שלך, שמור את זה פשוט ככל שאתה יכול להבין לקרוא ולערוך, להסיר משפטים מלאי מילים כדי הפוך את המסר שלך ברור ותמציתי, בקש מחבר לעזור או קרא אותו בקול רם
3) האם תקשורת כתובה מועילה יותר בהעברת מסר סטטיסטי.
כן, תקשורת בכתב היא יתרון יותר בפירוט מסרים סטטיסטיים מאשר תקשורת בעל פה.
המלצות
- 10 החשיבות של כתיבת חיבור
- מדריך מקוון לסטודנטים ל-MBA
- 10 החשיבות של כישורי כתיבה
- טבלת ציוני GMAT לשנת 2022: כל מה שצריך לדעת וטיפים לשימוש קל
- איך לכתוב עבודת מחקר ללא פלגיאט
סיכום
שיטות תקשורת טקסטואלית מודרניות התקדמו, והקלו על שליחת הודעות באמצעות מכשירים דיגיטליים.
יתרה מכך, כל מעסיק מעריך כישורי תקשורת כתובים טובים ויעילים. כל חברה, ארגון ואדם התגוונו לשימוש בתקשורת כתובה.
כעת ניתן לראות שתקשורת כתובה היא צורת תקשורת חשובה.
פיתוח מיומנות זו היא תכונה מרכזית לתעסוקה. על פי קהילת NACE, מעל 75% מהמעסיקים מקבלים מועמד בעל כישורי תקשורת כתובים היטב.
